xpectoPro

Inhalt

  1. Einleitung
  2. Installation
  3. Versionen
  4. xpectoPro klassisches Menue
  5. xpectoPro modernes Menue

Einleitung

Ueber xpectoPro

xpectoPro wurde mit dem Ziel entwickelt, einen für den Anwender logischen Arbeitsablauf möglichst einfach am PC umzusetzen und dadurch zur Optimierung des Betriebserfolges beizutragen. Die bislang notwendigen Kenntnisse über die Struktur und den Aufbau von Verzeichnissen und Dateien entfällt nahezu, da xpectoPro das Dateimanagement auf Wunsch übernimmt.

Während der Entwicklung von xpectoPro stand immer der Mensch im Mittelpunkt - dessen Gewohnheiten im täglichen Umgang mit Daten, Informationen, Archivierung, aber auch dessen Erwartungen an ein Computerprogramm, das die Möglichkeiten einer elektronischen Datenverwaltung und Aufbereitung praxisnah löst, ohne vom Anwender grundlegende Änderungen seiner gewohnten Abläufe oder eine hohe Schulungsbereitschaft zu erwarten.

Die Kommunikationsschnittstelle zwischen Mensch und Computer ist der Bildschirm. Deshalb wurde eine sehr übersichtliche Maske entwickelt, die sämtliche wesentlichen Informationen aufzeigt. Die Eingabemasken sind frei an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar und versorgen Ihre Mitarbeiter individuell mit für sie relevanten Informationen. Berichte und Auswertungen werden ebenfalls nach Ihren Wünschen und von Ihnen benötigten Informationen gestaltet.

Was ist xpectoPro

xpectoPro ist eine Standardsoftware zur Vertriebs- und Fondsverwaltung.

Der Funktionsbereich Vertriebsverwaltung unterstützt die Verwaltung von Kunden, Vertriebspartnern und Verträgen. Datenschnittstellen ermöglichen den Im-/Export von Massendaten und ein ausgefeiltes Provisionsierungssystem ermöglicht die Abbildung individueller Lösungen.

Der Funktionsbereich Fondsverwaltung erweitert die Funktionen von xpectoPro um die Möglichkeiten der Fondsverwaltung. Neben der Erstellung einer Fonds-Nebenbuchhaltung ermöglicht xpectoPro die Kontenführung für einzelne Anleger, Kostenverrechnung, Gewinnverteilung und den Lastschrifteneinzug. Durch eine Vielzahl von Modulen können die alltäglichen Aufgaben der Verwaltung von Fondsanteilen, Beteiligungen und Genussscheinen wesentlich erleichtert werden.

Wer braucht xpectoPro

Finanzvertrieb

Finanzdienstleistungsunternehmen brauchen eine effiziente Verwaltung ihrer Daten. Nur so können sie einen reibungslosen und schlanken Betrieb gewährleisten. Kundenverwaltung und Verträge sind ihre zentralen Informationen. Der Vertrieb sollte jederzeit und überall auf diese Informationen tagesaktuell zugreifen können.

xpectoPro bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten diese Daten zu verwalten.

Die Verwaltung muss alle Fäden in der Hand haben und die Verteilung der Provisionen prompt und zuverlässig abwickeln können. Die Provisionssysteme und Strukturen können bei xpectoPro beliebig aufgebaut werden. Hier liegt die Stärke im Detail. Die Abbildung der Berechnungsmodule durch frei programmierbare Skripte ermöglicht beliebig tiefe Vertriebsstrukturen mit nahezu unbegrenzten Möglichkeiten der Provisionsberechnung.

Der Kontakt mit Ihren Kunden und Vertriebsmitarbeitern oder Partnern ist sehr wichtig. Jede Information über Probleme und Absprachen sollte zentral verfügbar sein. So spricht Ihre Firma mit nur "einer" Stimme. Problemkunden können so besser behandelt werden und falsche Auskünfte gehören dann der Vergangenheit an. xpectoPro ist in der Lage für jeden Kunden und Mitarbeiter eine Historie zu speichern. So ist der aktuelle Stand für jeden einsehbar.

Fondsanbieter

Konzeption und Verwaltung eines Fonds sind eine komplexe Aufgabe. Verschiedene Bereiche sollten möglichst einfach und reibungslos verwaltet werden können. xpectoPro ist auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Es arbeitet Hand in Hand, um Ihre Verwaltung zu vereinfachen und Ihnen lästige Routineaufgaben abzunehmen.

Die Fondsverwaltung besteht in der Regel aus zwei unterschiedlichen Bereichen, dem eigentlichen Fonds und dem angeschlossenen Vertrieb. Beide Bereiche nutzen Anleger- und Vertragsdaten, jedoch mit unterschiedlichen Zielen. Genau dies wird durch die Verknüpfung der beiden Funktionsbereiche Vertriebsverwaltung und Fondsverwaltung in der Software xpectoPro erreicht. xpecto bietet Ihnen dadurch eine einheitliche Lösung für beide Bereiche.

Die Verwaltung von Anlegern, Verträgen und Kontobewegungen sind die zentralen Funktionen des Funktionsbereichs Fondsverwaltung. Begrüßungsschreiben, Kontoauszüge und steuerliche Ergebnisverteilung werden ohne aufwändige Tipparbeit per Knopfdruck erstellt. Das Layout der Schreiben ist über einen Editor frei anpassbar.

Die Verbuchung der Zahlungseingänge sowie der Zahlungsausgänge ist ein sehr arbeitsintensiver Bereich. Durch die integrierte Lösung werden viele Routineaufgaben beschleunigt und die Aufgaben der Verwaltung vereinfacht.

MLM - Strukturvertrieb

Multi-Level-Marketing ist wohl die erfolgreichste Vertriebsform und hat das Ziel durch hohe Kundenzufriedenheit ein positives Image aufzubauen und so den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu steigern. Geld wird nicht im klassischen Marketing ausgeben, sondern über Provisionsauszahlungen an diejenigen, die sich viele Strukturverkäufer unter sich aufbauen. Gerade wenn es um diesen Bereich geht, ist effiziente Verwaltung das zentrale Ziel. Nur so können Sie einen reibungslosen und schlanken Betrieb gewährleisten.

Beim Multi-Level-Marketing ist jeder Kunde ein Vermittler und jeder Vermittler ist ein Kunde. Vermittler- und Kundenverwaltung sowie die Verträge sind hier die zentralen Informationen. xpectoPro bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, um die bei dieser Vertriebsform anfallenden täglichen Aufgaben effizient zu erledigen.

Durch die Bündelung der Informationen werden viele Verwaltungstätigkeiten sehr vereinfacht. So können Sie Kosten in Ihrer Verwaltung einsparen und haben mehr Zeit und Energie, um sich um Ihre Kunden zu kümmern.

Ziel des Multi-Level-Marketings ist es, durch hohe Kundenzufriedenheit ein positives Image aufzubauen, neue Kunden zu gewinnen und so den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu sichern und zu steigern. Geld wird hier nicht für den klassischen Vertrieb ausgegeben, sondern die Vermittler erhalten anteilig zu ihrer Provisionsstufe Provisionszahlungen für Abschlüsse von Vermittlern, die ihnen in der Struktur unterstellt sind.

Installation

Die Software xpectoPro basiert auf einem Client-Server-Modell in Form einer Microsoft Windows basierten Client-Applikation, welche mit einer zentralen Datenbank verbunden ist.

Dieses Handbuch beschreibt keine administrativen Aufgaben wie zum Beispiel die Konfiguration von Einstellungen oder das Hinterlegen von Berechnungsskripten. Ebenso wenig wird auf die Installation und Einrichtung von serverseitigen Komponenten wie Microsoft SQL-Server oder das Anlegen von Datenbanken und die Definition von Datenstrukturen eingegangen. All diese Tätigkeiten sind nicht Aufgabe des Anwenders, diese werden vom xpecto Kundensupport vor Ort oder per Fernwartung durchgeführt, da hierfür tiefgreifende Kenntnisse der Software und teilweise sogar Programmierkenntnisse notwendig sind.

In diesem Handbuch wird nur die Installation der Client-Applikation, die Herstellung der Verbindung zu einer bestehenden sowie neu erzeugten Datenbank beschrieben.

Die xpectoPro Installations-CD enthält alle zur Installation benötigten Dateien. Eine aktuelle Installationsdatei steht außerdem unter folgender Adresse zum Download bereit:

http://www.xpecto.de/down/setup.msi

Bitte beachten Sie die Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung) der URLs!

Für die Installation von xpectoPro werden Administratorrechte benötigt.

Systemvoraussetzungen

Prinzipiell können sämtliche Komponenten von xpectoPro (Client, Datenbankserver) auf einem Rechner installiert werden (Einzelplatz). In diesem Fall gelten die Systemvoraussetzungen ähnlich wie für den Datenbankserver. Bei mehreren Benutzern bzw. Clients werden die Komponenten auf mehreren unterschiedlichen Rechnern installiert. Informationen und Empfehlungen für eine mögliche Aufteilung und Konfiguration entnehmen Sie bitte den folgenden Informationen. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Angaben in diesem Dokument lediglich geschätzte Mindestanforderungen darstellen.

Minimal (Einzelplatz)

  • Datenbank:
    • Microsoft SQL Server Express 2008 R2 oder neuer
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7
    • Prozessor: Dual Core Intel i5
    • Arbeitsspeicher: 4 GB
    • Festplatte: 10 GB
  • Fileserver:
    • Ablage von Dateien auf Arbeitsplatz
    • Lokales Verzeichnis/Einzelplatz
  • Arbeitsstation:
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7 / 8 / 8.1 / 10
      • Prozessor: Intel oder vergleichbare CPU mit mindestens 1GHz (siehe Erläuterungen 3.)
      • Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB
      • Auflösung: Full HD
      • Festplatte: mindestens 200 MB
    • Software: .NET Framework 4.6
      • Administratorrechte für Installation
      • Hauptbenutzerrechte für Betrieb
  • Umgebung:
    • Einzelner Rechner mit Datenbank, Fileablage und Client

Optimal

  • Datenbank:
    • Microsoft SQL Server Standard (oder höher) 2012, 2014, 2016
    • Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2012 oder neuer
    • Prozessor: 6-8 XEON Cores (siehe Erläuterungen 4.)
    • Arbeitsspeicher: 32 GB RAM (empfohlen werden min. 1,5 x DB-Größe) (siehe Erläuterungen 1. und 2.)
    • Festplatte: 200 GB
  • Fileserver:
    • Festplatte: 1.000 GB
    • UNC-Pfad exklusiv für xpectoPro (z.B. \Server1\xpectoPro)
    • Integriertes Rechtesystem Active Directory
  • Arbeitsplatz (Standalone):
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7 / 8 / 8.1 / 10 64 Bit
    • Arbeitsspeicher: 8 GB
    • Prozessor: Dual Core Intel i5 oder besser
    • Festplatte: 500 MB
    • Software: .NET Framework 4.6
  • Arbeitsplatz auf TerminalServer Ms/Citrix
    • Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2, 2016
    • Arbeitsspeicher: 2-4 GB je User (concurrent) auf dem TerminalServer
    • Prozessor: XEON
    • Festplatte: 2 GB
    • Software: .NET Framework 4.6
    • Alternativ auch als RemoteApp
    • Alternativ auch als Windowless (für Batchjobs)
  • Umgebung:
    • Gigabit-Netzwerk
    • Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung Active Directory
    • Netzwerktechnische „Nähe“ zwischen Datenbank und Client

Freigabe

Für xpectoPro muss eine Freigabe (z.B. xpectoPro) als UNC-Pfad (\SERVER\xpectoPro) auf einem beliebigen Server eingerichtet werden. Alle xpectoPro-User benötigen Vollzugriff auf diesen Ordner und sämtliche Unterordner (Update, Reports, Temp, Export, Archiv, Bank, Belege).

Serverparameter

  • Serverrollen:
    • public
  • Datenbankrollen:
    • Administratoren und Updateberechtigte
      • db_datareader
      • db_datawriter
      • db_ddladmin
      • db_securityadmin
      • EAUser
    • Benutzer
      • db_datareader
      • db_datawriter
      • EAUser

Erläuterungen

  • 1 Die Größe des empfohlenen Arbeitsspeichers ist wesentlich von der Anzahl der Benutzer bzw. Clients abhängig,
  • 2 Die Datenbank sollte in den Hauptspeicher passen.
  • 3 Hier sind mindestens 2 Kerne notwendig, empfohlen sind 4 Kerne oder mehr.
  • 4 Für die CPU-Performanz ist immer die Performanz eines einzelnen Kerns relevant. Setzen Sie auf jeden Fall mehrkernige Datenbankserver ein, um Hintergrundprozessen ausreichend Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Wir empfehlen min. 4 Kerne.

Sonstiges

  • Barcodedrucker Zur Erstellung von Registrierungscodes zur Kennzeichnung von zu archivierenden Dokumenten (z.B. Dymo, LabelWriter)
  • Gesellschafterversammlungen: Notebook mit HDD-Platz für eine Teil-Datenbank und einen empfohlener Leserstift (Beispiel: http://www.albasca.com/webstore/product_info.php/products_id/91)

Installation der Software

Starten Sie die Datei setup.msi nach dem Download von der Webseite http://www.xpecto.de/down/setup.msi

Als Benutzer von Microsoft Windows bestätigen Sie die Sicherheitswarnung, die auf einen unbekannten Herausgeber hinweist mit Ausführen und die darauf folgende Sicherheitswarnung der Benutzerkontensteuerung mit Zulassen.

Das Setup beginnt nun mit der Vorbereitung der Installation und dem Entpacken der xpectoPro Installationsdateien.

In dem darauf folgenden Dialog bestimmen Sie den Ordner, in welchem xpectoPro installiert werden soll. Es wird empfohlen, den vorgeschlagenen Ordner beizubehalten. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter.

Bestätigen Sie die Installation mit Weiter, um die Installation zu starten. xpectoPro wird nun auf Ihrem Rechner installiert.

Beenden Sie die Installation mit der Schaltfläche Fertigstellen. Bei Problemen während der Installation wenden Sie sich bitte an den xpecto Kundensupport.

Zum Starten von xpectoPro klicken Sie im Startmenü auf den Eintrag xpectoPro.

Verbindung zur Datenbank herstellen

Alle benötigten Einstellungen, um die xpectoPro Client-Applikation mit einer Datenbank zu verbinden, werden in der xpecto - Konfigurationsdatei gespeichert.

Beim ersten Start der Software, nach der Client-Installation öffnet sich automatisch der Konfigurationsdialog der Applikation. Bitte geben Sie hier die notwendigen Informationen ein die für die Kommunikation zwischen Client und Datenbank benötigt werden.


1. Geben Sie einen Servernamen ein:

Bitte geben Sie hier den SQL Server an der für die Verwendung von xpectoPro vorgesehen ist. Sollte in Ihrem Netzwerk nur ein SQL Server zur Verfügung stehen, wird dieser in den meisten Fällen automatisch erkannt.

2. Geben Sie Informationen zur Anmeldung beim Server ein:

- Integrierte Sicherheit von Windows verwenden

Zur Anmeldung an der Datenbank wird der Windows Benutzer und dessen Kennwort verwendet.

-Spezifischen Benutzernamen und Kennwort verwenden:

Zur Anmeldung an der Datenbank wird ein Benutzer und Kennwort verwendet der speziell in der SQL Datenbank angelegt wurde.

Sollten diese Daten nicht bekannt sein fragen Sie bitte unbedingt bei Ihrem zuständigen Systemadministrator nach.


3. Wählen Sie eine Datenbank auf dem Server aus

- Eine bestehende Datenbank verwenden

Sind alle Einstellungen zum Server und der Authentifikation korrekt werden Ihnen hier über Dropdown alle Datenbanken angezeigt die auf dem SQL Server verfügbar sind. Bitte wählen Sie hier die entsprechende Datenbank aus und starten die Applikation über den Button "Testen" und "OK".

- Eine neue Datenbank erstellen

Tragen Sie hier den Namen der zu erstellenden Datenbank ein und bestätigen den Dialog mit dem Button "Erstellen". Im Anschluss wird auf dem SQL Server eine neu Datenbank generiert. Nachdem die Datenbank generiert wurde kann die Applikation analog dem Punkt "Eine bestehende Datenbank verwenden" gestartet werden.


Nachdem xpectoPro gestartet wurde, werden Sie an dieser Stelle aufgefordert einen Mandanten (Owner) der Datenbank zu benennen. Bitte geben Sie hier den vorgegebenen Namen / Kürzel ein und bestätigen den Dialog mit "OK".

Der Owner wird in der Regel in Absprache mit xpecto angelegt. Sollten Sie sich nicht sicher sein setzen Sie sich bitte mit dem Support von xpecto in Verbindung.

Anschließend werden Sie zum Lizenz Manager Dialog weitergeleitet.

Datenbank und Lizenz aktivieren

Im Regelfall sollten bei der Lizenzierung keine Probleme auftreten. Die Registration des Systemowners, der Datenbank sowie der Lizenz läuft im Normalfall selbständig durch und muss nur noch bestätigt werden. Ausnahmen bilden ggfs jedoch Netzwerke mit Proxy-Servern oder sonstigen Routing-/ Sicherheitseinstellungen. Sollte die Lizenzierung automatisiert durch die Applikation nicht möglich sein, werden Sie wie im folgenden Dialog darauf hingewiesen welche Funktionen nicht ordnungsgemäß abgearbeitet werden konnten.

Falls Sie im Netzwerk einen Proxy-Server betreiben,bestätigen Sie bitte den Button "Online aktivieren" manuell. Im Anschluss wird Ihnen ein Dialog angezeigt, bei dem Sie den Proxy-Server per Hand eintragen können. Bitte bestätigen Sie alle Dialoge mit "OK" und bestätigen den Button "Online aktivieren" erneut.

Sollten alle Versuche Scheitern oder Ihnen ist die Adresse des Proxy-Server nicht bekannt, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit die Registrierung direkt über den Browser im Internet vorzunehmen. Setzten Sie hierzu das Häkchen "mit Internetbrowser", im weiteren Dialog klicken Sie bitte auf die Auswahl "im Browser öffnen". Ihnen wird nun vom xpecto Lizenz Server ein Datenbankschlüssel angezeigt, bitte kopieren Sie diesen so wie er Ihnen angezeigt wird vollständig und fügen diesen, wie unten markiert im großen Dialogfenster ein. Anschließend bestätigen Sie den Schlüssel über den Button "Aktivierung speichern".

War die Aktivierung der Datenbank erfolgreich, wird Ihnen folgender Dialog angezeigt.

Analog zur manuellen Aktivierung der Datenbank ist die Registrierung der Lizenz durchzuführen. Beachten Sie bitte hierzu folgenden Ablauf:

  1. Aktiveren Sie die Option "mit Internetbrowser".
  2. Kopieren Sie den kompletten Inhalt der Ihnen wie unten im Fenster 2 dargestellt wird in die Zwischenablage.
  3. Betätigen Sie die Schaltfläche "im Browser öffnen" und fügen den Wert der Zwischenablage in das Fenster dass Ihnen im Browser dargestellt wird und bestätigen Sie abschließend mit "absenden". Kopieren Sie den zurückgelieferten Lizenzschlüssel, vollständig in die Zwischenablage.
  4. Bitte fügen Sie hier den Lizenzschlüssel ein, der Ihnen im Browser zurückgeliefert wurde.
  5. Abschließend bestätigen Sie den Lizenzschlüssel über die Schaltfläche "Lizenz speichern".

War die Lizenzierung erfolgreich, wird Ihnen folgender Dialog angezeigt.

Versionen

xpecto veröffentlicht in regelmäßigen Abständen neue Softwareversionen.

Die Informationen zu den Stable-Releases werden hier dokumentiert.

Sie finden zu jeder Version eine Auflistung aller Änderungen und neuen Funktionen. Umfangreiche Funktionen werden im Bereich Highlights nochmals genauer erklärt.

xpectoPro 3 12

Stable 01.10.2018, Build 1437
Kompatibel zu aifExpert 4.06.

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Import/Export von Werten
  • Der Stapelwerte-Dialog enthält nun Funktionen für den Export/Import von Werten. Der Export von Werten erfolgt hierbei im Format von Excel. Es können beliebige Verträge/Beteiligungen/Werte für den ausgewählten Fonds importiert werden. Minimalaufbau der Datei für den Import benötigt die Spalten: "Valutadatum, Periode, Produkt, Beteiligungs-Nr, Art, Betrag"
Automatische Formatiereung der Steuernummer
  • Eingaben von Steuernummern werden von xpectoPro nun automatisch in ein gültiges Format umgesetzt. Die Formatierung bezieht sich hierbei auf das für die Steuernummer zuständige Bundesland sowie Steuer-ID.
Synchronisation
  • Bei Synchronisation über Skript können jetzt Synchronisations-Profile mitgegeben werden.

Features

  • Konto-Verwendung - Zweckkonten

    Feature [#52860] Konten-Verwendung. Beim Aufruf der Zweckkonten in der Beteiligungsebene werden standardmäßig nur noch gültige und aktive Kontoverbindungen angezeigt.

  • Unter-Ereignisse zu Beschwerden anlegen

    Feature [#45814] Im Beschwerdemanagement von xpectoPro können nun zu Beschwerde-Haupteinträgen beliebig viele Untereinträge erzeugt werden.

  • Ticket System - Rückrufbitte anfordern

    Im Ticketsystem von xpectoPro kann jetzt eine Rückrufbitte an einen beliebigen Support-Mitarbeiter von xpecto gesendet werden.

  • Anlegen neuer Rollen

    Feature [#47823] Bei Anlage einer neuen Anschrift (Rolle) zum Kunden, werden die Felder: "Anrede, Titel, Vorname und Name" jetzt aus der Hauptmaske des Kunden übernommen.

xpectoPro 3 11

Stable 06.06.2018, Build 1424
Kompatibel zu aifExpert 4.05.
Vorraussetzung für Update auf neue Stable-Version

.NET-Framework ab Version 4.6

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Universelles Austauschformat für Zeichnungen
  • Wir haben ein universelles Austauschformat für Zeichnungen definiert. Wir wollen hier den Branchen-Standard setzen und haben die Definitionen möglichst herstellerneutral erstellt. Das Format kann und darf jeder nutzen. xpectoPro kann dieses Format mit der aktuellen Version direkt erzeugen. Zusätzlich liefern wir ein neues Modul für xpectoPro um diese Daten direkt in Kundensysteme zu importieren. Damit können beliebige Plattformen und Verwaltungssysteme Daten austauschen. Hier finden Sie die den Quellcode und Dokumentation: https://github.com/xpecto/opendata/tree/master/schemas/investments/v1
Auflistung aller Buchungen
  • Durch den neuen Button im Buchungsdialog links oben kann eine Liste aller offenen/geparkten Buchungen eingeblendet werden. Die aktive Buchung kann direkt in der Liste ausgewählt werden, die Übersichtlichkeit aller Buchungen wurde durch diese Liste wesentlich verbessert. Die Einstellung zur permanenten Anzeige der Liste kann über den Parameter "ImportAssignTransList" in den Einstellungen von xpectoPro realisiert werden.

Features

  • Berechnungen und Transaktionen - Speichern der Filtereinstellungen

    Feature [#40860] Selektierte bzw. deselektierte Berechnungen bleiben jetzt nachdem Speichern von Anpassungen der Parameter erhalten.

  • Rechtesystem - Neues Recht "fnBackup"

    Feature [#50388] Benutzern kann jetzt in den Einstellungen von xpectoPro "fnBackup" exklusiv das Recht zum Starten des Backups entzogen/erteilt werden.

  • Kennzeichnung MiFID II Kundenklassifizierung

    Feature [#50260] In der Oberfläche "Allgemein" der Kundenansicht kann der Kunde im Feld "Eingruppierung" nun nach MiFID II klassifiziert werden.

  • Wiedervorlage Steuerung - Ersteller anzeigen

    Feature [#50210] In der Wiedervorlagen Steuerung wird nun der Ersteller der Wiedervorlage mit angezeigt.

  • Berichtsvorlagen - Individuelle E-Mail Antwort-An-Adresse

    Feature [#49873] In Berichten kann unter Versandoptionen jetzt eine individuelle E-Mail Antwort-An-Adresse angegeben werden.

  • Produkte - Ereignisliste/Webportal

    Feature [#49411] In der Ereignisliste der Produkte wird nun das Enddatum der Gültigkeit, die den Zeitraum zum Download respektive die Sichtbarkeit für Dokumente im Webportal steuert mit angezeigt.

  • Wordberichte - Rechtschreibprüfung

    Feature [#42859] Wordberichte - Integration der Rechtschreibprüfung in Wordberichten. Die Rechtschreibprüfung in Wordbasierten-Berichten ist nun in den Sprachen DE/GB/US verfügbar.

xpectoPro 3 10

Stable 22.02.2018
Kompatibel zu aifExpert 4.04.
Vorraussetzung für Update auf neue Stable-Version

.NET-Framework ab Version 4.6

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Bankverbindungen - 4 Augen Prinzip
Auswahlliste - Favoriten
  • Die neue Favoriten-Funktion ermöglicht die Anlage bzw. Bestimmung von Favoriten der markierten Datensätze (Produkte, Verträge, Personen etc.). Die Favoriten können bequem über die Schaltfläche "Favoriten" innerhalb des Menü-Reiters "Stammdaten" gesetzt und aufgerufen werden.
Benutzer - Rechte
  • Im Rechtemanagement wurde das Benutzerrecht „DatabaseChanges“ angelegt. Dieses Recht gibt dem Benutzer nur Leserechte in der Applikation.
OPOS: Multibuchungen je Beleg
  • Pro Beleg sind nun mehrere Buchungen möglich (Multibuchung).
Vor Softwareupdate CustomerCode einchecken
  • Softwareupdate - Vor einem Softwareupdate wird nun der gesamte Code aus der Datenbank, z. B. aus Oberflächen, Skripten und Berichten gesichert. Über eine entsprechende Auswahl in der Meldung kann z.B. für Testdatenbanken die Übertragung des Codes abgeschalten werden.
Universelles Austauschformat für Zeichnungen
  • Wir haben ein universelles Austauschformat für Zeichnungen definiert. Wir wollen hier den Branchen-Standard setzen und haben die Definitionen möglichst herstellerneutral erstellt. Das Format kann und darf jeder nutzen.

  • xpectoPro kann dieses Format mit dem aktuellen stable direkt erzeugen. Zusätzlich liefern wir im nächsten stable ein neues Modul für xpectoPro um diese Daten direkt in Kundensysteme zu importieren. Damit können beliebige Plattformen und Verwaltungssysteme Daten austauschen.

  • Hier finden Sie die den Quellcode und Dokumentation: https://github.com/xpecto/opendata/tree/master/schemas/investments/v1

Features

  • Bankverbindungen - 4 Augen Prinzip

    Feature [#36673] Wird von einem Anwender eine Bankverbindung geändert, muss die Änderung durch einen weiteren Anwender geprüft und bestätigt werden, erst dann kann die Bankverbindung verwendet werden.

  • Auswahlliste - Favoriten

    Feature [#47676] Die neue Favoriten-Funktion ermöglicht die Anlage bzw. Bestimmung von Favoriten der markierten Datensätze (Produkte, Verträge, Personen etc.). Die Favoriten können bequem über die Schaltfläche "Favoriten" innerhalb des Menü-Reiters "Stammdaten" gesetzt und aufgerufen werden.

  • Berichtswesen

    Feature [#42859] Wordberichte - Integration der Rechtschreibprüfung in Wordberichten.
    Feature [#47025] Für die Berichtsart „Variantenauswahl“ kann zur Auswahl der verwendeten Berichte nun zusätzlich ein Script hinterlegt werden.

  • Ticketsystem

    Feature [#49318] Anhänge können nun direkt an Tickets angehängt werden.

  • Suchfunktionen

    Feature [#46793] Bei Verwendung von Searchboxen in der Applikation, werden sowohl die gefilterten als auch alle vorhanden Datensätze statistisch dargestellt z.B. „Datensätze 4 von 210“.

  • Übertrag Vertrag

    Feature [#47038] Übertragung auf eine Person ohne vorherige Kundenanlage. Bisher mussten die Rechtsnachfolger zu einer Übertragung vorher als Kunden angelegt werden. Jetzt kann auch eine Person als Rechtsnachfolger gewählt werden, der zugehörige Kundendatensatz wird automatisch angelegt.

  • Anpassungen speichern / sichern

    Feature [#47107] Beim Sichern der individuell angepassten Elemente werden nun nicht mehr global alle Anpassungen gesichert. Nach der ersten vollständigen Sicherung erfolgen alle weiteren Sicherungen inkrementell.

  • Tracer

    Feature [#47188] Im Tracer kann über den Button „CSV“ nun zusätzlich zur Funktion „CSV exportieren und öffnen“ die Selektion gespeichert werden. Die Auswahl erfolgt über Dropdown.
    Feature [#47445] Neue Funktion ins Contextmenü "Changelog". Im Tracer von xpectoPro kann über die rechte Maustaste "Log Einträge anzeigen" die Änderungshistorie des markierten Datensatzes abgerufen werden.

  • Benutzer - Rechte

    Feature [#47224] Im Rechtemanagement wurde das Benutzerrecht „DatabaseChanges“ angelegt. Dieses Recht gibt dem Benutzer nur Leserechte in der Applikation.

  • Einstellungen

    Feature [#47494] Neuer eBrief-Provider vom Typ "ExportPdfsToFolder". In den Einstellungen von xpectoPro kann in der Kategorie „E- Brief“ als Provider „Export PDF to Folder“ ausgewählt werden. Der E-Brief Upload erfolgt dann als PDF in das vorgegebene Verzeichnis.

  • Produkte

    Feature [#47545] Zum Produkt können jetzt Adressen angelegt oder vorhanden Adressen verknüpft werden, analog der Funktion zum Anlegen von Personen.

  • Backup

    Feature [#47725] Begleitzettel bei Backup. Beim Sichern der Daten über die Backup-Funktion kann jetzt optional ein Begleitzettel zur Sicherung ausgegeben werden. Im Namen der Sicherung wird außerdem nun der Owner der Datenbank, Datum und Uhrzeit der Sicherung mit ausgegeben.

  • Kampagnen

    Feature [#47847] Druck von Schreiben.

    • Der ReportParameterCache aus der Kampagne wird jetzt beim Druck an den Berichtsdruck weitergereicht, dort kann also der gleiche Wert abgefragt werden und es kommt keine erneute Abfrage des Parameters.
    • Ein neuer Button "Parameter ändern" im Kampagnendialog löscht den Parametercache und ruft die Befüllung der Kampage auf, was die erneute Abfrage erzwingt.
    • Beim Wechsel der aktiven Kampagne wird der Parametercache ebenfalls gelöscht, Ausnahme: StartCampaign setzt clRowData.Tag auf den oCampaign.ReportCache.
  • xpectoPro

    Feature [#47867] Wenn mehrere Instanzen von xpectoPro gleichzeitig gestartet werden, werden die Fenster (und Unterfenster) mit #2, #3, etc. durchnummeriert.

  • Zahlungen zusammenfassen

    Feature [#47910] Bei Erzeugung des Zahlungsverkehrs können Buchungen jetzt zusammengefasst werden. Sind mehrere Positionen vorhanden, kann über einen Popup-Dialog ausgewählt werden ob die Buchungen zusammengefasst werden sollen oder nicht.

  • Automatischer Export von Kontoauszügen

    Feature [#47992] In den Einstellungen von xpectoPro kann in der Kategorie „Export“ eingestellt werden, ob Kontoauszüge automatisch in dem vorgegebenen Verzeichnis gespeichert werden sollen. Die Auswahl erfolgt per Dropdown in der Zeile „ExportBankStatementsOnArrival“.

  • OPOS: Multibuchungen je Beleg

    Feature [#48086] Pro Beleg sind nun mehrere Buchungen möglich (Multibuchung).

  • Vor Softwareupdate CustomerCode einchecken

    Feature [#48159] Softwareupdate - Vor einem Softwareupdate wird nun der gesamte Code aus der Datenbank, z. B. aus Oberflächen, Skripten und Berichten gesichert. Über eine entsprechende Auswahl in der Meldung kann z.B. für Testdatenbanken die Übertragung des Codes abgeschalten werden.

xpectoPro 3 09

Stable 18.10.2017
Kompatibel zu aifExpert 4.03.
Vorraussetzung für Update auf neue Stable-Version

.NET-Framework ab Version 4.6

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

PeP – Massenabfrage
  • Über den Kampagnendialog kann nun eine Massenabfrage über PePs/Sanktionierte Personen erfolgen.
Neue Kopfzeilen
  • Alle Kopfzeilen wurden überarbeitet und in der Darstellung optimiert. Dabei wird eine Schriftart mit Serifen zur Unterscheidung von kleinem L und großem i verwendet. Zusätzlich gibt es nun eine bessere Darstellung von z.B. PePs, Minderjährigen und weiteren Personengruppen.
Einheitliche Telefonnummerformatierung
  • Mithilfe eines internationalen Standards werden nun Telefonnummern in einem festgelegten Format abgelegt, so wie sie es auch von ihrem Mobiltelefon kennen. Dies erleichtert die Suche und Lesbarkeit. Außerdem können Mobiltelefonnummern auf "Korrektheit" überprüft werden. Es werden keine Daten an Dritte übertragen.
Produkte automatisch im Web anlegen
  • Produkte können direkt bei der Anlage für die Synchronisation mit dem Webportal freigeschalten werden. Damit ist die zusätzliche Benachrichtigung und Einrichtung durch xpecto nicht mehr notwendig.
Verträge umhängen
  • Verträge können nun wieder in vereinfachter Form von einem Kunden einem anderen zugeordnet werden. Der Menüpunkt hierfür befindet sich unter "Aktionen" > "Vertrag" > "Vertrag/Beteiligung umhängen“.
E-Brief Schnittstelle / E-POST BUSINESS API
  • Als weitere Briefversand-Druckmöglichkeit wurde das ePost-Business-System der Deutschen Post AG integriert. Derzeit ist nur ein physischer Briefversand möglich, die elektronische Zustellung wurde wegen der höheren Sicherheitsanforderungen und fehlender ePost-Adressen in der Software derzeit nicht realisiert.
BCDirekt Schnittstelle / Anbindung BC-DirectGroup
  • Als weitere Briefversand-Druckmöglichkeit wurde die bc-directgroup.de integriert. Als Besonderheit bietet diese die Möglichkeit der Zusortierung von extern angelieferten Materialen. Die Verwaltung dieser Beilagen ist derzeit nicht in unserer Software möglich.

Features

  • Benutzerverwaltung - neues Feld für Unterschriftsbild

    In der Benutzerverwaltung kann nun zu einem Benutzer die Unterschrift als Bilddatei eingefügt werden damit dieses z. B. in Berichten verwendet werden kann.

  • Verhinderung von Provisionsauszahlung in falscher Währung (unterschiedlich zur Kontowährung)

    Dafür wurde ein optionaler Parameter ProvPayoutCurrencyMustMatchAccountCurrency eingeführt. Dadurch wird bei der Provisionsauszahlung eine Warnmeldung ausgegeben, wenn die Auszahlungswährung nicht der Währung des Bankkontos entspricht.

  • Übertragungen

    Finanzkonten/Bankkonten, Hauptbuch und Übertragungskonto werden nun aus der Übertragung ausgeschlossen.

    Grundsätzlich werden bei einer Übertragung nur die Konten umgebucht, für die Übertragungsregeln hinterlegt sind. Wenn jedoch gar keine Übertragungsregeln definiert sind, werden alle Konten umgebucht.

    Neu ist nun, dass dabei folgende Konten automatisch ausgenommen werden: Finanzkonten/Bankkonten (Gruppe 140), Hauptbuchkonten und das Übertragungskonto selbst (das Konto, das für die Umbuchung bei Übertragungen verwendet wird).

  • Werte

    Es ist nun eine Stapelerfassung von Werten möglich. Dabei können die Buchungstexte angezeigt und bearbeitet werden. Außerdem ist dies als Massenaktion möglich.

    Die Werte können einzeln durch einen Klick auf die entsprechende Box als Veraltet markiert werden. Durch die Schaltfläche "Werte aktiv oder veraltet setzen" können alle sichtbaren Werte entsprechend geändert werden.

  • Buchungen zusammenfassen bei Lastschrift-Dateierstellung

    Wenn mehrere Lastschriften vom selben Konto eingezogen werden, soll es die Möglichkeit geben die Buchungen zu einer Gesamtbuchung zusammenzufassen (wie bei Überweisung).

  • Berechnungen: Einbuchen von Werten in Fremdwährung

    Werte die Fremdwährungsbuchungen erzeugen werden jetzt mit Umrechnungskurs (Nachfrage nach dem Kurs) in Fondswährung mit der entsprechenden Fremdwährung erzeugt.

  • Wunschversand: Individuelles E-Mail-Anschreiben bei zu versendenden Bericht

    Bei Verwendung des Wunschversands kann in dem zu versendenden Bericht nun ein abweichender/individueller E-Mail-Bericht als E-Mail-Anschreiben angegeben werden. Bei einem leeren abweichenden Eintrag des E-Mail-Berichts wird der Standard-Bericht aus den Einstellungen verwendet.

  • Neuer Berichtstyp "Variantenauswahl"

    Der neue Berichtstyp "Variantenauswahl" kann aus einer Liste von Berichten einen Bericht abhängig von einer festzulegenden Bedingung liefern. Dieser Berichtstyp kann z. B. für die Erstellung von Sprachabhängigen Berichten genutzt werden.

    Beispiel Provisionsabrechnungsbericht: Abhängig von der Vermittlersprache könnte hier der entsprechende übersetzte Bericht und ausgewählt werden.

  • Active Reports Berichte

    Das Einbinden von Unterberichte erlaubt nun zusätzlich zum Berichtsnamen die Angabe der Berichts-ID.

  • Datenexportbericht

    Beim Export der Daten als xlsx-Datei wird das Format der Spalten mit exportiert.

  • Kampagnendialog

    Die erzeugte Sammeldatei enthält nun die Vorbrief-/Kopie-Schreiben.

xpectoPro 3 08

Stable 11.07.2017
Kompatibel zu aifExpert 4.02.

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Geldwäscheprüfung
  • Politisch exponierte/sanktionierte Personen können nun unter http://app.xpecto.com/checkml/ gesucht werden. Gleichzeitig wurde diese Funktion in xpectoPro integriert.
Komfortbefüllung der Adresse
  • Bei der Eingabe der Strasse kann jetzt direkt der Ort angehängt werden. Die Eingabe wird dann direkt per Webschnittstelle geprüft und die Felder Strasse, Land, PLZ und Wohnort werden direkt befüllt. Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn der Wohnort nicht schon befüllt ist, zudem muss der Suchtext (im Feld Strasse) ein Komma enthalten. Gut funktioniert Suchbegriffe wie "Benz 13, Landshut" oder "AB 12, Hamburg".
Beschleunigte Synchronisation
  • Die Synchronisation benutzt nun den neuen Parameter UseSyncPeek zum beschleunigten Abgleich der geänderten und neuen Datensätze standardmäßig. Diese Einstellung verringert die Dauer des gesamten Synchronisationsvorgangs erheblich.

Features

  • Feature [#38231] Ereignisse auf Personenebene einbauen (Tabelle EK mit EK_AddressID)

    Ereignisse und Eigenschaften auf Personenebene Neue Reiter "Ereignisse" und "Eigenschaften" auf Personen-/Adressebene analog den Kundenereignissen bzw. Kundeneigenschaften

  • Feature [#40377] neue clVBA-Funktion um ein (Support-) Ticket aus xpectoPro per Code zu erzeugen

    Neues Ticket per Code erzeugen neue clVBA-Funktion um ein (Support-) Ticket aus xpectoPro per Code zu erzeugen.

  • Feature [#40927] PEP Anzeige umstellen auf Listenansicht

    PEP Anzeige Die Anzeige der PEP Daten bei der PEP Prüfung (über einen Button in der Adresse) wurde nun auf eine Listenansicht umgestellt.

  • Feature [#41234] Oberflächendesigner - Neues Feld anlegen - Datentyp Blob aufnehmen

    Oberflächendesigner: Neues Feld anlegen Datentyp Blob z. B. für Bilder aufgenommen

  • Feature [#42664] Rechtesystem - Neues Recht DataHide20 mit Filterbedingung

    Rechtesystem - Neues Recht DataHide20 mit Angabe einer Filterbedingung

  • Feature [#43358] BD_Anlass (60816) neu: Anlass der Buchung, vgl. WE_Anlass

    Beim Einbuchen von Werten wird nun automatisch auch das neue Feld BD_Anlass gesetzt.

  • Feature [#43580] Maske Vertrag_OffenePosten: Neuer Button zum Aktualisieren von OPs auf der OPOS-Maske

    Ein Aktualisieren-Button berechnet den OP-Rest aller bestehenden offenen Posten des Vertrags neu.

  • Feature [#43746] Sammlung von Druckdokumenten (Neuer Drucker "Sammeln")

    Sammlung von Druckdokumenten für späteren gesammelten Druck

    Es steht nun einen neuer Drucker "Sammeln" zur Auswahl. Achtung Änderung: Wunschversand "Nur Archiv" legt nun auch einen Spoolereintrag an, aber mit "Printed to Drucker:Sammeln".

  • Feature [#44002] Ticketsystem in xpectoPro - Alle Tickets als Typ Support anlegen

    Das Anlegen eines neuen Tickets wurde vereinfacht. Initial werden nun alle neuen Tickets dem Support zugeordnet und das Support-Team passt im Zweifelsfall den Typ dann an.

  • Feature [#44178] Person - Adresse - Steuer & Recht - FATCA/CRS: Zusätzliches Feld + Anpassung Status

    Die Kennzeichnung der entsprechenden Meldepflicht ist weiter verfeinert worden. Je Meldeverpflichtung kann nun entweder "Keine Meldepflicht", "Meldepflicht gemäß Selbstauskunft" oder "Meldepflicht aufgrund Indizien" ausgewählt werden.

  • Feature [#44325] Adressen: Prüfung und Komfortbefüllung direkt über Strasse

    Adressen: Komfortbefüllung und Prüfung von Strasse, Land, PLZ und Wohnort

    Bei der Eingabe der Strasse kann jetzt direkt der Ort angehängt werden.

    Die Eingabe wird dann direkt per Webschnittstelle geprüft und die Felder Strasse, Land, PLZ und Wohnort werden direkt befüllt. Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn der Wohnort nicht schon befüllt ist, zudem muss der Suchtext (im Feld Strasse) ein Komma enthalten. Gut funktioniert Suchbegriffe wie "Benz 13, Landshut" oder "AB 12, Hamburg".

  • Feature [#44327] Geocoding: alternativer Anbieter photon.komoot.de, wählbar über neuen Parameter GeoCodingProvider

    Geocoding: alternativer Anbieter photon.komoot.de (jetzt Standard)

    Als zusätzlicher Anbieter für die Prüfung und Lokalisierung von Adressen wurde ein deutscher Dienst von komoot.de integriert. Der genutzte Dienst kann über den neuen Parameter GeoCodingProvider eingestellt werden. Es sind die beiden Anbieter Google und Komoot möglich.

  • Feature [#44498] E-Mail Versand von Berichten - Angabe von verschiedenen Empfänger E-Mail Adressen ermöglichen

    E-Mail Versand von Berichten - Angabe von verschiedenen Empfänger E-Mail Adressen ermöglicht

    Das "E-Mail Empfänger" Feld sowie die 2 neuen Felder "E-Mail Empfänger CC" und "E-Mail Empfänger BCC" können nun u. a. über die Platzhalter-Syntax %[Mein_EMailFeld_aus_der_Abfrage]% mit Daten aus der SQL-Abfrage des Berichts befüllt werden.

  • Feature [#44856] Sync: Parameter UseSyncPeek: benutzt beschleunigten Abgleich

    Synchronisation - Standardmäßig den beschleunigten Datenabgleich nutzen

    Die Synchronisation benutzt nun den neuen Parameter UseSyncPeek zum beschleunigten Abgleich der geänderten und neuen Datensätze standardmäßig. Diese Einstellung verringert die Dauer des gesamten Synchronisationsvorgangs erheblich.

  • Bug [#43599] Bezeichung von Schnellauswahl Report

    In der Schnellauswahl für Reports wird nun, falls nichts selektiert ist, "Bitte wählen" angezeigt.

xpectoPro 3 07

Stable 18.04.2017

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Tastenkürzel
  • Folgende Funktionen können nun über Tastenkürzel ausgeführt werden:

    • "Strg + N" zur Anlage eines neuen Datensatzes.

    • "Strg + S" zum Speichern eines Datensatzes.
Tooltip
  • Bei gedrückter Strg-Taste wird beim Überfahren (MouseOver-Event) eines Tabellenfeldnamens oder der FieldID eine Bemerkung in Form eines Tooltip angezeigt.
Mehrseitige Stimmzettel
  • Mehrseitige Stimmzettel können nun verarbeitet und mit einer Unterstützung erstellt werden.
Datei-Upload im Ticketsystem
  • Im Ticketsystem können nun zu einem Ticket Dateien hinzugefügt werden.
Rechtschreibprüfung in Wordberichten
  • Innerhalb von Wordberichten wurde eine Rechtschreibprüfung integriert.
Neue Option im "Wunschversand"
  • Im Wunschversand ist nun die Option "nur Archivieren" auswählbar, wodurch die die Versandsperre umgangen und die Schreiben nur archiviert werden
Anzeige archivierter Läufe der Kampagnen
  • Im Kampagnen-Dialog gibt es nun einen neuen Reiter "Archivierte Läufe" der alle Läufe zur ausgewählten Kampagne anzeigt. Außerdem können die zugehörigen Ereignisse gelöscht werden. Dabei können vorab bestimmte Ereignisse an-/abgewählt werden.

Features

  • Feature [#34014] xpecto Backup

    xpecto Datenbankbackup Dialog - Filteroption der zu sichernden Tabellen Es werden nur noch die in der Ansicht gefilterten Tabellen gesichert. Bei der Suche/Filterung ist es neben den Tabellenkürzel oder TabellenIDs auch möglich nach einem Produkt/Owner zu filtern.

  • Feature [#37322] DataGridView: ColumnConfiguration: dynamisches Row/Cellstyling

    Alle Listen können jetzt dynamische Formatierungen (Farbe, Schrift ...) je Zeile auf Basis des Zeileninhalts anzeigen. Damit können z.B. gekündigte Verträge oder Drittrechte in Listen farblich markiert werden.

  • Feature [#38106] Neues Standardfeld US_Position

    Neues Standardfeld US_Position für die Position des Benutzers innerhalb des Unternehmens (z. B. Leiter Kundenbetreuung).

  • Feature [#40166] Zahlungsverkehrdialog - Sollstellungstest

    Im Zahlungsverkehrsdialog kann nun ein Sollstellungstest für einen ausgewählten Vertrag ausgeführt und getestet werden.

  • Feature [#40196] ProcessDesigner: Ausrichtung am Raster

    Prozessdesigner: Ausrichtung der einzelnen Pfeil und Zustände am Raster.

  • Feature [#40562] Sortierung in Überweisungsdatenträgern

    Die Sortierung in Zahlungsverkehrsdateien inkl. CSV und Begleitzettel erfolgt nun nach dem Namen des Zahlungsempfängers.

  • Feature [#40875] Stapeldialog für Werte

    Neuer Stapeldialog für die Erfassung von Werten.

  • Feature [#41499] Abfragedesigner - Tabelle Werte auswählbar

    Im Abfragedesigner ist nun auch die Tabelle "Werte" als Filter und für die Anzeige der Daten auswählbar.

  • Feature [#42018] Import: Buchungen ohne Währung

    Importdialog - Import von Buchungen ohne Währung sind nun nicht mehr erlaubt.

  • Feature [#42053] Neuer TA-Eintrag

    Neuen Adresstyp "Prokurist" hinzugefügt.

  • Feature [#42054] TA-Eintrag "Handlungsbevollmächtigter"

    Adresstyp "Handlungsbevollmächtigter" ist nun auch für Kunden und Vermittler zugelassen.

  • Feature [#42178] Vertrag-Allgemein

    Neue Vertrag_Allgemein Oberfläche mit Umstellung auf Zweckkonten.

  • Feature [#42803] Stapelbuchung: Storno in geschlossenen Buchungsperioden

    Das Stornieren von Buchungen ist jetzt auch bei Buchungen möglich, die in einer geschlossenen Periode liegen. Die Stornierung erfolgt dann wahlweise am ersten Tag nach der letzten geschlossenen Periode, oder zum aktuellen Tagesdatum.

  • Feature [#42862] Berechnungen und Transaktionen

    Das Ermittelte Start- und Ende-Datum wird nun in den Werten mit gespeichert.

  • Feature [#42974] Schnellerfassung

    Adressoberfläche der Schnellerfassung ist nun anpassbar.

  • Feature [#43338] Übertragungen

    Bei einer Vertrags-Übertragung in einer geschlossenen Buchungsperiode erfolgen die Übertragungs-Buchungen zum ersten Datum einer nicht geschlossenen Periode.

  • Feature [#40876] SEPA Version 3.0

    Umstellung auf die Version "SEPA 3.0".

xpectoPro 3 06

Stable, 18.11.2016, Build 1260

Highlights

In diese Version sind 201 Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

FKaustG/CRS GwG/Pep
  • xpectoPro unterstützt nun die nötigen Merkmale für die zukünftigen Meldepflichten. Zusätzlich sind in der Personenerfassung nun direkte Prüfungen gegen die Sanktionslisten (EU/UK/US) integriert.
Änderungsverfolgung
  • xpectoPro protokolliert nun alle Datenänderungen. Die Änderungsverfolgung muss nicht mehr konfiguriert werden, die zugehörige Einstellung wurde deshalb entfernt.
Suche
  • Die Standardsuche in xpectoPro kann direkt einzelne Felder abfragen (z.B. "Meier PLZ:84030", "Meier Produkt:Fonds2").
Portale / Onlinezeichnung
  • Die Funktionen für Webportale haben sich in den letzten Monaten stark erweitert. Der direkte Vertragsabschluss für Endkunden ist möglich. Vertriebspartner können Materialen online bestellen. Alle Benutzer können sich mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen anmelden (z.B. mTan, weiteres Webkonto).

Features

  • Feature [#35335] Adressmaske

    Das Feld Geburtsland auf der Adressmaske ist jetzt eine Search-Box.

  • Feature [#36403] Offene Posten Maske im Vertrag, Produkt bzw. der Beteiligung

    Anpassung der Spalten je nach Sichtweise.

  • Feature [#36663] Stapelbuchungsdialog - Festschreiben von Buchungen

    Warnhinweis mit möglicher Blockierung anderer Benutzer wegen Sperrung der Buchungsdatentabelle beim Festschreiben der Buchungen.

  • Feature [#37049] Stapelbuchungsdialog - Summenanzeige im Filter

    In der Liste mit den Buchungen können nun im Stapelbuchungsdialog nach der Filterung die Summen anzeigt werden.

  • Feature [#37131] Geldwäschegesetz

    Die Geldwäschegesetz Sorgfaltspflicht kann jetzt in der Person und zusätzlich beim Vertrag angegeben werden.

  • Feature [#37136] Hinweis auf Drittrechte bei Konten-Verwendung

    Bereits bisher wurde bei der Auswahl einer Bankverbindung auf dem Reiter [Konten-Verwendung] ein Hinweis auf vorhandene Drittrechte angezeigt. Jetzt wird zusätzlich direkt auf der Maske auf Drittrechte hingewiesen, auch wenn die Bankverbindung nicht geändert wird.

  • Feature [#37140] Berechnungen nach EStG § 15a und § 15b

    Die Benutzung der 15a/b Berechnung in den Berechnungen erfolgt über den neuen Typ "Modul". Vorab muss das Kaptialkonto bestimmt und das Ergebnis verteilt sein. Die Konfiguration der einzelnen Wertarten und Bedingungen ist in zwei Ebenen zu machen:

    • Modul-Konfiguration (Durch den Klick auf die Modul-Konfiguration können folgende Parameter eingestellt werden):

      • Modus: 15a oder 15b
      • Berechnungsbasis: Alle Wertarten für das Kapitalkonto und für das zu verteilende Ergebnis. Die Wertarten dürfen dabei in eigenen Zeilen stehen und können ein Vorzeichen (-/+) haben. Die Summierung dieser Werte erfolgt über aktive Werte innerhalb der Periode.
      • Ausgabe: In welche Wertart sollen die "Verrechenbaren Verluste" gespeichert werden und welchen Text sollen diese Werte erhalten. (An den Text wird automatisch die aktuelle Periode angehängt.) Zusätzlich wird diese Wertart auch für die Summierung der "Verrechenbaren Verluste" benutzt. Diese werden über den gesamten Vertrag (15b) oder über die letzten 10 Jahre summiert (15a).
    • Berechnungs-Konfiguration:

      • Das Modul liefert als Standardwert das "Anrechenbare Ergebnis" zurück und wird mit der "Wertart" der Berechnung gespeichert. Als Text für diese Werte wird der "Name" verwendet (wie immer). Um echte Werte zu bekommen (und nicht nur 0er-Werte mit korrekter Bewertung), muss als Zinsmethode "Endstand" und als Zähler/Nenner jeweils 1,00 eingegeben werden. Damit wird die Bewertung 1:1 in den Betrag übernommen.
  • Feature [#37176] Erfassung der CRS/FATCA-Selbstauskunft

    Möglichkeit zur Erfassung der CRS/FATCA-Selbstauskunft und der resultierenden Meldungspflicht in der Personenansicht. Die Erstellung der CRS-XML-Daten wird im Meldecenter von aifExpert erledigt. Die Klassifizierung der Person/Firma kann ebenfalls direkt im Adressdialog erfolgen. Die entsprechende Auswahlliste kann individuell gepflegt werden.

  • Feature [#37782] Vertrag_Salden

    Spaltenbreite für die ID-Spalte vergrößert.

  • Feature [#37795] Gesellschaften - Reiter Allgemein

    Das Gesellschaftskürzel ist nun nicht mehr änderbar.

  • Feature [#37949] Buchungen zuweisen - Sammelaufträge auflösen

    Über den neuen Knopf in der Liste "Sammelauftrag auflösen" kann der jeweilige Sammler auf "eingelöst" gesetzt werden. Das ist insbesondere für Sammler interessant die als Einzelbuchungen schon verbucht wurden und es keine Sammelbuchung auf dem Kontoauszug gegeben hat. Die Liste der Sammler wird dadurch übersichtlicher.

  • Feature [#37960] Scan-Manager: Einzelne Datei-Scannen per Shift-Klick

    Im Scan-Manager kann jetzt anstatt aller Dokumente in der Scan-Inbox optional nur ein einzelnes Dokument verarbeitet werden, indem man beim Klick auf [Start] die Shift-Taste gedrückt hält.

  • Feature [#37984] Datentypänderungsmeldung nach Softwareupdate deaktiviert

    Die Meldung, dass sich ein Datentyp einer Spalte geändert hat, wurde nun deaktiviert und wird nun nur noch intern protokolliert.

  • Feature [#38267] Standardwährung der Bankverbindung bei Neuanlage

    Der neue Parameter BankAccountDefaultCurrency gibt die Standardwährung für neue Bankverbindungen an. Im Auslieferungszustand wird immer EUR gesetzt, das kann aber frei geändert werden.

  • Feature [#38272] Rückfragen und Kommunikation über das Ticket-System

    Neuer Status "Rückfrage", wenn der Support Rückfragen zu einem Ticket hat. Rückfragen können über die Ticket-Beschreibung beantwortet werden. Bei jeder Ergänzung der Beschreibung wird automatisch eine Trennlinie, das Datum und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingefügt.

  • Feature [#38295] Synchronisation

    Optimierung der Synchronisation beim Übermitteln der Löschungen.

  • Feature [#38348] Rechtesystem

    Überarbeitung des Dialogs zum Einstellen der Benutzer- und Gruppenrechte.

  • Feature [#38349] Rechtesystem

    Erweitertes Recht für Gesellschaften (DataShowHideCorporation), welches das Recht DataShowHide2A ersetzt, das sich auch direkt auf alle Produkte, Verträge und Beteiligungen auswirkt.

  • Feature [#38358] Erweiterung der Länder-Tabelle um 3-stellige ISO-Länder-Kürzel

    Die Länder-Tabelle (08) enthält jetzt zusätzlich 3-stellige ISO-Länder-Kürzel (bisher nur 2-stellige)

  • Feature [#38409] Buchungen zuweisen

    Die aufklappende Liste zur Auswahl der Kontos wurde verbreitert.

  • Feature [#38447] Erstellungen des Zahlungsverkehr - Auszahlungskonto nach Währung wählbar

    Die Erstellung des Zahlungsverkehr kann jetzt mehrere Bankverbindungen nutzen und frägt je Währung nach. Bei Berechnungen kann die Bankverbindung für Fonds- und Hauswährung getrennt festgelegt werden.

  • Feature [#38508] Neues Feld "Vorgang" bei Legitimationsdaten

    Auf der Maske für die Legitimationsdaten gibt es ein neues Feld Vorgang für eine eventuelle Vorgangs-Nummer (z.B. bei Online/Video-Identifizierung)

  • Feature [#38593] Adressmaske - Zusatzdaten Person/Firma und Steuern in Reitern organisiert

    Für die Erweiterung der Maske benötigen wir mehr Platz. Die Zusatzdaten für Person und Firma sind nie gemeinsam nötig, die Steuerdaten werden nur sporadisch aktiv benutzt. Durch die Zusammenlegung der Daten entsteht Platz für GWG/CRS/FATCA.

  • Feature [#38650] Berechnungen: neuer Berechnungstyp "Modul" für integrierte und von xpecto gepflegte Funktionen

    Die Darstellung der Berechnungstypen auf der Maske Berechnungen_Parameter hat sich verändert. Die einzelnen Möglichkeiten werden jetzt alternativ dargestellt und sind über Optionsbuttons auswählbar. Für die einzelnen Einstellungen zu den Berechnungstypen ist damit mehr Platz. Den neuen Typ "Modul" kann man über eine mitgelieferte, zusätzliche Oberfläche konfigurieren. Das System ist einfach erweiterbar und ermöglicht individuelle Einstellungsdialoge für die von uns gelieferten Module.

  • Feature [#38665] aifExpert: Druckvorschau im Risikomanager

  • Feature [#38682] Nachschlagsliste TwoFactorAuthMethods geändert in ZweiFaktorAuthMethode (Listenbezeichnungen einheitlich deutsch).

  • Feature [#38762] Tracer: Löschung von Datensätze

    Wenn im Tracer Datensätze mit Änderungsverfolgung gelöscht werden, erscheint bei Benutzern mit Admin-Rechten eine Nachfrage, ob auch abhängige Datensätze mitgelöscht werden sollen.

  • Feature [#38790] Nachschlagsliste für den Bildungsstand

    Neuer Eintrag "Kein Abschluss" (KA) in der Nachschlagsliste BilStand (Höchster Bildungsabschluss).

  • Feature [#38821] Zahlungsverkehr: Unterschiedliche Konten bei unterschiedlichen Währungen je Produkt

    Bei der Erstellung des Zahlungsverkehrs werden jetzt mehrere Konten unterstützt. Das System fordert den Benutzer für jede neue Währung auf das entsprechende Konto zu wählen. Für die Hauswährung kann das entsprechende Konto direkt in den Berechnungen hinterlegt werden. Die häufige Kombination aus Fonds-/Hauswährung kann damit direkt vorkonfiguriert werden.

  • Feature [#38849] Wiedervorlagen/Prozesse können jetzt auch für beliebige Personen angelegt werden (bisher nur für Vermitler/Kunden/Verträge).

  • Feature [#38877] xpectoPro enthält jetzt Funktionen für die Sanktionslisten aus EU, UK und US.

    Für die PEP-Liste ziehen wir die (in der EU) ziehmlich vollständige Liste aus der Wikipedia. Die Funktion kann direkt über den Knopf neben dem Feld Nachname in der Maske "Adresse/Allgemein" ausgeführt werden. Die entsprechenden Listen können direkt heruntergeladen werden. Der Import dauert aber in der Regel 1-2 Stunden. Die Treffer werden in einem kleinen Dialog gesammelt angezeigt. Es werden 4 Felder in die Prüfung einbezogen: Nachname, Vorname, Firmennname und Geburtsdatum. Als Test können Politiker benutzt werden (Nachname=Obama, Vorname=Barack, Geburtsdatum + Firma=leer)

  • Feature [#38964] Wunschversand - Standardeinstellung verändert Die Standardeinstellung für den Wunschversand (Einstellung DefaultDesiredShippingType) wurde nun (für neue Datenbanken) von "E-Mail" auf "Post" geändert. Außerdem wurde die Standard-Einstellung für den zu versendenden E-Mail Bericht (Einstellung DesiredShippingTypeEMailReport) auf "E-Mail-Anschreiben bei Wunschversand" gesetzt.

  • Feature [#38968] Neues Vertragsfeld "vertriebsneutral"

  • Feature [#38977] Legitimation

    Neue Option "Ungültig" bei Legitimationsprüfung

  • Feature [#39018] HTML-Berichte

    Die Kopf- / Fußzeile kann nun aus anderem HTML-Bericht verwendet werden.

  • Feature [#39019] Bearbeiten einer Adresse

    Beim Bearbeiten einer Adresse/Rolle wird nun in der Titelzeile der gerade bearbeiteten Adresse die ID des Datensatzes angezeigt.

  • Feature [#39020] Beteiligungsspezifische Adressen

    In der Liste der Beteiligungsspezifischen Adressen wird nun die ID des Link- und Zieldatensatzes angezeigt.

  • Feature [#39157] Adressen - Abweichende Adressen pro Vertrag

    Analog zu den Adressen auf Beteiligungsebene ist es nun möglich (im Reiter Rollen) pro Vertrag eine oder mehrere Adressen pro Vertrag zu hinterlegen. Für den Druck von Schreiben bzw. Kopie-Schreiben wird (wie bei Adressen auf Beteiligungsebene) die Suche nach der zu verwendenden Adresse (für einen Vertrag) abgebrochen, wenn beim gewählten Vertrag eine entsprechende Adresse hinterlegt ist. Somit gibt es keinen Fallback auf die Beteiligungsadresse bzw. die normale Adresse. Es müssen somit alle für einen speziellen Vertrag zu verwendenden und abweichenden Adressen vollständig erfasst werden.

  • Feature [#39160] Druckvorschau - Verbesserte Anzeige der Kopieschreibenempfänger

    In der Druckvorschau wird nun angezeigt wer der Empfänger des Original-Schreibens ist und welche Person(en) eine Kopie des Schreibens erhalten. Diese Funktion berücksichtigt sogar die Beteiligungs- bzw. Vertragsspezifischen Empfänger/Adressen.

  • Feature [#39229] Filtertree: durchsuchbare Felder festlegen

    Die durchsuchbaren Felder können jetzt frei festgelegt und auch eingeschränkt werden.

  • Feature [#39237] Filtertree: Suche nach einzelnen Feldern PLZ=84030 oder PLZ:84030

    Es können jetzt im Filtertree zusätzlich noch direkte Suchen für einzelne Felder angegeben werden. Die Suche "PLZ=84030 Land:DE" sucht alle Kunden (oder Vertriebspartner) in 84030 Landshut, Deutschland. Als Trennzeichen kann sowohl ein Gleichheitszeichen als auch ein Doppelpunkt benutzt werden. Als Feldname kann der FriendlyName, die FieldID, der SQL-Feldname oder der SQL-Feldname ohne Tabellenkürzel angegeben werden.

  • Feature [#39277] Funktion für die xpecto Alarmierung bei kritischen, automatisierten Funktionen.

  • Feature [#39279] Erzeugung des Zahlungsverkehrs - Zusammenfassung der verschiedenen Fehler

    Bei der Erzeugung von Zahlungsverkehr aus offenen Posten, werden viele Zustände überprüft, die verhindern, dass der Zahlungsverkehr erstellt werden kann. Der neue Fehlerdialog fasst alle Probleme in einer einheitlichen Weise zusammen und ermöglicht den Export einer Einzelliste.

  • Feature [#39285] DataGrids: neue Option "zu Kampagne hinzufügen"

  • Feature [#39286] Tracer - Button "Kampagne" um Auswahl der Kampagnenart erweitert

    Aus dem Abfrage-Tracer heraus kann nun ausgewählt werden, welche Art der Kampagne gestartet werden soll. Aktuell gibt es zwei Arten: "Dynamische Daten (Abfrage speichern)" und "Statische Daten (Aktuelle Liste speichern)". Bei der Dynamischen Kampagne wird die Abfrage bei jeder Ausführung der Kampagne erneut gestartet und die aktuellen Daten neu geladen. Bei der Statischen Kampagne hingegeben werden die Ergebnisdatensätze, welchem beim Erzeugen der Kampagne vorhanden waren, tatsächlich gespeichert. Diese Liste verändert sich somit bei einer späteren Ausführung nicht und liefert immer die gleichen/ursprünglichen Ergebnisse.

  • Feature [#39287] Kampagnen: Schaltfläche zum Entfernen eines Datensatz aus einer statischen Kampagne eindeutiger benannt: statt "Aus Liste löschen" => "Ausgewählte Empfänger entfernen"

  • Feature [#39291] Menüpunkt "Zu Kampagne hinzufügen"

    Textergänzung des Popups für die Kampagnenauswahl "statische Kampagne".

  • Feature [#39292] Überweisungen und Lastschriften in CZ mit CZK

    Überweisungen und Lastschriften die zwischen CZ-Konten in CZK stattfinden, werden jetzt automatisch im ABO/UHL1-Format erzeugt.

  • Feature [#39314] Rechtesystem

    Die DataHideXX-Rechte können jetzt auch als verbietende Rechte angegeben werden. Damit können einzelne Daten bei bestimmten Benutzern/Gruppen einfach unterdrückt werden (z.B. bestimmte Gruppen von Vermittlern).

  • Feature [#39559] Kontodaten zuweisen: Tastaturkürzel Strg+S

    Mit dem üblichen Tastaturkürzel kann jetzt auch in diesem Dialog gespeichert werden.

  • Feature [#39579] Buchungen zuweisen

    Verbesserte Fortschrittsanzeigen beim Aufteilen der Offenen Posten

  • Feature [#39599] Backupfunktion: Wiederherstellen einer Datenbank

    Beim Wiederherstellen einer Datenbank werden einzelne Spalten, die in der Zieldatenbank nicht vorhanden sind, auf Nachfrage erzeugt.

  • Feature [#39658] Berechnungen: Spaltensortierung angepasst

    Die Spalte für die Buchungssumme der Werte wird nun weiter vorne angezeigt.

  • Feature [#39666] Die neue Scriptengine wird jetzt auch für Berechnungen benutzt. Module und Scripte werden damit identisch behandelt. Achtung: Folgende Methoden müssen auf "Overrides" gestellt werden: FondsInterestCalculation, FondsReturnCalculation, FondsTaxCalculation. Die Patch-Funktion versucht dies automatisch zu erledigen. Die Scripte sind damit inkompatibel zwischen den beiden Versionen. Die Berechnungen können jetzt ganz allgemein 3 Einsprungpunkte benutzen:

    • FondsCalculation: Berechnung der Bewertungen, je Vertrag oder Beteiligung.
    • PostFondsCalculation: Berechnungen für alle Werte/Buchungen in einem Aufruf (vor einer evtl. Gewinnverteilung).
    • FondsTaxCalculation: Berechnungen von Steuern oder anderen nachgelagerten Dingen auf Basis der Buchungen je Vertrag (nur für Vertragsebene), wird beim Erzeugen der Buchungen aufgerufen.
  • Feature [#39713] Benutzerrechte - Priorität für Gruppen

    Die Überlagerung von Rechten aus Benutzergruppen können nun über eine numerische Priorität gesteuert werden. Default wird immer als erstes angewandt, danach werden Domänen-Gruppenmitgliedschaften in der angegebenen Reihenfolge (aufsteigend) angewandt, danach xpecto-interne Benutzergruppenzuordnungen. Das bedeutet, dass eine Gruppe mit einem höheren Wert, bereits getroffene Einstellungen aus den niedriger priorisierten Gruppen überschreiben kann. Als letztes werden dann noch die benutzerspezifischen Rechte angewandt.

  • Feature [#39729] Benutzerrechte: Effektive Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer anzeigen

    In der Benutzerverwaltung können nun, bei Verwendung einer auf ActiveDirectory basierenden Windows-Domäne, die effektiven Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer angezeigt werden.

  • Feature [#39774] MT940 Bankdatenimport: Unterstützung für Format-Abweichungen in Österreich

  • Feature [#39791] Buchungen zuweisen: Retourenbehandlung verbessert

    Retouren werden meist direkt von der Bank mit Gebühren belegt. Der Betrag weicht damit vom Ursprungsbetrag ab. Die Erkennung dieser Gebühr wurde nun verbessert: Die beiden Parameter ImportAssignFeePercent und ImportAssignFeeFix geben die maximale Gebühr an, die in einem Posten stecken kann. Die Berechnung erfolgt mit folgender Formel: MaximaleGebühr = ImportAssignFeeFix + (Buchungssumme * ImportAssignFeePercent). Wenn die Retoure jetzt um weniger als die berechnete MaximaleGebühr reduziert ist, wird der Posten trotzdem erkannt. Im nächsten Stable-Release gibt es eine neue Vorschlagsfunktion für Buchungen, die Verbuchung des Rests ist dann wesentlich komfortabler.

  • Feature [#39809] Überarbeitung der Mitarbeiter Stammdaten Maske

  • Feature [#39812] Oberflächenaktualisierung Adresse_Einfach

  • Feature [#39900] DMS Ereignistypen

    Neuer DMS-Typ Selbstauskunft

  • Feature [#39926] Überarbeitung Produkt_Zusatzdaten

    Neues Feld für die GIIN angezeigt.

  • Feature [#39927] Adressmaske - GIIN-Feld

    In der Adresse kann nun (analog zum Produkt) die GIIN erfasst werden.

  • Feature [#39943] Adressen auf Beteiligungsebene - Prüfung der Verwendung auf Eindeutigkeit

    Bei der Anlage einer beteiligungsspezifischen Adresse wird nun geprüft, ob es bereits eine Adresse mit der gleichen Verwendung (z. B. Post) zu dieser Beteiligung gibt. Ist dies der Fall, so erhält der Benutzer vor dem Speichern die Möglichkeit zu entscheiden, welche der beiden Adressen die gewählte Verwendung (z.B. Post) erhalten soll.

  • Feature [#39963] Legal Entity Identifier (LEI): Prüfroutinen und Abfrageschnittstelle integriert

    Für die Suche und Prüfung der LEI (Legal Entity Identifier) wurden Schnittstellen zum Portal openleis.com eingebaut. Die Schnittstelle ist aktuell nur intern verfügbar.

  • Feature [#40004] Customform-Designer: Aktionen rückgängig machen

  • Feature [#40169] Änderungsverfolgung: Alle Änderungen protokollieren

    xpectoPro protokolliert nun jede Datenänderung. Die bisher selektive Protokollierung für wichtige Tabellen (über LogTableChanges) wird nun auf alle Daten ausgedehnt. Öffentliche Tabellen (Banken, Orte, ...) und binäre Daten werden nicht protokolliert. Bei Massentabellen (Buchungen, Werte, ...) wird die Erstellung des Datensatzes direkt im Datensatz selbst protokolliert. Die Änderungsverfolgung startet hier bei der nachträglichen manuellen Änderung oder Löschung.

  • Feature [#40198] Buchungen zuweisen: Verbuchung der Rücküberweisungen/Rücklastschriften vor Auflösung des Sammlers verbieten

    Ab sofort ist das Verbuchung der Rücküberweisungen/Rücklastschriften vor Auflösung des Sammlers verboten.

  • Feature [#40248] eBrief Dialog - Anzeige des Suchnamens zu den Dokumenten

  • Feature [#40355] Veranstaltungen auf Gesellschaftsebene

    Veranstaltungen erlauben jetzt Teilnehmer aus mehreren Produkten einer Gesellschaft.

  • Feature [#40361] Erweiterung für A2A

    Beim Starten der Software mit TestDB (z. B. nach einem Softwareupdate von xpectoPro) werden nun auch bestimmte Funktion in A2A aktualisiert.

  • Feature [#40439] PEP: direkter Hinweis in Kunde_Kopfzeile

  • Feature [#40441] Materialbestellung und Materialverwaltung

    xpectoPro enthält ein optionales Modul für die Verwaltung von Vertriebsmaterialien und deren Bestellungen durch die Vertriebspartner Die Funktion kann nach einer Freischaltung über den Reiter "Individual" aufgerufen werden.

  • Feature [#40442] Dateibereitstellung für Vertriebsmitarbeiter im Webportal

    Über den optional Reiter "Dateibereitstellung" kann nun Vertriebsmitarbeitern direkt eine Datei im Portal zum Download bereitgestellt werden.

  • Feature [#40456] Vertrag_Drittrechte: Überarbeitung der Personen/Kontoauswahl

xpectoPro 3 05

Stable 18.07.2016, Build 1217

Highlights

In diese Version sind 373 Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf vier Punkte hinweisen:

Vorbriefe/Kopieschreiben
  • In Kombination mit den individuellen Adressverwendungen und deren Kopieschreiben, ist es jetzt möglich Vorbriefe vor einzelne Schreiben zu setzen. Diese Funktion wurde tief in xpectoPro integriert und ist an vielen Stellen nutzbar. Der Wunschversand (z.B. Post/Mail/Web) kann damit ebenso kombiniert werden wie umfangreiche Kombidokumente.
Berechnungen
  • In den letzten Jahren haben wir die Berechnungen zu einer sehr umfangreichen Funktion ausgebaut. Durch die vor 2 Jahren neu geschaffene Beteiligungsebene und die Nutzung durch viele Kunden, wollten wir Berechnungsläufe nun auch direkt auf dieser Ebene ermöglichen. Zusätzlich können Berechnungen auch direkt auf Werten ablaufen. Der Berechnugstest wurde ebenfalls erweitert und kann jetzt komplette Berechnungsläufe ohne Datenänderung berechnen und anzeigen.
Veranstaltungen
  • Das Modul für die Durchführung von Gesellschafterversammlungen und anderen Veranstaltungen wurde deutlich erweitert. Die Vertretungsregelungen wurden nochmals erweitert und die Verarbeitung von Rückläufern ist deutlich schneller, besser zu bedienen und erkennt die Abstimmungsergebnisse sehr zuverlässig.
Ticketsystem
  • xpectoPro enthält eine direkte Integration zum xpecto Ticketsystem. Damit kann der Kunde selbst die offenen Aufgaben erstellen, einsehen und bearbeiten.

Features

  • Feature [#22810] Adressen: Staatsangehörigkeit als eigenes Feld in der Ländertabelle z.B. "deutsch"

  • Feature [#25716] Fieldmap: Proxy-Felder können jetzt auch korrekte Owner benutzen

  • Feature [#26584] Nachschlagslisten: Die Standardeinträge können jetzt per Knopf in der Maske nachgeladen werden

  • Feature [#27896] Tranchen: Möglichkeit der Erfassung von Tranchen zu einem Produkt (inkl. Platzierungs-Art und -Zeitraum sowie Gesamtvolumen).

    Das aktive Volumen wird automatisch berechnet und angezeigt. Bei der Vertragserfassung kann die zugehörige Tranche gewählt werden.

  • Feature [#29124] Veranstaltungen: schriftliches Umlaufverfahren PDF auslesen

    Die Funktion zum Erkennen des Abstimmungsergebnisses wurde deutlich überarbeitet. Erkennungsrate, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit wurden verbessert.

  • Feature [#31538] Nachschlagslisten: Beschreibungen dürfen jetzt auch Zeilenumbrüche haben. Diese bitte mit "\n" angeben.

  • Feature [#32143] Softwarestart: TestDB: Feldprüfungen beschleunigt

    DDL wird komplett abgefragt statt wie bisher je Feld

  • Feature [#33732] PDF Verarbeitung: MassenPDFs können mit den internen Werkzeugen beliebig geteilt werden

    Die trainierbare Texterkennung ermöglicht die einache Trennung von Massen-PDFs (speziell bei Datenübernahmen) auf Einzelschreiben.

  • Feature [#34115] Kombidokument: den alten Begriff "Metabericht" in allen Dialogen und Anzeigen ersetzt

  • Feature [#34341] Sollbuchungen: ausgeführte Sollbuchungen sind nicht mehr änderbar

  • Feature [#35415] Ribbon: Menu durch Userfeedback nochmals verbessert

    Reiter Aktionen und Werkzeuge neu strukturiert Die Breite des Menus wurde auf 1200 Punkte beschränkt.

  • Feature [#35437] Schnellkontakt: Funktionen überarbeitet und Usability erhöht

  • Feature [#35767] Ticket-System: Tickets können direkt in xpectoPro angelegt und verwaltet werden (inkl. Priorisierung sowie Anpassung von Betreff und Beschreibung).

    Menü: [Hilfe]->[Ticket Übersicht] Ribbon: [Hilfe]->[Tickets]->[Übersicht]

  • Feature [#35827] DataEngine: starke Beschleunigung bei Massenaktionen (z.B. Transaktion löschen, Berechnung durchführen ...)

  • Feature [#35829] Buchungen zuweisen: manuelle Erfassung von Buchungen deutlich verbessert (Custom-Form Import_BuchungManuell)

  • Feature [#35834] Kombibericht: Berücksichtigung von Duplex über alle Einzelschreiben: automatisches Einfügen von Leerseiten

  • Feature [#35887] Veranstaltungen: Stimmbasis je TOP einstellbar (Treugeber, Direktkommanditisten ...)

  • Feature [#35888] CustomForm: mögliche Anzeige der Änderungen bei Überarbeitungen (Diff)

  • Feature [#35898] ComboBox: Adressen werden im Standard mit "Adressekurz" angezeigt

  • Feature [#35909] A2A Bericht: Abfragetesten erzeugt jetzt die notwendige Insert-Abfrage

  • Feature [#35925] Vertrag_Salden: Hauptbuch-Konten nur in SuSa-Liste vom Produkt anzeigen (nicht auf Vertrag/Beteiligung)

  • Feature [#35937] Berechnungen: Beschleunigte Berechnung (Faktor 100x) für Standardfälle ohne Scripting

    Die Beschleunigung ist das Ergebnis einiger Änderungen im Softwarekern. Verteilungen auf Basis von Werten, Feldern und Salden sind erheblich schneller als früher. Die Verteilung auf Basis von Formeln oder Scripten ist dagegen nur wenig beschleunigt.

  • Feature [#35948] Zahlungsverkehr: Auszahlungen in Fremdwährung: Steuerung über Offene Posten mit Vorgabe über eine Berechnung

    Die Wunschwährung von Kunden kann damit genauso berücksichtigt werden wie die Vorgabe durch die Verwaltung. Insgesamt stehen 5 Modi zur Verfügung:

    • Oposwährung
    • Fondswährung
    • Hauswährung
    • Kundenwunsch/Fonds
    • Kundenwunsch/Haus
  • Feature [#35986] Verträge: Stimmrechte: Option zur Berechnung per Zeichnungssumme (anstatt Saldo)

    Für Kunden ohne vollständig gebuchtes Beteiligungskapital

  • Feature [#36039] Buchungen zuweisen: Script FondsImportFindContract neu. Suche nach korrektem Vertrag per Script

    z.B. Suche über Rechnungsnummer oder andere Merkmale

  • Feature [#36045] Script: clContract.IsActive(Date): Werte aus ob ein Vertrag zum Datum aktiv ist (VT_VertragsBeginn/Ende)

  • Feature [#36072] Berechnungen: Werte können Aktiv und Inaktiv geschaltet werden über Schaltfläche in den Berechnungs_Details

  • Feature [#36074] Berechnungen: Löschen von Berechnungen: Auswahl des Datenumfangs (Werte, Buchungen ...)

  • Feature [#36077] Excel-Reader: Aus XLSX-Dateien können alle Arbeitsblätter eingelesen werden. Für die Benutzung in speziellen Scripten.

  • Feature [#36131] Vertrag_Werte: Erfassung von manuellen Werten mit bis zu 14 Unterwerten

  • Feature [#36159] Zahlungsverkehr: Gebührensituation bei DTAZV-Überweisungen kann in den OPs hinterlegt werden

  • Feature [#36170] Kontorundruf: "Kontoauszüge Ab"-Datum für die Anfrage bei der Bank kann gesetzt werden

    Durch Fehler in den Banksystemen sind teilweise abweichende Datumswerte notwendig. Der Standard wäre der 1.1.2013. Da die Banksysteme immer nur einen bestimmten Zeitraum liefern (Normal = 3 Monate, CoBa = deutlich weniger) muss das Datum im Regelfall nicht benutzt werden.

  • Feature [#36171] Offene Posten: Tarifspalte wird in Vertragsansicht mit angezeigt

  • Feature [#36184] Buchungen zuweisen: Retouren automatisch erkennen und korrekten (den ursprünglichen OP-Wert) Wert vorschlagen

  • Feature [#36221] Buchungen zuweisen: Kontorundruf soll Buchungen sofort anzeigen

    Nach einem Kontorundruf werden die abgeholten Buchungen jetzt direkt angezeigt.

  • Feature [#36227] Zahlungsverkehr: Übertragung von Zahlungsaufträgen direkt an die Bank mit 4-Augen-Prinzip und Protokollierung

    Zahlungsaufträge können im Normalfall nicht mehr direkt vom selben Benutzer an die Bank versendet werden. Der Versand wird zudem revisionssicher protokolliert.

  • Feature [#36266] Berechnungen: Reihenfolge der Karteireiter Allgemein und Konfiguration vertauscht

    Damit ist im Normalfall immer der eigentliche Berechnungs-Bereich aktiv und nur bei der (seltenen) Neuanlage von Berechnungsprofilen wird die Konfiguration angezeigt.

  • Feature [#36276] Produkt_Berechnungen: neuer Reiter in den Produkten als Übersicht aller Verteilungen dieses Produktes

    Berechnungen können direkt kopiert und neu angelegt werden. Die Verteilung der Jahresergebnisse kann damit vom Produkt her gestartet werden.

  • Feature [#36296] Buchungen zuweisen: optionale Anzeige einer Liste aller offenen oder geparkten Buchungen

    Die Liste wird im Standard nicht angezeigt. Der Dialog wird dadurch sehr breit. Für die Nutzung muss die Einstellung ImportAssignTransList auf true gestellt werden. Die aktive Buchung kann direkt in der Liste gewählt werden. Die Übersichtlichkeit ist durch die Liste wesentlich verbessert.

  • Feature [#36301] Sollstellung: Lastschrift-Mandate wandern bei Benutzung von Zweckkonten vom Vertrag in die Zweckkonten

    Die MandatsID ist damit frei definierbar. Ein Mandat für mehrere Verträge ist ebenfalls möglich. Die entsprechenden Vertragsfelder werden damit überflüssig.

  • Feature [#36322] Veranstaltungen_Scandialog: Anzeige/Bildschirmnutzung verbessert

  • Feature [#36384] Veranstaltungen: Vertreter können jetzt auch weitere Bevollmächtige anmelden

  • Feature [#36387] Adresse_Kontoverbindungen: neue Reihenfolge der Felder, IBAN ist wichtigstes und damit erstes Feld

  • Feature [#36396] Veranstaltung_Scandefinition: Übersichtlichkeit verbessert, Anleitung integriert

  • Feature [#36402] Veranstaltungen: Schreibschutz für abgearbeitete Veranstaltungen sichert Datenintegrität

  • Feature [#36415] Berechnungen: neue Option "Nur mit Bewertung" erzeugt ein Ergebnis nur für Berechnungen bei denen auch eine Bewertung ermittelt wurde (<>0)

  • Feature [#36418] Kampagne: Der Bezeichner vom Kunden soll auch bei der Beteiligung angezeigt werden (wie beim Vertrag)

  • Feature [#36420] Produkt_Beteiligungen, Produkt_Vertraege: Kampagnen können nun direkt gestartet werden (Rechtsklick auf Liste)

  • Feature [#36421] Veranstaltungen: Vertreter: neuer Button zum öffnen des Stimmergebnis der Bevollmächtigten-Person beim Bevollmächtigten

  • Feature [#36448] Tickets: Kunden können direkt Tickets aus xpectoPro anlegen

  • Feature [#36530] Berechnungen: Wichtige Änderung bei der Behandlung von leeren Datumsfeldern + neue Option FilterNurAktiv

    Behandlung des Feldinhalts für das Startdatum (z.B. Abschlussdatum) Leere Werte im Startdatum werden jetzt immer mit WE_Bewertung=0 und WE_Buchungstext&="(nicht berechnet, leeres Startdatum)" gespeichert Früher konnten die Salden (nur diese) auch Werte ohne das Datum erzeugen Dieser Fall tritt nur bei gesetztem Feld für das Startdatum auf. Das Feld darf aber weiterhin auch leer sein Die neue Option FilterNurAktiv startet die Berechnung für diese Verträge erst gar nicht und liefert daher auch für diese Verträge kein Ergebnis.

  • Feature [#36560] Berechnungen + Zahlungsverkehr: Maskentrenner (horizontaler Splitter) zwischen den beiden Listen bewegt sich jetzt relativ zur Fenstergröße

  • Feature [#36573] Berechnungen: neuer Parameter SimpleCalculationResults: vereinfachte Buchungsliste im Berechnungsdialog (Geschwindigkeit)

    Die Anzeige der Werte verzichtet auf Angaben zu Sollbuchungen und offenen Posten, ist dafür aber deutlich schneller.

  • Feature [#36574] Oberfläche: Fortschrittsanzeige: Verbesserte Behandlung und Anzeige von mehrstufigen Aktionen. (z.B. beim Start von mehreren Berechnungen gleichzeitig)

  • Feature [#36575] Vertrag_Ereignisse, Kunde_Ereignisse: neue Filter Option "Untereinträge anzeigen"

  • Feature [#36582] Performance: Geschwindigkeitsverbesserung durch automatische Datenbank-Indizes auf weiteren Feldkombinationen

  • Feature [#36616] Berichte: Automatischer Druck von Vorbriefen

  • Feature [#36636] Beteiligung_Handelsregister: zusätzliche Anzeige des Gesamtbetrages der Beteiligung

  • Feature [#36705] Produkt_Vertraege, Produkt_Beteiligungen - Suche ohne Kundenname unterstützen, Tagesdatum als Standard "Gültig bis"-Datum

  • Feature [#36754] Buchungen zuweisen: automatisch Speichern: keine Fehlermeldungen bei nicht speicherbaren Buchungen (AutoSaveTimeOut = -1) oder nur sehr kurze Anzeige (AutoSaveTimeOut = x Sekunden)

  • Feature [#36776] Rechteverwaltung: neuer Dialog, wesentliche Vereinfachung

  • Feature [#36782] CustomForm: neues Slider-Control z.B. für Prozentwerte oder stufenlose Eingaben

  • Feature [#36790] Übertragungen: Herabsetzung und Zusammenführung als Massenaktion über Kampagne

  • Feature [#36796] Softwarestart: Patchsystem erweitert für den einfachen Softwareupdate incl. aller Abhängigkeiten

  • Feature [#36812] Dataexplorer: Dialogfenster können jetzt mit ESC geschlossen werden

  • Feature [#36819] Dataexplorer: Fensterposition/-größe: Anzeige und Anpassung im Multimonitorbetrieb verbessert

  • Feature [#36884] Script/XText: Alle Ausdrücke können jetzt zusätzlich zu FieldIDs (z.B. [B0805]) auch den internen Feldnamen enthalten (z.B. [AD_Nachname])

    Diese Änderung ist zentral integriert und betrifft praktisch alle dynamischen Texte. z.B. Buchungstexte bei Überweisungen/Lastschriften und Exportinfos beim Buchhaltungsexport

  • Feature [#36888] CustomForm: Hinweis auf angepasste Form in der Kopfzeile des Designers

  • Feature [#36918] Updates: Jeder Softwareupdate wird nun als LogEintrag gespeichert (incl. Benutzer)

  • Feature [#36920] Kontingentverwaltung für Vertriebspartner je Produkt:

    • Bei Produkten kann die "Kontingentsteuerung" per Checkbox aktiviert werden
    • Vertriebspartner haben einen eigenen Reiter Kontingente
    • Bei der Auswahl des Vertriebspartners im Vertrag wird das vorhandene Kontingent geprüft
  • Feature [#36998] Übertragungen: Änderungen an Vertrags-Beginn/Ergebnis-Beginn/Entnahme-Beginn bzw. -Ende auf RV/RN und UT durchschreiben

  • Feature [#37022] Vorbriefe: Untersützung von Duplex: Einfügen von Leerseiten wenn Hauptschreiben auf Duplex gedruckt werden soll

  • Feature [#37071] Wunschversand: erzeugte E-Mail wird archiviert

  • Feature [#37077] Hauptfenster: Wiederherstellung des Fenster (aus Taskleiste) beschleunigt

  • Feature [#37097] Stapelbuchung: Storno überarbeitet

    Storno-Funktion überarbeitet. Korrekte Behandlung von mehrfach Stornos.

  • Feature [#37117] Veranstaltungen: Quorum für TOPs neu

  • Feature [#37118] Veranstaltungen: Mehrheitsbeschluss bei TOPs incl. Gewichtung

  • Feature [#37223] ScriptEngine: Umstellung auf Massenkompilierung, Geschwindigkeitssteigerung

    Alle Scripte und Oberflächen einer Datapane (z.B. Kunden oder Verträge) werden jetzt in einem Rutsch kompiliert und verarbeitet. Der Maskenaufbau ist damit nicht mehr verzögert, alle Karteireiter sollten sofort angezeigt werden. Falls die Karteireiter nacheinander im Abstand von einigen Sekunden angezeigt werden, ist wahrscheinlich ein Script nicht ganz korrekt eingerichtet. Das sollte die Kundenbetreuung beheben.

  • Feature [#37227] Veranstaltungen: Verbesserung der Veranstaltungsoberflächen

    • Hinzufügen einer "Anmeldungsmaske" für Präsenzveranstaltung
    • Zentralisierung der Funktionen zu Teilnehmern und Bevollmächtigten
    • Umbenennung des Tabs "Scandialog" innerhalb der Stimmabgabe in "Rückläuferverarbeitung"
    • Hinzufügen eines Tabs "Barcodeauswertung" zur Erfassung der Stimmzettel von Präzenzveranstaltung anhand von Barcodes
  • Feature [#37288] Zahlungsverkehr: Vertrag-Sollbuchungen bearbeiten

    In den Details des (geplanten) Zahlungsverkehrs können die einzelnen Sollbuchungen mit Doppelklick bearbeitet werden. Die Summe wird erst nach dem Neuladen der Daten im Zahlungsverkehr (Pfeilsymbol rechts oben) angezeigt. Änderungen am Buchungstext sind sofort aktiv.

  • Feature [#37315] Berechnungen: Beteiligungsebene zusätzlich zu Vertragsebene

    Alle Berechnungen können jetzt direkt auf der Beteiligungsebene durchgeführt werden. Summen und Salden werden über alle Verträge (und Beteiligungsbuchungen) hinweg summiert. Als Ergebnis erhält man einen Wert je Beteiligung.

  • Feature [#37330] Adressen: Neues Feld NameZusatz für Adressen

  • Feature [#37343] Offene Posten: Filter verschönert: Beteiligung/Vertrag mit Delete-Knopf, weniger Updates beim Filtern

    • Beschleunigung und mehr Komfort im Dialog "offene Posten":
    • Vertrag und Beteiligung können per Knopf gelöscht werden
    • weniger Listenaktualisierungen bei der Angabe von Parametern
  • Feature [#37370] Druckvorschau: Bei Kopieschreiben-Vorbrief Hinweis ausgeben

    Im Druckvorschau-Fenster wird nun bei Schreiben, die einen Vorbrief enthalten, die Anschrift des Empfängers eingeblendet

  • Feature [#37374] Berichte: Parameter: Abfragen in Sammelbox jetzt auch mit Suchfeld

    Die "Abfrage-Parameter-Sammelbox" (Zusammenfassung von einzelnen Abfragen) stellt nun auch Suchfelder dar.

  • Feature [#37381] Prozesse: Prozessübergänge: erlaubte Attribute können auch negiert angegeben werden

    Hat z.B. ein Übergang das erlaubte Attribut "!Mahnung" kann die Aktion nur ausführt werden wenn der laufende Prozess das Attribut Mahnung NICHT hat.

  • Feature [#37394] Wiedervorlagen: Wiedervorlagen sollen abhängig der Priorität farblich hervorgehoben werden

    Wiedervorlagen können nun, abhängig von der Priorität, farbig hervorgehoben werden wenn der Parameter ReminderPriorityColor entsprechend gesetzt wird.

  • Feature [#37413] Script: clContract./clHolding.GetValueSum: Summenfunktion für Werte

  • Feature [#37414] CustomForms: neues "value"-Tag für Radiobuttons

  • Feature [#37415] Berechnungen: nur positive Werte/Salden/Formeln mit Option BerechnungNurPositiv (Standard = true)

    Negative Kapitalstände werden im Normalfall nicht "verzinst". Bei Bedarf können aber positive und negative Stände verrechnet werden.

  • Feature [#37416] Berechnungen: neuer Berechnungstyp: Wertarten

    Als neue Bewertungsgrundlage können Werte benutzt werden. Die Werte können als einfachen Formel angegeben werden. Beispiel: WertArtA+WertArtB-WertArtC Es werden alle aktiven (=nicht veralteten) Werte im eingestellten Zeitraum summiert.Die Bezugsgrundlage ist dabei WE_Buchungsdatum in Bezug auf den eingestellten Zeitraum. WE_Buchungsdatum muß daher befüllt sein.

  • Feature [#37435] Berechnungen: Testberechnung für alle Verträge

    Der neue Testmodus "Gesamt" berechnet die ausgewählte Berechnung für alle Verträge und zeigt die Ergebnisse an. Die Testberechnung kann auch bei schon durchgeführten Berechnungen gemacht werden. Die Werte und Buchungen werden nur im Speicher erzeugt und werden nicht in die Datenbank geschrieben.

  • Feature [#37437] Script: Nachschlagslisten: Neue Funktion LookupList.GetKeyByDescription()

  • Feature [#37440] Berechnungen: Wertliste: neue Spalte Zeichnungssumme

    Die untere Liste der Werte enthält jetzt zusätzlich die Zeichnungssumme

  • Feature [#37525] Softwareupdate: neuer Parameter: ReleaseRing: Stable, Release oder Test

    Der neue Parameter gibt an welche Builds vom Server zum Update angeboten werden. Es gibt 3 unterschiedliche ReleaseRing(e): Stable (Wert 10 = Standard), Release (Wert 20), Test (Wert 30) Je nach Einstellung werden die einzelnen Veröffentlichungen zum Download angeboten. Die Versionsnummer enthält als Zusatz den Namen des ReleaseRings. Hinweis: Die Software weiß selbst nicht in welchem ReleaseRing sie veröffentlicht wurde.

  • Feature [#37538] Webportale: Nutzer können sich per Twofactor-Authentication anmelden

    Das können TANs per SMS oder per E-Mail sein.

  • Feature [#37573] Berechnungen: Die Zinsberechnung act/360 (Eurozinsmethode) wurde hinzugefügt.

    Die Zinstage werden dabei nach Kalendertagen berechnet, der Basiszeitraum aber mit 360 Tagen angenommen. Damit liegt der normale Jahreszins über dem angegebenen Prozentsatz. (365/360 für ein normales Jahr, 366/360 für ein Schaltjahr) Beispiel: 10000€, 7% für 2015 ergibt 10.000€ 0,07 365 / 360 = 709,72€

  • Feature [#37590] Beteiligungen_Zweckbankverbindung: Kostenteilung: leeren Eintrag ermöglichen (= Standard)

  • Feature [#37613] Vertrag_Sollbuchungen: neuer, standardisierter Maskenaufbau

    neuer Friendlyname für SB_ExternalPayment ("erwartete Zahlung")

  • Feature [#37624] Auslieferungszustand: Neue Vertrags-Status 8.3 beendet und 8.4 reduziert

    Es gibt zwei neue Vertrags-Status '8.3 beendet' und '8.4 reduziert'. Umschreibungen vom Typ Vertragsbeendigung oder Kapitalherabsetzung setzen den entsprechenden Status.

  • Feature [#37695] ModernStyle: Neuer Parameter ForceNewAppStyle: zwingt Nutzer zur neuen Ansicht

    Durch die etwas unterschiedliche Rechtestruktur ist es teilweise nötig den Zugang zur alten Menu/Symbolleiste zu verbieten. In neuen Datenbanken kann die alte Menue/Symbolleiste nicht mehr eingeblendet werden.

  • Feature [#37702] Vertraege_Ereignisse, Beteiligung_Ereignisse: neuer Knopf für neue Vertragsereignisse

  • Feature [#37705] Script: Dom-Queries: Support für DFIRST und neu: DLAST, mit Angabe eines Feldnamens in der Form "dom,15000,DLAST+15800,15610,XXX"

  • Feature [#37807] Script: vb.NumberToWords für Französisch neu

    Ein zusätzlicher Parameter mit der gewünschten Sprache wurde hinzugefügt. Bei leer/"DE" wird wie üblich der deutsche Text ausgegeben, bei "FR" der französische.

  • Feature [#37849] Prozessdesigner: Button zum öffnen der SpecialForm für komplexere Prozesse

  • Feature [#37910] Produkt_Beteiligungen + Produkt_Verträge: Beschleunigung (durch optionale Salden) und Vereinheitlichung der Funktion

  • Feature [#37929] Datensatz kopieren: Behandlung von verlinkten Adressen verbessert, Nachfrage ob Kopie oder Link

  • Feature [#37958] Benutzer_Allgemein + CustomForms: Neuer Validierungs-Typ E-Mail

    Im Oberflächendesigner gibt es bei den Feldvalidierungen einen weiteren Typ "enEMail", der prüft, ob eine korrekt aufgebaute E-Mail-Adresse eingetragen ist.

  • Feature [#37992] Kontoverbindungen: in Listen mit neuem Standard (incl. deutlichem Sperrgrund) (KV_Bezeichner neu)

    Das neue Feld enthält eine berechnete Zusammenfassung der Bankverbindung incl. einem deutlichen Hinweis auf eine etwaige Sperrre. Die Feldlisten werden nur verändert, wenn diese bisher nicht kundenspezifisch geändert wurden.

  • Feature [#37993] Script: Hilfsfunktion vb.GetAge() liefert das Alter zu einem Geburtsdatum

  • Feature [#38033] Produkt_Provisionen: neuer Aufbau

  • Feature [#38035] Transaktionen: Oberfläche aktualisiert

  • Feature [#38036] Anlageerfahrung: Neues Feld für Informationsquelle zu Anlageerfahrung

    Zur Anlageerfahrung gibt es ein neues Feld "Informations-Quellen" zur Angabe der Quellen/Medien, über die sich der Anleger regelmäßig über Kapitalmarktprodukte informiert.

  • Feature [#38037] Listen: Hyperlinks können jetzt recht einfach definiert werden über die ColumnConfiguration

  • Feature [#38038] Offene Posten + Berechnungen: Tabellen mit Hyperlinks, Tabellenaufbau konfigurierbar

  • Feature [#38087] Listen: Hyperlinks mit Schlüsseln (z.B. VertragsNr) die einen Schrägstrich enthalten funktionieren jetzt korrekt

xpectoPro klassisches Menue

Einfuehrung Oberflaeche

Das xpectoPro Hauptfenster erreichen Sie nach dem erfolgreichem Starten der Software. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen 2 Menü-Ansichten zu wechseln klassisch oder modern. Durch klicken auf die Schaltfläche können Sie das Hauptfenster mit der klassischen oder modernen Funktionsleiste sehen.

Das xpectoPro Hauptfenster enthält folgende Menüleisten: Funktionsleiste klassisch/modern, Suche, Navigation, Wiedervorlage Liste, Eingabemaske und Statusleiste.

Die klassische Funktionsleiste besteht aus: Menüleiste, Symbolleiste.

Die moderne Funktionsleiste besteht aus: Registerkarten und Gruppen (diese ersetzen die Menü- und Symbolleiste in der klassischen Ansicht).

Jede Registerkarte beinhaltet mehrere Gruppen, der jeweiligen Namen der Gruppe wird unten angegeben. Jede Gruppe beinhaltet mehrere Funktionen.

Menueleiste

Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie das Hauptfenster mit der klassischen oder modernen Funktionsleiste sehen.

In der klassischen Ansicht besteht die Menüleiste aus folgenden Registerkarten: Datei, Bearbeiten, Berechnungen, Import/Export, Extras, Zusatzfunktionen, Hilfe.

Die Menüeinträge werden durch einen einfachen Klick ausgewählt. Die Menüeinträge enthalten gegebenenfalls auch Untereinträge. Der Pfeil hinter einem Menüpunkt weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Die moderne Funktionsleiste besteht aus: Registerkarten und Gruppen (diese ersetzen die Menü- und Symbolleiste in der klassischen Ansicht). Jede Registerkarte beinhaltet mehrere Gruppen, der jeweilige Name der Gruppe wird unten angegeben. Jede Gruppe beinhaltet mehrere Funktionen.

Wenn Sie auf eine Registerkarte klicken, werden die entsprechenden Gruppen und Funktionen angezeigt.

Die Registerkarten in der modernen Ansicht sind: Schnellzugriff, Stammdaten, Vertrieb, Buchhaltung, Berichte und Massenaktionen, Datenbearbeitung, Suche, System, Hilfe, Individual.

Der Schnellzugriff enthält die Gruppen Allgemein und Schnelldruck. Der Vorteil der Registerkarte Schnellzugriff ist, dass sie immer im Vordergrund vorhanden ist im Gegensatz zu den Gruppen der anderen Registerkarten.

Im Verlauf dieses Handbuchs werden Ihnen alle Menüpunkte erklärt.

Symbolleiste

Die Symbolleiste in der klassischen Ansicht besteht aus folgenden Elementen:

Symbole und Funktionen Beschreibung
Kundendaten neu anlegen
Vertragsdaten anlegen
Vertriebspartner neu anlegen
Adressen neu anlegen
Veranstaltungen neu anlegen
Produkte neu anlegen
Speichern
Schnellerfassung: neuen Umsatz eingeben (Kunde + Vertrag)
geht zum zuletzt ausgewählten Datensatz zurück
Bericht erzeugen
Bericht bearbeiten. Dialog: xpectoPro Berichte und Textbausteine
zu den Firmen-Daten
zu den Produkt-Daten
neuen Prozess anlegen
Suchdialog öffnen
Favoriten
Druckvorschau/Seitenansicht
Druckoptionen
Bericht in Datei exportieren oder drucken
Dokumente archivieren ein/aus
Druckt Barcode-Aufkleber zur Registrierung eines neuen Dokuments. Siehe Scanmanager
Abrechnungszeitraum

Suche

Das Suchfeld befindet sich in beiden Ansichten oben links unter der Symbolleiste und dient der schnellen Suche. Sie können die Suche nach Kunden, Verträge, Vertriebspartner, Personen, Veranstaltungen direkt in das Suchfeld starten.

Nachdem Sie die gesuchten Daten eingegeben haben, starten Sie die Suche durch betätigen der Schaltfläche oder die Enter-Taste. Die Suche wird gelöscht durch die Betätigung der Schaltfläche . Die Schaltfläche dient dazu um verschiedene Suchoptionen, wie gesucht werden soll einzustellen. Hier kann man z.B. nur ganze Begriffe, nur Begriffe am Wortanfang, Vorschlagsliste einstellen.

Navigation

Auf der linke Seite befindet sich die Navigation. Die Navigation beinhaltet folgende Liste: Kunden, Vermittler, Personen, Veranstaltungen, Produkte. Jedes Element der Liste erhält seine eigene Ansicht und die entsprechende Eingabemaske, auf der rechte Seite.

Die Liste Kunden beinhaltet alle Kunden die im System hinterlegt sind. Wählen Sie einen Kunde um die entsprechende Informationen in der Eingabemaske angezeigt zu bekommen.

Das Symbol signalisiert, dass Untereinträge vorhanden sind. Diese Untereinträge sind Beteiligungen die weitere Untereinträge in Form von Verträge enthalten. Durch eine Beteiligung erwirbt der Anleger einen oder mehrere Anteile an einen oder mehreren (vorher festgelegten) Produkten.

Die Liste Vermittler beinhaltet alle Vermittler die im System hinterlegt sind. Vermittler haben die wesentliche Aufgabe Produkte zu verkaufen und haben deswegen Ansprüche auf die festgelegten Provisionen.

Die Liste Personen beinhaltet alle Personen, Vermittler und Kunden die im System hinterlegt sind.

Unter der Liste Veranstaltungen finden Sie alle Veranstaltungen die im System hinterlegt sind.

Die Liste Produkte beinhaltet alle Produkte die im System hinterlegt sind.

Wiedervorlage Liste

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Element für die effiziente Verwaltung. Die Wiedervorlagenliste befindet sich in dem Hauptfenster unten links unterhalb der Navigation. Mit Hilfe von Wiedervorlagen können sich einzelne Benutzer oder Arbeitsgruppen bestimmte Aufgaben merken und strukturiert abarbeiten.

Eine Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu dieser Aufgabe anbieten. In der einfachsten Form können Sie die Angelegenheit als „erledigt" markieren.

Die großen Vorteile der Verwaltung der Aufgaben innerhalb der Software ist die Unabhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern. So kann beispielsweise ein neuer Mitarbeiter leicht die Aufgaben eines anderen Kollegen übernehmen. Die Ausweitung von Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter ist ebenfalls kein Problem.

Welche Wiedervorlagen Sie in der Liste sehen wollen, können Sie durch die Optionen im Filter festlegen. Zudem können Sie sich die Wiedervorlage-Historie anzeigen lassen . Hier wird der Prozessverlauf für die markierte Wiedervorlage angezeigt. Das Symbol lädt die Daten neu, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.

Symbol Beschreibung
Wiedervorlage-Historie anzeigen
Daten neu laden

Wie Sie eine Wiedervorlage anlegen erfahren Sie hier: http://help.xpecto.de/Datei/Neu/Wiedervorlage_Prozess

Eingabemaske

Nachfolgend wird die Eingabemaske mit ihren Bestandteilen vorgestellt. Die Eingabemaske befindet sich in der Mitte der Benutzeroberfläche. Jedes Navigationselement im Baum enthält die entsprechende Eingabemaske auf der rechte Seite. Die Eingabemaske für das erste Element im Baum, erreichen Sie nach dem erfolgreichen Starten von xpectoPro.

Die Eingabemaske besteht in der Regel aus mehreren Reitern, die der Übersicht dienen. Jeder Reiter wird in mehrere Feldgruppen unterteilt. Diese Feldgruppen enthalten mehrere Eingabefelder, die mit Daten befüllt werden. Manche Feldgruppen stellen nur eine Übersicht der Stammdaten dar. Diese Felder sind ausgegraut und können nicht befüllt werden, wie z.B. bei Kunden oder Vermittler unter dem Reiter Allgemein Feldgruppe Meldedaten.

Um zwischen den Felder zu navigieren können Sie diese mit der Maus anklicken oder durch Betätigung der TAB-Taste.

Symbole Beschreibung
Adressprüfung. Adressprüfung verifiziert die eingegebene Daten.
Datenüberprüfung. Feld muss befüllt sein.
Datenvalidierung. Dient der Vollständigkeit- und Fehlerprüfung zu, indem das System die Daten in den Eingabefeldern prüft.
Historie. Historie zeigt eine Liste der Einträge aller Änderungen die vorgenommen worden sind.
Neuen Datensatz hinzufügen (Str + N)
Datensatz löschen (Entf)

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit die Feldspezifische Historie aktivieren an, damit wird für jedes einzelne Feld die Historie angezeigt. Mit einen Klick auf das Symbol , öffnen Sie das Historie-Kontextmenü.

Da im täglichen Arbeitsalltag immer wieder Datumsfelder ausgefüllt werden müssen, wird Ihnen die Arbeit erleichtert, indem Sie einfach durch Eingabe von h automatisch das heutige Datum eintragen, durch g für gestern, m für morgen, e für den ersten Tag im Monat, l für den letzten Tag im Monat. Sie haben natürlich auch die Möglichkeit das Datum normal durch Eintippen einzugeben.

Statusleiste

Die Statusleiste ist die unterste Zeile in der xpectoPro Oberfläche. Sie erfüllt drei Funktionen:

  • Links: Statusfelder
  • Rechts: Bekanntgabe von Systemmeldungen (Fehlermeldungen)
  • Tracer

Der Tracer ist ein Werkzeug zur Programmablaufverfolgung. Der Tracer wird durch einen Doppelklick auf der Statusleiste gestartet.

Symbol Bedeutung
(Liste löschen) Liste der zuletzt verwendeten Abfragen wird gelöscht
Zuletzt verwendete Abfragen
(neuer Queryanalyzer) Durch Anklicken dieses Symbols können Sie selbst SQL-Abfragen erstellen
(neues Tracewindow) Zeigt die Systemmeldungen
(Console) Visual Basic Code testen/ausführen
(Queryanalyzer schließen) Durch Anklicken dieses Symbols können Sie den aktiven Queryanalyzer schließen.

Um den Tracer zu Beenden klicken Sie auf Schließen .

Hier wurde davon ausgegangen, dass Sie die Berechtigung haben den Tracer zu starten. Der Tracer ist ein mächtiges Werkzeug und erfordert Kenntnisse in SQL und Visual Basic. Die Aktionsabfragen, wie zum Beispiel Löschabfragen, führen Änderungen an den Daten der zugrundeliegenden Tabellen durch, die Sie nicht mehr rückgängig machen können.

Datei

Neu

Der Menüpunkt Datei → Neu ist der Ausgangspunkt, um neue Daten anzulegen.

Über den Menüpunkt Datei → Neu in der klassischen Ansicht können Wiedervorlagen/ Prozesse, Kundendaten, Vertragsdaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen oder Produkte angelegt werden.

In der modernen Menüansicht werden die Menüeinträge direkt in der Registerkarte Schnellzugriff angezeigt. Diese Menüeinträge sind in der Registerkarte Schnellzugriff immer im Vordergrund vorhanden. Klicken Sie in der Registerkarte auf Schnellzugriff und anschließend auf Neu, um neue Daten anzulegen.

Wiedervorlage Prozess

Wiedervorlagen sind Erinnerungen oder Aufgabenliste die ein Benutzer auf einen bestimmten Arbeitsschritt hinweisen. Sie können für einen Benutzer oder für eine Arbeitsgruppe/Benutzergruppe hinterlegt werden. Die Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu diesem Problem bzw. Vorgang anbieten. In der einfachsten Form können Sie nur die Angelegenheit als "erledigt" markieren. Umfangreichere Wiedervorlagen die mehrere Funktionen enthalten, werden so zu Prozessen. Ein Prozess kann je nach Anforderung unterschiedliche Zustände haben und sehr komplex sein. Die damit verbundenen Zustände und Aktionen können graphisch in der klassischen Menü-Ansicht über Extras → Anpassen → Prozesse, Rechte und Batchjobs angesehen bzw. angepasst werden.

Prozesse anlegen / verwalten

In der modernen Menü-Ansicht können die graphische Zustände und Aktionen unter Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Prozesse.

Prozesse können wesentlich kompliziertere Abläufe verwalten wie zum Beispiel den Mahnprozess, den Zeichnungsprozess oder die Bearbeitung von Geburtstagslisten. Die Anzeige für die Benutzer bleibt dabei gleich, lediglich die möglichen Optionen werden mehr. Nachdem der Prozess definiert wurde kann jeder Benutzer seine eigenen Wiedervorlagen erstellen.

Prozesse zuweisen

Die Wiedervorlagen können zu Kunden, Verträge, Vermittler, Personen und Veranstaltungen erzeugt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht legen Sie eine neue Wiedervorlage an indem Sie auf Datei → Neu → Wiedervorlage/Prozess oder auf das Zahnradsymbol in der Symbol- und Funktionsleiste klicken.

In der modernen Menü-Ansicht klicken Sie in der Registerkarte Aktionen Gruppe Funktionen auf die Funktion Prozess starten.

Als nächstes müssen Sie die Art des Prozesses für Ihre Wiedervorlage auswählen.
Beispiel: Sie wollen einen Mahnprozess für einen Vertrag anlegen. Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Prozesse die Art: Mahnprozess.

Mahnprozess

Die Details der Wiedervorlage können in den nächsten Dialog eingegeben werden. Sie beschreiben im Betreff, die Aufgabe zu diesem Kontakt, legen ein Fälligkeitsdatum an, und der Verantwortlicher Mitarbeiter. Ist der Fälligkeitszeitpunkt erreicht, öffnet sich die Wiedervorlage mit der Aufgabe.

Mit einem Klick auf OK wird die Wiedervorlage abgespeichert und erscheint in der Wiedervorlage Liste. Durch einen Doppelklick auf die Wiedervorlage kann die Wiedervorlage bearbeitet werden.

In dem Detailansicht haben Sie die Möglichkeit die Wiedervorlage zu schließen, zu speichern oder der Verlauf anzuzeigen. In den Eingabefelder können Sie den Betreff und Beschreibung eingeben bzw. ändern, und noch dazu Attribute die den Prozesssteuerung beeinflussen, eingeben.

Bei Wiedervorlagen die eine Prüfung enthalten können Sie zwischen Prüfung OK oder nicht OK wählen.

Die weitere Aktionen für den Mahnprozess sind:

Aktion Beschreibung
Öffnet die Bearbeitung für diesen Prozessschritt
Massenaktion: Startet die Wiedervorlagesteuerung für diesen Prozesszustand
Druckt den vorgegebenen Bericht
beendet die Wiedervolage
spezielle Aktion: Die gewählten Wiedervorlagen werden geschlossen

Der Dialog Wiedervorlage Steuerung dient dazu für einen Prozess mit einem bestimmten Prozessschritt eine gewünschte Aktion für mehrere Wiedervorlagen gleichzeitig zu wählen und durchzuführen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche oder in der klassischen Menü-Ansicht auf Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung um den Wiedervorlage Steuerung um den Dialog zu öffnen.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Dialog Wiedervorlage Steuerung in der Registerkarte Werkzeuge Gruppe Erstellung mit einem Klick auf die Funktion Prozess-Steuerung geöffnet werden.

Sie können z.B. alle fälligen Mahnprozesse mit der Mahnstufe 1 selektieren um diese einem neuen Benutzer zur Weiterverarbeitung zuzuweisen, selektiv Wiedervorlagen schließen, Alarmdatum oder Zustand ändern.

Durch drucken auf die Schaltfläche Start wird die gewählte Aktion für die selektierten Wiedervorlagen ausgeführt.

Kundendaten

Ein wichtiger Bestandteil des Systems sind die Kundendaten. Diese können Anleger, die bereit sind eine Beteiligung einzugehen, oder Vermittler sein.

Die Kundenmaske wird automatisch beim Start von xpectoPro angezeigt.

In der klassischen Menü-Ansicht können Sie einen neuen Kunde anlegen über Datei → Neu → Kunde oder über die Schaltfläche Kundendaten neu anlegen.

In der modernen Menü-Ansicht klicken Sie in der Registerkarte Schnellzugriff auf Neu Kundendaten um neue Daten anzulegen.

Es wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Kundennummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Oben in der Eingabemaske stehen die Reiter Allgemein, Adressen, Eigenschaften, Ereignisse, Beschwerdebuch, Anlageerfahrung.

Unter dem Reiter Allgemein steht eine Übersicht von der Meldedaten, sonstige Daten, die Web-Portal Daten und die Beteiligungsübersicht.

Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal oder ein Kundeinformationsportal sein. Die Informationsportale können von xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen der Portalen, die Anmeldedaten und den Zugriff auf Content.

Unter dem Reiter Adressen können Sie die kundenspezifische Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch validiert und überprüft.

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgende Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Kundenstammdaten die Sie hier ändern können. Das sind die gleichen Daten die auch unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der Feldgruppe Verwendung kann für die Adresse die Verwendung als Melde und Post oder falls gewünscht kann der Bereicht kundenspezifisch angepasst werden und für die Adresse mehrere Verwendungen eingefügt werden. Die Meldeadresse ist die Adresse wo der Kunde angemeldet ist und wenn die Checkbox gesetzt ist die Adresse an der die Korrespondenz geschickt wird.

In der modernen Menü-Ansicht können Sie schnell zu den Kunden Stammdaten gelangen unter Registerkarte Stammdaten Funktion Kunden.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person anlegen oder eine neue Adresse für die markierte Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf das Symbol: .

In dem darauf folgenden Dialog Person oder Anschrift kann eine neue Verknüpfung oder eine neue Anschrift erstellt werden. Als zweite Möglichkeit kann die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen eingefügt werden. Darunter können mehrere Adressen für eine Person angelegt wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw.

Für eine neue Verknüpfung öffnet sich die Maske Adresse bearbeiten. Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung (z. B. Ehepartner, Steuerberater-Adresse, Handlungsbevollmächtigerer etc.) um beim Kunden die Adresse mit der Verwendung zu speichern.

Um für die Verknüpfung gewünschte Person einzufügen, klicken Sie in das Eingabefeld Link auf das Symbol , es öffnet sich hier der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche).

Durch einen Doppelklick auf die gesuchte Person, werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die verknüpfte Person noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Suchdialog durch einen Klick auf das Symbol , eine neue Person anlegen. In der Feldgruppe Verwendung können für die verknüpfte Person die Checkboxen gesetzt für Verwendung und Kopie. Falls die verknüpfte Person die Kopien der Korrespondenz bekommen sollte müssen hier die Checkboxen gesetzt werden.

Nachdem Sie die neuen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder das Symbol . Um eine Rolle zu löschen wählen Sie das Symbol .

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. In dem Dialog Person oder Anschrift haben Sie als zweite Möglichkeit die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen einzufügen.

Durch Betätigung von der Schaltfläche kann die Adressse auf Richtigkeit geprüft werden oder kann eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neuen Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder .

Die neue Rolle wird dann in die Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen wählen Sie die Schaltfläche .

Die Daten für mehrere Kontoverbindungen können unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen erfasst werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, womit sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu um auf die Kapitalertragsteuer zu erhebende Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde Kirchenmitglied ist. Die Kirchensteuersätze die hier angesehen oder gepflegt werden, können über die Kirchensteuerabfrage vom Bundeszentralamt für Steuer abgeholt werden.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer dient dazu um Daten für Auslandsbeteiligungen aufzunehmen.

Der Unterkarteireiter Verwendung zeigt die Referenzierung einer Adresse und zwar ob diese Adresse einen Verweis hat. Z.B. ist in dem Unterkarteireiter Rollen eine neue Person verknüpft wird dann bei der verknüpfte Person unter dem Unterkarteireiter Verwendung die Verknüpfung angezeigt.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunde erfasst werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Kunden sowie zugehörige Verträge festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einen Vertrag durchgeführt. Wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer zugehörigen Datei (wie z.B. die original E-Mail).

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen markieren Sie das zu löschenden Ereignis und klicken dann auf die Schaltfläche .

Unter dem Reiter Beschwerdenbuch können die Beschwerden von Kunden eingetragen werden. Der Reiter Anlageerfahrung enthält zusätzliche Daten die den Kunden betreffen. Anhand dieser Daten wird dann eine Risikobewertung durchgeführt, und dem Kunde wird eine Risikoklasse zugeordnet.

Vertragsdaten

Um Anlegern Zugangswege zu Investments zu ermöglichen bieten sich Investitionen in Fonds. Die Fonds werden in xpectoPro als Produkte hinterlegt. Kunden sind Investoren die Produktbeteiligungen kaufen, die als Verträge angelegt werden.

Um einen Vertrag anzulegen markieren Sie den gewünschten Kunden zu dem Sie einen Vertrag anlegen wollen. Sie haben die Möglichkeit in der klassischen Menü-Ansicht einen neuen Vertrag anzulegen über Menü → Neu → Vertrag, oder über die Schaltfläche . In der modernen Menü-Ansicht wenn Sie sich gerade in der Vertragsmaske befinden kann ein neuer Vertrag angelegt durch einen Klick auf die Schaltfläche .

Hier wird der Dialog Neuer Datensatz geöffnet. Wählen Sie hier Vertragsdaten um einen neuen Vertrag anzulegen.

Fall Sie sich nicht in der Vertragsmaske befinden klicken Sie dann auf der Pfeil unter Funktion Neu und dann auf Vertragsdaten um einen neuen Vertrag anzulegen. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es erscheint der Dialog neuen Vertrag erstellen, hier wählen Sie ein Produkt und geben eine Vertragsnummer ein. Damit legen Sie die Beteiligung an einen Produkt fest. Es wird eine Vertragsnummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Der neue Vertrag wird nach Bestätigung mit OK in der Beteiligung angezeigt.

Die Vertragsmaske enthält folgende Reiter: Allgemein, Eigenschaften, Werte, OPOS, Übertragung, Salden, Buchungsdaten, Sollbuchungen, Ereignisse, Belege, Drittrechte.

Der Reiter Allgemein teilt sich in folgende Feldgruppen: Allgemein, Daten, Auswertung, Status, Provision, Konten, Rateneinzug, Beteiligung. Geben Sie die Daten zum Vertrag wie Tranche, Laufzeit, Zahlungsintervall usw. ein. Speichern Sie Ihre neue Daten ab.

Eine entscheidende Feldgruppe ist Status, Provision. Wählen Sie den entsprechenden Vermittler aus der Vermittlerliste und bestätigen Sie mit der Schaltfläche . Damit werden die Provisionsansprüche erzeugt.

Provisionsansprüche werden aus den Modellen und den Provisionsätzen, in Verbindung mit den Daten des Vertrages, erzeugt. Diese Daten sind sofort einsehbar und bilden meist die maximale Provision die bei erfolgreichem Verlauf des Vertrags insgesamt gezahlt wird. Diese Ansprüche können dann manuell bearbeitet werden. Damit können spezielle Ansprüche für einzelne Verträge hinterlegt werden (siehe Handbuch Vermittler → Provisionen). Falls für diesen Vertrag die Provisionsberechnung durchgeführt würde, dann werden für jede Provision die Felder Ausbezahlt und letzte Zahlung ausgefüllt (siehe dieses Handbuch Berechnung → Provisionsberechnung).

Über den Reiter Eigenschaften können sie die Bemerkungen zum Vertrag anlegen und ändern. Diese Bemerkungen zum Vertrag sind dynamisch und an Ihre Wünsche anpassbar.

Der Reiter Werte beinhaltet die Feldgruppen: Verknüpfung, Wert, Berechnungsparameter, Dokument und dient der Zinsberechnung und dient dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren (siehe Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Buchungen.

Der Reiter Übertragung zeigt dann an, ob einen Vertrag die Person gewechselt hat und zwar ob Rechtsvorgänger oder Rechtsnachfolger hat. Eine Übertragung kann aus verschiedenen Gründen gemacht werden z. B. Erbfall, Aufteilung auf 2 weitere Personen, wegen Scheidung.

Wie ein Vertrag übertragen wird ist unter Handbuch Bearbeiten → Vertrag übertragen beschrieben.

Der Reiter Salden beihaltet eine Saldenauswertung zu dem Vertrag. Die hier hinterlegte Konten beziehen sich auf die unter Produkte vorkonfigurierte Salden.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen (siehe Handbuch Berechungen → Berechnungen und Transaktionen). Die Feldgruppen sind im GoBS-Modus (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und deshalb nicht editierbar. Um eine neue Buchung anzulegen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchungen oder Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen).

Unter dem Reiter Sollbuchungen werden Informationen zu Lastschriften und auch Auszahlungen/Überweisungen angezeigt. Für jede einzuziehende monatliche Rate wird hier automatisch (siehe Handbuch Berechnungen → Zahlungsverkehr) ein Datensatz eingetragen mit Datum, Text, Betrag, Status und dem Fondskonto, auf das die Lastschrift eingezogen werden soll. Soll der Lastschrifteinzug bei einem Vertrag für eine Monatsrate ausgesetzt werden, so muss bei dem entsprechenden Eintrag auf dem Karteireiter Sollbuchungen des betroffenen Vertrags der Status manuell auf ausgesetzt umgestellt werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Vertrag festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einem Vertrag durchgeführt. Markieren Sie den Vertrag und wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei.

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen klicken Sie auf die Schaltfläche .

In dem Reiter Belege werden die Belege die durch Berechnungen erzeugt wurden angezeigt. Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Unter Drittrechte können die Ansprüche eines Dritten an dem Vertrag, erfasst werden.

Vertriebspartner

Eine der wesentlichen Aufgaben im Vertrieb ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Ein Vermittler ist ein Vertriebsmitarbeiter, der für erfolgreiche Vertragsabschlüsse eine Bonuszahlung enthält, eine sogenannte Vertriebsprovision. Die Höhe der Provision im Vertrieb ist je nach Position, Branche, Firma unterschiedlich. Wie die Provisionierung und die Provisionierungsmethoden in xpectoPro umgesetzt werden, wird unten beschrieben.

In der klassischen Menüansicht betätigen Sie die Schaltfläche oder das Menü Datei → Neu → Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen.

In der modernen Menüansicht, wenn Sie sich gerade in der Vermittlermaske befinden, kann ein neuer Vermittler durch einen Klick auf die Schaltfläche angelegt werden.

Falls Sie sich nicht in der Vermittlermaske befinden, klicken Sie auf den Pfeil unter der Funktion Neu und dann auf Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es wird die nächste freie Vermittlernummer vorgeschlagen. Falls Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinie eine freie Nummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Vermittlernummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Unter dem Reiter Allgemein sehen Sie eine Übersicht der Meldedaten. Die eigentlichen Stammdaten des ausgewählten Vermittlers, sonstige Daten sowie die Web-Portal Daten.

Die Feldgruppe VP-Portal beinhaltet die Eingabefelder Benutzer und Passwort und dienen der Anmeldung des Vermittlers am xpecto Webportal. Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal sein. Das Informationsportal kann vom xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen des Portals und den Zugriff auf den Content. Hier kann der Vermittler sehen, ob zum Beispiel ein Vertrag abgeschlossen ist. Die hier eingetragenen Zugänge werden durch das Übertragen der Vermittlerdaten auf den Webserver (siehe Import/Export → Tabellen synchronisieren) automatisch freigeschalten oder gesperrt.

In der Feldgruppe Struktur kann die Karrierestufe ausgewählt werden. Die Karrierestufe dient der Verwendung eines Karriere-Systems (siehe unten Provisionierung Methoden).

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgenden Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Unter dem Reiter Adressen können Sie kundenspezifischen Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung, sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch überprüft.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Stammdaten, die Sie hier ändern können. Das sind dieselben Daten, die unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der modernen Menüansicht können Sie schnell zu den Stammdaten des Vermittlers über die Registerkarte Vertrieb, Funktion Vermittler gelangen.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person herstellen oder eine neue Adresse für die Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen, klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf die Schaltfläche: .

In dem darauffolgenden Dialog Person oder Anschrift bestimmen Sie, ob eine Verknüpfung oder eine neue Anschrift angelegt werden soll.

Falls Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten, öffnet sich die folgende Maske:

Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung, diese sind bei einer Verknüpfung bereits vordefiniert. Um eine Person einzufügen, klicken Sie im Eingabefeld Link auf die Schaltfläche . Es öffnet sich der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche). Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Person werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die Person noch nicht angelegt würde, können Sie im Suchdialog durch einen Klick auf die Schaltfläche eine neue Person anlegen.

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen, wie die Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. Im Dialog Person oder Anschrift haben Sie außerdem die Möglichkeit die Rollen für weitere Anschriften ohne spezielle Funktion zu nutzen. Im Gegensatz zur Verknüpfung steht Ihnen beim Typ allerdings hier nur der Wert Anschrift zur Verfügung.

Durch Betätigung der Schaltfläche kann die Adresse auf Richtigkeit geprüft werden oder eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neuen Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neuen Daten ab, indem Sie Strg + S oder drücken.

Die neue Rolle wird dann in der Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche.

Da ein Kunde mehrere Kontoverbindungen haben kann, können mehrere Kontoverbindungen unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen für einen Kunden angelegt werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, mit denen sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu, die Kapitalertragsteuer bezüglich der zu erhebenden Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde einer Kirche oder einer Glaubensgemeinschaft angehört.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer ist insoweit relevant, falls der Kunde Steuern im Ausland zahlt.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunden erfasst werden.

Bei der Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, einem Produkt und optional einem Tarif.

Der Reiter Struktur zeigt die über die Provisionssätze bzw. für das Feld Führung die definierte Vermittlerstruktur bzw. -hierarchie an. Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Art Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden.

Um eine spezielle Struktur zu berechnen, muss die Checkbox spezielle Struktur anzeigen gewählt werden. Wählen Sie dafür die gewünschten Kriterien anhand deren die Struktur neu berechnet werden soll , und klicken Sie auf die Schaltfläche berechne Struktur.

In der Vermittleransicht auf dem Reiter Buchungen werden die kumulierten Buchungen zum aktuell ausgewählten Vermittler verwaltet.

Vermittlerbuchungen werden durch die Provisionsabrechnung erstellt. Außerdem können auch manuell erfasste Provisionszahlungen oder Einbehalte verbucht werden. Ein entsprechender Datensatz ist durch einen Schlüssel zur Kennzeichnung der Provisionsart, einem Text, einem Datum, einem Betrag und einer Zahlfirma definiert. Vermittlerbuchungen werden durch ihre Ähnlichkeit zu Buchungssätzen so bezeichnet, sind jedoch nicht zu verwechseln mit Buchungen der Finanzbuchhaltung.

Um z. B. eine Provisionsvorauszahlung manuell zu buchen, klicken Sie in dem Reiter Buchungen auf . Wählen Sie das Datum, den dazugehörigen Schlüssel, den Text, den Betrag mit Währung sowie die Firma. Je nach Buchungsart kann festgelegt werden, ob die Zahlung umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Um eine Buchung zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche.

Auf dem Reiter Ereignisse können Sie zum ausgewählten Vermittler Ereignisse speichern. Um ein Ereignis anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie das Datum, die Ereignisart, wie zum Beispiel E-Mail oder Telefonat, und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei (z. B. der originalen E-Mail).

In dem Reiter Belege können Belegarten, wie zum Beispiel Provisionsbelege angelegt werden. Für die in xpectoPro durchgeführten Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Der Reiter Umsätze zeigt die Summe aller Einnahmen, die durch Abschließen eines Vertrages entstanden sind. Diese Umsätze werden zum Vermittler und/oder zum Karriere-System angezeigt.

Der Reiter Auswertungen ist zweigeteilt: Links und Google Maps. Unter dem Unterkarteireiter Links haben Sie Zugang zum Vermittlerportal und können direkt im Browser die genaue Adresse des Vermittlers sehen. Der Unterkarteireiter Google Maps bietet Ihnen die Möglichkeit die geographische Verteilung der Kunden und Vermittler auf der Landkarte zu sehen.

Provisionierung

Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden. In der Regel erhalten hierarchisch höhere Vermittler für Vertragsabschlüsse ihrer Unterstruktur die Provisionsdifferenz zwischen ihrem eigenen Provisionssatz und dem meist niedrigeren Provisionssatz eines direkt untergeordneten Vermittlers. Die Software bietet zwei alternative Methoden, um die Vermittlerstruktur und die Provisionssätze der Vermittler zu definieren: Die Erfassung individueller Provisionssätze oder die Verwendung eines Karriere-Systems. Die Definition des Strukturbaums erfolgt durch Verlinkung der einzelnen Vermittler untereinander. Je nachdem, welche der beiden oben genannten Methoden angewendet wird, funktioniert diese Verlinkung auf unterschiedliche Weise. Sie können die beiden Formen auch mischen und so die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen. Für alle anderen Produkte gilt in diesem Fall dann die aktuelle Karrierestufe.

Provisionierung Methoden

  • Erfassung individueller Provisionssätze - die flexible Methode Bei Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler in dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen und die Höhe der Provisionen festgelegt. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, ein Produkt und einen Tarif.

  • Verwendung eines Karriere-Systems - die einfache Methode (Default) Bei Verwendung eines Karriere-Systems werden bei den einzelnen Vermittlern keine Provisionssätze erfasst. Stattdessen wird bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Allgemein in der Feldgruppe Struktur eine Karrierestufe ausgewählt. Zu den vorhandenen Karrierestufen müssen wiederum Standard-Provisionssätze festgelegt werden.

Über den Menüpunkt Datei → Firmen oder Datei →Produkte ist die Maske „xpectoPro Firmen und Produkte" erreichbar, über die die Firmen, Produkte und Gesellschaften verwaltet werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht dabei eine einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen gepflegt werden müssen.

In der Ansicht Produkte auf dem Reiter Provisionssätze werden für das ausgewählte Produkt die Standard-Provisionssätze für die einzelnen Karrierestufen, Firmen, Provisionstypen und optional für die einzelnen Tarife definiert.

Adressen

Adressen können Kunden, Vermittler oder Interessenten sein. Der Baum Personen beinhaltet alle Kunden, Vermittler und Personen die im System hinterlegt sind.

Um eine neue Adresse anzulegen klicken Sie in der klassischen Menü-Ansicht auf die Schaltfläche , oder Menü Datei → Neu → Adressen.

In der modernen Menü-Ansicht Klicken Sie in der Registerkarte Schnellzugriff auf Neu Kundendaten um neue Daten anzulegen.

Die Eingabemaske enthält folgende Reiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Der Reiter Allgemein beinhaltet die Stammdaten die Sie hier ändern können. In der modernen Menü-Ansicht können Sie schnell unter der Registerkarte Stammdaten Funktion Personen zu den Kunden-Stammdaten gelangen.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person anlegen oder eine neue Adresse für die gewählte Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen, klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf das Symbol: .

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. In dem Dialog Person oder Anschrift haben Sie als zweite Möglichkeit die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen einzufügen.

Für eine neue Verknüpfung öffnet sich die Maske Adresse bearbeiten. Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung. Um für die Verknüpfung gewünschte Person einzufügen, klicken Sie in das Eingabefeld Link auf das Symbol . Es eröffnet sich hier der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche).

Durch einen Doppelklick auf die gesuchte Person, werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die verknüpfte Person noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Suchdialog durch einen Klick auf das Symbol eine neue Person anzulegen.

Nachdem Sie die neue Daten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten mit Strg + S oder drücken Sie das Symbol . Um eine Rolle zu löschen, wählen Sie das Symbol .

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. In dem Dialog Person oder Anschrift haben Sie als zweite Möglichkeit die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen einzufügen. Im Gegensatz zur Verknüpfung steht Ihnen unter Typ hier nur der Wert Anschrift zur Verfügung.

Durch Betätigung von der Schaltfläche kann die Adressse auf Richtigkeit geprüft werden oder kann eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neue Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten mit Strg + S oder drücken Sie das Symbol .

Die neue Rolle wird dann in die Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche .

Falls Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten, öffnet sich die folgende Maske:

Da eine Person mehrere Kontoverbindungen haben kann, haben Sie hier die Möglichkeit, unter dem Reiter Kontoverbindungen für eine Person mehrere Kontoverbindungen anzulegen.

Unter dem Reiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, mit denen sich der Kunde legitimiert hat.

Der Reiter Kirchensteuer dient dazu, die Kapitalertragsteuer bezüglich der zu erhebenden Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde einer Kirche oder einer Glaubensgemeinschaft angehört.

Der Reiter Auslands-Steuer ist insoweit relevant wenn der Kunde Steuer in Ausland zahlt.

Der Reiter Verwendung zeigt die Referenzierung einer Adresse, also deren Verweise. Wird z.B. im Reiter Rollen eine neue Person verknüpft, dann erscheint hier dieser Eintrag.

Veranstaltungen

Mit xpectoPro können Sie Veranstaltungen wie z.B. Gesellschafterversammlungen, Vertriebsveranstaltungen oder Onlinemeetings planen, verwalten und auswerten. Hierbei können Vollmachten, Anwesenheit, Bevollmächtigung, Abstimmungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten verwaltet werden. Die Abstimmunsergebnisse können per Barcode eingelesen und archiviert werden. Jeder Stimmzettel hat seinen vordefinierten Platz und kann automatisch über den Scanmanager abgelegt werden.

Als Stimmbasis gelten: Ja, Nein, Enthalten, Ungültig, ohne Weisung.

Nehmen wir an Sie wollen eine neue Gesellschafsversammlung anlegen. In der klassichen Menü-Ansicht können Sie eine neue Veranstaltung anlegen, indem Sie im Menü Datei → Neu → Veranstaltungen anwählen oder Sie klicken in der Funktionsleiste auf das Symbol .

In der moderen Menü-Ansicht können Sie eine neue Veranstaltung über die Registerkarte Schnellzugriff Funktion Neu anlegen.

Zu jeder Veranstaltung können individuelle Tagesordnungspunkten (TOP) angelegt werden.

Unter dem Reiter Allgemein können über den Teilnehmerkreis alle Personen ausgewählt werden, die an der Veranstaltung teilnehmen sollen.

Um die Teilnehmer zu filtern klicken Sie in der Feldgruppe Allgemein auf die Schaltfläche . Danach öffnet sich der Abfrage editieren Dialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Abfragen erstellen).

In unserem Beispiel wollen wir alle Teilnehmer einladen die in dem PLZ beginnend mit 840 wohnen und einen angenommenen Vertrag haben.

Nachdem die Abfrage erstellt und gespeichert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Feldgruppe Aktionen, um die gewünschte Teilnehmer in die Teilnehmerliste aufzunehmen. Die Teilnehmerliste ist sofort unter dem Reiter Teilnehmer einsehbar. Hier kann die Teilnehmerliste auch bearbeitet werden. Jetzt können die Einladugsschreiben (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster) erstellt werden.

Um die Einladungen für die Teilnehmer zu drucken, klicken Sie in dem Reiter Abstimmergebnisse auf die Schaltfläche Einladungen drucken.

Über Einladungen drucken wird eine Kampagne erstellt (siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen). Einladungen werden auf Wunsch automatisch, je nach hinterlegter Präferenz versendet und bei Bedarf im Dokumenten-Archiv abgelegt. Dafür muss unter der Feldgruppe Aktion auswählen der Bericht und der Drucker ausgewählt und die Checkbox Berichte archiviert markiert sein.

Starten Sie die Kampagne über die Schaltfläche Start. Nun kehren Sie durch Schließen der Kampagnen und Massendruck - Dialog zum Hauptdialog zurück.

Im schriftlichen Umlaufverfahren bietet xpectoPro die komfortable Erfassung und Verwaltung der Rückläufer. Rückläufer sind die Reaktionen auf Einladungen. Durch die Betätigung der Schaltfläche Anmeldung / Stimmabgabe in der Feldgruppe Abstimmergebnisse, öffnet sich die Maske für die entsprechende Veranstaltung.

Die Ansicht: alle Teilnehmer beinhaltet die Liste der Teilnehmer welche über die Kampagne selektiert bzw. eingeladen wurden, hier stehen Ihnen für jeden Teilnehmer mehrere Optionen zur Verfügung um Rückmeldungen zu erfassen. Diese Optionen werden unter den folgenden Reiter dargestellt: Anmeldung, Stimmabgabe einfach, Stimmabgabe pro TOP, Stimmabgabe per Handzeichen.

Die Ansicht Rückläuferverarbeitung dient dazu, die schriftlich abgestimmten Rückmeldungen, die über einen Scanner erfasst wurden weiter zu verarbeiten. Alle hier gelisteten Dokumente wurden über einen Scanner erfasst und dem jeweiligen Kunden und Event zugeordnet.

Der Status prüfen signalisiert Ihnen hier dass das Dokument zwar erfasst jedoch noch nicht geprüft bzw. verarbeitet wurde.

Produkte

Zur Grundausstattung Ihres xpectoPro Systems gehört auch das Anlegen von Produkte.

In der klassischen Menü-Ansicht können Sie ein neues Produkt anlegen über Datei → Neu → Produkte oder über die Schaltfläche ![] Produkte neu anlegen anlegen.

In der modernen Menü-Ansicht klicken Sie in der Registerkarte Schnellzugriff auf Neu Produkte um neue Produkte anzulegen.

In dem Dialog neues Produkt anlegen wird der Name und die Konfigurationsdaten abgefragt. Bitte geben Sie hier ein Produktkürzel sowie einen Produktnamen ein, diese Angaben sind obligatorisch, eine Anlage ist ohne diese Angaben nicht möglich. Nachdem alle Daten und Eingaben abgeschlossen sind bestätigen Sie bitte den Dialog mit OK, im weiteren Verlauf werden Sie auf die Vertrags-Details weitergeleitet.

Die Vetragsmaske enthält folgende Reiter: Stammdaten, Auswertung, OPOS, Sollbuchungen, Salden, Beteiligungen, Verträge, Berechnungen, Übertragungen, Belege, Dokumente.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche werden Sie zur Firmen und Produkte Maske weitergeleitet, in der erweiterte Einstellungen zu den Produkten vorgenommen werden können (siehe Handbuch Datei → Produkte).

In der Vetragsmaske unter dem Reiter Stammdaten werden die Basisinformationen zum Produkt angezeigt.

Der Reiter Auswertung stellt eine grafische und tabellarische Ansicht des ausgewählten Produkts dar. Es wird eine Übersicht über die Forderungen, Beteiligungsübersicht, Anzahl Verträge, Fondsvolumen, Einzahlungsstand und Umsatzentwicklung angezeigt.

Unter dem Reiter OPOS (offene Posten) wird die OPOS-Liste angezeigt. Die Software berechnet anhand der hinterlegten Daten alle offene Rechnungen und stellt sie in eine Liste dar.

Unter dem Reiter Sollbuchungen werden Informationen zu Lastschriften angezeigt. Für jede einzuziehende monatliche Rate wird hier automatisch (siehe Handbuch Berechnungen → Zahlungsverkehr) ein Datensatz mit Datum, Text, Betrag, Status und Fondskonto eingetragen.

Der Reiter Salden beihaltet eine Saldenauswertung zu dem Produkt. Die hier hinterlegte Konten beziehen sich auf die unter Firmen und Produkte vorkonfigurierten Salden.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche werden die Buchungen zum Saldo angezeigt.

Der Reiter Beteiligungen zeigt detailliert eine Liste der Anleger, die an dem Produkt beteiligt sind.

Unter dem Reiter Verträge wird eine Liste aller Kunden und deren Verträge zu diesem Produkt angezeigt.

Unter dem Reiter Berechnungen kann eine vorher angelegte Berechnung (siehe Handbuch Berechnungen und Transaktionen) z.B. eine Zinsberechnung ausgeführt werden. Dafür wählen Sie in Berechnungen in der Berechnungsliste auf Zinsberechnung. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Berechnung anlegen.

In dem Dialog Berechnung erstellen können Sie eine neue Berechnung oder eine Kopie von eine vorhanden Berechnung erstellen.

Wenn Sie in dem Dialog Berechnung anlegen Neue Berechnung erstellen wählen, werden Sie weitergeleitet zu Berechnungen und Transaktionen (siehe Handbuch Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen).

In dem Reiter Übertragungen wird eine Liste der Übertragungen für dieses Produkt angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie eine Kampagne erstellen ( siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

In dem Reiter Belege können Belegarten wie z.B. Rechnungen zu dem Produkt angelegt werden. Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Auf dem Karteireiter Dokumente werden Ereignisse zum aktuellen Produkt festgehalten.

Schnellerfassung

Der Dialog Schnellerfassung wird eingesetzt um eine große Menge an Stammdaten zu erfassen. Sind die zu erfassenden Daten ähnlich so kann mit Hilfe der Schnellerfassung an Aufwand und damit Zeit eingespart werden.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Dialog Schnellerfassung über Datei → Schnellerfassung oder in der Symbolleiste über gestartet werden und dient der schnellen Eingabe von Datenmengen, die am häufigsten verwendet werden. Starten Sie die Schnellerfassung und klicken Sie auf die Schaltfläche Daten manuell erfassen, um mit der manuellen Eingabe zu starten.

In der folgenden Eingabemasken werden Sie durch folgende Punkte geleitet:

  • Vertrags-Nr.

    An dieser Stelle werden alle Produkte angezeigt die bereits im System verfügbar sind. Von XpectoPro wird Ihnen an dieser Stelle außerdem die nächste freie Vertragsnummer vorgeschlagen, Sie können diese akzeptieren oder durch eine eigene Vertragsnummer ersetzen.

  • Kunde suche

    Hier werden Ihnen alle bereits in xpectoPro vorhanden Personen / Kunden gelistet, Sie haben jedoch auch die Möglichkeit einen neuen Datensatz anzulegen.

  • Kunde

    Detailansicht des Kunden den Sie unter Kunde suchen ausgewählt haben, hier können weitere Daten zum Kunden erfasst werden.

  • Vertrag

    Hier können weiter Details zum Vertrag erfasst werden.

  • Konto

    Kontoverbindung des Kunden.

  • Dokumente

Speichern Sie dann Ihre Eingaben über die Schaltfläche .

Falls in der Eingabemaske Dokumente Feldgruppe Aufkleber ein Checkbox markiert wurde, wird durch die Betätigung der Schaltfläche , der bzw. die Barcode-Aufkleber zur Registrierung des Dokumentes gedruckt.

In der Startmaske über die Schaltfläche werden die Einstellungen für den Aufkleber gespeichert. Diese werden dann, für alle weitere Eingaben von Daten als Standard angezeigt.

In der Startmaske über die Schaltfläche: vorerfasste Daten nutzen werden die Daten die extern erfasst wurden, über den Web-Server synchronisiert und automatisch in den Dialog eingefügt. Sie brauchen hier die Daten in den einzelnen Masken nur auf Ihre Richtigkeit zu überprüfen, und zu Speichern. Über die Onlineerfassung bzw. über eine Fremderfassung vorausgefüllte Daten (wo die VertragNr. bereits feststeht) sowie die vorerfassten Daten bereits auf dem Webserver hinterlegt sind, können hier abgefragt, geändert oder einfach gespeichert werden.

Über die Schaltfläche: Auftrag/Vertrag nur scannen, können Sie einen Vertrag einscannen.

Für diese Funktion wird eine installierte Webcam vorausgesetzt.

zuletzt ausgewaehlt

Unter zuletzt ausgewählt bekommen Sie eine Übersicht von den Datensätzen die Sie zuletzt geöffnet haben.
In der klassischen Menü-Ansicht können Sie zurück zu dem zuletzt ausgewählten Datensatz gehen durch Klicken auf das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht steht die Funktion geht zum zuletzt ausgewählten Datensatz zurück in der Registerkarte Schnellzugriff immer im Vordergrund.

Speichern

Bemerkung zum Speichern von Änderungen: alle Änderungen zu den Stamm- und Bewegungsdaten, sowie die eingegebenen Daten bei neuen Datensätzen werden erst durch Betätigung der Schaltfläche , über den Menüpunkt Datei → Speichern oder durch Tastenkombination Strg + S in die Datenbank übernommen.

In der modernen Funktion-Ansicht ist die Speicherfunktion im Schnellzugriff vorhanden.

Wird nach der Neuanlage oder Ändern eines Datensatzes ein anderer Navigation-Datensatz (z.B. Kunde oder Vertrag) selektiert, ohne vorher zu speichern, so erscheint die Meldung, dass gegebenenfalls noch nicht gesicherte Daten vorhanden sind und diese noch zu sichern sind.

Beantworten Sie diese Dialog mit Nein, so werden die Änderungen verworfen.

Druckvorschau

Unter Druckvorschau wird ein Ausdruck der aktuellen Eingabemaske gemacht, und zwar von dem Reiter der gerade aktiv ist. Die dazugehörige Details stehen oben auf der Seite. Um die Druckvorschau-Funktion zu öffnen, klicken Sie auf die Druckvorschau unter Datei → Druckvorschau in der Menüleiste. Im Fenster Print Preview kann die Seite eingerichtet und falls gewünscht gedruckt werden.

Bitte beachten Sie dass diese Funktion ausschließlich in der klassischen Ansicht zur Verfügung steht.

Drucken

Um ein Dokument zu drucken wählen Sie den folgenden Menüpfad Datei → Drucken oder die Tastenkombination STRG + P. Im Folgenden erscheint das Druckfenster, wo Sie den Drucker oder Details zum Druck einstellen können.

Bitte beachten Sie dass diese Funktion ausschließlich in der klassischen Ansicht zur Verfügung steht.

Firmen

In der klassichen Menü-Ansicht über das Menü Datei → Firmen oder über die Schaltfläche gelangen sie zur Maske Firmen und Produkte.

In der modernen Menü-Ansicht können Sie die Maske Firmen und Produkte erreichen in der Registerkarte Stammdaten Gruppe Produkte Funktion Vertriebsfirmen oder Funktion Gesellschaften.

Die Maske enthält eine eigene Symbolleiste. Diese dient dazu, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, damit können sehr einfach folgende Aktionen ausgeführt werden:

  • Abrechnungsfirmen anlegen
  • Produkte anlegen
  • Gesellschaften anlegen
  • Datensatz löschen

Die Maske beinhaltet auf der rechten Seite folgende Ansichten: Firmen, Produkte und Gesellschaften.

Unter der Ansicht Firmen werden die Vertriebsfirmen, in deren Namen Provisionsabrechnungen erstellt werden, verwaltet. Um eine neue Firma anzulegen klicken Sie in der Maske Firmen und Produkte auf die Schaltfläche , dann wird die Firmenmaske angezeigt. Im Reiter Allgemein werden die Adressdaten, Buchhaltung / Konten und die Bankverbindung erfasst. Der Bereich Abrechnung beinhaltet Konfigurationsdaten zur Provisionsabrechnung und wird vom xpecto Kundensupport voreingestellt.

Im Reiter Kosten können Kostensätze für den automatischen Einbehalt von Vermittler-Provision eingetragen werden. Verschiedene Kostenarten werden über entsprechende Schlüssel unterschieden, die vorher im Karteireiter Konten angelegt werden müssen.

Auf dem Karteireiter Konten werden die Schlüssel für die zu unterscheidenden Vermittler-Buchungsarten definiert. Vermittler-Buchungen sind berechnete und manuell erfasste Provisionen und Einbehalte davon, die zu den Vermittlern in einer Buchungs-ähnlichen Form gespeichert werden. Vermittler-Buchungen sind nicht zu verwechseln mit Buchungen einer Finanzbuchhaltung.

Die Einstellungen auf den Karteireitern Kosten und Konten sind eng mit den Berechnungsskripten der Provisionsabrechnung verbunden. Änderungen daran werden deshalb in Rücksprache vom xpecto Kundensupport vorgenommen.

Unter dem Karteireiter Karrierestufen wird ein Provisionssatzmodell angelegt. Dabei wird die Höhe der Provisionen festgelegt. Die Provisionssätze können dabei je Karrierestufe oder individuell für jeden Vertriebspartner getrennt hinterlegt werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht dabei eine sehr einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen gepflegt werden müssen. Falls Sie die Sätze für einzelne Vertriebspartner individuell festlegen möchten, so ist auch dies möglich (siehe 3.3. Vermittler anlegen). Sie können die beiden Formen auch mischen und so nur die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen. Für alle anderen Produkte gilt in diesem Fall dann die aktuelle Karrierestufe.

Unter dem Karteireiter Web-Dokumente werden alle Dokumente die dem Vertriebspartner in dem Web-Portal zur Verfügung gestellt wurden, verwaltet.

Unter Gesellschaften werden alle Gesellschaften die im System angelegt sind angezeigt. Eine Gesellschaft kann mehrere Firmen haben. Gesellschaften sind die Überebenen der Produkte. Über die Schaltfläche können neue Gesellschaften angelegt werden.

Produkte

Zur Grundeinrichtung Ihres xpectoPro Systems gehört auch das Anlegen und verwalteten von Produkten. Produkte können AIF (Alternative Investmentfonds) oder non-AIFs wie Nachrangdarlehen oder Genussrechte sein.

In der klassischen Menü-Ansicht finden Sie die Firmen und Produkte Maske unter Datei → Produkte oder durch einen Klick auf die Schaltfläche . In der Maske Firmen und Produkte werden die erweiterte Einstellungen zum Produkt vorgenommen.

In der modernen Menü-Ansicht können Sie die Maske Firmen und Produkte erreichen in der Registerkarte Stammdaten Gruppe Produkte Funktion Produkte.

Auf dem Reiter Allgemein können Änderungen an den Produktdefinition, Steuerdaten, Buchhaltung-Konten sowie allgemeine Daten zum Produkt erfasst werden, diese Maske beinhaltet die Stammdaten des Produktes.

Die Festlegung der Konten sollte in Rücksprache mit dem Steuerberater bzw. der Buchhaltung der zu verwalteten Fonds geschehen. Alle weiteren Einstellungen zu den Produkten stehen in engem Zusammenhang mit Berechnungsskripten und dürfen deshalb nur vom xpecto Kundensupport verändert werden.

Auf dem Reiter Parameter werden die Parameter für Buchungsimport und Reporting eingestellt.

Der Reiter Auswertung stellt eine grafische und tabellarische Auswertung des ausgewählten Produkts dar. Es wird eine Übersicht über die Forderungen, Beteiligungsübersicht, Anzahl Verträge, Fondsvolumen, Einzahlungsstand und Umsatzentwicklung angezeigt.

Wenn Sie in der Feldgruppe Beteiligungsübersicht auf das Symbol klicken erhalten Sie eine Vertragsübersicht für jede Beteiligungsart. Wenn Sie in der Feldgruppe Anzahl Verträge auf das Symbol klicken wird Ihnen die Anzahl der Verträge für jeden Status angezeigt.


Der Reiter Salden enthält eine Übersicht der Salden die für alle Verträge des Produkts zu Verfügung stehen.


Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt, die Software berechnet anhand der hinterlegten Daten alle offene Rechnungen und stellt diese in eine Liste dar.


Unter dem Reiter Tarife können Tarife definiert werden wie z.B. Ratenzahler oder Einmalzahler.


Der Reiter Tranchen dient zur Verteilung der Beträge in Teilen.


Der Reiter Kosten beinhaltet die Gebühren oder Kosten, wie Aufgeld, Managementgebühren, Handelskosten die ein Produkt verlangen kann.


Der Reiter Werte beinhaltet die Zinsberechnung und dient dazu eine Kategorie der Verbuchungsvorschriften zu definieren siehe (Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).


Der Reiter Buchungsdaten enthält die Liste der Buchungen die generell für ein Produkt anfallen.


Im Reiter Belege können Belegarten zum Produkt angelegt werden.

Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege auf Produktebene mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Die Belege sind nicht auf Vertragsebene abgelegt, beinhalten aber Belege bzw. die Abrechnung passierte auf Vertragsebene (über Berechnungen und Transaktionen abgerechnet).


Unter dem Reiter Provisionssätze kann das Defaultprovisionsmodell angelegt werden, explizit Provisionssätze nach Karrierestufen (siehe Datei → Neu → Vermittler → Provisionierung) angelegt.


Unter dem Reiter Status können verschiedene Statí für Produkte angelegt werden.


Unter dem Reiter Konten können Kontenpläne für die Fondsnebenbuchhaltung hinterlegt werden.

Die Festlegung der Konten sollte in Rücksprache mit dem Steuerberater bzw. der Buchhaltung der zu verwaltenden Fonds geschehen. Alle weiteren Einstellungen zu Produkten stehen in engem Zusammenhang mit Berechnungsskripten und dürfen deshalb nur vom xpecto Kundensupport verändert werden.

Das beim Anlegen eines Produkts zu vergebende Produkt-Kürzel muss aufgrund der Webportal-Unterstützung eindeutig gewählt werden, da die im Webportal zugänglich gemachten Daten intern über das Produktkürzel den einzelnen xpecto-Kunden zugeordnet werden.


Im Reiter Übertragung können die benötigten Übertragungsparameter angelegt (siehe Handbuch Datei → Neu → Vertragsdaten).


Im Reiter Wertarten können für eine Kategorie wie z.B. Zinsen, Verbuchungsvorschriften definiert werden. Die Verbuchungsvorschriften können in Berechnungen und Transaktionen verwendet werden, wenn kein Skript hinterlegt ist (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen).


Unter dem Reiter Währungen können verschieden Währungen für das Produkt angelegt werden.


Unter dem Karteireiter Wechselkurse werden für die neu angelegten Währungen die Wechselkurse direkt von der EZB aufgerufen und angezeigt.


Unter dem Reiter Salden-Definition können Sie Salden konfigurieren. Neben den schon erfassten Daten können hier über die Schaltflächen

neue Salden, Gruppen und Buchungskonten angelegt werden.

In der Feldgruppe im ausgewählten Saldo enthaltene Gruppen stehen die Gruppen von Konten, die in diesen Bilanzpositionen zusammengefaßt sind, davon unabhängig, ob der Gesamtsaldo dieser Konten positiv oder negativ ist.

Da ein Produkt in mehrere Anteile aufgeteilt werden kann, beinhalten die Reiter Anteilsarten die Arten und Anteilspreise die Preise für diese Anteile.

Es wird empfohlen neue Produkte ausschließlich vom xpecto Kundensupport anlegen zu lassen, in diesem Zuge wird das Produkt auch für Ihr Webportal freigeschalten. Produkte die vom Anwender selbst angelegt wurden sind im Webportal ohne Rücksprache mit dem Support von xpecto nicht verfügbar.

Beenden

xpectoPro kann aus jedem Fenster und Modul beendet werden. Wählen Sie dafür den Menüpfad Datei → Beenden. oder beenden Sie die Applikation über das Symbol . Sie erhalten eine Meldung, dass gegebenenfalls noch nicht gesicherte Daten vorliegen und diese ggfs. gesichert werden sollten.

Sie sollten immer vor dem Verlassen des Programms bzw. des Fensters Ihre Daten sichern.

Bearbeiten

Datensatz loeschen

In der klassischen Menüansicht wird über Bearbeiten → Datensatz löschen der aktuell ausgewählte Datensatz (zum Bespiel Kunde, Vertrag, Vermittler, Person, Veranstaltung, Produkt) gelöscht.

In der modernen Menüansicht kann ein Datensatz über die Registerkarte Berichte und Massenaktionen, Gruppe Bearbeiten gelöscht werden.

Es erscheint folgende Warnmeldung:

In diesem Beispiel handelt es sich um einen Datensatz aus der Kategorie "Verträge", sie erkennen dieses am Kürzel "V" im Datensatz Namen.

Bestätigen Sie den Dialog “Wollen Sie den Datensatz … wirklich löschen?” mit Ja wird der Datensatz aus der Datenbank gelöscht. Es erfolgt keine weitere Rückmeldung vom System.

Der Versuch einer Löschung von bereits referenzierten Datensätzen wird mit folgender Meldung quittiert:

Es können nur Datensätze gelöscht werden, auf die noch nicht referenziert wurde. Im Speziellen heißt das, dass zum Bespiel ein Vermittler, der bereits einen Vertrag vermittelt hat, ein Kunde, zu dem bereits ein Vertrag erfasst wurde oder ein Vertrag, zu dem bereits Buchungen erfasst worden sind, nicht gelöscht werden können.

Datensatz kopieren

Mit der Funktion Datensatz kopieren können Sie Verträge, Kunden, Vermittler, Personen und Veranstaltungen kopieren. Um einen Datensatz zu kopieren, markieren Sie zuerst den gewünschten Datensatz und wählen dann in der klassischen Menüansicht Bearbeiten → Datensatz kopieren. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Aktion → Datensatz bearbeiten → kopieren.

Es wird Ihnen vom System immer die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Falls Sie intern eine andere Nummerierung verwenden, können Sie auch hier die nach Ihrer internen Richtlinie freie Nummer vergeben.

Im weiteren Verlauf werde Ihnen, je nachdem welcher Kategorie Ihre Neuanlage angehört folgende Meldungen angezeigt:


-> Eine bestehende Person kopieren

Diese Meldung dient nur Ihrer Information. Der Datensatz wird nach bestätigen mit OK vollständig als Kopie erneut angelegt, different ist nur die Kundennummer.


-> Einen bestehenden Kunden kopieren

Sie haben hier die Möglichkeiten eine Kopie der bestehende Adresse anzulegen oder die bestehende Adresse erneut zu verwenden. Im ersten Fall erhalten Sie nach Suche der Adresse zwei Datensätze mit identischer Anschrift, im zweiten Fall referenzieren beide Kundennummern auf einen Adress-Datensatz.


-> Einen bestehndes Produkt kopieren

Ein kopieren eines Produktes ist in diesem Dialog leider technisch nicht möglich.


Das Kopieren einer bestehenden Veranstaltung bedarf keiner weiteren Bestätigung. Diese steht Ihnen sofort nach dem Kopieren in der Selektion zur Verfügung.

Zu Kampagne hinzufuegen

Kampagnen ermöglichen Massenaktionen wie den Druck oder Mailversand von Schreiben oder Einladungen. Ermöglicht wird dies durch die Kombination aus Listenerstellung und der Nutzung dieser Daten für den Massendruck.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht über Bearbeiten → Kampagnen. In der modernen Ansicht über den Menüpunkt Werkzeuge → Erstellung → Kampagne / Serienbrief.

xpectoPro bietet als Datenquelle für Kampagnen folgende Optionen:

  • vordefinierter Verteiler -> (Datenquelle / Daten wurden als Bericht hinterlegt.)
  • individuelle Abfragen -> (Datenquelle / Daten wurden bereits unter Veranstaltungen -> Teilnehmerkreis bestimmt.)
  • statische Daten -> (Datenquelle / Daten wurden über den Tracer selektiert bzw. manuell ausgewählt / übernommen.)

Um Datensätze (Kunden, Personen oder Verträge) einer Kampagne hinzufügen zu können, muss die Kampagne als statisch erstellt und gespeichert werden.

Diese Anleitung beschreibt das hinzufügen von einzelnen Datensätzen. Um selektive Daten zu integrieren siehe http://help.xpecto.de/Bearbeiten/Kampagnen.

Nachdem Sie die Kampagne gespeichert haben, können nun Kunden, Verträge oder Personen der Kampagne zugeordnet werden. Nachdem der Datensatz markiert wurde kann dieser über den Button Zu Kampagne hinzufügen der Kampagne zugeordnet werden. Sind mehrere statische Kampagnen erstellt worden, bekommen Sie an dieser Stelle eine Auswahl aller vorhandenen Kampagnen die die statische Methode unterstützen.

Im Anschluss ist der Datensatz in der entsprechenden Kampagne ersichtlich.

Nachdem Sie alle benötigten Datensätze der Kampagne zugeordnet haben, kann der Massendruck über Start gestartet werden.

ID aendern

Über diesen Menüpunkt kann die Vermittler-, Kunden- oder Vertrags-ID geändert werden.
Um eine ID zu ändern, wählen Sie in der klassischen Menüansicht Bearbeiten → ID ändern.

In der modernen Menüansicht wählen Sie unter Registerkarte Aaktionen in der Gruppe Datensatz Bearbeiten die Funktion Nummer ändern.

Sie werden aufgefordert eine Nummer einzugeben.

Es wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Falls Sie intern eine andere Nummerierung verwenden, können Sie die nach Ihrer intern geltenden Richtlinie frei Nummern vergeben. Nachdem Sie die gewünschte neue Nummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK. Damit wird die neue ID für den Datensatz gespeichert.

Aktualisieren

Aktualisieren dient dazu, die Anzeige aufzufrischen. Um Ihre Ansicht zu aktualisieren, wählen Sie in der klassischen Menüansicht Bearbeiten → Aktualisieren oder drücken Sie die F5-Taste.

Abfragen erstellen

xpectoPro bietet einen anwenderfreundlichen Abfrage-Editor für Datenbankabfragen, der auch weniger geübten Anwendern die Möglichkeit gibt, eigene Datenbankabfragen bzw. Auswertungen zu erstellen.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie den Abfrage-Editor über den Menüpunkt Bearbeiten → Abfragen erstellen.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion Abfragen / Verteiler unter der Registerkarte Werkzeuge Gruppe Erstellung.

Klicken Sie auf die Funktion Abfragen / Verteiler um den Editor Abfragen und Listen zu öffnen.

Nach dem Öffnen des Abfragen und Liste Editors wird der Assistent mit einem Bedingungsblock angezeigt, der bereits eine Bedingung enthält. Eine Bedingung ist definiert durch einen Feldnamen (links), einen Bedingungstyp (Mitte) und einem vom Anwender einzugebenden Vergleichswert.

Bedingungszeilen sind in Blöcken zusammengefasst. Am oberen Rand eines Blocks wird der verwendete Gruppierungstyp angezeigt. Mögliche Typen sind:

  • jede der Bedingungen trifft zu (AND)
  • eine oder mehrere Bedingungen treffen zu (OR)

Über die Schaltfläche “Feld hinzufügen” wird einem Block eine Bedingung hinzugefügt. Über die Schaltfläche “Block hinzufügen” wird einem Block ein Unterblock hinzugefügt. Auf diese Weise kann für einen Teil der Bedingungen ein anderer Gruppierungstyp verwendet werden.

Die Schaltfläche löscht eine Bedingungszeile.

Durch Klick auf den Feldnamen oder den Bedingungstyp kann eine Bedingung angepasst werden. Ein Klick auf den Feldnamen öffnet ein Kontextmenü zur Auswahl des gewünschten Feldnamens. Per Klick auf den Bedingungstyp kann der Typ ausgewählt werden. Folgende Bedingungstypen stehen zur Verfügung:

Bedingungstypen
entspricht einem der folgenden Werte
enthält
endet mit
beginnt mit
ist leer
entspricht keinem der folgenden Werte
enthält nicht
endet nicht mit
beginnt nicht mit
ist nicht leer
entspricht einem der folgenden Tage
ist von - bis
ist kleiner/früher oder entspricht folgendem Wert
ist größer/später oder entspricht folgendem Wert
entspricht keinem der folgenden Tage
ist nicht von - bis

Schließlich werden in den Eingabefeldern die Vergleichswerte der jeweiligen Bedingung eingetragen.

Beispiel: Sie wollen wissen, welche Kunden der Vermittler VP0001 und VP0002 im Zeitraum 01.01.2001 bis 01.04.2016 Verträge des Produkts TRI1, Top Return Invest I abgeschlossen haben.

Starten Sie den Abfrage-Editor und passen Sie die vorgegebene Bedingungszeile folgendermaßen an: klicken Sie auf den Feldnamen Vertrags-Nr wählen im darauffolgenden Kontextmenü das Feld Vertriebspartner → Betreuer-Nr. Tragen Sie in das Eingabefeld die Vermittlernummer ein. Sie haben hier die Möglichkeit nach einem Feld zu suchen.

Legen Sie über “Feld hinzufügen” zwei weitere Bedingungszeilen an, wählen Sie mit der oben beschriebenen Methode die Felder: Produkte → Produktname und Vertragsdaten → Abschlussdatum und tragen Sie die entsprechenden Werte in die zugehörigen Eingabefelder ein.

Klicken sie nun auf Weiter. Auf der nächsten Seite können Datenbankfelder die zusätzlich zu den bereits gewünschten Daten ausgegeben werden sollen, durch Anhaken ausgewählt werden.

In diesem Beispiel sind Bezeichner, Kundennummer, Abschlussdatum, Produkt, Tarif, Vertragsnummer, Betreuernummer, Produktname ausgewählt.

Klicken sie nun erneut auf weiter, um zur Anzeige des Abfrageergebnisses zu gelangen. In der Ergebnisanzeige wird im oberen Bereich die, anhand der vorher definierten Parameter automatisch generierte Datenbankabfrage angezeigt. Darunter erscheint eine Liste mit dem Ergebnis der Abfrage.

Die dargestellten Datensätze können über Betätigung der entsprechenden Schaltflächen CSV, SQL Excel und Kampagne weitergegeben werden. Ein Klick auf Excel oder CSV öffnet die ermittelten Daten in Excel und Sie können die Daten dort direkt weiterverarbeiten.

Die Daten können auch direkt an eine Kampagne übergeben werden. Über die Schaltfläche Kampagne kann eine Kampagne gestartet werden, alle von Ihnen hier selektierten Daten sind dann bereits an die Kampagne übergeben. (siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Über die Schaltfläche können Sie Insert Statements erstellen, Daten in Importdialog laden oder die Aktion abbrechen. Die Insert-Operationen werden dann im Editor angezeigt.

Um die Daten zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten in Importdialog laden.

Im Importdialog können Sie z.B. Datensätze / Tabellen in der Datenbank importieren (siehe Handbuch Import/Export → Allgemeiner Import).

Um Datensätze zu importieren, in denen das Produkt nicht in einer Spalte vorhanden ist, muss das Produkt ausgewählt werden.

Durch Betätigung der Schaltfläche Vorschau werden die vorbereitete Daten angezeigt. Wenn bereits Datensätze mit derselbe ID in der Datenbank vorhanden sind, dann werden diese nur aktualisiert, falls die Checkbox vorhandene Daten aktualisiert markiert ist .

Wenn Sie Tabellen aus einer Datei, in der Datenbank importieren wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche neben das Feld Datei, um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen die Trennzeichen, sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Wahlweise können die Kopfzeile sowie die leeren Spalten angezeigt werden. Durch betätigen von Vorschau werden die Importdaten als Tabelle angezeigt. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche: .

Nachdem Sie die folgende Meldung mit OK bestätigt haben, werden die angezeigten Daten importiert.

Durch Betätigung von wird der Abfrage-Editor beendet.

Kampagnen

Kampagnen ermöglichen Massenaktionen wie den Druck oder Mailversand von Schreiben oder Einladungen. Durch die Kombination aus Listenerstellung und der Nutzung dieser Daten für den Massendruck wird eine große Anzahl von Empfänger erreicht.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie die Maske Kampagnen und Massendruck über Bearbeiten → Kampagnen oder über Bearbeiten → Abfrage erstellen → Kampagne. Die Maske „Kampagnen und Massendruck" kann außerdem auch unter Veranstaltungen → Reiter Allgemein → Feldgruppe Aktionen Einladungen drucken (siehe Handbuch Neu → Veranstaltungen) erreicht werden.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Maske Kampagne / Serienbrief über Karteireiter Werkzeuge Gruppe Erstellung erreichbar.

Um eine neue Kampagne zu starten öffnen Sie die Maske Kampagne / Serienbrief und klicken auf die Schaltfläche: .

Die Maske enthält eine eigene Symbolleiste. Diese dient dazu, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, damit können Sie einfach Speichern, Kampagne neu anlegen, aktuellen Datensatz löschen, Kampagne kopieren.

Außerdem enthält die Maske Kampagne / Serienbrief die Reiter Allgemein und Kampagne und Archivierte Läufe.

Der Reiter Allgemein beinhaltet den Namen, die Beschreibung und falls vorhanden die letzte Ausführung der Kampagne.

Unter dem Karteireiter Kampagne können Datenquelle, Ausgaben und Aktionen eingestellt werden.

In der Feldgruppe Datenquelle wählen ergibt sich die Möglichkeit zwischen vordefinierter Verteiler, individuelle Abfrage und statischen Daten zu wählen.

Vordefinierter Verteiler ist ein spezieller Bericht der eine Abfrage enthält und eine Liste darstellt. Falls die Option Vordefinierter Verteiler gewählt ist dann wird die in dem Bericht über Abfrage gesteuerte Daten als Datenquelle eingefügt. Dieser Bericht kann dann mehrmals verwendet werden. Dafür muss der Bericht als Verteiler für Kampagne markiert werden. (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster → Berichte → Kategorien).

Über die individuelle Abfrage werden die Daten die über die Abfrage ausgeliefert würden in die Kampagne eingefügt (siehe Handbuch Bearbeiten → Abfragen erstellen). Durch einen Klick auf die Schaltfläche wird der Dialog Abfrage editieren für Kampagne geöffnet. Falls die Abfrage eine Bearbeitung benötigt können hier die gewünschte Änderungen vorgenommen werden.

Über die Option statische Daten wird eine dritte Möglichkeit für die Datenquellen angeboten. Hier können markierte Daten z.B. Teilnehmer über die Funktion zu Kampagne hinzufügen (siehe Handbuch Bearbeiten → Zu Kampagne hinzufügen) in die gewünschte Kampagne eingefügt werden. Dafür muss vorher die Option statischen Daten markierte und gespeichert werden.

In der Feldgruppe Aktion wählen können Sie die Funktion die für Ihre Kampagne ausgeführt werden soll, wählen: Berichte drucken, Provision einfügen, SMS, Datei Upload, Weiteres.

Beispiel: Es sollen neue Kunden gefunden werden, und zwar aus dem Adressbestand sollen alle potentielle Kunden mit einer E-Mail Adresse, über neue Produkte informiert werden. Schreiben Sie allen Teilnehmer der Kampagne per E-Mail an. Die Schreiben hinterlegen Sie automatisch im Dokumenten-Archiv.

Als erstes erstellen Sie die Abfrage um die Kunden auszuwählen. Starten Sie hier über Bearbeiten → Abfragen erstellen der Abfragen und Listen Editor.

Nachdem Sie die Abfrage erstellt und die benötigte Felder ausgewählt haben klicken Sie auf Weiter. Starten Sie eine neue Kampagne über die Schaltfläche .

Es wird eine neue Kampagne mit einem von xpectoPro automatisch generierten Namen angelegt. In dem Reiter Allgemein geben Sie Informationskampagne für den Namen und eine optionale Beschreibung für Ihre Kampagne an. Speichern Sie Ihre Änderungen.

In dem Reiter Kampagne wählen Sie unter Aktion Berichte drucken als Bericht das Info schreiben, das vorher als Verteiler für Kampagne markiert wurde. Die Schaltfläche dient dazu um einen anderen Bericht für die Kampagne zu wählen. Dafür wird die Maske Berichte und Textbausteine geöffnet. Hier können die Einstellungen für einen anderen Bericht markiert werden (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster).

Anschließend klicken Sie auf Start um die Kampagne zu starten.

Berichte erzeugen

Als Berichte werden die Ausdrucke bzw. Schreiben bezeichnet, die mit xpectoPro erstellt werden können. Jeder in xpectoPro hinterlegter Bericht hat eine Bezeichnung, ein vordefiniertes Layout und eine Datenbankabfrage zum Befüllen von Platzhaltern. Ein Bericht wird für der markierte Datensatz generiert.

In der klassischen Menü-Ansicht wird ein neuer Bericht generiert über den Menüpunkt Bearbeiten → Berichte erzeugen, über die Schaltfläche oder falls der Bericht als Favorit markiert wurde in der Hauptmaske direkt neben das Favoriten-Feld über die Schaltfläche Druckvorschau /Seitenansicht.

In der modernen Menü-Ansicht generieren Sie einen Bericht in der Registerkarte Schnelldruck Funktion Vorschau. Das Dropdown Briefvorlage enthält hier Ihre als Favorit gekennzeichneten Berichte.

Unabhängig von Favoriten und markierter Datensatz kann ein Bericht über die Registerkarte Aktion Gruppe Berichte und Funktion Vorschau erzeugt werden. Zusätzlich zur normalen Vorschau (1) können Sie hier auch einen Druck bzw. Export initiieren, wählen Sie hierzu im Dropdown-Liste die gewünschten Ausgabe (2).

Bitte beachten Sie dass die Vorschau / Ausgabe je nach gewähltem Bericht different sein kann. Explizit bedeutet das dass Briefvorlagen immer nur einen Datensatz pro Druck / Ausgabe enthalten und zwar die des aktuell selektierten Datensatzes. Reguläre Berichte werden meist als Liste ausgegeben, die gewünschten Daten werden hier bereits im Report / Bericht festgelegt bzw. zur Laufzeit angegeben.

Wie Sie Berichte als Favoriten anlegen, wird näher beschrieben unter Favoriten anzeigen.

Reports müssen bei der Erstellung definierten Gruppen zugeordnet werden, zur Auswahl bzw. Suche des gewünschten Berichts kann hier die Berichtsgruppe gewählt werden und im Anschluss im Suchfenster Berichte der gewünschte Report. Ist die Gruppe dem der Report zugeordnet ist nicht bekannt, kann alternativ im Suchfenster Berichte der Name des Reports eingegeben werden, im weiteren Verlauf werden Ihnen alle Berichte angezeigt die die eingegebene Zeichenfolge enthalten.

Schaltfläche Beschreibung
Druckvorschau/Seitenansicht
Bericht in Datei exportieren oder drucken
Dokumente archivieren ein/aus
Bericht bearbeiten. Es kann eine neue Vorlage generiert und bearbeitet werden.
Filter Fields IDs

Sie können Word-basierte Berichte ganz einfach im Editor bearbeiten und verändern. Nutzen Sie dazu die zur Verfügung gestellte Editorleiste in der Funktion Bericht bearbeiten .

Favoriten anzeigen

xpectoPro bietet an, häufig verwendete Berichte als Favoriten-Berichte zu hinterlegen da sie über diesen Weg schneller erreicht werden können. Dazu muss der Bericht als Allgemeiner Bericht - immer in Favoriten anzeigen markiert werden. Wechseln Sie hierzu in die Funktion Berichte bearbeiten und wählen den gewünschten Report. Im Reiter Kategorien können Sie nun die gewünschte Option auswählen.

Um ein Bericht direkt in das Hauptfenster zu generieren, wählen Sie dafür den gewünschten Datensatz in der Kunden- oder Vermittleransicht, und klicken Sie auf die Schaltfläche ![] (http://xpecto.github.io/docs/img/img_1461681281157.png). Im Anschluss wählen Sie die Berichtsgruppe und den entprechenden Bericht. In diesem Beispiel wurde der Bericht Kontoauszug gewählt der in der Gruppe Kundenverkehr erzeugt wurde.

Der erstellte Bericht kann nun über die Schaltfläche gedruckt oder exportiert werden.

Bitte beachten Sie dass ein Report immer zum selektierten Datensatz passen muss. Explizit heißt dass das ein Bericht der ausschließlich Kundendaten enthält, nicht mit einem selektieren Vertrags-Datensatz funktioniert. Tritt dieser Fall ein, wird Ihnen eine der folgenden Meldungen angezeigt.

Erweiterte Suche

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Duplikate finden

Unter Duplikate finden können Duplikate in der Datenbank eruiert und aufgelöst werden um die Genauigkeit der Daten zu erhöhen. Duplikate sind identische Datensätze, die entstehen wenn mehrere Benutzer identische Daten eingegeben haben bzw. Daten beim Import

Über der klassischen Menü-Ansicht werden die Duplikate gefunden wenn Sie im Menü Bearbeiten auf Duplikate finden klicken.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion Duplikate finden in der Registerkarte Suche Gruppe Duplikate zu finden.

Zunächst muss an dieser Stelle die Quelle für die Suche gewählt werden, hier stehen Kundendaten, Vertriebspartner, Konto- sowie Personendaten zur Verfügung.

Wählen Sie ein Datenbasis z.B. Kundendaten. Das System listet nach kurzer Wartezeit die gefundenen Duplikate auf.

Je nachdem welcher Datensatz selektiert ist, werden nun beide Datensätze angezeigt.

Über die Schaltfläche können die Details direkt in den Stammdaten des Datensatzes eingesehen werden. Hier z.B. die Stammdaten zum Kunden.

Bitte markieren Sie den Datensatz den Sie behalten möchten im oberen Bereich. Es werden in der Liste alle Felder aufgelistet die in den beiden Datensätzen unterschiedlich sind. Sie können den jeweiligen "Gewinner" für die Zusammenführung mit der Maus einfach für jedes Feld getrennt auswählen.

Durch den Haken im entsprechenden Datensatz wird markiert welcher der beiden Datensätze bei der Bereinigung übernommen wird, es können jedoch auch einzelne Daten aus beiden Dubletten zusammengeführt werden. Um die Daten die Sie zusammenführen möchten auszuwählen, ist es ausreichend auf die jeweiligen Daten zu klicken. Im Feld Ergebnis sehen Sie vorab welche Daten bei der Bereinigung in die Datenbank geschrieben werden.

Mit einem Klick auf wird der nicht markierte Datensatz entfernt und der verbleibende Datensatz mit den gewählten Werten aktualisiert. Alle Daten die zum alten Kunden gehören wie Verträge, Provisionen und Dokumente werden automatisch auf den verbleibenden Datensatz (Kunden) übertragen.

Sollten für die gewählt Datenquelle (Tabelle) keine Duplikate mehr vorhanden sein wird Ihnen folgende Meldung angezeigt.

Aus technischen Gründen können jeweils nur zwei Datensätze / Dubletten zusammengeführt werden. Nachdem alle Duplikate aufgelöst wurden, starten Sie die Suche bitte noch einmal. Sollten Ihnen nach der wiederholten Suche erneut Datensätze angezeigt werde, wurden identische Datensätze mehr als zweimal angelegt.

Stapelbuchungen

xpectoPro enthält eine vollständige und zertifizierte Buchhaltung. Alle Einzahlungen, Forderungen, Dividenden, Gebühren und Auszahlungen werden innerhalb der Buchhaltung für jeden Anleger geführt. Die Buchung erfolgt mit einem vom Anwender vorgegebenen Kontenrahmen, typischerweise SKR03 oder SKR04. Da die meisten Buchungen automatisch vom System bei bestimmten Aktionen erzeugt werden, ist die genaue Kenntnis des Kontenrahmens für die tägliche Benutzung meist nicht relevant.

Die Stapelbuchung-Maske ermöglicht die manuelle Eingabe, die Änderung und die Suche von Buchungen. Für die Weitergabe der Buchungen und die Revisionssicherheit der Buchhaltung können Sie Buchungen festschreiben und in protokollierter Weise exportieren.

In der klassischen Menü-Ansicht gelangen Sie in die Stapelbuchung durch klicken in Menü Bearbeiten → Stapelbuchung.

In der modernen Menü-Ansicht finden Sie die Stapelbuchung in der Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten.

Die Stapelbuchung kann jeweils für ein bestimmtes Produkt samt seinen Buchungen, geöffnet werden. Sind in der Datenbank mehrere Produkte angelegt, so wird vor dem Öffnen der Stapelbuchung-Maske ein Produkt-Auswahl-Dialog angezeigt. Bitte wählen Sie hier das entsprechende Produkt aus.

Die Stapelbuchung ist das zentrale Werkzeug zur Verwaltung von Buchungsdaten der Fondsbuchhaltung. Sie ist im wesentlichen in vier Funktionsbereiche untergliedert:

  • -> einzelne oder selektive Buchungen erfassen
  • -> vorhandene Buchungen bearbeiten
  • -> Buchungsselektionen oder einzelne Buchungen festschreiben
  • -> Export der festgeschriebenen Buchungen

Jeder Funktionsbereich der Stapelbuchung definiert sich durch die Verfügbarkeit spezifischer Filter und Buttons zum durchführen bestimmter Aktionen. Allen vier Funktionsbereichen gemein ist ein Bearbeitungsbereich mit den Feldgruppen: Buchung bearbeiten, Fremdwährung und Verarbeitungsinfos - zum Anzeigen bzw. Bearbeiten einer Buchung, und eine Buchungsliste. Die jeweiligen von Anwender konfigurierten Filter bestimmen welche Buchungen in der Buchungsliste angezeigt werden.

Die Feldgruppe Buchung bearbeiten zeigt die Detail-Informationen des aktuell in der Buchungsliste selektierten Buchungssatzes. Sie enthält die Felder Belegdatum, Konto, Gegenkonto, Betrag, Buchungstext, Belegnummer sowie optional auszufüllenden (und nicht zur Buchhaltung gehörenden) Felder Valutadatum, Vertrag, Ust-Kennz. und Bemerkung. Die Pflichtfelder sind gelb hinterlegt.

Das Belegdatum informiert über Kontobewegungen, während das Valutadatum das Datum ist, an dem eine Gutschrift oder Belastung wirksam wird. Das Valutadatum zeigt den echten Kontostand an. Dieses kann unter Umständen vom Belegdatum abweichen. Unter Vertrag kann eine Vertrags-Nr. erfasst werden, der die selektierte Buchungen zugeordnet werden soll. Unter USt-Kennz. (Umsatzsteuer-Kennzeichen) kann ein Umsatzsteuer-Satz erfasst werden, der bei Berechnungen verwendet werden soll.
Unter Betrag ist zum eingegebenen Betrag zusätzlich die Währung auszuwählen. Dabei fließen nur Datensätze mit der beim Produkt hinterlegten Währung in die Buchhaltung ein (siehe Handbuch Produkt → Währung). Unter Bemerkung können Bearbeiter-Hinweise zu der selektierten Buchungen eingegeben werden. Unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. Buchungen exportieren gewählt oder Buchungen festschreiben) ist die Feldgruppe Buchung bearbeiten in GoBS-Modus (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). GoBS-Modus ist ein Read-Only-Modus Darstellung, Sie können diese Buchungen nicht ändern.

Der Reiter Stapel-Erfassung dient der Ersterfassung von Buchungen. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden alle Buchungen angezeigt, die von dem aktuell angemeldeten Benutzer am selben Tag bereits erfasst wurden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche um Vorlagen für Ihre Buchungssätze anzulegen oder zu bearbeiten.

Beim Erfassen von Buchungen über Vorlagen sind bereits Buchungstext, Konto sowie Gegenkonto fest definiert, Fehlbuchungen werden damit schon im Vorfeld so weit wie möglich unterbunden.

Über die Schaltfläche wird ein neuer Datensatz angelegt. Die Details des Buchungssatzes werden über die Feldgruppe Buchung bearbeiten eingegeben.

Über dem Button kann der Kunde der Buchung zugeordnet werden.

Die Gültigkeit des eingegebenen Belegdatums und des Betrags wird direkt beim Verlassen des jeweiligen Feldes geprüft. Vor dem Speichern wird außerdem geprüft, ob die Pflichtfelder Betrag, Belegdatum, Konto, Gegenkonto und Buchungstext befüllt sind.

Über die Schaltfläche wird die Buchung gespeichert. Beim Speichern der Buchung wird automatisch der Erfasser und der Erfassungszeitpunkt in den Buchungsdatensatz eingetragen. Die Buchungsperiode, zu der ein Buchungssatz gehört, richtet sich nach dem Belegdatum, sie wird nicht separat erfasst. Ein hier erfasster Datensatz kann über die Schaltfläche jederzeit wieder gelöscht werden, solange er noch nicht festgeschrieben ist. Festschreiben bedeutet dass eine Buchung dann nur noch durch eine Storno/Korrekturbuchung korrigiert werden kann. Damit werden nachträgliche Manipulationen erschwert.

Reiter Suchen / Ändern dient der Recherche und ermöglicht das Suchen und Ändern von Buchungen. Die Suchkriterien zum Auffinden der gewünschten Buchungssätze können über verschiedenen Filter wie Buchungsperiode, Beteiligung/Vertrag, Erfassung, Kontierung, Festschreibung konfiguriert werden.

Nicht festgeschriebene Buchungen können gelöscht oder geändert werden. Änderungen werden erst durch einen Klick auf die Schaltfläche gespeichert. Vor dem Speichern werden dieselben Gültigkeitsprüfungen durchlaufen, wie in dem Reiter Stapel-Erfassung.

Bereits festgeschriebene Buchungen (erkennbar durch eingetragene Buchungs-Nr in der Feldgruppe Verarbeitungsinfos) können nachträglich nicht mehr verändert werden. Wird eine festgeschriebene Buchung selektiert, so ist der Bearbeitungsbereich in Read-Only-Modus und die Schaltfläche ist deaktiviert.

Solange die betroffene Buchungsperiode nicht geschlossen ist, kann jedoch über die Schaltfläche eine Storno-Buchung erzeugt werden. Wird die Abfrage "Möchten Sie eine Korrekturbuchung anlegen?" mit Ja beantwortet, so wird eine änderbare (da nicht festgeschriebene) Kopie der Original-Buchung in derselben Buchungsperiode angelegt.

Der Reiter Buchungen festschreiben dient der Übertragung von Buchungssätze in das Buchungsjournal. Im Buchungsjournal werden alle Buchungen eines gewählten Zeitraums tabellarisch aufgelistet. Die Kriterien zur Auswahl der festzuschreibenden Datensätze können über verschiedene Filter konfiguriert werden, wie Buchungsperiode, Beteiligung/Vertrag, Erfassung, Kontierung.

Über die Schaltfläche werden alle aufgelisteten Erfassungen in das Buchungsjournal übertragen und in jeden betroffenen Buchungssatz der Festschreibungs-Zeitpunkt, der ausführende Benutzer und eine fortlaufenden Buchungsnummer eingetragen werden. Die Festschreibung einer einmal in das Journal übertragenen Buchung kann nachträglich nicht mehr aufgehoben werden. Die Buchung kann dann nur noch über Suchen / Ändern storniert werden.

Über die Schaltfläche wird eine Buchungsperiode geschlossen. Eine Buchungsperiode entspricht einem Kalendermonat. In einer bereits geschlossenen Buchungsperiode kann nicht mehr gebucht werden. Um das Buchen in einer geschlossenen Buchungsperiode zu ermöglichen, muss die Periode über die Schaltfläche wieder geöffnet werden. Das wieder öffnen einer Buchungsperiode hebt jedoch nicht die Festschreibung der Buchungen in dieser Periode auf. Um eine Übersicht über die schon geschlossene und geöffnete Buchungsperioden zu haben, klicken Sie auf die Schaltfläche - Historie zum öffnen und schließen von Buchungsperioden.

Der Reiter Buchungen exportieren dient der Übergabe von Buchungssätze an das Buchhaltungssystem des Fonds bzw. eines Steuerberaters. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden nur Buchungen angezeigt, die bereits festgeschrieben sind. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Buchungssätze die sich noch nicht im Buchungsjournal befinden, an externe Buchhaltungssysteme übergeben werden können.

Nach dem Aufruf der Maske Stapelbuchung ist der Radiobutton in der Feldgruppe nicht exportiert aktiv. Dadurch werden nur Buchungssätze angezeigt, die vorher noch nicht exportiert wurden. Soll ein bereits erfolgter Buchungsexport wiederholt werden so muss der Filter Exportiert dementsprechend angepasst werden. Über die Schaltfläche wird eine Datei im CSV-Format erzeugt, die die aufgelisteten Buchungssätze enthält. Dabei wird automatisch der Exportzeitpunkt und der auszuführende Benutzer in die betroffenen Buchungsdatensätze eingetragen. Über die Schaltfläche wird dieselbe Export-Datei erzeugt, jedoch ohne Informationen in den Buchungsdatensatz einzutragen.

Beteiligungs Vertragsbuchungen

Die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen ermöglicht die manuelle Eingabe, Änderung und Suchen von Buchungen für einen Vertrag oder Beteiligung.

In den klassischen Menü-Ansicht klicken Sie unter Menü Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen um eine neue Buchung für einen Vertrag anzulegen.

In der modernen Menü-Ansicht wird eine neue Buchung angelegt in der Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten Funktion Beteiligung-Vetrag.

Starten Sie die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen. Falls Sie in dem Vertragsansicht noch kein Vertrag oder Beteiligung (mehr zu Beteiligung wird unten beschrieben) ausgewählt ist, werden Sie aufgefordert einen Vertrag auszuwählen.

Genau wie bei der Stapelerfassung, haben Sie die Möglichkeit unter dem Reiter Stapel-Erfassung eine Ersterfassung von Buchungen vorzunehmen. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden alle Buchungen angezeigt, die von dem aktuell angemeldeten Benutzer am selben Tag bereits erfasst wurden.

Falls Sie einen anderen Vertrag für die Buchung wünschen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche . In dem folgenden Dialog können Sie dann einen anderen Vertrag für die Buchung wählen:

)

Der Reiter Suchen / Ändern dient der Recherche und ermöglicht das Suchen und Ändern von Buchungen. Da der Filter Beteiligung/Vertag für einen Kunden und Vertrag eingestellt wurde, werden Ihnen hier nur die Buchungen des gewählten Kunden / Vertrag angezeigt. Buchungen können an dieser Stelle geändert oder gelöscht werden soweit diese noch nicht festgeschrieben wurden.

Sichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche .

Beteiligungen

Mit xpectoPro ergibt sich die Möglichkeit in mehrere Produkte zu investieren. Durch die Beteiligungen an einen Produkt erwerben die Anleger Anteile an einen Produkt. Ein Kunde, der in verschiedene Produkte investiert möchte, hat dann mehrere Verträge mit unterschiedliche Beteiligungen. Eine Beteiligung an einen Produkt wird in dem Dialog neuen Vertrag erstellen (siehe Handbuch Datei → Neu → Vertrag) festgelegt.

In der Modernen Ansicht erreichen Sie die Beteiligungen über Stammdaten -> Beteiligungen. In der klassischen Ansicht gehen Sie bitte direkt über den Kunden auf die entsprechende Beteiligung.

Beteiligungen werden in der Kundensicht unter Kunde, mit dem Symbol , dargestellt.

Klicken Sie in der Kundenansicht auf das Produkt um in die Detailansicht der Beteiligung zu gelangen.

Unter dem Reiter Allgemein erhalten Sie eine Vertragsübersicht. Das sind alle Verträge des Kundes die an dieses Produkt beteiligt sind.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zur Beteiligung erfasst werden.

Der Reiter Werte dient der Zinsberechnung und dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren siehe (Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Rechnungen.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen.

Der Reiter Ereignisse beinhaltet wichtige Ereignisse zur aktuell ausgewählten Beteiligung . Der Reiter Salden beinhaltet eine Saldenkonfiguration und eine Summen und Salden Liste. Die hier hinterlegten Konten beziehen sich auf die unter Produkt vorkonfigurierten Salden.

In der Summen und Salden Liste werden die Inhalte der bebuchten Konten mit jeweiligen Summen, tabellarisch dargestellt.

Die einzelnen Spalten sind:

Spalte Beschreibung
Konto interne Kontonummer
Bezeichnung Name des Kontos
Eröffnungsbilanz Saldo zum Jahresbeginn, Summe der Bewegungen auf dem Konto
Monat S / H Veränderungen im betrachteten Monat
Kum. S / H Veränderungen vom Beginn des Jahres bis einschließlich des betrachteten Monats
Saldo Saldo zum Ende des betrachteten Monats

Mit der Schaltfläche können Sie sehen welche Buchungen zum Saldo bzw. zum Konto gemacht wurden.

Unter dem Reiter Konten-Verwendung können die Bankkonten (siehe Kunden → Adressen → Kontoverbindungen) für unterschiedliche Verwendungszwecke gesetzt werden.

Unter dem Reiter Handelsregister wird der Handelsregister Eintrag der Beteiligung festgehalten. Der Reiter Handelsregister ermöglicht bestimmte Informationen über die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen oder am Geschäftsleben beteiligten Personen aufzunehmen.

Unter der Reiter Dauervollmachten können Sie eine Stellvertretung für eine bestimmte Person anlegen.

Vertrag uebertragen

Die Funktion Vertrag übertragen beinhaltet drei Funktionen, diese werden Ihnen on Top in der Maske für Vetragsänderungen angezeigt.

  • Übertragung/ Kapitalherabsetzung durchführen -> über diese Funktion kann ein Vertrag auf einen differenten Kunden übertragen werden.
  • Zusammenführung durchführen -> Übertrag mehrerer Verträge auf einen neuen Rechtsnachfolger, hier können Verträge differenter Kunden auf einen Kunden übertragen werden.
  • Vertrag beenden -> Vertrag beenden.

Um einen bestehenden Vertrag zu übertragenen wählen Sie in der klassischen Menü-Ansicht Menü Bearbeiten → Vertrag übertragen.

In der modernen Menü-Ansicht wählen Sie den Karteireiter Aktionen Gruppe Vertrag Funktion Übertragung durchführen.

Um die Übertragung zu starten muss zuerst ein Vertrag ausgewählt werden, dann klicken Sie auf die Funktion Übertragung durchführen.

Es wird der Detail-Dialog für den Übertrag angezeigt.

Nachdem Sie die Parameter für die Übertragung eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche um den Rechtsnachfolger für den Vertrag auzuwählen.

Es eröffnet sich der Dialog Kunden auswählen. Der Dialog bietet die Möglichkeit über die Schaltfläche die erweiterte Suchfelder anzuzeigen.

Falls der Kunde noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Dialog durch einen Klick auf das Symbol eine neue Person anzulegen.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunde wird der Dialog Kunden auswählen geschlossen, der Kunde übernommen und als Rechtsnachfolger eingetragen, eine Mehrfachselektion von Kunden ist an dieser Stelle ebenfalls möglich. Werden mehrere Kunden/ Personen als Rechtsnachfolger ausgewählt, kann über die Schaltfläche Zeichnungsumme teilen die Gesamtsumme aufgeteilt werden. XpectoPro übernimmt hier automatisch die Berechnung zu gleichen Teilen auf die beteiligten Parteien.

Weiterhin haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit einen differnten Vermittler zu wählen, im Standard werden hier die Werte übernommen die in den Stammdaten des Nachfolgers erfasst sind. Um einen neuen Vermittler auszuwählen, klicken Sie bitte in die Spalte Vermittler in der Maske der Übertragung.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Übertragung durchführen werden Sie aufgefordert einen Umbuchungs-Vorschrift zu wählen sollten diese im Produkt noch nicht definiert worden sein.

Nachdem der Übertrag erfogreich durchgeführt wurde wird Ihnen dieses anhand einer Meldung signalisiert, der Vertrag wird in der Hauptansicht nun als übertragen angezeigt. Details der Übertragung sind im Reiter Übertragung des Vertrages ersichtlich.

Der Vorgang des Vertragsübernahme ist damit vollständig abgeschlossen.

Wiedervorlage Liste

Über diese Funktion wird die Anzeige der Wiedervorlagen in der Hauptmaske ein- oder ausgeschalten. Die Wiedervorlage Liste zeigt Wiedervorlagen für Kunden, Verträge, Vermittler, Personen oder Veranstaltungen.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht: Bearbeiten -> Wiedervorlage Liste. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über: Werkzeuge -> Wiedervorlagen -> Liste.

Die Wiedervorlage Liste befindet sich im Hauptmaske der Applikation und ermöglicht eine schnelle Übersicht aller Wiedervorlagen.

Durch einen Doppelklick auf eine Wiedervorlage in der Liste wird der entsprechende Kunde, Vertrag, Vermittler, Personen oder Veranstaltung geladen und die Details der Wiedervorlage werden angezeigt. Weitere Möglichkeiten zum Bearbeiten der Wiedervorlagen werden unter Handbuch Datei → Neu → Wiedervorlage Prozess beschrieben.

Der unter der Wiedervorlage Liste eingebauten Filter dient zum Sortieren der Liste. Nachdem Sie einen anderen Kriterium für Ihre Anzeige ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche um die Daten neu laden.

Die Schaltfläche - Wiedervorlage Historie anzeigen, zeigt Ihnen der Verlauf des ausgewählten Prozesses.

Wiedervorlage Seitenleiste

Über diese Funktion wird die Anzeige der Wiedervorlage auf Event-Ebene ein- oder ausgeschalten. Die Wiedervorlage Seitenleiste zeigt aktive Wiedervorlagen für Kunden, Verträge, Vermittler, Personen oder Veranstaltungen direkt im Event.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht: Bearbeiten -> Wiedervorlage Seitenleiste. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über: Werkzeuge -> Wiedervorlagen -> Seitenleiste.

Ist diese Funktion aktiv gesetzt, werden Ihnen auf Vertragsebene, in den Stammdaten oder in der Detailansicht einer Veranstaltung, auf der rechten Seite aktive Wiedervorlagen angezeigt.

Wiedervorlage Steuerung

Der Dialog Wiedervorlage Steuerung dient dazu, Wiedervorlagen anhand eines Prozesses selektiv weiter zu verarbeiten. Hierzu werden anhand des eingestellten Filters alle gewünschten Wiedervorlagen angezeigt.

In der klassischen Menü-Ansicht wählen Sie unter Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung um den Wiedervorlage Steuerung Dialog zu öffnen.

In der modernen Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Werkzeuge -> Einstellung -> Prozess-Steuerung.

Welche Einstellungen notwendig sind um einen Prozess zu starten und weitere Möglichkeiten zum Bearbeiten der Wiedervorlagen werden unter Handbuch Datei → Neu → Wiedervorlage Prozess beschrieben.

Durch drucken auf die SchaltflächeStart wird die ausgewählte Aktion für die Wiedervorlagen ausgeführt.

Berechnungen

xpectoPro bietet eine Reihe von frei anpassbaren Berechnungen in Abhängigkeit der Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Eine ausführliche Analyse Ihrer Vertriebs- und Abrechnungsstruktur zusammen mit dem xpecto Kundensupport ist daher unumgänglich. Die individuelle Anpassung der Oberflächen, Berechnungsprozeduren wird vom xpecto Kundensupport erstellt.


Das Menüpunkt Berechnungen umfasst drei Bereiche:

  1. Provisionsbuchungen
  2. Anlegerbuchungen
  3. Probeberechnung

Zu den Provisionsbuchungen gehören:

  1. Abrechnungszeitraum festlegen
  2. Provisionsberechnung
  3. verbuchte Provisionen
  4. Belege und Auszahlungen

Zu den Anlegerbuchungen gehören:

  1. Berechnungen und Transaktionen
  2. Offene Posten
  3. Zahlungsverkehr

Zu Probeberechnung:

  1. Provisionstest
  2. Sollstellungstest

Abrechnungszeitraum festlegen

Mit Zeitraum wählen wird der für die Provisionsabrechnung maßgebliche Zeitraum bezeichnet.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Dialog zur Eingabe des Abrechnungszeitraums über den Menüpunkt Berechnungen → Abrechnungszeitraum aufgerufen werden, oder durch einen Doppelklick auf das Info-Fenster in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht erreichen Sie dieses Funktion über Vertrieb -> Provisionen -> Abrechnungszeitraum festlegen.

In Dialog Zeitraum wählen gibt verschiedene Möglichkeiten eine Abrechnungszeitraum zu wählen.

Intervall Anzeige in der Anwendung
Täglich 2015/02/15
Wöchentlich 2015KW08
2-Wöchentlich 2015DW04
4-Wöchentlich 2015VW02
Halbmonatlich 2015HM04
Monatlich 2015M02
Vierteljährlich 2015Q1
Halbjährlich 2015H1
Jährlich 2015

Der gewählte Abrechnungszeitraum wird dann in der Symbolleiste bzw. Info-Fenster angezeigt (siehe oben). Somit haben Sie immer eine Übersicht welchen Abrechnungszeitraum Sie im Moment verwenden.

Provisionsberechnung

Eine der zentralen Funktionen von xpectoPro ist die Provisionsberechnung. Sie können tägliche, wöchentliche, halbmonatliche, monatliche, quartalsweise, halbjährige und jährliche Intervalle gewählt werden . Dieses geschieht in dem Dialog Zeitraum wählen (siehe Handbuch Berechnungen → Abrechnungszeitraum festlegen). Der Zeitraum kann auch direkt im Fenster Berechnungsverlauf starten geändert werden. Der für die Provisionsabrechnung verwendete Abrechnungszeitraum beinhaltet alle manuell eingetragenen Vermittler-Buchungen im Zeitraum und alle im angegebenen Zeitraum fälligen Provisionszahlungen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Provisionsberechnung gestartet werden über Berechnungen → Provisionsberechnung.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Provisionsberechnung über die Registerkarte Vertrieb Gruppe Provisionen gestartet.

In der Maske Berechnungsverlauf starten können Sie über ein Dropdown-Menü auswählen für welche Provisionen die Berechnung durchgeführt werden soll.

Berechnung Beschreibung
1 Alle Provisionen es werden alle Vertrags- und Vermittler Provisionen berechnet.
2 Vertrags-Provisionen es werden die Provisionen für alle vorhandenen Verträge berechnet, mit den vorhandenen Provisionen verglichen und falls gewünscht verbucht.
3 restliche Provisionen es werden die Provisionen der Vermittler-Struktur berechnet.

Soll eine Provisionsabrechnung für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Vermittler usw. erstellt werden, dann wählen Sie die Checkbox Einschränkungen der Berechnung . Sie haben hier die Möglichkeit die Berechnung auf ein Produkt, Tarif, Vertragsnummer, Betreuernummer, Zahlfirma, Provisionsart oder Transaktionsnummer zu begrenzen.

Nachdem Sie die gewünschten Einschränkungen gesetzt haben, klicken Sie auf Start. Es öffnet sich ein Dialog, der abfrägt ob fehlenden Provisionen in die Verträge eingefügt werden sollen.

Mit Ja werden für alle vorhandenen Verträge die entsprechenden Provisionsansprüche erzeugt. Verträge für die bereits Provisionsansprüche erzeugt wurden sind hiervon ausgenommen.

Diese Funktion ist sinnvoll für den Fall, dass Sie beim Erfassen von Vertragsdaten keine Provisionsansprüche erzeugt haben.

In der Maske Berechnungslauf anzeigen und verbuchen gibt es die Möglichkeit die berechnete Datensätze zu filtern. Der Filter dient dazu, um Provisionszahlungen nach verschiedenen Kriterien zu selektieren und auszuwählen. Der Filter umfasst im folgenden 4 Funktionen.


Alle angezeigten Provisionen auswählen.


Alle Provisionen über den angegebenen Schwellenwert auswählen. Nur Provisionsauszahlungen die über diesem Betrag liegen werden verbucht.


Alle Datensätze werden deselektiert.


Berechnugslauf verwerfen. Es kann eine neue Berechnung gestartet werden.


Mit der Schaltflächte starten Sie den Buchungsvorgang der gewählten Provisionen.

Zur Sicherheit wird Ihnen an dieser Stelle noch einmal der Gesamtbetrag der verbucht wird angezeigt. Ist dieser korrekt, bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Durch die Bestätigung mit OK werden die die ausgewählten Provisionen verbucht. Die verbuchten Werte werden dann im entsprechenden Vertrag angezeigt.

Nach erfolgreicher Buchung der Provisionen wird Ihnen dieses mit der Meldung Die Verbuchung wurde erfolgreich durchgeführt angezeigt.

Wenn Sie in dem Dialog Verbuchung der Provisionsabrechnung auf Weiter zu Belegdruck und Auszahlung klicken, werden Sie zur Maske Belegdruck und Auszahlung weitergeleitet. Hier wird eine Auflistung der verbuchten Provisionen für den ausgewählten Zeitintervall angezeigt.

Mit Hilfe der rechts-links Steuerung können Sie zu jedem gewünschten Abrechnungszeitraum wechseln.

Um eine Buchung in der Abrechnung zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche . Sie können durch betätigen der Schaltfläche eine neue Buchung, wie z.B. einen Vorschuss, einfügen.

Falls Sie eine Abrechnung geändert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche , um die Liste der Abrechnungen zu aktualisieren.

Um die erstellten Auszahlungen als SEPA-Datei auszugeben, klicken Sie auf .

In der Maske Zahlungsdatei erstellen kann zwischen mehreren Verfahren zur Durchführung von Überweisungen ausgewählt werden. Sie können außerdem die Ausführungsoptionen sowie Speicherort festlegen.

Wählen Sie hier bitte das gewünschte Format und drücken Speichern um die Datei zu erstellen, wenn gewünscht wird außerdem ein Begleitzettel zum Zahlungsverkehr erstellt.

Sie werden nun automatisch zum Dialog Belegdruck und Auszahlungen zurückgeleitet.

Über den Button werden Sie zum Dialog für den Belegdruck weitergeleitet. Hier können verschiedene Reports für den Druck, als auch die Ausgabe bestimmt werden. Unter anderem können Sie hier die Belege auch als Email direkt an den Vermittler versenden.

Sie können hier Testdruck oder Belegdruck für die gewählte Vermittler-Selektion auswählen. Beim Testdruck werden Provisionsbelege erzeugt, die jedoch mit keiner Belegnummer versehen werden. Beim Belegdruck werden die Provisionsbelege vom System automatisch mit einer fortlaufenden Belegnummer versehen und beim Vermittler abgelegt.

Sie können anhand folgender Symbole erkennen in welcher Form der Vermittler seine Provisionsabrechnung erhalten hat:

  • Der Vermittler hat seine Abrechnung auf elektronischem Weg erhalten.
  • Der Vermittler hat seine Abrechnung auf dem Postweg erhalten.

Bitte beachten Sie dass beim Löschen von Belegen, die vom System vergeben Belegnummer ebenfalls gelöscht wird. Gegebenenfalls muss der Nummernkreis vom Xpecto-Support komplett zurückgesetzt werden damit eine lückenlose Buchhaltung gewährleistet ist.

verbuchte Provisionen Belege und Auszahlungen

Nach Berechnung der Provisionen, können im nächste Schritt Belege gedruckt und Auszahlungen vorgenommen werden. Diese Operationen können in der Maske Belegdruck und Auszahlungen durchgeführt werden.

In der klassischer Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Berechungen → verbuchte Provisionen, Belege und Auszahlungen.

In der moderner Menü-Ansicht wird die Maske über die Registerkarte Vertrieb Gruppe Provisionen erreicht.

Hier wird für den gewählten Zeitraum eine Auflistung der verbuchten Provisionen angezeigt.

Über die Navigation kann auch hier jeder beliebige Abrechnungszeitraum erreicht werden.

Eine detailliertere Funktionsübersicht zur Maske Belegdruck und Auszahlungen erhalten Sie im Handbuch unter Berechnungen → Provisionsabrechnung.

Berechnungen und Transaktionen

xpectoPro ermöglicht die Durchführung verschiedenster Arten an Berechnungen, wie zum Beispiel Verlustverteilung, Entnahmen/Entnahmepläne, Anteilskauf, Basisdividende, Verzinsung, Gebührenberechnung.

Jedes Produkt wird intern als eigener Mandant mit eigener Buchhaltung geführt, die Berechnung kann produktübergreifend erfolgen, eine übergreifende Berechnung von Dividenden oder Zinsen ist somit universal für alle Produkte durchführbar.

Die Berechnungen können in beliebiger Art kombiniert und als Vorlage in einem Berechnungsprofil hinterlegt werden. Die Berechnung kann für einen frei gewählten Zeitintervall durchgeführt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie die Maske über Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen.

In den modernen Menü-Ansicht wird die Maske über Registerkarte Buchhaltung Funktion Berechnung erreicht.

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält ihre eigene Symbolleiste und zwei Ansichten für Berechnungen und Transaktionen.

Schaltfläche Beschreibung
Datensatz speichern
Berechnungsprofile neu anlegen
Transaktionen neu anlegen
Markierten Datensatz löschen

Eine neue Berechnung anlegen/ erzeugen

Um ein neues Berechnungsprofil zu erzeugen klicken Sie auf das Symbol . Ein Berechnungsprofil kann mehrere Berechnungsläufe enthalten, wie z.B. Zinsberechnungen für differente Produkte.

Im Reiter Konfiguration werden die allgemeinen Daten der Berechnung eingegeben wie Name, Zeitintervall und Beschreibung der Berechnung.

Wechseln Sie als nächstes in den Reiter Berechnung.

Hier wird die spezifische Berechnung angelegt. Sie können diese komplett neu anlegen oder aus einer beliebigen Periode übernehmen/ kopieren.

Weitere Eigenschaften der Funktionsleiste:

Schaltfläche Beschreibung
Eine neue Berechnung anlegen.
Eine bestehende Berechnung aus einer anderen Periode kopieren.
Eine markierte Berechnung kopieren.
Eine markierte Berechnung löschen.

Nachdem eine neue Berechnung angelegt wurde, können Sie nun die Berechnungs-Parameter festlegen. Mit Hilfe des Symbols gelangen Sie in den Dialog Berechnungs-Parmeter. Hier kann die Berechnung individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Nachdem Sie hier die gewünschten Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf OK.

Wenn die Berechnung gestartet wird, wird automatisch eine Transaktion erstellt die Werte und Buchungen enthält. Klicken Sie auf die Schaltfläche um eine Werte-Liste zu erstellen.

Es werden nun alle Beteiligungen und die errechneten Ansprüche angezeigt. Einzelne Datensätze können an dieser Stelle per Doppelklick geöffnen und bearbeiten/ korrigert werden.

Durch die Betätigung der Schaltfläche werden die Werte gebucht. Eine Änderung der Beträge ist nach diesem Schritt nicht mehr möglich.

Die Buchhaltungsdaten dieser Transaktion werden bei jedem Vertrag im Reiter Buchungsdaten automatisch gespeichert. Die Bearbeitung, der Export und die Festschreibung von Buchungssätzen erfolgt über die Maske Stapelbuchungen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

Sie können vorab, bevor die Beträge fest gebucht werden, für einen bzw. alle Verträge Testberechnungen durchführen. Bitte wählen Sie hier die entsprechende Funktion Gesamt für eine Berechnung der kompletten Selektion bzw. akt.Vertrag für einen selektierten Vertrag. Im Testdialog für Fondsberechnung erhalten Sie die Werte und Buchungsdaten die erzeugt würden, wenn für diesen Vertrag eine reguläre Berechnung durchgeführt würde.

Schließen Sie den Dialog um zur Maske Berechnungen und Transaktionen zurückzukehren.

Mit Hilfe des Buttons kann eine Transaktion bzw. Bestandsteile davon gelöscht werden. Im folgenden Dialog können Sie wählen ob Sie die gesamte Transaktion inklusive aller Berechnungen oder nur berechneten Buchungsdaten löschen möchten.

->

Nachdem alle Berechnungen und Buchungen durchgeführt wurden, können abschließend noch Zahlungsdateien und Anschreiben erstellt werden:

Aktion Beschreibung
Überweisung/Zahlungsdateien und Belege erstellen
Einzelschreiben oder Gesamtliste für Anleger erstellen

Um eine Zahlungsdatei für die ausgewählte Berechnungen zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche Datei erstellen. Sie werden zum xpectoPro OPOS Dialog weitergeleitet (siehe Handbuch Berechnungen → Offene Posten).

Klicken Sie auf die Schaltfläche um Einzelschreiben für jeden Anleger zu erstellen und zu versenden. Wählen Sie den zugehörigen Bericht der als Bericht für Berechungen Einzelschreiben markiert sein muss. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Über Testdruck können Sie ein Schreiben für jeden Anleger erzeugen ohne dass eine Belegnummer erzeugt wird. Über Belegdruck werden Einzelschreiben erzeugt, die vom System automatisch mit einer fortlaufender Belegnummern versehen werden, diese können nach dem Beleglauf nicht mehr geändert bzw. korrigiert werden.

Um eine Übersichtsliste für die komplette Berechnung zu drucken und zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie den zugehörigen Bericht, der Bericht muss hierzu als Bericht für Berechungen Listen markiert werden. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält neben der Ansicht für Berechnungen einen Ansicht für Transaktionen. Sie erreichen diese Ansicht über den Reiter Transaktion bzw. in der Hauptansicht von xpectoPro unter Buchhaltung -> Werte -> Transaktion.

Eine Transaktion ist eine Kennzeichnung der Berechnung um enthaltene Buchungen zusammenzufassen. Transaktionen werden automatisch beim Starten einer Berechnung erstellt.

Markieren Sie eine Transaktion um eine der folgende Aktionen durchzuführen:

Aktion Beschreibung
Kann durchgeführt werden wenn die Buchung noch nicht festgeschrieben ist.
Es wird eine Liste der enthaltene Buchungen angezeigt.
Über die Schaltfläche kann eine komplette Abrechnung gelöscht werden, solange die erzeugten Buchungen noch nicht festgeschrieben sind.

Offene Posten

Offene Posten dient als Nebenbuch der Buchführung. In der Nebenbuchhaltung wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Debitorenkonto bis zum Zeitpunkt der Zahlung (automatisch) als offener Posten geführt. Mit Hilfe von xpectoPro erhalten Sie eine vollständige Liste aller offenen Rechnungen, dabei werden alle zugehörigen Konten berücksichtigt - es werden sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten aufgelistet. Innerhalb dieses Dialoges können Sie weitere Funktionalitäten verwenden wie Überweisung, Lastschrift oder Posten verrechen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Dialog OPOS über Menü Berechnungen → Offenen Posten oder Berechnungen →Zahlungsverkehr → OPOS berechnen erreicht.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Funktion offene Posten über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungdaten erreicht.

OPOS berechnet die Buchungen auf Basis von OPOS-Konten für einstehende Ein- und Auszahlungen, diese Konten müssen vorher unter Produkte → Reiter Konten bereits als OPOS-Konten angelegt worden sein.

Sollten Sie sich in der Hauptansicht von xpectoPro in den Kategorie Kunden befinden, werden Ihnen jeweils die Posten des markierten Kunden bzw. Vertrag angezeigt.

Der OPOS Verarbeitung Dialog enthält in dem oberen Bereich die Filterbedingungen, in der Mitte die Liste der Posten für alle Beteiligungen, und unten die Details der Buchungen.

Der OPOS Dialog bietet Ihnen generell drei grundsätzlich Funktionen:

Schaltfläche Beschreibung
Überweisung beauftragen
Lastschrift beauftragen
Posten gegeneinander verrechnen

Überweisungen werden für Kreditoren (Gläubiger) erstellt. Eine Lastschrift ist die Umkehrung der Überweisung. Der Zahlungsempfänger gibt hier seiner Bank den Auftrag, vom Konto des Zahlungspflichtigen bei dessen Bank (Zahlstelle) einen bestimmten Betrag abzubuchen. Offene Posten können miteinander verrechnet werden, das heißt Forderungen bzw. Verbindlichkeiten können zusammengefasst werden oder Forderungen können mit Verbindlichkeiten gegeneinander aufgerechnet werden wie z.B. Rechnung mit einer Gutschrift ausgleichen.

Im weiteren Verlauf werden Sie vom System durch die folgenden Punkte geführt:

Aktion Beschreibung
Fälligkeitsdatum auswählen.
Zahlungswährung auswählen.
Zahlungszweck auswählen.
Buchungskonto auswählen.

Nachdem Sie diese Daten eingegeben haben öffnet sich der Dialog Zahlungsverkehr.

Aus einer OPOS Buchung wird eine Sollbuchung erstellt. Im oberen Bereich sind die gerade erstellten Sollbuchungen zu sehen.

Der Zahlungsverkehr wird im Handbuch unter Berechnungen → Zahlungsverkehr beschrieben.

Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr ist ein zentrales Modul von xpectoPro, mit dem Sie Zahlungsaufträge wie Überweisungen, Lastschriften selbst erstellen und elektronisch an die Kreditinstitute übermitteln können. Bei der Erfassung eines Vertrages werden alle für den späteren Bankeinzug relevanten Daten eingetragen. Im Vertrag werden die Ratenhöhe, die Laufzeit, das Datum der ersten Rate, die Bankverbindung, das Einzugsintervall und die Art des Einzugs erfasst. Aus diesen Daten berechnet das Modul Zahlungsverkehr automatisch, für ratierliche Verträge die notwendigen Datensätze für den Lastschrift-Einzug der monatlichen Raten.


Diese Daten können vorab über Berechnungen → Probeberechnung → Sollstellungstest in der klassischen Ansicht oder über Zahlungsverkehr -> aktuellen Vertrag testen in der modernen Ansicht getestet werden bevor diese zur regulären Berechnung herangezogen werden.


Im Dialog Zahlungsverkehr stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Lastschriften berechnen, aktuellen Vertrag testen, OPOS berechnen, Daten löschen, Daten prüfen, Zahlungsdatei erzeugen.

In der klassichen Menü-Ansicht kann das Zahlungsverkehr-Dialog über Menü Berechnungen → Zahlungsverkehr geöffnet werden.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Funktion Zahlungsverkehr unter Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten angezeigt.

Hier können Sie direkt mit dem Berechnungslauf beginnen, oder durch bereits erfolgte frühere Stichtage blättern.

Starten Sie die Berechnung mit einem Klick auf .xpectoPro ermittelt nun alle fälligen Bankeinzüge zu diesem Datum und fasst diese zusammen. Es erscheint eine Liste mit Verträgen und den dazugehörigen Raten-Sollstellungen. Wählen Sie die abzurechnenden Verträge aus und erstellen Sie die gewünschte Ausgabedatei.


Bitte beachten Sie dass eine Ausgabedatei erst nach Prüfung der Datensätze erzeugt werden kann. Verwenden Sie hierzu die Funktion Daten prüfen. Durch einen Doppelklick auf Details , können Sie z.B. die Fehler der Datensätze sehen, falls welche vorhanden sind. Sollstellungen können falls notwendig über den Button Daten löschen gelöscht werden.


Im Zahlungsverkehr-Dialog können Sie offene Posten berechnen, über die Schaltfläche gelangen Sie in den xpectoPro OPOS Verarbeitung Dialog (siehe Handbuch Berechnungen → Offenen Posten). Aus einer OPOS Buchung wird ein Sollbuchungdatensatz erstellt und im oberen Bereich des Dialoges angezeigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche , werden die Sollbuchungen in Zahlungsdateien umgewandelt. Die Sollbuchungen werden zu einer Transaktion zusammengefasst, und zugleich wird ein Datensatz für den Zahlungsverkehr erzeugt.

Bei Erzeugung der Zahlungsverkehrsdatei werden folgende Dateien im Verzeichnis für Bankdaten angelegt:

  • Eine CSV-Datei mit folgendem Inhalt: Vertragsnummer, Produkt, Name u. Adresse des Anteileigners, Betrag, Währung, Buchungstext sowie die Bankverbindung.
  • Ein Begleitzettel zur Transaktion.
  • Eine SEPA-Datei zur Übermittlung an das Kreditinstitut.

Bei den einzelnen Verträgen würde dann der Zahlplan (Reiter Sollbuchungen) um diese Rate ergänzt. Der Status dieses Einzugs steht auf belastet da er zu Bank weitergegeben wurde. Die Verbuchung erfolgt erst nach dem Einlesen der Kontoauszüge über unseren Kontoauszugs-Manager. Das System erkennt automatisch die einzelne Lastschriften des Einzugs und verbucht diese dem Kundenkonto. Ist dies erledigt, wird der Status auf bezahlt gesetzt und der Vorgang ist somit abgeschlossen.

Probeberechnung

In der klassischen Menü-Ansicht über das Menü Berechnungen → Probeberechnungen sind verschiedene Testberechnungen zu den Berechnungsmodulen aufrufbar.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion Provisionsberechnung unter Registerkarte Vertrieb Gruppe Provisionen zu erreichen.

Bei Testberechnungen werden dieselben Berechnungen durchgeführt, wie bei den realen Berechnungsläufen, jedoch werden nur die Log-Ausgaben der Berechnungsskripte angezeigt aber keine Datensätze in der Datenbank erzeugt. Der Aufruf einer Testberechnung durch den Anwender führt daher zu keinerlei Fehlbuchungen und kann problemlos jederzeit durchgeführt werden. Diese Funktion dient in erster Linie der Fehlersuche für Endanwender, um Fehler zu finden die möglicherweise nur an falsch eingestellten Werten liegen.

Provisionstest

Über den Dialog Provisionstest können Sie, für einen bestimmten Zeitraum, die Provisionen eines Vertrages berechnen.

Gehen Sie bitte hierzu wie folgt vor:

Schaltflächen Beschreibung
Wählen Sie einen Vertrag im Hauptdialog von xpectoPro.
Öffnen Sie den Dialog für Testberechnungen.
Starten Sie die Berechnung der Provisionen.

Es werden Ihnen nun die Abschluss- und Bestandsprovision bzw. Ansprüche für diesen Vertrag berechnet und angezeigt. Im Detail enthält diese Ansicht folgende Informationen.

Über die Schaltfläche wird Ihnen eine Liste von Provisionsansprüche der einzelnen Vermittler angezeigt.


Diese Liste wird durch das Provisionsabrechnungsskript von xpecto beeinflusst und kann bei Bedarf durch den Kundensupport von xpecto angepasst werden.


Sollstellungstest

Über den Dialog Sollstellungstest können Sie testen ob für den ausgewählten Vertrag und die stichtagbezogene Buchung (Sollstellung) alle Kriterien erfüllt sind. Wählen Sie dazu einen Stichtag und klicken Sie auf die Schaltfläche

Der gewählte Vertrag wird nun auf seine Eckdaten geprüft, das Ergebnis wird Ihnen anhand der folgenden Symbole angezeigt:

  • geprüft, in Ordnung
  • geprüft, nicht in Ordnung

Die Prüfung des Vertrages umfasst im einzelnen folgende Punkte:

Anzeige der Prüfung entspricht dem Feld im Vertrag
Vertrag -> Rateneinzug -> Intervall
Vertrag -> Rateneinzug -> Laufzeit - Beginn
Vertrag -> Rateneinzug -> Zahlstatus
Vertrag -> Rateneinzug -> zum
Vertrag -> Allgemein -> Rate
Vertrag -> Rateneinzug -> auf

Falls ein Sollstellungsskript im Produkt hinterlegt ist wird das Skript für die Generierung der Buchungen herangezogen. Genauere Informationen hierzu erhalten Sie über das Skript - Informationsfenster zur Laufzeit respektive Berechnung.


Import-Export

Der Daten-Import/Export gehört zu den wichtigsten Funktionen von xpectoPro. Anwendung finden diese Funktionen z.B. beim Import von Bankbewegungen oder beim Import von Vermittler-, Vertrags- oder Kundenbeständen aus anderen Systemen.

Bei einigen der beschriebenen Import-Funktionen werden unter anderem Buchungsdaten importiert. Hierbei entstehen Erfassungen, die danach noch in einem weiteren Arbeitsschritt bearbeitet werden können.

Tabellen synchronisieren

Eine starke Eigenschaft von xpectoPro ist die Mehrstandortfähigkeit. Das Synchronisation-Modul dient dem Ex- und Import von Datensätzen über den xpecto Webserver.

In der klassischen Menü-Ansicht ist die Funktion unter Menü Import/Export → Tabellen synchronisieren zu finden.

In den modernen Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Werkzeuge Gruppe Import / Export.

Nach dem Starten wird im Dialog Synchronisation eine Liste aller verfügbaren Tabellen angezeigt.

Welche Tabellen Sie synchronisieren wollen, kann durch markieren der gewünschten Tabellen gesteuert werden. Die wichtigsten Funktionen sind bereits in den Grundeinstellungen des Filters enthalten:

Filter Beschreibung
Alles Es werden alle Tabellen synchronisiert
Definitionen Definitionen die unter Extras → Einstellungen → Synchronisation definiert sind
Löschungen Löschungen werden synchronisiert
Änd.abholen Änderungen werden von Server abgeholt
Änd.übermitteln Änderungen werden zum Server geschickt

Für die Synchronisierung können Profile angelegt werden in denen nur bestimmte Tabellen für die Synchronisierung ausgewählt werden. So werden dann z.B. nicht alle sondern nur ein paar der Tabellen synchronisiert. Dies ist praktisch, wenn beispielsweise die Weboberfläche für Kunden- bzw. Vermittlerportal angepasst werden. In diesem Fall müssen nicht alle Tabellen übertragen werden, es ist an dieser Stelle ausreichend die spezifischen Tabellen zu übertragen.

Scanmanager

xpectoPro bietet Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Dokumente zu digitalisieren, archivieren und strukturiert zuzuweisen. Um die Möglichkeit zur Aufnahme von Dokumenten in der Software und deren Verwaltung übernimmt xpectoPro Dokumentenmanagement Aufgaben um die Arbeitseffizienz zu steigern.

Mit dem xpecto Scanmanager haben Sie die Möglichkeit eingescannte Dokumente manuell oder automatisch zuzuweisen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Scanmanager über Menüleisten Import/Export → Scanmanager.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Scanmanager über die Registerkarte Werkzeuge Gruppe Import / Export erreicht werden.


Starten Sie den Scanmanager und wählen unter Scanquelle das Verzeichnis wo die zu verarbeitenden Dateien abgelegt sind. Klicken Sie dann auf um den Scanvorgang zu starten. Der default Pfad wird bereits vom System vorgegeben, kann bei Bedarf jedoch von Ihrem Systemadministrator unter Extras → Einstellungen → Feldgruppe Pfade angepasst werden.

Falls auf dem eingescannten Dokument kein Barcode vorhanden ist kann über die Schaltfläche Barcode manuell eingeben ein Barcode manuell eingegeben werden.


Diese Funktion erzeugt KEINEN Barcode, es wird lediglich nach einem bereits vorhandenen Barcode im System gesucht.


->

Nach Eingabe des Barcodes wird dieser, falls bereits im System bekannt, automatisch dem passenden Kunden bzw. Vertrag zugeordnet. Ist der Barcode unbekannt oder wurde falsch eingegeben, werden Sie über eine entsprechende Meldung informiert, dass dieser keinem Ereignis zugeordnet werden konnte.

Konnte der Barcode nicht zugeordnet werden, wechseln Sie bitte in den Reiter Zuweisung. Hier kann das Dokument manuell der entsprechenden Stelle zugewiesen werden.

Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Kunde, Vertrag, Vermittler, Interessenten, Ereignisse Verträge wird der für die Zuweisung bestimmter Speicherort gewählt.

Durch die Betätigung der Schaltfläche Speichern wird das ausgewählte Dokument gespeichert und ein Ereignis in der entsprechenden Kategorie erzeugt.


Ausdruck von Barcode-Aufkleber


Dokumente können über den Barcode erkannt und anhand der eingelesenen ID im Barcode automatisch dem entsprechenden Ereignis zugewiesen werden. Dabei wird das Ursprungs-Dokument, durch das zuletzt eingescannte Dokument ersetzt. Zum Ausdrucken eines Barcodes über einen Labeldrucker wählen Sie in der Hauptmaske von xpectoPro einen Datensatz aus für den Sie einen Barcode ausdrucken möchten.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Barcode-Aufkleber über die Registerkarte Schnellzugriff Gruppe Schnelldruck betätigt werden.

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Barcode drucken.

Im Anschluss wählen Sie das passende Ereignis und markieren dieses in der Auswahlliste. Nachdem die Auswahl getroffen wurde klicken Sie bitte auf Barcode drucken. Anschließend wird der Barcode ausgedruckt und Sie können diesen auf das Dokument aufbringen. Sie können das Dokument nun einscannen.


Da der Barcode beim drucken bereits einem Kunde, Vertrag oder einer anderen Kategorie zugewiesen wurde, wird das Dokument automatisch der richtigen Kategorie zugewiesen.


Kontodaten importieren

Dieses Modul dient dem Import von Bankbewegungsdaten mittels Export-Dateien aus E-Banking-Programmen. Der Import von Bankbewegungen geschieht in zwei Schritten. Im ersten Schritt (siehe diesen Menüpunkt) werden die Bewegungsdaten importiert, Im zweiten Schritt (siehe nachfolgendes Menüpunkt: Kontodaten zuweisen), werden aus den Datensätzen Buchungssätze erzeugt.

In der klassischen Menü-Ansicht ist der Import über Menü Import/Export → Kontodaten importieren,

In der modernen Menü-Ansicht ist diese Funktion über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten zu finden.

Starten Sie den Dialog Buchungsdaten importieren und wählen Sie das Produkt aus zu dem die Kontodaten importiert werden sollen, die Datei die die Bankbewegungen enthält sowie das Importkonto (Bankkonto), von dem die Buchungen stammen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen das Trennzeichen sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Enthalten die zu importierenden Daten Datensätze, die sich bereits in der Datenbank befinden, so setzen Sie ein Häkchen bei Datei enthält alte Daten. Dies verhindert die doppelte Anlage bereits vorhandener Datensätze (bereits vorhandene Datensätze werden durch einen Abgleich-Algorithmus erkannt und übersprungen). Wahlweise können die Kopfzeile sowie leeren Spalten angezeigt werden. Mit der Schaltfläche werden die Importdaten als Tabelle angezeigt.

Schaltfläche Funktion in der Applikation
Produkt Produkt auswählen
Datei Importdatei auswählen
Vorschau Vorschau der Importdatei mit selektiertem Wert
Datei enthält Produktspalte Beim Import werden Kontodaten automatisch dem richtigen Produkt zugewiesen
Trennzeichen Der gewählte Wert trennt Spalten innerhalb der Importdatei
Textzeichen Der gewählte Wert importiert den Wert innerhalb des Textzeichens als Text
Datei enthält alte Daten Es wird beim Import geprüft ob der Datensatz bereits vorhanden ist, wenn ja wird dieser übersprungen
Datei enthält Kopfzeile Beim Import wird die erste Zeile der Datei ignoriert da dieses die Felddefinitionen enthält
Start Es werden nur die Datensätze importiert die im Wert "Z/S" fesgelegt wurden
Prozedur Hier muss die passende Prozedur gewählt werden.

Schritt 2: Importparameter festlegen. Hier muss das Umsatzkonto festgelegt werden. Das ist das Gegenkonto für die Umsätze die importiert werden. Weisen sie nun die Spalten der Importdatei den passenden Spalten der Datenbank zu - Schritt 3: Spalten zuweisen. Bei Dateien im MT940 Bankformat wird die Spaltenzuordnung automatisch vorgeschlagen. Nachdem alle Spalten zugewiesen sind, starten Sie den Import durch die Schaltfläche . Bankbewegungen, die im Verwendungszweck eine Vertragsnummer enthalten, werden dabei automatisch dem angegebenen Vertrag zugewiesen.

Bestätigen Sie obige Meldung mit Weiter zu Kontodaten zuweisen. Die Bankbewegungen/Importdaten sind nun erfolgreich importiert worden.


Achtung: Der Import der Buchungen ist an dieser Stelle noch nicht vollständig. Daten, die importiert wurden, aber noch nicht übernommen wurden, werden bei Berechnungen noch nicht berücksichtigt. Die importierten Daten werden hier lediglich in eine temporäre Tabelle geschrieben, sie müssen später noch über das Modul "Kontodaten zuweisen" in die Buchungstabelle übertragen werden (siehe nachfolgenden Menüpunkt "Kontodaten zuweisen".


Kontodaten zuweisen

In diesem Modul werden aus der vorher importierten Buchungen/Bankbewegungen Buchnungssätze erzeugt und den korrekten Verträgen/Beteiligungen/Produkten zugewiesen. Dabei müssen Buchungen die noch nicht automatisch einem Vertrag zugewiesen wurden, manuell zugewiesen werden.

In der modernen Menü-Ansicht starten Sie den Dialog importierte Buchungen zuweisen über Menü Import/Export → Kontodaten zuweisen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Dialog über Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Verbuchung gestartet.

Klicken Sie auf die Funktion Verbuchung um mit der Zuweisung der Kontodaten zu beginnen.

Im Dialog Buchungen zuweisen wird die Liste der Produkte mit offenen sowie geparkte Buchungen angezeigt.

Die Schaltfläche Rundruf starten dient dazu die Kontobewegungen für das markierte Produkt bei der Bank abzufragen.


Ein Rundruf für alle Produkte kann über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Rundruf gestartet werden.


Durch einen Klick auf OK werden Sie zum Dialog importierte Buchungen zuweisen weitergeleitet. Der Dialog importierte Buchungen zuweisen enthält die Reiter Buchungen anzeigen und geparkte Buchungen anzeigen .

Unter dem Reiter Buchungen anzeigen werden Details der Buchungen und in der Mitte die Navigation angezeigt, mit den Pfeiltasten oben in der Menüleiste können Sie durch die Buchungen blättern. In der Feldgruppe Buchung sehen Sie:

  • den Zahlungspflichtigen
  • Kontoinhaber
  • Absender
  • Verwendungszweck
  • Details zur Buchung

Mit einem Doppelklick auf einzelne Wörter wird das Wort als Suchkriterium verwendet. Klicken Sie mit der Maus auf Teile der Buchungsdaten wie z.B. die Vertragsnummer, diese wird dann als Suchkriterium verwendet.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden aus allen Bankbewegungen, die beim Import bereits einem Vertrag zugewiesen wurden, automatisch Buchungssätze erzeugt und gespeichert. Dazu muss zu dem jeweiligen Produkt hinterlegt sein, welche Kontierung hier verwendet werden soll.


Das zu verwendende Konto wird in der Produktmaske in der klassischen Ansicht unter (Datei → Produkte) auf dem Reiter Allgemein unter Konto RZ eingetragen.

In der modernen Menüansicht erreichen Sie diese Funktion unter Stammdaten -> Produkte -> Allgemein -> Buchhaltung / Konten -> Konto RZ. ->

Neben der Möglichkeit eine neue Buchung anzulegen können Sie die Kontobewegungen über die Schaltfläche direkt bei der Bank abfragen. Es wird ein Kontorundruf durchgeführt. Die gefundene Buchungen werden von der Bank dann abgeholt und in der Liste eingefügt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden Sie zu dem Stapelbuchungsdialog weitergeleitet (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

In der untere Hälfte des Dialogs importierte Daten zuweisen sehen Sie die Liste der Buchungen mit dem Vorschlag wie die Buchungen verbucht werden soll.

Im Bereich unten kann das Konto für den zu erzeugenden Buchungssatz ausgewählt werden. Werden hier mehrere Zeilen eingetragen, so wird die Bankbuchung in mehrere Buchungssätze gesplittet. Die Aufteilung der Beträge muss dabei manuell eingetragen werden. Der Buchungstext kann per Hand angepasst werden.

Die Schaltfläche offene Posten abfragen dient dazu um offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen und die Schaltfläche Rückbuchung zuordnen dient dazu die geschlossene Posten für den markierter Vertrag anzuzeigen.

Über die Schaltfläche Sammelauftrag auflösen können Sie aus einem Zahlungsauftrag mehrere Einzelaufträge wie Überweisungen oder Lastschriften erstellen.

Buttons der Funktionsleiste:

Schaltfläche Funktion
Offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen
Die markierte Position einem geschlossenen Posten zuordnen
Zahlungsverkehr einzeln abarbeiten
Selektierte Buchung(en) löschen
Selektierte Buchung splitten
Überträgt die Buchung auf einen differenten Fond
Die selektierte Buchung wird geparkt und kann über den Reiter geparkte Buchungen anzeigen abgearbeitet werden.

Um den Vorgang einem Prozess zuzuweisen, setzen Sie in der Checkbox Prozess starten ein Häkchen. Der Prozess wird dann in der Wiedervorlage-Liste, bei der verantwortlichen Person angezeigt.

Mit der Schaltfläche Speichern, speichern Sie die zum Vertrag zugewiesenen Buchungen. Nach erfolgreichen Speichern wird die nächste Import-Buchung angezeigt.


Ein Speichern ist nur möglich, wenn die Summe der gesplitteten Beträge exakt dem Buchungsbetrag entspricht.


Alle gespeicherten Buchungen werden in die interne Buchhaltung aufgenommen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung oder Buchhaltung -> Buchungsdaten -> Stapel angezeigt.

Eine falsch importierte Buchung kann im Nachhinein gelöscht werden, und zwar in dem Dialog Stapelbuchung. Der Dialog kann über Bearbeiten → Stapelbuchung oder über Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen geöffnet werden. Markieren Sie hier die gewünschte Buchung und klicken Sie auf die Schaltfläche .

Kunden- und Vertragsdaten importieren

Dieses Modul dient dem Import von Verträgen einschließlich Kundenstammdaten. Diese Funktion ist erreichbar in der klassischen Menü-Ansicht unter Import/Export → Kunden- und Vertragsdaten importieren.

In der modernen Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über: Werkzeuge -> Import Export -> Datenimport.

Starten Sie den Dialog Kunden- und Vertragsdaten importieren. Der Dialog enthält drei Schritte:

  • Schritt 1: Dateiparameter festlegen
  • Schritt 2: Importparameter festlegen (nur in der klassischen Ansicht verfügbar)
  • Schritt 3: Spalten zuweisen

Wählen Sie im ersten Schritt das Produkt bzw. den Fonds, zu dem die Kundendaten importiert werden sollen. Enthält die zu importierende Datei bereits eine Produktspalte, setzen Sie in der Checkbox Datei enthält Produktspalte ein Häkchen. Hierdurch entfällt die Auswahl des Produkts und klicken Sie auf die Schaltfläche um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen Trennzeichen sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Unter Prozedur wird die zur Verarbeitung der Daten zu verwendende Import-Prozedur ausgewählt. Import-Prozeduren müssen vorher vom xpecto Kundensupport hinterlegt werden. Enthalten die zu importierenden Daten Datensätze, die sich bereits in der Datenbank befinden, so setzen Sie ein Häkchen bei vorhandene Kunden und Verträge aktualisieren. Dies verhindert die doppelte Anlage bereits vorhandener Datensätze (bereits vorhandene Datensätze werden durch einen Abgleich-Algorithmus erkannt und aktualisiert).


Schaltfläche Funktion in der Applikation
Produkt Produkt auswählen
Datei Importdatei auswählen
Vorschau Vorschau der Importdatei mit gewählten Import-Parametern
Datei enthält Produktspalte Beim Import werden Importdaten automatisch dem richtigen Produkt zugewiesen
Trennzeichen Der gewählte Wert trennt Spalten innerhalb der Importdatei
Textzeichen Der gewählte Wert importiert den Wert innerhalb des Textzeichens als Text
Vorhandene Daten aktualisieren Es wird beim Import geprüft ob Datensätze bereits vorhanden sind, wenn ja werden diese aktualisiert
Datei enthält Kopfzeile Beim Import wird die erste Zeile der Datei ignoriert da diese die Felddefinitionen der Import-Datei enthält
Start Es werden nur die Datensätze importiert die im Wert "Z/S" festgelegt wurden
Prozedur Hier muss die passende Prozedur gewählt werden

Mit der Schaltfläche werden die Importdaten (bei Verwendung der richtigen Trennzeichen bzw. Textzeichen) als Tabelle angezeigt.


Vorschau der Importdatei
richtig
falsch

Unter Schritt 2: Importparameter festlegen kann angegeben werden, dass fehlende Verträge, Kunden oder Vermittler angelegt werden sollen. Andernfalls werden nur bestehende Datensätze aktualisiert.

Weisen sie nun die Spalten der Importdatei den passenden Spalten der Datenbank zu. Über das Symbol erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbarer Datenbankfelder der Datenbank. Nachdem alle Spalten zugewiesen sind, starten Sie den Import durch die Schaltfläche .

Der erfolgreiche Import der Kundendaten und Vertragsdaten wird durch eine Meldung unter Angabe der Anzahl der importierten Kunden und Verträge bestätigt. Bei Fehlschlagen des Imports eines oder mehrerer Datensätze (z.B. aufgrund fehlerhafter Daten) wird eine entsprechende Meldung angezeigt, und der komplette Import abgebrochen. Prüfen Sie in diesem Fall die zu importierende Datei auf Korrektheit, oder wenden Sie sich an den xpecto Kundensupport.

Allgemeiner Import

Dieses Modul dient dem Import beliebiger Daten wie Kunden- u. Vertragsdaten, Vermittlerdaten usw.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Dialog über Menü Import/Export → Allgemeiner Import gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Dialog über die Registerkarte Werkzeuge Gruppe Import / Export Funktion Datenimport gestartet werden.


Wählen Sie im ersten Schritt das Produkt bzw. den Fonds zu dem die Daten importiert werden sollen. Enthält die zu importierende Datei bereits eine Produktspalte, setzen Sie in dem Checkbox Datei enthält Produktspalte ein Häkchen. Hierdurch entfällt die Auswahl des Produkts und klicken Sie auf die Schaltfläche um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen das Trennzeichen sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Unter Prozedur wird die zur Verarbeitung der Daten zu verwendende Import-Prozedur ausgewählt. Import-Prozeduren müssen vorher vom xpecto Kundensupport hinterlegt werden. Enthalten die zu importierenden Daten Datensätze, die sich bereits in der verwendeten Datenbank befinden, so setzen Sie ein Häkchen bei vorhandene Kunden und Verträge aktualisieren. Dies verhindert die doppelte Anlage bereits vorhandener Datensätze (bereits vorhandene Datensätze werden durch einen Abgleich-Algorithmus erkannt und aktualisiert).


Schaltfläche Funktion in der Applikation
Produkt Produkt auswählen
Datei Importdatei auswählen
Vorschau Vorschau der Importdatei mit selektiertem Wert
Datei enthält Produktspalte Beim Import werden Kundendaten automatisch dem richtigen Produkt zugewiesen
Trennzeichen Der gewählte Wert trennt Spalten innerhalb der Importdatei
Textzeichen Der gewählte Wert importiert den Wert innerhalb des Textzeichens als Text
Vorhandene Daten aktualisieren Es wird beim Import geprüft ob der Datensatz bereits vorhanden ist, wenn ja wird dieser aktualisiert
Datei enthält Kopfzeile Beim Import wird die erste Zeile der Datei ignoriert da diese die Felddefinitionen der Import-Datei enthält
Start Es werden nur die Datensätze importiert die im Wert "Z/S" fesgelegt wurden
Prozedur Hier muss die passende Prozedur gewählt werden

Mit der Schaltfläche werden die Importdaten (bei Verwendung der richtigen Trennzeichen bzw. Textzeichen) als Tabelle angezeigt.


Vorschau der Importdatei
richtig
falsch

Weisen sie nun die Spalten der Importdatei den passenden Spalten der Datenbank zu. Über das Symbol erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbarer Datenbankfelder der Datenbank. Nachdem alle Spalten zugewiesen sind, starten Sie den Import durch die Schaltfläche .

Der erfolgreiche Import der Daten wird durch eine Meldung unter Angabe der Anzahl der importierten Datensätze bestätigt. Bei Fehlschlagen des Imports eines oder mehrerer Datensätze (z.B. aufgrund fehlerhafter Daten) wird eine entsprechende Meldung angezeigt, und der komplette Import abgebrochen. Prüfen Sie in diesem Fall die zu importierende Datei auf Korrektheit, oder wenden Sie sich an den xpecto Kundensupport.

Buchungsexport

Dieser Menüpunkt führt direkt zur Buchungen exportieren-Maske auf dem Stapelbuchungs-Dialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung Reiter Buchungen exportieren).

Diese Funktion kann unter der klassischen Menü-Ansicht Import/Export → Buchungsexport gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion unter Karteireiter Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten Funktion Export zu finden.

Der Reiter Buchungen exportieren dient der Übergabe von Buchungssätze an das Buchhaltungssystem des Fonds bzw. eines Steuerberaters. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden nur Buchungen angezeigt, die bereits festgeschrieben sind. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Buchungssätze die sich noch nicht im Buchungsjournal befinden, an externe Buchhaltungssysteme übergeben werden können.

Wählen Sie zunächst das Produkt für den der Export durchgeführt werden soll.

Im Anschluss öffnet sich der Export Dialog. Als Standard werden Ihnen nun bereits alle Buchungen angezeigt die bislang noch nicht exportiert wurden.

Nach Aufruf des Dialogs ist der Radiobutton in der Feldgruppe Exportiert nicht exportiert aktiv. Dadurch werden nur Buchungssätze exportiert, die vorher noch nicht exportiert wurden. Soll ein bereits erfolgter Buchungsexport wiederholt werden so muss der Filter Exportiert dementsprechend angepasst werden.


Schaltfläche Funktion in der Applikation
Wenn aktiv kann eine beliebige Buchungsperiode ausgewählt werden
Wenn aktiv kann gewählt werden ob bereits exportierte bzw. nicht exportiere Buchungssätze angezeigt werden sollen
ein Buchungssatz je Zeile -> Buchungskonto und Gegenkonto werden in der Exportdatei einer Zeile geführt. Buchungssatz in zwei Zeilen -> Buchungskonto sowie Gegenkonto werden in der Exportdatei jeweils in einer separaten Zeile geführt.

Über die Schaltfläche wird eine Datei im CSV-Format erzeugt, die die aufgelisteten Buchungssätze enthält. Dabei wird automatisch der Exportzeitpunkt und der auszuführende Benutzer in die betroffenen Buchungsdatensätze eingetragen. Über die Schaltfläche wird dieselbe Export-Datei erzeugt, jedoch werden keine Informationen zum Zeitpunkt oder Benutzer gesetzt.

E-Brief

Dieses Modul dient dem Export und Versand von Korrespondenz über einen externen Dienstleister. Diese Funktion ist erreichbar in der Menü-Ansicht:


  • Import/Export → Briefversand (klassische Ansicht)


  • Werkzeuge → Versandstatus (moderne Ansicht)



Anschließend öffnet sich der Dialog zum Export / Upload der Daten zum Dienstleister.

Im Fenster "Aufträge" sehen Sie alle Kampagnen die für den Export zur Verfügung gestellt wurden. Unter "Dokumente des Auftrags" sind alle Dokumente gelistet die dieser Kampagne zugehörig sind, an dieser Stelle können final einzelne Dokumente storniert / gelöscht werden.

Anschließend kann die Selektion mit dem Dialog an den Dienstleiter übermittelt werden.

Nach erfolgreichem Upload stehen die Daten nun auf dem Server des Dienstleisters im Status "Warte auf Freigabe" zur Verfügung.

Final müssen die Daten zur Weiterverarbeitung noch über den Button "Freigeben" freigegeben werden, erst nach der Freigabe werden die Daten vom Dienstleister weiterverarbeitet.

Im Menüpunkt "Abgeschlossene" wird Ihnen eine Historie der abgeschlossenen Vorgänge angezeigt.

Extras

Das Menü Extras enthält Aufgaben mit administrativem Charakter. Grundsätzlich ist das Ändern von Einstellungen bzw. das Ausführen von administrativen Tätigkeiten durch den Anwender nicht gesperrt. Über die Rechteverwaltung besteht jedoch die Möglichkeit, die entsprechenden Menüpunkte für bestimmte Benutzer oder Gruppen zu deaktivieren. Lassen Sie sich hierzu vom xpecto Kundensupport beraten, welche Einschränkungen für welche Benutzer sinnvoll sind.

Zusatzmodule

Unter diesem Menüpunkt können von der xpecto AG zur Verfügung gestellte Module installiert werden. Sie erreichen diese Funktion in der modernen Menueansicht unter System -> Zusatzmodule. In der klassischen Ansicht ist diese Funktion nicht verfügbar.

Nachdem sich der Hauptdialog der Funktion öffnet, kann über den Button Liste herunterladen eine Übersicht der verfügbaren Module geladen werden. Wählen Sie hier aus der Liste der verfügbaren Module diese aus, die Sie installieren möchten. Für die Installation der von Ihnen gewählten Module, setzten die Haken in der Spalte Installiert, mit betätigen des Buttons Installieren starten Sie die Installation der Module.

Einstellungen

In der klassischen Menü-Ansicht sind die Einstellungen unter Menü Extras → Einstellungen.

In der modernen Menü-Ansicht sind die Einstellungen unter die Registerkarte System Gruppe Software zu finden.

Diesen Dialog enthält allgemeine Konfigurationseinstellungen zur Applikation sowie der Datenbank.

Einstellungen sollten nur vom xpecto Kundensupport verändert werden. Es wird empfohlen, diesen Menüpunkt für normale Benutzer über die Rechteverwaltung zu deaktivieren!

Anpassen

Berichte und Adressmuster

Alle Ausdrucke, die mit xpectoPro erstellt werden (wie z. B. Provisionsabrechnungen, Kundenanschreiben usw.) basieren auf gespeicherten Vorlagen. Diese können über verschiedene Berichtsgeneratoren erstellt und mit Daten befüllt werden. Die Vorlagen für Ausdrucke und Schreiben werden deshalb im folgenden (und auch in Kommunikation mit dem xpecto Kundensupport) als Berichte bezeichnet. Jeder Bericht besteht aus einem Layout, einer Datenbankabfrage sowie einigen Konfigurationsparametern.

Neben Berichten können Sie auch Adressmuster, Textbausteine und individuelle Schreiben erstellen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Maske Berichte und Textbausteine über Menü Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Maske über Registerkarte Aktionen Gruppe Berichte gestartet werden.

Hauptmaske Berichte und Textbausteine.

Die Hauptmaske Berichte und Textbausteine enthält ihre eigene Symbolleiste mit folgende Symbolen und Funktionen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Berichtsgruppen neu anlegen
Berichte neu anlegen
Adressmuster neu anlegen
Textbausteine neu anlegen
Individuelle Schreiben neu anlegen
Datensatz löschen
Bericht importieren
Bericht exportieren

Berichte werden über Namen unterschieden und thematisch in Gruppen verwaltet. Klicken Sie auf das Symbol um eine neue Berichtsgruppe anzulegen.

Geben Sie den Namen für die neue Gruppe an und bestätigen Sie mit OK. Die neue Gruppe wird dann in der Maske unter der Berichte-Ansicht angezeigt.

Um einen neuen Bericht anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche Gleichzeitig können Sie durch anklicken der Checkbox neue Gruppe anlegen auch eine neue Gruppe erzeugen.

Ein neuer Bericht kann entweder als ein leerer Bericht, Kopie eines bestehenden Berichts, tabellarischer Bericht oder aus einer xpecto Vorlage erstellt werden. In jedem Fall muss der Name für den neuen Bericht, die Gruppe in die der Bericht eingegliedert werden soll und die Datenbasis angegeben werden. Bei Auswahl einer Datenbasis wird automatisch eine entsprechende Datenbankabfrage generiert und im Bericht hinterlegt.

Die Art des Berichts kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Durch Klick auf OK wird der Bericht angelegt.

Unter dem Reiter Allgemein können der Name, die Gruppe und Adressverwendung Melde oder Post des Berichts geändert werden. Wenn z.B für ein Bericht die Adressverwendung Post gewählt wird werden aus dem Bericht erzeugte Ausdrucke an die Post-Adresse des Kunden versandt.

Unter dem Reiter Entwurf wird das Layout des Berichts erstellt. Sie können hier z.B. aus der vorher gewählten Datenbasis Felder einfügen. Dieser Entwurf kann als Bericht erzeugt und für mehrere Datensätze als Vorlage dienen (siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Die Funktionsweise des Word-Editors ist angelehnt an die Grundfunktionen von Microsoft-Word.

ActiveReports sind Komponenten für Forms- und Webanwendungen um Daten in Dokumente und in web basierte Formate anzuzeigen. Hilfe zur Bedienung des Layout-Editors, um ein ActiveReports-Bericht zu erstellen, erhalten Sie im Internet unter der Adresse http://activereports.grapecity.com, oder über den xpecto Kundensupport.

Unter dem Reiter Abfrage kann die, dem Bericht zugrunde liegende Datenbankabfrage bearbeitet werden. Benutzer benötigen hierzu Kenntnisse der SQL Programmierung.

Das Eingabefeld Filter Field-IDs schränkt die abzufragenden Daten der SQL-Abfrage über den in der Software aktuell selektierten Datensatz automatisch ein. Die Eintragung in diesem Feld beeinflusst auch die Archivierung des Berichts. Die möglichen Angaben in diesem Feld können von xpecto Kundensupport erfragen, da diese eine Eigenentwicklung seitens xpecto sind.

Im oberen Bereich des Reiters Abfrage gibt es einen Button Testen um die oben eingetragene Abfrage inklusive der im Feld Filter Field-IDs eingetragenen Einschränkungen für den aktuell im Hauptfenster selektierten Datensatz zu testen. Im Fenster darunter wird Ihnen dann die ausgeführte SQL-Abfrage samt Ergebnis angezeigt.

Unter dem Reiter Zusatzdaten kann jeweils ein anderen Bericht als Kopfzeile bzw. Fußzeile, Briefpapier ausgewählt werden. So kann auf einfache Weise ein einheitlicher Briefkopf für mehrere Berichte verwendet werden. Änderungen am Briefkopf müssen dann zentral an einer Stelle durchgeführt werden, und nicht in jedem einzelnen Bericht. Als Kopf- / Fußzeile oder Briefpapier können nur Berichte verwendet werden die bereits kategorisiert sind, im Reiter Kategorien Feldgruppe Unterbericht kann diese Kategorisierung/Festlegung durchgeführt werden.

Mit den Optionen unter Allgemeiner Bericht kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen der Bericht unter Favoriten im der Hauptmaske der Applikation gelistet werden soll. Siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Dies ist sinnvoll für häufig verwendete Berichte, da diese dann direkt von der Hauptmaske aus gedruckt werden können.

Unter der Feldgruppe Unterbericht kann festgelegt werden, dass es sich bei dem Bericht um eine Kopfzeile Fußzeile oder Briefpapier handelt. Der Bericht kann dann in anderen Berichten als Kopf- /Fußzeile bzw. als Briefpapier ausgewählt werden.

Die Optionen unter der Feldgruppe Beleg geben die Möglichkeit ein Bericht als Beleg zu archivieren, dazu muss ein Belegtyp angegeben werden.

Die Optionen unter Spezieller Bericht sind für Berechnungen vorgesehen (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen Bereich Druck und Ausgabe).

In der Feldgruppe Erweiterte Berechtigung Drucksystem können die Optionen gewählt wie z.B. Verwendung für Massendruck. Dann wird der Bericht in der Kampagnen unter Feldgruppe Aktion wählen zu Auswahl stehen siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Unter dem Reiter Versandoptionen werden die Parameter für die Online-Zustellung von Ausdrucken, Archiv-Einstellungen und Exportformat definiert. z.B. eBrief Sofortdruck , damit wird die Ausgabedatei zum Versandzentrum geschickt und für den Versand vorbereitet.

In der Berichte und Texbausteine Maske gibt neben dem Reiter Berichte drei weitere Kategorien: Adressmuster, Textbausteine und individuelle Schreiben.

Die Adressmuster Funktion kann auch über die Registerkarte System Gruppe Anpassungen erreicht werden. Ein Adressmuster ist ein Feld das im Hintergrund eine Datenbankabfrage erzeugt und wird in Berichten verwendet. Ein Adressmuster ist eine SQL-Abfrage die nur ein einziges Feld und eine einzige Zeile zurück liefern darf.

Textbausteine sind Textblöcke die zentral unter Textbausteine gepflegt und in allen Berichten verwendet werden können.

Individuelle Schreiben sind Dokumente die aus Textbausteine und statische Elemente gebaut werden können.

Oberflaechen und Nachschlagslisten

Im folgenden Abschnitt wird die Anpassung und Erweiterbarkeit von Formulare bzw. Masken der xpectoPro Software beschrieben.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Maske Oberflächen und Nachschlagslisten über Menü Extras → Anpassen → Oberflächen und Nachschlagslisten oder durch Drücken der F12-Taste.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Maske über die Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Oberflächen und Funktion Nachschlagslisten oder durch Drücken der F12-Taste.


Oberflächen


In xpectoPro sind viele Eingabenmasken individuell anpassbar. Dies bezieht sich nicht nur auf das Layout der Masken, sondern erstreckt sich auch auf die damit verknüpfte Funktionalitäten. Während das Layout (Anzahl, Anordnung und Beschriftung der Eingabefelder) durchaus von erfahrenen Benutzern geändert werden kann, sollten Änderungen an der Funktionalität nur vom xpecto Kundensupport durchgeführt werden.

Unter Vorschau wird eine Vorschau der selektierten Oberfläche dargestellt, auf der linken Seite werden Ihnen alle Oberflächen angezeigt die in der Applikation verfügbar sind, wählen Sie an dieser Stelle bitte die Oberfläche aus die Sie bearbeiten / anpassen möchten. Die gewählte Oberfläche ist an dieser Stelle bereits voll funktionell und mit der Datenbank verbunden, Sie haben hier vorab die Möglichkeit die Felder mit verschiedenen Daten zu testen bevor diese in den laufenden Betrieb eingebunden wird.

Der Reiter Designer beinhaltet den grafischer Editor zum Bearbeiten des Layouts, alle in der Oberfläche eingebetteten Elemente können mit Hilfe des Designers problemlos verschoben und neu angeordnet werden. Ebenso können hier neue Objekte in die Oberfläche eingebunden oder nicht benötigte gelöscht werden.

Die Oberfläche des Designers gliedert sich an dieser Stelle in vier Hauptbereiche:

  • Die Oberflächen Stockliste mit allen verfügbaren Oberflächen.
  • Das Designer Hauptfenster mit allen derzeit eingebetteten Elementen.
  • Eine Übersicht der verfügbaren Datenbanktabellen und Felder.
  • Details zum selektiertem Objekt im Designer Hauptfenster.

Designer Funktionsleiste


Über dem Hauptfenster des Designers wird die Funktionsleiste dargestellt, dieses ist das elementare Werkzeug zum bearbeiten der Oberflächen. Die Funktionsleiste enthält im einzelnen folgende Funktionen:

Schaltfläche Funktion
Selektiertes Objekt löschen
Selektiertes Objekt ausschneiden
Selektiertes Objekt kopieren
Selektiertes Objekt aus Zwischenablage einfügen
Letzte Aktion rückgängig machen
Letzte Aktion wiederherstellen
Selektierte Objekte links ausrichten
Selektierte Objekte zentrieren
Selektierte Objekte rechts ausrichten
Selektierte Objekte oben ausrichten
Selektierte Objekte mittig ausrichten
Selektierte Objekte unten ausrichten
Gleiche Breite aller selektierter Objekte
Gleiche Höhe aller selektierter Objekte
Gleiche Höhe und Breite aller selektierter Objekte
Datenbankfeld oder Tabelle anlegen
Datenbankfeld umbenennen
Label einfügen
Eingabefeld einfügen
ComboBox einfügen
Rahmen einfügen
Button einfügen
Label und Eingabefeld einfügen

Elemente / Objekte einfügen


Um ein bereits bestehendes Element zu verschieben, markieren Sie dieses durch einen Klick mit der linken Maustaste und ziehen es mit gedrückter Maustaste an die gewünschten Position. Zum Einfügen eines neuen Elements wählen Sie, sofern es sich um ein Datenbankfeld handelt, die Datenbanktabelle und markieren darunter das gewünschte Datenbankfeld.

Durch Klick auf eines der Icons in der Werkzeugleiste wird dass auf das Datenbankfeld verlinkte Eingabefeld eingefügt. Positionieren Sie dieses nun an der vorgesehenen Position in der Oberfläche und speichern die Änderung der Oberfläche über den Button .


Tabellenfelder anlegen


Reichen in einer Tabelle die vorhandene Datenbankfelder nicht aus, so können weitere Felder in der Tabelle angelegt werden. Mit der Schaltfläche wird ein neues Datenbankfeld angelegt.

Wählen Sie unter 1. Tabelle wählen die Datenbanktabelle, die erweitert werden soll. Geben Sie unter die Feldgruppe 2a. Feld anlegen den gewünschten Feldname, Feldtyp und das Ausgabeformat. Der benötigten Feldtyp ist abhängig von der Art der Daten, die im neu erzeugten Datenbankfeld gespeichert werden sollen. Zur Auswahl stehen:

  • Text
  • Ganzzahl
  • Ja/Nein (checkbox)
  • Datum
  • Kommazahl
  • langer Text
  • Datei (binär)
  • Datum und Uhrzeit

In dem Eingabefeld Ausgabeformat kann optional das Ausgabeformat des Datenfeldes angegeben werden, z.B. #.##0,00.

In dem Eingabefeld Parameter kann man bestimmte Parameter oder eine SQL-Abfrage für das Feld angegeben werden.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Feld erstellen wird das Datenbankfeld angelegt.

Unter 2b. spezielle Felder anlegen, werden falls gewünscht, spezielle Felder angelegt wie Erfasst am, Erfasst von, Geändert am, Geändert von, Schreibschutz. Sind diese Datenbankfelder in der von Ihnen gewählten Tabelle bereits vorhanden, werden die entsprechenden Buttons, ausgegraut ohne Funktion dargestellt.

Unter "Vorschau" kann jederzeit eine Vorschau der bearbeiteten Oberfläche angezeigt und getestet werden, dieses auch ohne die Änderungen vorher zu speichern.


Datenbanktabellen erzeugen


Im Oberflächendesigner haben Sie außerdem ebenfalls die Möglichkeit, komplette Datenbanktabellen anzulegen, sollte die Standardkonfiguration für Ihre Zwecke nicht ausreichend sein.

Über das Symbol , kann eine neue Tabelle in der Datenbank angelegt werden.

Wählen Sie zunächst bitte um welche Tabellenart es sich handelt: Vertriebs- / Produkt- oder Vertragstabelle

Im nächsten Schritt werden Sie gebeten den Tabellennamen anzugeben.

Bitte komplettieren Sie an dieser Stelle nur die Namensgebung, der bereits vorgegebene Teil dient der Identifizierung der Tabelle als "Kundentabelle" und muss beibehalten werden. Weiterhin sollte beachtet werden dass im Designer erzeugte Tabellen und Felder nicht mehr gelöscht werden können.

Nachdem die Tabelle benannt wurde werden Sie wieder zum Dialog anlegen von Tabellenfeldern zurückgeleitet. Sie sehen nun oben den Namen der von Ihnen erzeugten Tabelle. Sie können jetzt beliebig viele Felder in Ihrer Tabelle erzeugen.


Standardoberfläche laden


XpectoPro bietet eine einfach Möglichkeit Standard Oberflächen zu laden, dieses kann notwendig sein wenn angepasste Oberflächen nicht mehr korrekt funktionieren oder bei der Anpassung der Überblick verloren ging.

Ob es sich überhaupt um eine bereits bearbeitete Oberfläche handelt erkennen Sie am Haken in der Spalte Angepasst in der Stockliste.

Zum zurücksetzen der angepassten Oberfläche auf den Standard selektieren Sie zunächst die Oberfläche die Sie zurücksetzten möchten. Anschließend betätigen Sie den Button zum zurücksetzen der Oberfläche. Nachdem die Oberfläche zurückgesetzt wurde muss der Standard erneut gespeichert werden.


Nachschlagslisten


Das Modul Nachschlagslisten dient dem Hinterlegen von Listen und Tabellen mit Werten, auf die an verschiedenen Stellen in der Software von kundenspezifischen Masken und Skripten zurückgegriffen werden kann. Beispiel: Das Eingabefeld für die Anrede in der Kundenmaske kann alternativ als Auswahlfeld angelegt und so konfiguriert werden, dass die auswählbaren Werte aus einer Nachschlagsliste mit der Bezeichnung Anrede entnommen werden. Die verfügbaren Werte können somit vom Benutzer durch Bearbeiten der Nachschlagsliste „Anrede" selbst angepasst werden, ohne in die Skripte eingreifen zu müssen, die das Verhalten der Kundenmaske definieren.

Durch die Verwendung eines Auswahlfeldes anstatt eines Eingabefeldes für die Anrede werden Tippfehler bei Eingabe der Anrede vermieden. Dadurch werden Peinlichkeiten bei der Erstellung von Serienbriefen ausgeschlossen da diese Werte direkt aus der Datenbank gelesen werden. Darüber hinaus wird die Erstellung von Datenbankabfragen für Auswertungen mit Unterscheidungen der Kunden anhand des Geschlechts wesentlich erleichtert, da Tippfehler in den erfassten Anreden nicht berücksichtigt werden müssen.

Nachschlagslisten sind immer mit einer Skript-Programmierung an einer anderen Stelle der Software verknüpft. Eine Nachschlagsliste, auf die nicht von einem kundenspezifischen Skript aus zugegriffen wird, hat keinen Sinn. Nachschlagslisten werden deshalb immer in Rücksprache und mit Hilfe des xpecto Kundensupports angelegt, der Support entwickelt auch das zugehörige Skript und bindet dieses in Ihr System ein. Änderungen und Erweiterungen der Werte in den hinterlegten Nachschlagslisten können später jederzeit ohne weitere Absprachen mit dem Kundensupport vom Benutzer durchgeführt werden.

Prozesse Rechte und Batchjobs

In der klassischen Menü-Ansicht ist die Maske Prozesse und Rechte über Menü Extras → Anpassen → Prozesse, Rechte und Batchjobs zu erreichen.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Maske Prozesse und Rechte in der Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktionen: Prozesse aufgerufen werden.

Die Maske enthält ihre eigene Symbolleiste mit folgenden Symbolen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Prozesse neu anlegen
Benutzer neu anlegen
Batch-Jobs neu anlegen
Aktuellen Datensatz löschen
Systembenutzer abfragen und speichern
Prozess importieren
Prozess exportieren
Druckvorschau

Prozesse


Unter Prozesse können Wiedervorlagen, Mahnprozesse und Zeichnungen angelegt werden. xpectoPro ermöglicht die Integration von definierter Ablaufprozesse in die tägliche Arbeit. Nahezu alle Elemente und Funktionen der Software können in vordefinierte Abläufe eingebunden werden. Die Abläufe sind umfangreich konfigurierbar und ermöglichen eine strukturierte Arbeitsweise. Insbesondere verteilte Teams profitieren von der Aufgabentrennung und der gemeinsamen Kommunikation über Prozesse. Die Prozesse können über einen grafischen Designer erstellt werden. Die Steuerung der Prozesse erfolgt mit einer zentralen Wiedervorlage-Steuerung (siehe Handbuch Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung) die alle Prozesselemente einsehen darf. Leiter von Callcentern, Vertrieben oder Verwaltungen haben so stets den aktuellen Status über alle wichtigen Abläufe. Die Einbindung von externen Stellen zur Datenerfassung, zur Prüfung/Compliance oder zur Betreuung ist über Prozesse sehr gut möglich.

Beispiel Mahnwesen:

  • Kunde erzeugt Rücklastschrift oder zahlt nicht innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums
  • Je nach Grund wird Callcenter oder Vertriebspartner aktiv
  • erneute Wartezeit
  • Kunde hat gezahlt → erledigt
  • Kunde hat nicht gezahlt → nächste Mahnstufe

Um einen Prozess neu anzulegen klicken Sie im Dialog xpectoPro Prozesse und Rechte auf das Symbol . Im folgenden Dialog geben Sie den Name für Ihren Prozess ein. Sie haben nun die Möglichkeit aus folgenden Optionen zu wählen:

  • leerer Prozess (Prozess muss vollständig manuell erstellt werden)
  • Kopie eines bestehenden Prozesses (Es wird eine 1 zu 1 Kopie des gewählten Prozesses erstellt)
  • xpecto Vorlagen (Eine Liste von bereits vollständig erzeugter Prozesse die durch xpecto zur Verfügung gestellt wurden)

Im Reiter Designer haben Sie die Möglichkeit den Prozess zu designen und auf den Bedarf Ihres Unternehmens anzupassen. Bitte beachten Sie dass diese Funktion teilweise Kenntnisse der Programmierung, jedoch in jeden Fall ein tiefes Hintergrundwissen der Applikation voraussetzt.


Benutzer


In xpectoPro kann jeder Menüpunkt, Karteireiter sowie Funktionen bis hin zum Starten der Software pro Benutzer individuell mit Berechtigungen versehen werden, dieses ermöglicht es, speziell nur die Funktionen zu laden die der jeweilige Anwender benötigt.

Der in xpectoPro angemeldete Benutzer entspricht immer dem am Betriebssystem angemeldeten Benutzer, ist dieser Benutzer nicht in der xpectoPro-Userverwaltung vorhanden, da es sich hierbei ggfs. um eine neue Mitarbeiterin / Mitarbeiter handelt, wird dieser automatisch, beim Start der Software von xpectoPro in die Liste der Benutzer eingetragen. Werden Benutzer nicht automatisch erkannt und sie bekommen beim Starten der Applikation eine Fehlermeldung, können Benutzer manuell über das Symbol angelegt werden.


Abfrage des aktuell angemeldeten Benutzers unter Windows Betriebssystemen.

Abfrage in der Command Shell (CMD) von Windows.


Geben Sie einen Benutzernamen ein, achten Sie darauf dass dieser bereits unter Windows angelegt wurde. Prüfen Sie ggfs. wie der Benutzer im Betriebssystem angemeldet/ angelegt wurde wie oben beschrieben. Der Benutzername muss zwingend so eingegeben werden die ihnen dieser angezeigt wird.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Nachdem Sie mit dem Symbol gespeichert haben, wird der neue Benutzer in der Benutzerliste angezeigt.

Default werden für neue Benutzer immer administrative Rechte vergeben, diese müssen im Nachgang durch Ihren Systemadministrator angepasst werden. Sollten Sie Rechte für neue Benutzer nicht ändern / speichern können, prüfen Sie bitte den User "Default" auf "administrative Berechtigungen" und korrigieren Sie dieses ggfs. auf das Recht "Poweruser".

Zur Einstellung der Rechte eines Benutzers selektieren Sie den Benutzer und wechseln in den Reiter Rechte. Setzten Sie hier bitte den Haken bei "alle Rechte anzeigen" um eine Liste aller Rechte und Rollen zu erhalten.

Über einen Klick auf das Symbol in der Spalte Icon können nun Berechtigungen für das selektierte Recht gesetzt werden. Sie haben hier drei Optionen zur Auswahl:

  • Noch keine Berechtigung defniert (default).
  • Berchtigung für diese Funktion erteilt.
  • Berchtigung für diese Funktion verweigert.

Im Reiter Effektive Rechte werden die dem Benutzer zugeteilten bzw. verweigerten Berechtigungen angezeigt. Rechte die den Status "undefiniert" besitzen werden bei den Effektiven Rechten nicht berücksichtigt.

Über Gruppen-Rechte gelten die Berechtigungen die Sie dieser Gruppe geben grundsätzlich für alle Mitglieder der Gruppe. Gruppen werden generell wie Benutzer angelegt, jedoch im Reiter Allgemein -> Typ als Gruppe definiert.

Das Symbol Systembenutzer abfragen und speichern holt den aktuellen Benutzer aus dem Active Directoy ab und speichert diesen in der Applikation. In der Liste der vorhandenen Benutzer werden automatisch die in der Windows Domäne vorhandenen Benutzer eingetragen.


Batchjobs


Batchjobs sind automatisierte Prozesse, das bedeutet dass eine Folge von auszuführenden Befehlen vom Betriebsystem in einer Datei aufgeführt und für die Ausführung als eine einzelne Einheit vorgelegt wird. Der Prozess wird vom Betriebssystem automatisch im Hintergrund und zu einem festgelegtem Zeitpunkt ausgeführt. Die Spalte "Modul" greift hierbei auf bereits im System hinterlegte Skripte zurück.

Optimierung

Die Optimierungsfunktion hilft die Performance Ihrer xpectoPro Software zu verbessern. Sie erreichend den Menüpunt über System -> Optimierung in der modernen Menüansicht der Software. In der klassichen Ansicht starten Sie die Optimierung über Extras -> Anpassen -> Optimierung.

Die Optimierung erfolgt im wesentlichen über drei Funktionen die bereits vorgegeben sind:

  • Shrinking Log (Hierbei werden Logdateien des SQL-Servers gepackt, dieses gibt zusätzlichen Speicherplatz des SQL-Servers frei).
  • Statistiken aktualisieren (Die Verteilungsstatistiken werden von SQL Server verwendet, um die Navigation durch die Tabellen während der Verarbeitung von Transact-SQL -Anweisungen zu optimieren).
  • fehlende Indizes abfragen / erzeugen (Das Anlegen eines neuen Indexes ändert den Tabelleninhalt nicht. Es wird lediglich eine neue Datenstruktur angelegt, die auf die Tabellendaten verweist. Ein Datenbank-Index ähnelt also dem Index am Ende eines Buches: Er hat seinen eigenen Speicherplatz, besteht großteils aus Redundanzen und verweist auf die eigentliche Information, die an einer anderen Stelle gespeichert ist, wodurch der Zugriff auf die benötigten Daten beschleunigt wird).

An dieser Stelle können die notwendigen Indexierungen die erzeugt werden sollten ausgewählt werden. Sie starten den Vorgang über den Button markierte Indizes erzeugen.

Bitte beachten Sie dass eine Optimierung nicht in jedem Fall sinnvoll ist, dieses hängt unter anderem damit zusammen welche Hardware und SQL-Server Sie einsetzen.

Datenbank Backup

Das Backup kann nur von Benutzern mit dem Recht Administrator gestartet werden.

In der klassischen Menü-Ansicht ist die Funktion Datenbank Backup über Menü Extras → Anpassen erreichbar.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Funktion über die Registerkarte System Gruppe Datenbank Backup gestartet werden.

Sie haben hier die Möglichkeit einzelne Tabellen zu sichern falls eine komplette Sicherung nicht notwendig ist, markieren Sie an dieser Stelle einfach die notwendigen Tabellen der Datenbank. Default wird eine Sicherung der gesamten Datenbank durchgeführt.

Als Backup-Format können hier zwischen den Formaten Binär, XML oder Sync XML-Format gewählt werden. Das gewählte Format spielt hier, je nach Verwendung, eine untergeordnete Rolle da bei Rücksicherung das Export_Format automatisch erkannt wird.

Es werden nun alle Tabellen der Datenbank angezeigt. Über die Schaltfläche erstellen Sie eine Backup-Datei der gesamten Datenbank in dem von Ihnen gewählten Format.

Über die Schaltfläche kann eine Backup-Datei rückgesichert werden, alle Datenbank-Tabellen werden durch die zuvor exportieren Tabellen der Backup-Datei überschrieben.

Code Center

Das Code Center wird genutzt um unterschiedlichste Berechnungen, Auswertungen oder Abrechnungsmodelle individuell auf Ihr Unternehmen anzupassen. Dies beinhaltet z.B. die Berechnungsprozeduren für Auswertungen, Buchungen, Provisionsabrechnung, Vermittler-Karrieresystem oder für Fondsgebühren.

In der klassichen Menü-Ansicht kann der Code Center über Menü → Extras erreicht werden oder durch Drücken der F11-Taste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Code Center in der Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Skripte oder durch Drücken der F11-Taste.

Alle benötigten Prozeduren werden durch den xpecto Kundensupport individuell für Sie erstellt und während der gesamten Laufzeit auf Wunsch angepasst.

Berechnungsprozeduren dürfen grundsätzlich nur vom xpecto Kundensupport verändert werden. Es wird empfohlen, diesen Menüpunkt für normale Benutzer über die Rechteverwaltung zu deaktivieren!

Kommando ausfuehren

Mit der Funktion Kommando ausführen kann ein bestimmtes Programm, wie z.B. explorer.exe gestartet werden und dient dem Kundensupport. Diese Funktion steht ausschließlich in der klassischen Ansicht unter Extras → Kommando ausführen zur Verfügung.

Update

Um die vorliegende Installation von xpectoPro stets auf dem neuesten Stand zu halten, kann über diese Funktion ein Online-Update der Software durchgeführt werden. Da das Update nach Download über den xpecto Server für alle Arbeitsplätze zur Verfügung steht, ist es ausreichend wenn nur ein Arbeitsplatz auf Updates prüft. Alle nachfolgend gestarteten Arbeitsplätze werden darauf hingewiesen dass eine neue Programmversion zur Verfügung steht.


Über der klassischen Menü-Ansicht kann die Funktion über Menü Extras → Update gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Funktion Update über die Registerkarte System Gruppe Software erreicht.

Ist bereits die aktuellste Version installiert, so erscheint die Meldung Keine neuere Version verfügbar.

Ist die aktuell installierte Version nicht mehr aktuell, so wird Ihnen die zur Verfügung stehende Version angezeigt.

Um die neue Version von xpectoPro herunter zu laden und zu installieren, betätigen sie bitte die Schaltfläche Update auf Version x.xx.xxxx durchführen. Nach Abschluss der Installation wird die Software automatisch neu gestartet damit Änderungen wirksam werden.

Generell werden Versionsnummern beim Update immer in der Datenbank von xpectoPro geschrieben und gegen alle Arbeitsplätze abgeglichen, dies garantiert dass alle angeschlossenen xpectoPro Arbeitsplätze auf einem Release und damit identischen Funktionen arbeiten. Beim Start eines xpectoPro Clients, der über die Update Funktion bereits mit einer aktuelleren Version bestückt wurde, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt:

Sie haben hier folgende Optionen zur Auswahl:

  • Ja -> Das Update wird für alle Arbeitsplätze freigegeben, die Versionsnummer sowie das Update werden in die xpctoPro Datenbank geschrieben. Alle Arbeitsplätze die infolge die Applikation starten, werden automatisch auf diese Version upgedated. Beim Zugriff auf die Datenbank von einem Arbeitsplatz im Netzwerk, an dem noch nicht die aktuellste Version installiert ist, erscheint die Meldung "veralteten Softwarestand".

  • Nein -> Das Update wurde nur zum Zweck eines oder mehrerer Funktionstest auf diesem Arbeitsplatz installiert. Alle Arbeitsplätze die infolge die Applikation starten, bleiben auf dem letzten Versionsstand.

Für die Durchführung des Updates sind Administratorrechte oder zumindest Schreibrechte im xpectoPro Installationsordner notwendig. Dies gilt auch für die oben beschriebene automatische Update-Installation an den weiteren Arbeitsplätzen. Verfügt der angemeldete Benutzer nicht über die notwendigen Rechte, so wird ein Eingabedialog angezeigt, in dem Benutzername und Passwort eines Benutzers eingegeben werden können, der über die geforderten Rechte verfügt. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator.

Lizenzen

Das Lizenzierungssystem von xpectoPro benutzt Lizenzen mit festgelegter Gültigkeitsdauer, diese werden in der Datenbank gespeichert. Neuen Lizenzen für ein bestehendes Software-Mietverhältnis werden regelmäßig automatisch auf dem xpecto Lizenzserver bereitgestellt.


In der klassischen Menü-Ansicht kann die Funktion Lizenzen über Menü Extras → Lizenzen gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über die Registerkarte System Gruppe Software Funktion Lizenzen.

Über den Menüpunkt Lizenz erneuern kann nach Ablauf der bisher gültigen Lizenz eine neue Lizenz vom xpecto Server abgerufen werden.

Eine abgelaufene Lizenz wird in der Titelzeile der Hauptmaske angezeigt. Die Software kann jedoch weiterhin gestartet und 30 Tage uneingeschränkt genutzt werden. Lediglich das Modul Provisionsberechnung ist inaktiv. Nach Ablauf von 30 Tagen kann die Applikation, ohne Installation einer neuen Lizenz, nicht mehr gestartet werden.

Eine genaue Beschreibung zum aktivieren von Lizenzen finden Sie auch unter: https://help.xpecto.de/xpectoPro/Installation/Datenbank_und_Lizenz_aktivieren

Funktionen

Schnellkontakt

Der Dialog Schnellkontakt ermöglicht es Ihnen eine E-Mail mit oder ohne Anhang, bequem direkt aus der Software zu erstellen und zu senden. Hierbei stehen Ihnen bereits in der Hauptansicht alle wichtigen Informationen und archivierte Dokumente zum Kunden zur Verfügung.


Diese Funktion kann in der klassischen Menü-Ansicht über Menü Zusatzfunktionen → Schnellkontakt, in der modernen Menü-Ansicht über die Registerkarte Aktionen -> Funktionen erreichbar.

In der Hauptansicht stehen Ihnen bereits alle wichtigen Daten zum selektieren Kunden zur Verfügung. Der Dialog enthält im einzelnen folgende Informationen:

  • Kunde und Vermittler
  • Betreff und Mitteilungsfeld
  • Anhänge
  • Archivierte Dokumente
  • Vorlagen

Wählen Sie zunächst den Empfänger der Nachricht aus.

In der Mitte des Dialogs kann analog einer "regulären" Email Betreff und Mitteilung-Text eingefügt werden.

Im unteren Bereich können die von Ihnen gewünschten Anhänge der Nachricht angefügt werden.

Folgende Funktionen stehen hierbei zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Freisuche nach Dokumenten auf der lokalen Festplatte
Anhang löschen
Archiviertes Dokument einfügen
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird jedoch nicht zum Kunden archiviert
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird zum Kunden archiviert

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden um die E-Mail zu senden bzw. Vorschau um eine Vorschau der gesamten Mail zu erhalten.

Kopieschreiben

Über die in xpectoPro integrierte Funktionalität Kopieschreiben ist es möglich eine Kopie eines Original-Schreibens, z. B. des Annahmeschreibens, an eine andere Adresse zusätzlich zu versenden. Dabei ist es sogar möglich an beliebig viele Adressen eine Kopie zu versenden.

Hier ein Beispiel für einen möglichen Anwendungsfall: Das Annahmeschreiben soll an den Kunden versendet werden. Zusätzlich dazu soll dieses Schreiben in Kopie an dessen Vermittler versendet werden. Außerdem möchte der Kunde, dass sein Steuerberater ebenfalls noch eine Kopie des Schreibens erhält.

Um die Funktionalität der Kopieschreiben nutzen zu können sind vorher einige Einstellungen notwendig. Sie benötigen als erstes einen Bericht mit dem festen Namen "Kopie-Anschreiben" welcher als sogenannter Vorbrief fungiert. Der Vorbrief ist das (An-)Schreiben, welches die 1. Seite des gesamten Schriftverkehrs an eine Adresse (z. B. den Schriftverkehr für den Steuerberater) bildet. Schließlich muss das Anschriftenfeld sowie die Briefanrede des Kunden durch die Daten des Steuerberater ausgetauscht werden um den Steuerberater korrekt anzuschreiben. Denn nur so kommt der Brief auch beim Steuerberater und nicht beim Kunden an. Dieser Austausch der Daten geschieht durch die entsprechende Konfiguration/Anpassung dieses Berichts. Der Inhalt des Vorbrief sollte möglichst einfach/generisch gehalten werden und z. B. nur darauf hingewiesen werden, dass Sie diesem Schreiben die Post für den Kunden xy erhalten. Dies hat den Hintergrund, da es nur 1 Vorbrief Bericht gibt, aber gleichzeitig mehrere verschiedene zu versendende Berichte gibt. Somit kann durch einen generischen Text einfach drauf verwiesen werden, dass im Anhang z. B. ein Annahmeschreiben oder eine Kündigungsbestätigung folgt.

  • Einmalige Konfiguration des Kopieschreiben/Vorbriefschreibens: Über den Einstellungen Dialog der Software kann die Einstellung "CCWatermarkSettings" angepasst werden über die gesteuert wird welcher Text (Standardmäßig "KOPIE") und mit welchen Eigenschaften (Schrifart, Schriftgröße, Drehung, etc.) auf dem eigentlichen Hauptschreiben an den Kunden aufgedruckt werden soll. Außerdem ist die Anlage eines Berichts mit dem festen Namen "Kopie-Anschreiben" notwendig. Dieser Bericht kann selbst angelegt werden oder aber aus den xpecto Vorlagen heruntergeladen werden. Dabei ist es sogar möglich, dass der Bericht "Kopie-Anschreiben" ein Bericht vom Typ "Kombidokument" ist, welcher dann z. B. für die verschiedenen Produkte einen anderen Vorbrief (z. B. mit anderem Text oder Briefpapier) liefert/druckt. In diesem Fall muss die Abfrage der Einzelnen (Unter-)Berichte des Kombidokuments "Kopie-Anschreiben" entsprechend intelligent sein um das korrekte Schreiben zu liefern.

  • Ergänzende Information zu den Einstellungen Über die Einstellung OpenCCReportResult (welche Standardmäßig aktiviert ist) kann angegebeben werden, ob die Kopieschreiben Berichte geöffnet werden sollen.

  • Ablauf der Konfiguration: Der Kunde hat mehrere Adresen, welche im Reiter "Rollen" sichtbar sind, dabei muss bei mindestens einer der Adressen im Rahmen "Verwendung" der Haken bei der entsprechenden "Kopie"-Verwendung (z. B. Melde oder Post) ein Haken gesetzt. Im Hauptschreiben (z. B. Annahmeschreiben) muss im Reiter "Allgemein" die Adressverwendung (z. B. Post) hinterlegt werden. Dadurch wird beim Druck diese Schreibens für jede Adresse dieses Kunden, welche im Feld Kopie-Verwendung "Post" einen Haken gesetzt hat, der ensprechende Schriftsatz erzeugt. Dieser besteht wie oben bereits dargestellt aus dem Vorbrief-Anschreiben und dem Original-Schreiben, welches an die Adresse mit der Verwendung "Post" gegangen ist.

Wird die Option "Vorbrief" in der Adresse verwendet (z. B. ist die Verwendung "Post" gesetzt) und gleichzeitig wird z. B. als Vorbrief "Eigenkopie" ausgewählt, dann wird beim Druck für den Vorbrief für diese Adresse immer die Melde Adresse (anstatt der Post-Adresse) im Vorbrief angezeigt. Die Einträge der Auswahlliste "Vorbrief" könnten noch kundenspezifisch erweitert werden und dienen der Möglichkeit im Vorbrief (Bericht "Kopie-Anschreiben") anzugeben für aus welchem Grund/in welcher Funktion an diese Adresse ein Schreiben geschickt wird. Der Vorbrieftyp "Eigenkopie" sagt z. B. aus, dass man den Schriftsatz als Eigenkopie nochmal erhält. Die anderen Vorbrieftypen "Steuerberater", "Vormund", "Vertriebspartners" etc. geben an in welcher (ausführenden) Funktion man die Kopieschreiben erhält.

Berechnungen

Die Funktion Berechnungen kann verschiedenste Werte, Buchungen, Anteilsbuchungen und Belege für Verträge und Beteiligungen erzeugen.

Sie erreichen diese Funktion über den Reiter Buchhaltung -> Werte -> Berechnung in der modernen Menueansicht.

Die Möglichkeiten des Moduls sind dabei sehr vielfältig. Es reicht von einfachen Gewinnverteilungen auf Basis einer festen Zeichnungssumme bis zu komplexen Berechnungen von Dividenden mit direkter Berechnung der nötigen Steuern.

Berechnungen sind dabei in verschiedenen Berechnungsprofilen organisiert. Diese Profile werden im Dialog in der linke Liste anzeigt und können beliebig strukturiert werden. Sie können Profile je Produkt anlegen oder je Aufgabe ganz nach ihren Vorstellungen. Die Organisation der Berechnungen in Profilen ermöglicht eine einfachere Übersicht für den Anwender.

Profile haben selbst nur wenige Einstellungen im Reiter “Konfiguration”. Sie können den Namen des Profils setzen und ein Intervall für die Berechnungen angeben. Bei monatlichen Zinsberechnungen würde “monatlich” gut passen, für Jahresabschlüsse und deren Verteilungen ist “jährlich” die richtige Wahl. Profile enthalten für jeden Zeitraum unterschiedliche Berechnungen. Die Navigation innerhalb eines Profil geschieht ebenfalls auf Basis dieser Intervalle und Zeiträume. Sie können in jährlichen Profilen dann zwischen den Jahren umschalten und in monatlichen Profilen die einzelnen Monate durchblättern. Die Beschreibung des Profils ermöglicht eine Dokumentation der gedachten Aufgabe für andere Anwender.

Nach der Erstellung eines Profils zeigt der Dialog direkt den Reiter “Berechnungen” an. Dort können Berechnungen angelegt, durchgeführt, ausgewertet, verarbeitet und gelöscht werden.

Berechnungen anlegen

Neue Berechnungen können mit einem Klick auf das +-Symbol erzeugt werden. Das System erzeugt nach der Abfrage des entsprechenden Produktes sofort einen leeren Berechnungsdatensatz im oben angegebenen Zeitraum. Dieser Berechnungsdatensatz enthält alle Elemente die für die Durchführung dieser Berechnung notwendig sind.

Häufig werden Berechnungen nur einmal eingestellt und dann in neue Zeiträume oder in neue Produkte kopiert. Beide Möglichkeiten bietet ihnen xpectoPro. In einem neuen Zeitraum der noch keine Berechnungen enthält ist der Knopf “aus vorheriger Periode kopieren” sichtbar. Damit können die Berechnungen aus einer vorherigen Periode kopiert werden. Das System meldet die Anzahl und die Periode der gefundenen Berechnungen und bietet eine Option (“Berechnungsläufe kopieren”) zum kopieren in die aktuelle Periode an.

Berechnungen können mit dem “kopieren”-Symbol auch direkt innerhalb einer Periode kopiert werden. Nach dem Markieren von einer oder mehreren Berechnungen werden diese Zeilen durch die Funktion kopiert. Falls Sie Berechnungen eines Produktes ausgewählt haben, werden Sie nach dem Zielprodukt gefragt. Falls Sie Berechnungen von verschiedenen Produkten ausgewählt haben, werden die Berechnungen direkt mit dem bisherigen Produkt kopiert.

Die Berechnungen werden erst nach dem Speichern in die Datenbank geschrieben.

Berechnungen löschen

Berechnungen können mit dem Lösch-Symbol über der Liste gelöscht werden. Dabei können nur Berechnungen gelöscht werden die nicht durchgeführt wurden oder deren Daten vorab gelöscht wurden.

Die Löschungen werden erst nach dem Speichern in die Datenbank geschrieben.

Berechnete Summen anzeigen

Berechnungen erzeugen viele Einzeldaten wie Werte oder Buchungen. Oft ist die Gesamtsumme dieser Buchungen interessant oder die Summer der aktuell noch offenen Posten. Durch die Funktion “berechnete Summen anzeigen” werden für jede Berechnung diese Werte errechnet und in drei weiteren Spalten in der Liste angezeigt. Die Errechnung der Spalten kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Berechnungs-Parameter

Die einzelnen Parameter einer Berechnungen bestimmen alle Eigenschaften des Ablaufs. Große Sorgfalt sollte daher bei Änderungen herrschen. Sie können sich jederzeit an unsere Kundenbetreuung bei Fragen oder Unsicherheiten wenden.

Die Parameter einer Berechnung gliedern sich in verschiedene Abteilungen die sich am Ablauf der Berechnung orientieren.

Allgemein

  • Name: Ein sprechender Name für exakt diese Berechnung in diesem Zeitraum. Der Name wir im Regelfall auch als Buchungstext für die späteren Buchungen und Werte benutzt. Ein guter Name wäre “Steuerliches Ergebnis 2014” oder “Basiszinsen 2014M10”. Wenn der Name den Zeitraum enthält, wird der Name beim Kopieren von einer Periode zur nächsten Periode entsprechend geändert.
  • Berechnungsart: xpectoPro ermöglich sehr unterschiedliche Berechnungsarten
    • Gebührenabrechnung: Ziel ist die Berechnung von Gebühren, Kosten oder anderen Werte für einzelne Verträge die dann aber gesammelt an Empfänger weitergegeben werden. (z.B. Verwaltungsgebühren, Provisionsabrechnung zwischen Produkt und Alleinvertrieb)
    • Gewinnverteilung: Verteilung von Gewinnen, Verlusten an Verträge und Beteiligungen
    • Zinsberechnung: Durchführung einer Zinsberechnung
    • Entnahmeberechnung: Berechnungen für die regelmäßige Kapitalminderung in Verträgen (z.B. Entnahmepläne)
    • Forderungsberechnung: Berechnungen von Forderungen ggü. Endkunden (z.B. Darlehensfinanzierungen, Finanzierungsrunden …)
    • Anteilskauf: Berechnungen von Anteilskäufen oder Depoteinbuchungen auf Basis von Kapitalständen (z.B. Edelmetalle, Aktien, Anteile)
    • VertragsÜbertragung: Diese Berechnungsart wird im Normalfall nicht über den Berechnungsdialog durchgeführt. Die Berechnungsart wird intern vom Übertragungsmodul verwendet.
    • Beschreibung: Eine kurze Beschreibung der Berechnung für Anwender und Mitarbeiter.
    • Produkt: Für welches Produkt ist diese Berechnung angelegt
    • Wertart/Zusatz: Welche Wertart soll mit dieser Berechnung erzeugt werden
    • Ebene: Sollen die Berechnungen auf Vertrags- oder Beteiligungsebene ablaufen
    • Zeitraum: Der Zeitraum für die Summierung von Werten oder für die Auswertung von Salden, kann abweichend von der Periode sein
    • Buchungsdatum: Datum zu dem die Werte und Buchungen gebucht werden
    • Anlass: Der Anlaß der Berechnung. Der Wert kann für die Organisation der Berechnungen benutzt werden. (z.B. Erklärung, Prüfung …)

Ticketsystem

xpectoPro verfügt über ein integriertes Ticketsystem. Dieses finden Sie in der Software unter Hilfe -> Tickets. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, Sie können entweder direkt über „Anlegen“ ein neues Ticket einpflegen oder über „Übersicht“ bestehende Tickets verwalten.

Ticket Anlegen

Wenn Sie direkt ein neues Ticket anlegen möchten, drücken Sie die Schaltfläche „Anlegen“. Dies öffnet zusätzlich zum xpecto Ticket-System, den Dialog zum Anlegen eines neuen Tickets.

Unter Betreff geben Sie bitte eine kurze, aussagekräftige Zusammenfassung ihres Anliegens ein. Bei Beschreibung können Sie ihr Anliegen ausführlicher darstellen. In der Beschreibung sollte stehen, wann genau (bei welchem Arbeitsablauf) es auftritt und auch in welchem Zusammenhang (Kunde, Vertrag, Produkt, Bericht, …). Bitte beschreiben Sie das Problem so exakt wie es Ihnen möglich ist um eine schnelle Abhilfe zu gewährleisten.

Abschließend können Sie ihr Ticket priorisieren.

Durch einen Klick auf den Button öffnet sich ein Popup, mit Erklärungen zu den einzelnen Prioritäten, wo Sie Ihre gewünschte Priorität auswählen können. Beachten Sie hierzu bitte auch die nachstehenden Erläuterungen.

Mit OK wir das neue Ticket erstellt und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt . Zeitgleich hierzu wird das Ticket in Ihrem System in der Übersicht angezeigt.

Ticket Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Tickets geordnet nach Priorität (farblich gekennzeichnet), sowie dem aktuellen Status der Bearbeitung.

Weiter Funktionen die in der Übersicht der Tickets verfügbar sind:

Funktion Beschreibung
Ein neues Ticket anlegen.
Ticket das bereits bei xpecto erfasst wurde, anhand der Nummer in die Ansicht aufnehmen.
Ticket löschen.
Ansicht aktualisieren.

Ticket - Stati

Status Beschreibung
Neu Ticket ist noch nicht in Bearbeitung.
Angenommen Ticket ist in Bearbeitung.
Prüfen Ticket ist fertig bearbeitet. Die Funktion kann nun vom Ersteller des Tickets geprüft werden.
Erledigt Ticket ist abgeschlossen.
Abgewiesen Ticket wurde gelöscht.

Tickets bearbeiten

Durch einen Klick auf den Button in der Zeile Ihres Tickets, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten des gewählten Tickets. Der Aufbau ist hier prinzipiell analog zur Ansicht beim Erstellen eines Tickets, jedoch sind hier etwas mehr Funktionen möglich.

Möglich Änderungen / Funktionen

Funktion Beschreibung
Betreff und Beschreibung sind wieder zur Bearbeitung freigegeben und können angepasst werden.
Ticket direkt im xpecto Ticketsystem öffnen.
Dateien(en) dem Ticket anhängen.
Ticket wird durch den Anwender geschlossen.
Geschlossenes Ticket erneut öffnen.

Mit OK werden die Änderungen gespeichert und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt .

Vier Augen Prinzip


Achtung!

Diese Funktion setzt alle bestehenden Kontenverbindung auf ungültig, alle Konten müssen anschließen manuell geprüft und zur weiteren Verwendung wieder freigegeben werden. Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn dieses Verhalten gewünscht wird. Um alle bestehenden Konten im Status geprüft zu halten, wenden Sie sich bitte an den xpecto-Support.


Vier-Augen-Prinzip aktivieren (ab Version 3.10)


Diese Funktion kann in den erweiterten Einstellungen von xpectPro im Untermenü "Vier-Augen-Prinzip" aktiviert werden. Im Untermenü stehen zwei Unterpunkte zur Auswahl:

  • SecondSetOfEyesBankAccounts - aktiviert die Prüfung von Konten nach Änderungen oder Neuanlage.
  • SecondSetOfEyesSendPayments - aktiviert die Prüfung beim Versand von Zahlungen.




Vier-Augen-Prinzip Kontoverbindungen


Nachdem die Vier-Augen-Kontrolle in den Einstellungen aktiviert wurde sollte xpectoPro neu gestartet werden. In der Anwendung unter Kontoverbindungen stehen nun neue Felder zur Verfügung.


Diese beiden Feldgruppen geben Auskunft über den aktuellen Status einer zum Kunden hinterlegten Kontoverbindung. Folgende Kombinationen der Anzeige sind möglich:


Diese Anzeige ist regulär nur nach einem Update auf die Version 3.10 möglich. Die Kontoverbindung muss jedoch geprüft werden.


Die Kontoverbindung wurde geändert oder neu angelegt. Die Kontoverbindung muss zur Verwendung noch geprüft werden.


Die Kontoverbindung wurde geändert oder neu angelegt, geprüft und ist gültig.

Ob eine Kontoverbindung zur weiteren Verwendung geprüft werden muss, sehen Sie am Button Wird dieser rot dargestellt muss die Kontoverbindung geprüft werden.


Vier-Augen-Prinzip Zahlungen


Analog zu Kontoverbindungen kann auch das Übertragen von Zahlungsdateien durch das Vier-Augen-Prinzip abgesichert werden. In der Praxis bedeutet dass das Zahlungsdateien durch einen Anwender erzeugt, jedoch nur durch einen zweiten Mitarbeiter an die Bank übermittelt werden können. Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, wird ggfs. beim Versuch eine Zahlungsdatei zu übermitteln folgende Meldung angezeigt.

Hilfe

In xpectoPro finden Sie Hilfe über die Registerkarte Hilfe. Hier erhalten Sie besondere Informationen und Zugriff auf das Handbuch, Fernwartung und Tickets.

Ueber

In der klassischen Menü-Ansicht stehen die Imformationen über Softwarename, Datenbankname, Benutzer und die aktuell installierte Softwareversion unter Menüpunkt Hilfe → Über.

In der modernen Menü-Ansicht finden Sie die Informationen über die Registerkarte Hilfe Gruppe Informationen.

Durch einen Klick auf die Funktion über xpectoPro wird das Übersichtsfenster geöffnet

Machen Sie darauf einen Klick um das Fenster zu schließen.

Lizenzbedingungen

Der Punkt Lizenzbedingungen bietet eine schnelle Übersicht über die Open Source Projekte und Organisationen deren Module und Komponente in xpectoPro benutzt wurden.

Fernwartung

Unter Fernwartung können Sie einen Fernzugriff starten für einen bestimmten Support-Arbeitsplatz. Damit hat der Support-Mitarbeiter Fernzugriff auf Ihren Rechner, und kann Ihnen sofort helfen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Fernwartung über Menü Hilfe → Fernwartung.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Funktion über Registerkarte Hilfe Gruppe Fernwartung.

In der Dialog Fernwartung gibt noch die Möglichkeiten eine E-Mail an Support zu schicken oder den gewünschten Support-Arbeitsplatz anrufen.

Neben der xpecto Fernwartung wird in der Gruppe Fernwartung auch die Funktion talonec Teamviewer. Über diese Funktion bietet die Partnerfirma talonec Hilfestellung und Support für auftretende Probleme, Fragen, Anregungen oder Wünsche.

Handbuch

Die Funktion Handbuch bietet einen schnellen Zugriff auf das Handbuch. In der klassischen Menü-Ansicht finden Sie die Funktion unter Menü Hilfe → Handbuch.

In der Menü-Ansicht ist das Handbuch unter die Registerkarte Hilfe Funktion Handbuch.

xpecto Funktionen

Der Menüpunkt Funktionen enthält einen Link auf die xpecto Homepage, wo die einzelnen Funktionen detailliert beschrieben sind. Dies sind: Datenerfassung und -bearbeitung, Wiedervorlagen und Prozessen, Buchhaltung und Zahlungsverkehr, Korrespondenz, Auswertung, Provisionierung, Schnittstellen und Anpassbarkeit sowie die Onlineportale.

xpecto Change Log

Der Menüpunkt xpecto Change-Log enthält einen Link auf die Homepage wo ein Änderungsprotokoll über die Versionen und die dazugehörigen Änderungen an der Software aufgezeichnet ist.

In der klassischen Menü-Ansicht ist der Changelog unter Menü Hilfe → xpecto Change-Log zu finden.

In der modernen Menü-Ansicht ist der Changelog unter die Registerkarte Hilfe Gruppe Informationen zu finden.

xpecto Versionskontrolle

Die Versionskontrolle ist für den internen Support gedacht und wird nur von xpecto Mitarbeiter verwendet.

xpecto Ticket-System

xpectoPro verfügt über ein integriertes Ticketsystem. Dieses finden Sie in der Software unter Hilfe -> Tickets. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, Sie können entweder direkt über „Anlegen“ ein neues Ticket einpflegen oder über „Übersicht“ bestehende Tickets verwalten.

Ticket Anlegen

Wenn Sie direkt ein neues Ticket anlegen möchten, drücken Sie die Schaltfläche „Anlegen“. Dies öffnet zusätzlich zum xpecto Ticket-System, den Dialog zum Anlegen eines neuen Tickets.

Unter Betreff geben Sie bitte eine kurze, aussagekräftige Zusammenfassung ihres Anliegens ein. Bei Beschreibung können Sie ihr Anliegen ausführlicher darstellen. In der Beschreibung sollte stehen, wann genau (bei welchem Arbeitsablauf) es auftritt und auch in welchem Zusammenhang (Kunde, Vertrag, Produkt, Bericht, …). Bitte beschreiben Sie das Problem so exakt wie es Ihnen möglich ist um eine schnelle Abhilfe zu gewährleisten.

Abschließend können Sie ihr Ticket priorisieren.

Durch einen Klick auf den Button öffnet sich ein Popup, mit Erklärungen zu den einzelnen Prioritäten, wo Sie Ihre gewünschte Priorität auswählen können. Beachten Sie hierzu bitte auch die nachstehenden Erläuterungen.

Mit OK wir das neue Ticket erstellt und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt . Zeitgleich hierzu wird das Ticket in Ihrem System in der Übersicht angezeigt.

Ticket Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Tickets geordnet nach Priorität (farblich gekennzeichnet), sowie dem aktuellen Status der Bearbeitung.

Weiter Funktionen die in der Übersicht der Tickets verfügbar sind:

Funktion Beschreibung
Ein neues Ticket anlegen.
Ticket das bereits bei xpecto erfasst wurde, anhand der Nummer in die Ansicht aufnehmen.
Ticket löschen.
Ansicht aktualisieren.

Ticket - Stati

Status Beschreibung
Neu Ticket ist noch nicht in Bearbeitung.
Angenommen Ticket ist in Bearbeitung.
Prüfen Ticket ist fertig bearbeitet. Die Funktion kann nun vom Ersteller des Tickets geprüft werden.
Erledigt Ticket ist abgeschlossen.
Abgewiesen Ticket wurde gelöscht.

Tickets bearbeiten

Durch einen Klick auf den Button in der Zeile Ihres Tickets, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten des gewählten Tickets. Der Aufbau ist hier prinzipiell analog zur Ansicht beim Erstellen eines Tickets, jedoch sind hier etwas mehr Funktionen möglich.

Möglich Änderungen / Funktionen

Funktion Beschreibung
Betreff und Beschreibung sind wieder zur Bearbeitung freigegeben und können angepasst werden.
Ticket direkt im xpecto Ticketsystem öffnen.
Dateien(en) dem Ticket anhängen.
Ticket wird durch den Anwender geschlossen.
Geschlossenes Ticket erneut öffnen.

Mit OK werden die Änderungen gespeichert und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt .

Alle Fenster auf aktuellen Bildschirm holen

Alle Fenster auf aktuellen Bildschirm holen wird verwenden wenn der Kunde mehrere Bildschirme hat. Um dem xpectoPro Support Fernzugriff zu ermöglichen und damit alle geöffnete Fenster sichtbar auf einen Bildschirm zu haben, werden alle Fenster auf einen Bildschirm angezeigt.

Um alle Fenster auf aktuellen Bildschirm zu holen wählen Sie in der klassischen Menü-Ansicht Hilfe → Alle Fenster auf aktuellen Bildschirm holen oder drücken Sie die Tastenkombination STR + 0.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Funktion Fenster verschieben unter der Registerkarte Hilfe Gruppe Fernwartung gestartet werden.

xpectoPro modernes Menue

Einfuehrung Oberflaeche

Das xpectoPro Hauptfenster öffnet sich automatisch nach Starten der Software. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen Ansichten zu wechseln, klassisch oder modern. Durch klicken auf die Schaltfläche können die Ansichten gewechselt werden.

Das xpectoPro Hauptfenster enthält folgende Menüleisten: Funktionsleiste, Suche, Navigation, Wiedervorlage Liste, Eingabemaske und Statusleiste.

Die Funktionsleiste besteht aus: Registerkarten und Gruppen (diese ersetzen die Menü- und Symbolleiste in der klassischen Ansicht).

Jede Registerkarte beinhaltet mehrere Gruppen, der jeweiligen Namen der Gruppe wird unten angegeben. Jede Gruppe beinhaltet mehrere Funktionen.

Menueleiste

Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie das Hauptfenster mit der klassischen oder modernen Funktionsleiste sehen.

In der klassischen Ansicht besteht die Menüleiste aus folgenden Registerkarten: Datei, Bearbeiten, Berechnungen, Import/Export, Extras, Zusatzfunktionen, Hilfe.

Die Menüeinträge werden durch einen einfachen Klick ausgewählt. Die Menüeinträge enthalten gegebenenfalls auch Untereinträge. Der Pfeil hinter einem Menüpunkt weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Die moderne Funktionsleiste besteht aus: Registerkarten und Gruppen (diese ersetzen die Menü- und Symbolleiste in der klassischen Ansicht). Jede Registerkarte beinhaltet mehrere Gruppen, der jeweilige Name der Gruppe wird unten angegeben. Jede Gruppe beinhaltet mehrere Funktionen.

Wenn Sie auf eine Registerkarte klicken, werden die entsprechenden Gruppen und Funktionen angezeigt.

Die Registerkarten in der modernen Ansicht sind: Schnellzugriff, Stammdaten, Vertrieb, Buchhaltung, Aktionen, Werkzeuge, Suche, System und Hilfe.

Der Schnellzugriff enthält die Gruppen Allgemein und Schnelldruck. Der Vorteil der Registerkarte Schnellzugriff ist, dass sie immer im Vordergrund vorhanden ist im Gegensatz zu den Gruppen der anderen Registerkarten.

Im Verlauf dieses Handbuchs werden Ihnen alle Menüpunkte erklärt.

Symbolleiste

Die Symbolleiste in der klassischen Ansicht besteht aus folgenden Elementen:

Symbole und Funktionen Beschreibung
Kundendaten neu anlegen
Vertragsdaten anlegen
Vertriebspartner neu anlegen
Adressen neu anlegen
Veranstaltungen neu anlegen
Produkte neu anlegen
Speichern
Schnellerfassung: neuen Umsatz eingeben (Kunde + Vertrag)
geht zum zuletzt ausgewählten Datensatz zurück
Bericht erzeugen
Bericht bearbeiten. Dialog: xpectoPro Berichte und Textbausteine
zu den Firmen-Daten
zu den Produkt-Daten
neuen Prozess anlegen
Suchdialog öffnen
Favoriten
Druckvorschau/Seitenansicht
Druckoptionen
Bericht in Datei exportieren oder drucken
Dokumente archivieren ein/aus
Druckt Barcode-Aufkleber zur Registrierung eines neuen Dokuments. Siehe Scanmanager
Abrechnungszeitraum

Suche

Das Suchfeld befindet sich in beiden Ansichten oben links unter der Symbolleiste und dient der schnellen Suche. Sie können die Suche nach Kunden, Verträge, Vertriebspartner, Personen, Veranstaltungen direkt in das Suchfeld starten.

Nachdem Sie die gesuchten Daten eingegeben haben, starten Sie die Suche durch betätigen der Schaltfläche oder die Enter-Taste. Die Suche wird gelöscht durch die Betätigung der Schaltfläche . Die Schaltfläche dient dazu um verschiedene Suchoptionen, wie gesucht werden soll einzustellen. Hier kann man z.B. nur ganze Begriffe, nur Begriffe am Wortanfang, Vorschlagsliste einstellen.

Navigation

Auf der linke Seite befindet sich die Navigation. Die Navigation beinhaltet folgende Liste: Kunden, Vermittler, Personen, Veranstaltungen, Produkte. Jedes Element der Liste erhält seine eigene Ansicht und die entsprechende Eingabemaske, auf der rechte Seite.

Die Liste Kunden beinhaltet alle Kunden die im System hinterlegt sind. Wählen Sie einen Kunde um die entsprechende Informationen in der Eingabemaske angezeigt zu bekommen.

Das Symbol signalisiert, dass Untereinträge vorhanden sind. Diese Untereinträge sind Beteiligungen die weitere Untereinträge in Form von Verträge enthalten. Durch eine Beteiligung erwirbt der Anleger einen oder mehrere Anteile an einen oder mehreren (vorher festgelegten) Produkten.

Die Liste Vermittler beinhaltet alle Vermittler die im System hinterlegt sind. Vermittler haben die wesentliche Aufgabe Produkte zu verkaufen und haben deswegen Ansprüche auf die festgelegten Provisionen.

Die Liste Personen beinhaltet alle Personen, Vermittler und Kunden die im System hinterlegt sind.

Unter der Liste Veranstaltungen finden Sie alle Veranstaltungen die im System hinterlegt sind.

Die Liste Produkte beinhaltet alle Produkte die im System hinterlegt sind.

Wiedervorlage Liste

Wiedervorlagen sind ein wichtiges Element für die effiziente Verwaltung. Die Wiedervorlagenliste befindet sich in dem Hauptfenster unten links unterhalb der Navigation. Mit Hilfe von Wiedervorlagen können sich einzelne Benutzer oder Arbeitsgruppen bestimmte Aufgaben merken und strukturiert abarbeiten.

Eine Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu dieser Aufgabe anbieten. In der einfachsten Form können Sie die Angelegenheit als „erledigt" markieren.

Die großen Vorteile der Verwaltung der Aufgaben innerhalb der Software ist die Unabhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern. So kann beispielsweise ein neuer Mitarbeiter leicht die Aufgaben eines anderen Kollegen übernehmen. Die Ausweitung von Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter ist ebenfalls kein Problem.

Welche Wiedervorlagen Sie in der Liste sehen wollen, können Sie durch die Optionen im Filter festlegen. Zudem können Sie sich die Wiedervorlage-Historie anzeigen lassen . Hier wird der Prozessverlauf für die markierte Wiedervorlage angezeigt. Das Symbol lädt die Daten neu, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.

Symbol Beschreibung
Wiedervorlage-Historie anzeigen
Daten neu laden

Wie Sie eine Wiedervorlage anlegen erfahren Sie hier: http://help.xpecto.de/Datei/Neu/Wiedervorlage_Prozess

Eingabemaske

Nachfolgend wird die Eingabemaske mit ihren Bestandteilen vorgestellt. Die Eingabemaske befindet sich in der Mitte der Benutzeroberfläche. Jedes Navigationselement im Baum enthält die entsprechende Eingabemaske auf der rechte Seite. Die Eingabemaske für das erste Element im Baum, erreichen Sie nach dem erfolgreichen Starten von xpectoPro.

Die Eingabemaske besteht in der Regel aus mehreren Reitern, die der Übersicht dienen. Jeder Reiter wird in mehrere Feldgruppen unterteilt. Diese Feldgruppen enthalten mehrere Eingabefelder, die mit Daten befüllt werden. Manche Feldgruppen stellen nur eine Übersicht der Stammdaten dar. Diese Felder sind ausgegraut und können nicht befüllt werden, wie z.B. bei Kunden oder Vermittler unter dem Reiter Allgemein Feldgruppe Meldedaten.

Um zwischen den Felder zu navigieren können Sie diese mit der Maus anklicken oder durch Betätigung der TAB-Taste.

Symbole Beschreibung
Adressprüfung. Adressprüfung verifiziert die eingegebene Daten.
Datenüberprüfung. Feld muss befüllt sein.
Datenvalidierung. Dient der Vollständigkeit- und Fehlerprüfung zu, indem das System die Daten in den Eingabefeldern prüft.
Historie. Historie zeigt eine Liste der Einträge aller Änderungen die vorgenommen worden sind.
Neuen Datensatz hinzufügen (Str + N)
Datensatz löschen (Entf)

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit die Feldspezifische Historie aktivieren an, damit wird für jedes einzelne Feld die Historie angezeigt. Mit einen Klick auf das Symbol , öffnen Sie das Historie-Kontextmenü.

Da im täglichen Arbeitsalltag immer wieder Datumsfelder ausgefüllt werden müssen, wird Ihnen die Arbeit erleichtert, indem Sie einfach durch Eingabe von h automatisch das heutige Datum eintragen, durch g für gestern, m für morgen, e für den ersten Tag im Monat, l für den letzten Tag im Monat. Sie haben natürlich auch die Möglichkeit das Datum normal durch Eintippen einzugeben.

Statusleiste

Die Statusleiste ist die unterste Zeile in der xpectoPro Oberfläche. Sie erfüllt drei Funktionen:

  • Links: Statusfelder
  • Rechts: Bekanntgabe von Systemmeldungen (Fehlermeldungen)
  • Tracer

Der Tracer ist ein Werkzeug zur Programmablaufverfolgung. Der Tracer wird durch einen Doppelklick auf der Statusleiste gestartet.

Symbol Bedeutung
(Liste löschen) Liste der zuletzt verwendeten Abfragen wird gelöscht
Zuletzt verwendete Abfragen
(neuer Queryanalyzer) Durch Anklicken dieses Symbols können Sie selbst SQL-Abfragen erstellen
(neues Tracewindow) Zeigt die Systemmeldungen
(Console) Visual Basic Code testen/ausführen
(Queryanalyzer schließen) Durch Anklicken dieses Symbols können Sie den aktiven Queryanalyzer schließen.

Um den Tracer zu Beenden klicken Sie auf Schließen .

Hier wurde davon ausgegangen, dass Sie die Berechtigung haben den Tracer zu starten. Der Tracer ist ein mächtiges Werkzeug und erfordert Kenntnisse in SQL und Visual Basic. Die Aktionsabfragen, wie zum Beispiel Löschabfragen o.Ä. führen Änderungen an den Daten der zugrundeliegenden Tabellen durch die nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Schnellzugriff

Allgemein

Neu

Schnellerfassung

Der Dialog Schnellerfassung wird eingesetzt um eine große Menge an Stammdaten zu erfassen. Sind die zu erfassenden Daten ähnlich so kann mit Hilfe der Schnellerfassung an Aufwand und damit Zeit eingespart werden.

Starten Sie die Schnellerfassung und klicken Sie auf die Schaltfläche Daten manuell erfassen, um mit der manuellen Eingabe zu starten.

Abbildung: Schnellerfassung Hauptansicht.

In der folgenden Eingabemasken werden Sie durch folgende Punkte geleitet:

  • Vertrags-Nr.

    An dieser Stelle werden alle Produkte angezeigt die bereits im System verfügbar sind. Von xpectoPro wird Ihnen an dieser Stelle außerdem die nächste freie Vertragsnummer vorgeschlagen, Sie können diese akzeptieren oder durch eine eigene Vertragsnummer ersetzen.

  • Kunde suche

    Hier werden Ihnen alle bereits in xpectoPro vorhanden Personen / Kunden gelistet, Sie haben jedoch auch die Möglichkeit einen neuen Datensatz anzulegen.

  • Kunde

    Detailansicht des Kunden den Sie unter Kunde suchen ausgewählt haben, hier können weitere Daten zum Kunden erfasst werden.

  • Vertrag

    Hier können weiter Details zum Vertrag erfasst werden.

  • Konto

    Kontoverbindung des Kunden.

  • Dokumente

Speichern Sie dann Ihre Eingaben über die Schaltfläche .

Falls in der Eingabemaske Dokumente Feldgruppe Aufkleber ein Checkbox markiert wurde, wird durch die Betätigung der Schaltfläche , der bzw. die Barcode-Aufkleber zur Registrierung des Dokumentes gedruckt.

Abbildung: Dokumente und Label.

In der Startmaske über die Schaltfläche werden die Einstellungen für den Aufkleber gespeichert. Diese werden dann, für alle weitere Eingaben von Daten als Standard angezeigt.

In der Startmaske über die Schaltfläche: vorerfasste Daten nutzen werden die Daten die extern erfasst wurden, über den Web-Server synchronisiert und automatisch in den Dialog eingefügt. Sie brauchen hier die Daten in den einzelnen Masken nur auf Ihre Richtigkeit zu überprüfen, und zu Speichern. Über die Onlineerfassung bzw. über eine Fremderfassung vorausgefüllte Daten (wo die VertragNr. bereits feststeht) sowie die vorerfassten Daten bereits auf dem Webserver hinterlegt sind, können hier abgefragt, geändert oder einfach gespeichert werden.

Über die Schaltfläche: Auftrag/Vertrag nur scannen, können Sie einen Vertrag einscannen.

Für diese Funktion wird eine installierte Webcam vorausgesetzt.

Abbildung: Dokumente scannen.

Kunden

Ein wichtiger Bestandteil des Systems sind die Kundendaten. Diese können Anleger, die bereit sind eine Beteiligung einzugehen, oder Vermittler sein.

Die Kundenmaske wird automatisch beim Start von xpectoPro angezeigt.

Um einen neune Kunden anzulegen klicken Sie in der Registerkarte Schnellzugriff auf Neu - Kundendaten .

Abbildung: Kunden anlegen.

Es wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Abbildung: Kundennummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Kundennummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Oben in der Eingabemaske stehen die Reiter Allgemein, Adressen, Eigenschaften, Ereignisse, Beschwerdebuch, Anlageerfahrung.

Unter dem Reiter Allgemein steht eine Übersicht von der Meldedaten, sonstige Daten, die Web-Portal Daten und die Beteiligungsübersicht.

Abbildung: Karteireiter Allgemein.

Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal oder ein Kundeinformationsportal sein. Die Informationsportale können von xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen der Portalen, die Anmeldedaten und den Zugriff auf Content.

Unter dem Reiter Adressen können Sie die kundenspezifische Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch validiert und überprüft.

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgende Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Kundenstammdaten die Sie hier ändern können. Das sind die gleichen Daten die auch unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der Feldgruppe Verwendung kann für die Adresse die Verwendung als Melde und Post oder falls gewünscht kann der Bereicht kundenspezifisch angepasst werden und für die Adresse mehrere Verwendungen eingefügt werden. Die Meldeadresse ist die Adresse wo der Kunde angemeldet ist und wenn die Checkbox gesetzt ist die Adresse an der die Korrespondenz geschickt wird.

Abbildung: Karteireiter Adressen - Allgemein.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person anlegen oder eine neue Adresse für die markierte Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf das Symbol: .

In dem darauf folgenden Dialog Person oder Anschrift kann eine neue Verknüpfung oder eine neue Anschrift erstellt werden. Als zweite Möglichkeit kann die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen eingefügt werden. Darunter können mehrere Adressen für eine Person angelegt wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw.

Abbildung: Rolle hinzufügen.

Für eine neue Verknüpfung öffnet sich die Maske Adresse bearbeiten. Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung (z. B. Ehepartner, Steuerberater-Adresse, Handlungsbevollmächtigerer etc.) um beim Kunden die Adresse mit der Verwendung zu speichern.

Um für die Verknüpfung gewünschte Person einzufügen, klicken Sie in das Eingabefeld Link auf das Symbol , es öffnet sich hier der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche).

Abbildung: Vorhandenen Datensatz auswählen.

Durch einen Doppelklick auf die gesuchte Person, werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die verknüpfte Person noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Suchdialog durch einen Klick auf das Symbol , eine neue Person anlegen. In der Feldgruppe Verwendung können für die verknüpfte Person die Checkboxen gesetzt für Verwendung und Kopie. Falls die verknüpfte Person die Kopien der Korrespondenz bekommen sollte müssen hier die Checkboxen gesetzt werden.

Nachdem Sie die neuen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder das Symbol . Um eine Rolle zu löschen wählen Sie das Symbol .

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. In dem Dialog Person oder Anschrift haben Sie als zweite Möglichkeit die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen einzufügen.

Abbildung: Neue Anschrift ohne Funktion.

Durch Betätigung der Schaltfläche kann die Adresse auf Richtigkeit geprüft oder vervollständigt werden. Nachdem die neuen Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf OK. Speichern Sie nun die neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder .

Die neue Rolle wird dann in die Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen wählen Sie die Schaltfläche .

Die Daten für mehrere Kontoverbindungen können unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen erfasst werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, womit sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu um auf die Kapitalertragsteuer zu erhebende Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde Kirchenmitglied ist. Die Kirchensteuersätze die hier angesehen oder gepflegt werden, können über die Kirchensteuerabfrage vom Bundeszentralamt für Steuer abgeholt werden.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer dient dazu um Daten für Auslandsbeteiligungen aufzunehmen.

Der Unterkarteireiter Verwendung zeigt die Referenzierung einer Adresse und zwar ob diese Adresse einen Verweis hat. Z.B. ist in dem Unterkarteireiter Rollen eine neue Person verknüpft wird dann bei der verknüpfte Person unter dem Unterkarteireiter Verwendung die Verknüpfung angezeigt.

Abbildung: Rolle.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunde erfasst werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Kunden sowie zugehörige Verträge festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einen Vertrag durchgeführt. Wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer zugehörigen Datei (wie z.B. die original E-Mail).

Abbildung: Ereignis zum Kunden.

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen markieren Sie das zu löschenden Ereignis und klicken dann auf die Schaltfläche .

Unter dem Reiter Beschwerdebuch können Beschwerden von Kunden eingetragen werden. Der Reiter Anlageerfahrung enthält zusätzliche Daten die den Kunden betreffen. Anhand dieser Daten wird dann eine Risikobewertung durchgeführt und der Kunde wird nach Risiko klassifiziert.

Vertragsdaten

Um Anlegern Zugangswege zu Investments zu ermöglichen bieten sich Investitionen in Fonds. Die Fonds werden in xpectoPro als Produkte hinterlegt. Kunden sind Investoren die Produktbeteiligungen kaufen, die als Verträge angelegt werden.

Um einen Vertrag anzulegen markieren Sie den gewünschten Kunden zu dem Sie einen Vertrag anlegen wollen und klicken auf die Schaltfläche .

Hier wird der Dialog Neuer Datensatz geöffnet. Wählen Sie hier Vertragsdaten um einen neuen Vertrag anzulegen.

Abbildung: Auswahl Datensatz.

Fall Sie sich nicht in der Vertragsmaske befinden klicken Sie dann auf der Pfeil unterhalb des Buttons, es werden nun alle Möglichkeiten zur Neuanlage dargestellt. Wählen Sie hier bitte Vertragsdaten. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es erscheint der Dialog neuen Vertrag erstellen, hier wählen Sie ein Produkt und geben eine Vertragsnummer ein. Damit legen Sie die Beteiligung an einen Produkt fest. Es wird eine Vertragsnummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Abbildung: Beteiligung auswählen.

Nach bestätigen mit OK werden Sie auf die Hauptansicht des Vertrages weitergeleitet.

Die Vertragsmaske enthält folgende Reiter: Allgemein, Eigenschaften, Werte, OPOS, Übertragung, Salden, Buchungsdaten, Sollbuchungen, Ereignisse, Belege, Drittrechte.

Abbildung: Hauptansicht Verträge.

Der Reiter Allgemein teilt sich in folgende Feldgruppen: Allgemein, Daten, Auswertung, Status, Provision, Konten, Rateneinzug, Beteiligung. Geben Sie die Daten zum Vertrag wie Tranche, Laufzeit, Zahlungsintervall usw. ein. Speichern Sie Ihre neue Daten ab.

Eine entscheidende Feldgruppe ist Status, Provision. Wählen Sie den entsprechenden Vermittler aus der Vermittlerliste und bestätigen Sie mit der Schaltfläche . Damit werden die Provisionsansprüche erzeugt. Provisionsansprüche werden im unteren Teil der Hauptansicht dargestellt.

Abbildung: Provisionsansprüche.

Provisionsansprüche werden aus den Modellen und den Provisionsätzen, in Verbindung mit den Daten des Vertrages, erzeugt. Diese Daten sind sofort einsehbar und bilden meist die maximale Provision die bei erfolgreichem Verlauf des Vertrags insgesamt gezahlt wird. Diese Ansprüche können dann manuell bearbeitet werden. Damit können spezielle Ansprüche für einzelne Verträge hinterlegt werden (siehe Handbuch Vermittler → Provisionen). Falls für diesen Vertrag die Provisionsberechnung durchgeführt würde, dann werden für jede Provision die Felder Ausbezahlt und letzte Zahlung ausgefüllt (siehe dieses Handbuch Berechnung → Provisionsberechnung).

Über den Reiter Eigenschaften können sie die Bemerkungen zum Vertrag anlegen und ändern. Diese Bemerkungen zum Vertrag sind dynamisch und an Ihre Wünsche anpassbar.

Der Reiter Werte beinhaltet die Feldgruppen: Verknüpfung, Wert, Berechnungsparameter, Dokument und dient der Zinsberechnung und dient dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren (siehe Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Buchungen.

Der Reiter Übertragung zeigt an, ob einen Vertrag die Person gewechselt hat ob Rechtsvorgänger oder Rechtsnachfolger hat. Ein Übertrag kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden.

Abbildung: Übertragung.

Wie ein Vertrag übertragen wird ist explizit im Handbuch unter Bearbeiten → Vertrag übertragen beschrieben.

Der Reiter Salden beinhaltet eine Saldenauswertung zu dem Vertrag. Die hier hinterlegte Konten beziehen sich auf die unter Produkte vorkonfigurierte Salden.

Abbildung: Salden.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen (siehe Handbuch Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen). Die Feldgruppen sind im GoBS-Modus (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und deshalb nicht editierbar. Um eine neue Buchung anzulegen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchungen oder Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen).

Unter dem Reiter Sollbuchungen werden Informationen zu Lastschriften und auch Auszahlungen/Überweisungen angezeigt. Für jede einzuziehende monatliche Rate wird hier automatisch (siehe Handbuch Berechnungen → Zahlungsverkehr) ein Datensatz eingetragen mit Datum, Text, Betrag, Status und dem Fondskonto, auf das die Lastschrift eingezogen werden soll. Soll der Lastschrifteinzug bei einem Vertrag für eine Monatsrate ausgesetzt werden, so muss bei dem entsprechenden Eintrag auf dem Karteireiter Sollbuchungen des betroffenen Vertrags der Status manuell auf ausgesetzt umgestellt werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Vertrag festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einem Vertrag durchgeführt. Markieren Sie den Vertrag und wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei.

Abbildung: Ereignis Beteiligung.

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen klicken Sie auf die Schaltfläche .

In dem Reiter Belege werden die Belege die durch Berechnungen erzeugt wurden angezeigt. Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Unter Drittrechte können die Ansprüche eines Dritten an dem Vertrag, erfasst werden, weiterhin können unter Abschreibungen alle Formen der Abschreibung erfasst werden.

Vertriebspartner

Eine der wesentlichen Aufgaben im Vertrieb ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Ein Vermittler ist ein Vertriebsmitarbeiter, der für erfolgreiche Vertragsabschlüsse eine Bonuszahlung enthält, eine sogenannte Vertriebsprovision. Die Höhe der Provision im Vertrieb ist je nach Position, Branche, Firma unterschiedlich. Wie die Provisionierung und die Provisionierungsmethoden in xpectoPro umgesetzt werden, wird unten beschrieben.

In der klassischen Menüansicht betätigen Sie die Schaltfläche oder das Menü Datei → Neu → Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen.

In der modernen Menüansicht, wenn Sie sich gerade in der Vermittlermaske befinden, kann ein neuer Vermittler durch einen Klick auf die Schaltfläche angelegt werden.

Falls Sie sich nicht in der Vermittlermaske befinden, klicken Sie auf den Pfeil unter der Funktion Neu und dann auf Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es wird die nächste freie Vermittlernummer vorgeschlagen. Falls Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinie eine freie Nummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Vermittlernummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Unter dem Reiter Allgemein sehen Sie eine Übersicht der Meldedaten. Die eigentlichen Stammdaten des ausgewählten Vermittlers, sonstige Daten sowie die Web-Portal Daten.

Die Feldgruppe VP-Portal beinhaltet die Eingabefelder Benutzer und Passwort und dienen der Anmeldung des Vermittlers am xpecto Webportal. Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal sein. Das Informationsportal kann vom xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen des Portals und den Zugriff auf den Content. Hier kann der Vermittler sehen, ob zum Beispiel ein Vertrag abgeschlossen ist. Die hier eingetragenen Zugänge werden durch das Übertragen der Vermittlerdaten auf den Webserver (siehe Import/Export → Tabellen synchronisieren) automatisch freigeschalten oder gesperrt.

In der Feldgruppe Struktur kann die Karrierestufe ausgewählt werden. Die Karrierestufe dient der Verwendung eines Karriere-Systems (siehe unten Provisionierung Methoden).

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgenden Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Unter dem Reiter Adressen können Sie kundenspezifischen Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung, sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch überprüft.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Stammdaten, die Sie hier ändern können. Das sind dieselben Daten, die unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der modernen Menüansicht können Sie schnell zu den Stammdaten des Vermittlers über die Registerkarte Vertrieb, Funktion Vermittler gelangen.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person herstellen oder eine neue Adresse für die Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen, klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf die Schaltfläche: .

In dem darauffolgenden Dialog Person oder Anschrift bestimmen Sie, ob eine Verknüpfung oder eine neue Anschrift angelegt werden soll.

Falls Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten, öffnet sich die folgende Maske:

Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung, diese sind bei einer Verknüpfung bereits vordefiniert. Um eine Person einzufügen, klicken Sie im Eingabefeld Link auf die Schaltfläche . Es öffnet sich der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche). Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Person werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die Person noch nicht angelegt würde, können Sie im Suchdialog durch einen Klick auf die Schaltfläche eine neue Person anlegen.

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen, wie die Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. Im Dialog Person oder Anschrift haben Sie außerdem die Möglichkeit die Rollen für weitere Anschriften ohne spezielle Funktion zu nutzen. Im Gegensatz zur Verknüpfung steht Ihnen beim Typ allerdings hier nur der Wert Anschrift zur Verfügung.

Durch Betätigung der Schaltfläche kann die Adresse auf Richtigkeit geprüft werden oder eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neuen Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neuen Daten ab, indem Sie Strg + S oder drücken.

Die neue Rolle wird dann in der Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche.

Da ein Kunde mehrere Kontoverbindungen haben kann, können mehrere Kontoverbindungen unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen für einen Kunden angelegt werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, mit denen sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu, die Kapitalertragsteuer bezüglich der zu erhebenden Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde einer Kirche oder einer Glaubensgemeinschaft angehört.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer ist insoweit relevant, falls der Kunde Steuern im Ausland zahlt.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunden erfasst werden.

Bei der Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, einem Produkt und optional einem Tarif.

Der Reiter Struktur zeigt die über die Provisionssätze bzw. für das Feld Führung die definierte Vermittlerstruktur bzw. -hierarchie an. Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Art Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden.

Um eine spezielle Struktur zu berechnen, muss die Checkbox spezielle Struktur anzeigen gewählt werden. Wählen Sie dafür die gewünschten Kriterien anhand deren die Struktur neu berechnet werden soll , und klicken Sie auf die Schaltfläche berechne Struktur.

In der Vermittleransicht auf dem Reiter Buchungen werden die kumulierten Buchungen zum aktuell ausgewählten Vermittler verwaltet.

Vermittlerbuchungen werden durch die Provisionsabrechnung erstellt. Außerdem können auch manuell erfasste Provisionszahlungen oder Einbehalte verbucht werden. Ein entsprechender Datensatz ist durch einen Schlüssel zur Kennzeichnung der Provisionsart, einem Text, einem Datum, einem Betrag und einer Zahlfirma definiert. Vermittlerbuchungen werden durch ihre Ähnlichkeit zu Buchungssätzen so bezeichnet, sind jedoch nicht zu verwechseln mit Buchungen der Finanzbuchhaltung.

Um z. B. eine Provisionsvorauszahlung manuell zu buchen, klicken Sie in dem Reiter Buchungen auf . Wählen Sie das Datum, den dazugehörigen Schlüssel, den Text, den Betrag mit Währung sowie die Firma. Je nach Buchungsart kann festgelegt werden, ob die Zahlung umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Um eine Buchung zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche.

Auf dem Reiter Ereignisse können Sie zum ausgewählten Vermittler Ereignisse speichern. Um ein Ereignis anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie das Datum, die Ereignisart, wie zum Beispiel E-Mail oder Telefonat, und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei (z. B. der originalen E-Mail).

In dem Reiter Belege können Belegarten, wie zum Beispiel Provisionsbelege angelegt werden. Für die in xpectoPro durchgeführten Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Der Reiter Umsätze zeigt die Summe aller Einnahmen, die durch Abschließen eines Vertrages entstanden sind. Diese Umsätze werden zum Vermittler und/oder zum Karriere-System angezeigt.

Der Reiter Auswertungen ist zweigeteilt: Links und Google Maps. Unter dem Unterkarteireiter Links haben Sie Zugang zum Vermittlerportal und können direkt im Browser die genaue Adresse des Vermittlers sehen. Der Unterkarteireiter Google Maps bietet Ihnen die Möglichkeit die geographische Verteilung der Kunden und Vermittler auf der Landkarte zu sehen.

Provisionierung

Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden. In der Regel erhalten hierarchisch höhere Vermittler für Vertragsabschlüsse ihrer Unterstruktur die Provisionsdifferenz zwischen ihrem eigenen Provisionssatz und dem meist niedrigeren Provisionssatz eines direkt untergeordneten Vermittlers. Die Software bietet zwei alternative Methoden, um die Vermittlerstruktur und die Provisionssätze der Vermittler zu definieren: Die Erfassung individueller Provisionssätze oder die Verwendung eines Karriere-Systems. Die Definition des Strukturbaums erfolgt durch Verlinkung der einzelnen Vermittler untereinander. Je nachdem, welche der beiden oben genannten Methoden angewendet wird, funktioniert diese Verlinkung auf unterschiedliche Weise. Sie können die beiden Formen auch mischen und so die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen. Für alle anderen Produkte gilt in diesem Fall dann die aktuelle Karrierestufe.

Provisionierung Methoden

  • Erfassung individueller Provisionssätze - die flexible Methode Bei Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler in dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen und die Höhe der Provisionen festgelegt. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, ein Produkt und einen Tarif.

  • Verwendung eines Karriere-Systems - die einfache Methode (Default) Bei Verwendung eines Karriere-Systems werden bei den einzelnen Vermittlern keine Provisionssätze erfasst. Stattdessen wird bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Allgemein in der Feldgruppe Struktur eine Karrierestufe ausgewählt. Zu den vorhandenen Karrierestufen müssen wiederum Standard-Provisionssätze festgelegt werden.

Über den Menüpunkt Datei → Firmen oder Datei →Produkte ist die Maske „xpectoPro Firmen und Produkte" erreichbar, über die die Firmen, Produkte und Gesellschaften verwaltet werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht dabei eine einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen gepflegt werden müssen.

In der Ansicht Produkte auf dem Reiter Provisionssätze werden für das ausgewählte Produkt die Standard-Provisionssätze für die einzelnen Karrierestufen, Firmen, Provisionstypen und optional für die einzelnen Tarife definiert.

Personen

Die Basis aller Kunden, Vermittler oder Personen ist der Personendatensatz. Beim Personendatensatz handelt sich eigentlich um einen Adressdatensatz der als Grundlage für alle weitere Verwendung dient. Das bedeutet z.B. dass die direkte Neuanlage eines Kundendatensatzes auch immer einen Personendatensatz erzeugt (siehe Abbildung 2). Nur die Kundennummer bzw. Vermittlernummer weist den Datensatz als Kunde oder Vermittler aus, als Basis dient immer der Personendatensatz.

Abbildung 1: Personendatensatz anlegen.

Abbildung 2: Kunden-/ Personendatensatz.

Oben in der Eingabemaske des Personendatensatzes stehen die Reiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legimitationsdaten, Eigenschaften, Ereignisse, Kirchensteuer, Auslands-Steuer und Verwendung. Die hier eingetragenen Werte dienen als Grundlage und werden an die weitere Verwendung durchgereicht (siehe z.B. Kundendatensatz Reiter 'Adressen -> Kontoverbindungen*)

Abbildung 3: Kontoverbindungen Personendatensatz.

Abbildung 4: Kontoverbindungen Kundendatensatz.

Veranstaltungen

Mit xpectoPro können Sie Veranstaltungen wie z.B. Gesellschafterversammlungen, Vertriebsveranstaltungen oder Onlinemeetings planen, verwalten und auswerten. Hierbei können Vollmachten, Anwesenheit, Bevollmächtigung, Abstimmungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten verwaltet werden. Die Abstimmunsergebnisse können per Barcode eingelesen und archiviert werden. Jeder Stimmzettel hat seinen vordefinierten Platz und kann automatisch über den Scanmanager abgelegt werden.

Als Stimmbasis gelten: Ja, Nein, Enthalten, Ungültig, ohne Weisung.

Nehmen wir an Sie wollen eine neue Gesellschafsversammlung anlegen. In der klassichen Menü-Ansicht können Sie eine neue Veranstaltung anlegen, indem Sie im Menü Datei → Neu → Veranstaltungen anwählen oder Sie klicken in der Funktionsleiste auf das Symbol .

In der modernen Menü-Ansicht können Sie eine neue Veranstaltung über die Registerkarte Schnellzugriff Funktion Neu anlegen.

Zu jeder Veranstaltung können individuelle Tagesordnungspunkten (TOP) angelegt werden.

Unter dem Reiter Allgemein können über den Teilnehmerkreis alle Personen ausgewählt werden, die an der Veranstaltung teilnehmen sollen.

Um die Teilnehmer zu filtern klicken Sie in der Feldgruppe Allgemein auf die Schaltfläche . Danach öffnet sich der Abfrage editieren Dialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Abfragen erstellen).

In unserem Beispiel wollen wir alle Teilnehmer einladen, die im Bereich der Postleitzahl 840 wohnen und einen laufenden Vertrag enthalten.

Nachdem die Abfrage erstellt und gespeichert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Feldgruppe Aktionen, um die gewünschte Teilnehmer in die Teilnehmerliste aufzunehmen. Die Teilnehmerliste ist sofort unter dem Reiter Teilnehmer einsehbar. Hier kann die Teilnehmerliste auch bearbeitet werden. Jetzt können die Einladungsschreiben (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster) erstellt werden.

Um die Einladungen für die Teilnehmer zu drucken, klicken Sie in dem Reiter Abstimmergebnisse auf die Schaltfläche Einladungen drucken.

Über Einladungen drucken wird eine Kampagne erstellt (siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen). Einladungen werden auf Wunsch automatisch, je nach hinterlegter Präferenz versendet und bei Bedarf im Dokumenten-Archiv abgelegt. Dafür muss unter der Feldgruppe Aktion auswählen der Bericht und der Drucker ausgewählt und die Checkbox Berichte archiviert markiert sein.

Starten Sie die Kampagne über die Schaltfläche Start. Nun kehren Sie durch Schließen der Kampagnen und Massendruck - Dialog zum Hauptdialog zurück.

Im schriftlichen Umlaufverfahren bietet xpectoPro die komfortable Erfassung und Verwaltung der Rückläufer. Rückläufer sind die Reaktionen auf Einladungen. Durch die Betätigung der Schaltfläche Anmeldung / Stimmabgabe in der Feldgruppe Abstimmergebnisse, öffnet sich die Maske für die entsprechende Veranstaltung.

Die Ansicht: alle Teilnehmer beinhaltet die Liste der Teilnehmer welche über die Kampagne selektiert bzw. eingeladen wurden, hier stehen Ihnen für jeden Teilnehmer mehrere Optionen zur Verfügung um Rückmeldungen zu erfassen. Diese Optionen werden unter den folgenden Reiter dargestellt: Anmeldung, Stimmabgabe einfach, Stimmabgabe pro TOP, Stimmabgabe per Handzeichen.

Die Ansicht Rückläuferverarbeitung dient dazu, die schriftlich abgestimmten Rückmeldungen, die über einen Scanner erfasst wurden weiter zu verarbeiten. Alle hier gelisteten Dokumente wurden über einen Scanner erfasst und dem jeweiligen Kunden und Event zugeordnet.

Der Status prüfen signalisiert Ihnen hier dass das Dokument zwar erfasst jedoch noch nicht geprüft bzw. verarbeitet wurde.

Produkte

Zur Grundausstattung Ihres xpectoPro Systems gehört unter anderem auch das Anlegen von Produkten.

Im Dialog neues Produkt anlegen wird der Name und die Konfigurationsdaten abgefragt. Bitte geben Sie hier ein Produktkürzel sowie einen Produktnamen ein, diese Angaben sind obligatorisch, eine Anlage ist ohne diese Angaben nicht möglich. Nachdem alle Daten und Eingaben abgeschlossen sind bestätigen Sie bitte den Dialog mit OK, im weiteren Verlauf werden Sie auf die Vertrags-Details weitergeleitet.

Die Vertragsmaske enthält folgende Reiter: Stammdaten, Auswertung, OPOS, Sollbuchungen, Salden, Beteiligungen, Verträge, Berechnungen, Übertragungen, Belege, Dokumente.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche werden Sie zur Firmen und Produkte Maske weitergeleitet, in der erweiterte Einstellungen zu den Produkten vorgenommen werden können (siehe Handbuch Datei → Produkte).

In der Vertragsmaske unter dem Reiter Stammdaten werden die Basisinformationen zum Produkt angezeigt.

Der Reiter Auswertung stellt eine grafische und tabellarische Ansicht des ausgewählten Produkts dar. Es wird eine Übersicht über die Forderungen, Beteiligungsübersicht, Anzahl Verträge, Fondsvolumen, Einzahlungsstand und Umsatzentwicklung angezeigt.

Unter dem Reiter OPOS (offene Posten) wird die OPOS-Liste angezeigt. Die Software berechnet anhand der hinterlegten Daten alle offene Rechnungen und stellt sie in eine Liste dar.

Unter dem Reiter Sollbuchungen werden Informationen zu Lastschriften angezeigt. Für jede einzuziehende monatliche Rate wird hier automatisch (siehe Handbuch Berechnungen → Zahlungsverkehr) ein Datensatz mit Datum, Text, Betrag, Status und Fondskonto eingetragen.

Der Reiter Salden beinhaltet eine Saldenauswertung zu dem Produkt. Die hier hinterlegte Konten beziehen sich auf die unter Firmen und Produkte vorkonfigurierten Salden.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche werden die Buchungen zum Saldo angezeigt.

Der Reiter Beteiligungen zeigt detailliert eine Liste der Anleger, die an dem Produkt beteiligt sind.

Unter dem Reiter Verträge wird eine Liste aller Kunden und deren Verträge zu diesem Produkt angezeigt.

Unter dem Reiter Berechnungen kann eine vorher angelegte Berechnung (siehe Handbuch Berechnungen und Transaktionen) z.B. eine Zinsberechnung ausgeführt werden. Dafür wählen Sie in Berechnungen in der Berechnungsliste auf Zinsberechnung. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Berechnung anlegen.

In dem Dialog Berechnung erstellen können Sie eine neue Berechnung oder eine Kopie von eine vorhanden Berechnung erstellen.

Wenn Sie in dem Dialog Berechnung anlegen Neue Berechnung erstellen wählen, werden Sie weitergeleitet zu Berechnungen und Transaktionen (siehe Handbuch Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen).

In dem Reiter Übertragungen wird eine Liste der Übertragungen für dieses Produkt angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie eine Kampagne erstellen ( siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

In dem Reiter Belege können Belegarten wie z.B. Rechnungen zu dem Produkt angelegt werden. Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Auf dem Karteireiter Dokumente werden Ereignisse zum aktuellen Produkt festgehalten.

Speichern

Bemerkung zum Speichern von Änderungen: alle Änderungen zu den Stamm- und Bewegungsdaten, sowie die eingegebenen Daten bei neuen Datensätzen werden erst durch Betätigung der Schaltfläche , über den Menüpunkt Datei → Speichern oder durch Tastenkombination Strg + S in die Datenbank übernommen.

Wird nach der Neuanlage oder Ändern eines Datensatzes ein anderer Navigation-Datensatz (z.B. Kunde oder Vertrag) selektiert ohne vorher zu speichern, so erscheint die Meldung, dass gegebenenfalls noch nicht gesicherte Daten vorhanden sind und diese noch zu sichern sind.

Beantworten Sie diese Dialog mit Nein, so werden die Änderungen verworfen.

Zurück

Unter zurück wird eine Übersicht der zuletzt verwendeten Datensätzen angezeigt.

Schnelldruck

Favoriten

Der Dialog "Favoriten" ermöglicht eine schnelle Auswahl von Berichten zum Druck. Berichte die unter Kategorie "Allgemeiner Bericht - immer in Favoriten anzeigen" hinterlegt haben, können unter Schnelldruck in der Hauptansicht von xpectoPro ausgewählt werden.

Nachdem der Bericht ausgewählt wurde, kann dieser über den Button Vorschau vorab auf das Ergebnis geprüft bzw. über Druck sofort gestartet werden.

Abbildung: Favoriten.

Die Kategorisierung als Favorit erfolgt direkt im Bericht unter Kategorie - Allgemeiner Bericht - immer in Favoriten anzeigen.

Abbildung: Bericht als Favorit anlegen.

Barcode drucken


Ausdruck von Barcode-Aufkleber


Dokumente können über den Barcode erkannt und anhand der eingelesenen ID im Barcode automatisch dem entsprechenden Ereignis zugewiesen werden. Dabei wird das Ursprungs-Dokument, durch das zuletzt eingescannte Dokument ersetzt. Zum Ausdrucken eines Barcodes über einen Labeldrucker wählen Sie in der Hauptmaske von xpectoPro einen Datensatz aus für den Sie einen Barcode ausdrucken möchten.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Barcode-Aufkleber über die Registerkarte Schnellzugriff Gruppe Schnelldruck betätigt werden.

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Barcode drucken.

Im Anschluss wählen Sie das passende Ereignis und markieren dieses in der Auswahlliste. Nachdem die Auswahl getroffen wurde klicken Sie bitte auf Barcode drucken. Anschließend wird der Barcode ausgedruckt und Sie können diesen auf das Dokument aufbringen. Sie können das Dokument nun einscannen.


Da beim Druck des Barcode bereits ein Kunde, Vertrag oder Person selektiert ist, wird dieser beim Druck automaisch dem markierten Datensatz zugewiesen.


Archivieren

xpectoPro bietet eine generelle Funktion um Dokumente automatisch zu Archivieren, diese Funktion finden Sie in der Menüleiste in der Gruppe Schnelldruck. Ist der Button farblich hinterlegt werden alle Dokumente automatisch archiviert.

Abbildung: Automatisches Archivieren deaktiviert.

Abbildung: Automatisches Archivieren aktiviert.

Stammdaten

Kunden

Ein wichtiger Bestandteil des Systems sind die Kundendaten. Diese können Anleger, die bereit sind eine Beteiligung einzugehen, oder Vermittler sein.

Die Kundenmaske wird automatisch beim Start von xpectoPro angezeigt.

Neuanlagen von Kunden erfolgt über den Button Neu - Kunden in der Hauptmaske von xpectoPro.

Abbildung: Kunden neu anlegen.

Es wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Abbildung: Kundennummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Kundennummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Oben in der Eingabemaske stehen die Reiter Allgemein, Adressen, Eigenschaften, Ereignisse, Beschwerdebuch, Anlageerfahrung.

Unter dem Reiter Allgemein steht eine Übersicht von der Meldedaten, sonstige Daten, die Web-Portal Daten und die Beteiligungsübersicht.

Abbildung: Allgemeine Informationen zum Kunden.


Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal oder ein Kundeinformationsportal sein. Die Informationsportale können von xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen der Portalen, die Anmeldedaten und den Zugriff auf Content.

Abbildung: Webportal.


Unter dem Reiter Adressen können Sie die kundenspezifische Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch validiert und überprüft.

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgende Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Kundenstammdaten die Sie hier ändern können. Das sind die gleichen Daten die auch unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der Feldgruppe Verwendung kann für die Adresse die Verwendung als Melde und Post oder falls gewünscht kann der Bereicht kundenspezifisch angepasst werden und für die Adresse mehrere Verwendungen eingefügt werden. Die Meldeadresse ist die Adresse wo der Kunde angemeldet ist und wenn die Checkbox gesetzt ist die Adresse an der die Korrespondenz geschickt wird.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person anlegen oder eine neue Adresse für die markierte Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf das Symbol: .

In dem darauf folgenden Dialog Person oder Anschrift kann eine neue Verknüpfung oder eine neue Anschrift erstellt werden. Als zweite Möglichkeit kann die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen eingefügt werden. Darunter können mehrere Adressen für eine Person angelegt wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw.

Für eine neue Verknüpfung öffnet sich die Maske Adresse bearbeiten. Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung (z. B. Ehepartner, Steuerberater-Adresse, Handlungsbevollmächtigter etc.) um beim Kunden die Adresse mit der Verwendung zu speichern.

Um der neuen Rolle eine bereits vorhandene Person hinzuzufügen, klicken Sie im Eingabefeld Link auf das Symbol , es öffnet sich hier der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche).

Durch einen Doppelklick auf die gesuchte Person, werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die verknüpfte Person noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Suchdialog durch einen Klick auf das Symbol , eine neue Person anlegen. In der Feldgruppe Verwendung können für die verknüpfte Person die Checkboxen gesetzt für Verwendung und Kopie. Falls die verknüpfte Person die Kopien der Korrespondenz bekommen sollte müssen hier die Checkboxen gesetzt werden.

Nachdem Sie die neuen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder das Symbol . Um eine Rolle zu löschen wählen Sie das Symbol .

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen wie Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. In dem Dialog Person oder Anschrift haben Sie als zweite Möglichkeit die Rolle als eine neue Anschrift ohne weitere Funktionen einzufügen.

Abbildung: Neue Adresse verknüpfen.

Durch Betätigung von der Schaltfläche kann die Adresse auf Richtigkeit geprüft werden oder kann eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neuen Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neue Daten ab, wählen Sie dazu Strg + S oder .

Die neue Rolle wird dann in die Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen wählen Sie die Schaltfläche .

Die Daten für mehrere Kontoverbindungen können unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen erfasst werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, womit sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu um auf die Kapitalertragsteuer zu erhebende Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde Kirchenmitglied ist. Die Kirchensteuersätze die hier angesehen oder gepflegt werden, können über die Kirchensteuerabfrage vom Bundeszentralamt für Steuer abgeholt werden.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer dient dazu um Daten für Auslandsbeteiligungen aufzunehmen.

Der Unterkarteireiter Verwendung zeigt die Referenzierung einer Adresse und zwar ob diese Adresse einen Verweis hat. Z.B. ist in dem Unterkarteireiter Rollen eine neue Person verknüpft wird dann bei der verknüpfte Person unter dem Unterkarteireiter Verwendung die Verknüpfung angezeigt.

Abbildung: Übersicht Rollen.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunde erfasst werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Kunden sowie zugehörige Verträge festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einen Vertrag durchgeführt. Wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer zugehörigen Datei (wie z.B. die original E-Mail).

Abbildung: Ereignis anlegen.

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen, markieren Sie das zu löschenden Ereignis und klicken dann auf die Schaltfläche .

Unter dem Reiter Beschwerdebuch können die Beschwerden von Kunden eingetragen werden. Der Reiter Anlageerfahrung enthält zusätzliche Daten die den Kunden betreffen. Anhand dieser Daten wird dann eine Risikobewertung durchgeführt, und dem Kunde wird eine Risikoklasse zugeordnet.

Personen

Die Basis aller Kunden, Vermittler oder Personen ist der Personendatensatz. Beim Personendatensatz handelt sich eigentlich um einen Adressdatensatz der als Grundlage für alle weitere Verwendung dient. Das bedeutet z.B. dass die direkte Neuanlage eines Kundendatensatzes auch immer einen Personendatensatz erzeugt (siehe Abbildung 2). Nur die Kundennummer bzw. Vermittlernummer weist den Datensatz als Kunde oder Vermittler aus, als Basis dient immer der Personendatensatz.

Abbildung 1: Personendatensatz anlegen.

Abbildung 2: Kunden-/ Personendatensatz.

Oben in der Eingabemaske des Personendatensatzes stehen die Reiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legimitationsdaten, Eigenschaften, Ereignisse, Kirchensteuer, Auslands-Steuer und Verwendung. Die hier eingetragenen Werte dienen als Grundlage und werden an die weitere Verwendung durchgereicht (siehe z.B. Kundendatensatz Reiter 'Adressen -> Kontoverbindungen*)

Abbildung 3: Kontoverbindungen Personendatensatz.

Abbildung 4: Kontoverbindungen Kundendatensatz.

Beteiligungen

Die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen ermöglicht die manuelle Eingabe, Änderung und Suchen von Buchungen für einen Vertrag oder Beteiligung.

In den klassischen Menü-Ansicht klicken Sie unter Menü Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen um eine neue Buchung für einen Vertrag anzulegen.

In der modernen Menü-Ansicht wird eine neue Buchung angelegt in der Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten Funktion Beteiligung-Vetrag.

Starten Sie die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen. Falls Sie in dem Vertragsansicht noch kein Vertrag oder Beteiligung (mehr zu Beteiligung wird unten beschrieben) ausgewählt ist, werden Sie aufgefordert einen Vertrag auszuwählen.

Genau wie bei der Stapelerfassung, haben Sie die Möglichkeit unter dem Reiter Stapel-Erfassung eine Ersterfassung von Buchungen vorzunehmen. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden alle Buchungen angezeigt, die von dem aktuell angemeldeten Benutzer am selben Tag bereits erfasst wurden.

Falls Sie einen anderen Vertrag für die Buchung wünschen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche . In dem folgenden Dialog können Sie dann einen anderen Vertrag für die Buchung wählen:

)

Der Reiter Suchen / Ändern dient der Recherche und ermöglicht das Suchen und Ändern von Buchungen. Da der Filter Beteiligung/Vertag für einen Kunden und Vertrag eingestellt wurde, werden Ihnen hier nur die Buchungen des gewählten Kunden / Vertrag angezeigt. Buchungen können an dieser Stelle geändert oder gelöscht werden soweit diese noch nicht festgeschrieben wurden.

Sichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche .

Beteiligungen

Mit xpectoPro ergibt sich die Möglichkeit in mehrere Produkte zu investieren. Durch die Beteiligungen an einen Produkt erwerben die Anleger Anteile an einen Produkt. Ein Kunde, der in verschiedene Produkte investiert möchte, hat dann mehrere Verträge mit unterschiedliche Beteiligungen. Eine Beteiligung an einen Produkt wird in dem Dialog neuen Vertrag erstellen (siehe Handbuch Datei → Neu → Vertrag) festgelegt.

In der Modernen Ansicht erreichen Sie die Beteiligungen über Stammdaten -> Beteiligungen. In der klassischen Ansicht gehen Sie bitte direkt über den Kunden auf die entsprechende Beteiligung.

Beteiligungen werden in der Kundensicht unter Kunde, mit dem Symbol , dargestellt.

Klicken Sie in der Kundenansicht auf das Produkt um in die Detailansicht der Beteiligung zu gelangen.

Unter dem Reiter Allgemein erhalten Sie eine Vertragsübersicht. Das sind alle Verträge des Kundes die an dieses Produkt beteiligt sind.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zur Beteiligung erfasst werden.

Der Reiter Werte dient der Zinsberechnung und dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren siehe (Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Rechnungen.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen.

Der Reiter Ereignisse beinhaltet wichtige Ereignisse zur aktuell ausgewählten Beteiligung . Der Reiter Salden beinhaltet eine Saldenkonfiguration und eine Summen und Salden Liste. Die hier hinterlegten Konten beziehen sich auf die unter Produkt vorkonfigurierten Salden.

In der Summen und Salden Liste werden die Inhalte der bebuchten Konten mit jeweiligen Summen, tabellarisch dargestellt.

Die einzelnen Spalten sind:

Spalte Beschreibung
Konto interne Kontonummer
Bezeichnung Name des Kontos
Eröffnungsbilanz Saldo zum Jahresbeginn, Summe der Bewegungen auf dem Konto
Monat S / H Veränderungen im betrachteten Monat
Kum. S / H Veränderungen vom Beginn des Jahres bis einschließlich des betrachteten Monats
Saldo Saldo zum Ende des betrachteten Monats

Mit der Schaltfläche können Sie sehen welche Buchungen zum Saldo bzw. zum Konto gemacht wurden.

Unter dem Reiter Konten-Verwendung können die Bankkonten (siehe Kunden → Adressen → Kontoverbindungen) für unterschiedliche Verwendungszwecke gesetzt werden.

Unter dem Reiter Handelsregister wird der Handelsregister Eintrag der Beteiligung festgehalten. Der Reiter Handelsregister ermöglicht bestimmte Informationen über die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen oder am Geschäftsleben beteiligten Personen aufzunehmen.

Unter der Reiter Dauervollmachten können Sie eine Stellvertretung für eine bestimmte Person anlegen.

Verträge

Um Anlegern Zugangswege zu Investments zu ermöglichen bieten sich Investitionen in Fonds. Die Fonds werden in xpectoPro als Produkte hinterlegt. Kunden sind Investoren die Produktbeteiligungen kaufen, die als Verträge angelegt werden.

Um einen Vertrag anzulegen markieren Sie den gewünschten Kunden zu dem Sie einen Vertrag anlegen wollen. Sie haben die Möglichkeit in der klassischen Menü-Ansicht einen neuen Vertrag anzulegen über Menü → Neu → Vertrag, oder über die Schaltfläche . In der modernen Menü-Ansicht wenn Sie sich gerade in der Vertragsmaske befinden kann ein neuer Vertrag angelegt durch einen Klick auf die Schaltfläche .

Hier wird der Dialog Neuer Datensatz geöffnet. Wählen Sie hier Vertragsdaten um einen neuen Vertrag anzulegen.

Fall Sie sich nicht in der Vertragsmaske befinden klicken Sie dann auf der Pfeil unter Funktion Neu und dann auf Vertragsdaten um einen neuen Vertrag anzulegen. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es erscheint der Dialog neuen Vertrag erstellen, hier wählen Sie ein Produkt und geben eine Vertragsnummer ein. Damit legen Sie die Beteiligung an einen Produkt fest. Es wird eine Vertragsnummer vorgeschlagen, wenn Sie nicht damit einverstanden sind dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinien eine freie Nummer.

Der neue Vertrag wird nach Bestätigung mit OK in der Beteiligung angezeigt.

Die Vertragsmaske enthält folgende Reiter: Allgemein, Eigenschaften, Werte, OPOS, Übertragung, Salden, Buchungsdaten, Sollbuchungen, Ereignisse, Belege, Drittrechte.

Der Reiter Allgemein teilt sich in folgende Feldgruppen: Allgemein, Daten, Auswertung, Status, Provision, Konten, Rateneinzug, Beteiligung. Geben Sie die Daten zum Vertrag wie Tranche, Laufzeit, Zahlungsintervall usw. ein. Speichern Sie Ihre neue Daten ab.

Eine entscheidende Feldgruppe ist Status, Provision. Wählen Sie den entsprechenden Vermittler aus der Vermittlerliste und bestätigen Sie mit der Schaltfläche . Damit werden die Provisionsansprüche erzeugt.

Provisionsansprüche werden aus den Modellen und den Provisionsätzen, in Verbindung mit den Daten des Vertrages, erzeugt. Diese Daten sind sofort einsehbar und bilden meist die maximale Provision die bei erfolgreichem Verlauf des Vertrags insgesamt gezahlt wird. Diese Ansprüche können dann manuell bearbeitet werden. Damit können spezielle Ansprüche für einzelne Verträge hinterlegt werden (siehe Handbuch Vermittler → Provisionen). Falls für diesen Vertrag die Provisionsberechnung durchgeführt würde, dann werden für jede Provision die Felder Ausbezahlt und letzte Zahlung ausgefüllt (siehe dieses Handbuch Berechnung → Provisionsberechnung).

Über den Reiter Eigenschaften können sie die Bemerkungen zum Vertrag anlegen und ändern. Diese Bemerkungen zum Vertrag sind dynamisch und an Ihre Wünsche anpassbar.

Der Reiter Werte beinhaltet die Feldgruppen: Verknüpfung, Wert, Berechnungsparameter, Dokument und dient der Zinsberechnung und dient dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren (siehe Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Buchungen.

Der Reiter Übertragung zeigt dann an, ob einen Vertrag die Person gewechselt hat und zwar ob Rechtsvorgänger oder Rechtsnachfolger hat. Eine Übertragung kann aus verschiedenen Gründen gemacht werden z. B. Erbfall, Aufteilung auf 2 weitere Personen, wegen Scheidung.

Wie ein Vertrag übertragen wird ist unter Handbuch Bearbeiten → Vertrag übertragen beschrieben.

Der Reiter Salden beihaltet eine Saldenauswertung zu dem Vertrag. Die hier hinterlegte Konten beziehen sich auf die unter Produkte vorkonfigurierte Salden.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen (siehe Handbuch Berechungen → Berechnungen und Transaktionen). Die Feldgruppen sind im GoBS-Modus (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und deshalb nicht editierbar. Um eine neue Buchung anzulegen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchungen oder Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen).

Unter dem Reiter Sollbuchungen werden Informationen zu Lastschriften und auch Auszahlungen/Überweisungen angezeigt. Für jede einzuziehende monatliche Rate wird hier automatisch (siehe Handbuch Berechnungen → Zahlungsverkehr) ein Datensatz eingetragen mit Datum, Text, Betrag, Status und dem Fondskonto, auf das die Lastschrift eingezogen werden soll. Soll der Lastschrifteinzug bei einem Vertrag für eine Monatsrate ausgesetzt werden, so muss bei dem entsprechenden Eintrag auf dem Karteireiter Sollbuchungen des betroffenen Vertrags der Status manuell auf ausgesetzt umgestellt werden.

Auf dem Karteireiter Ereignisse werden wichtige Ereignisse zum aktuell ausgewählten Vertrag festgehalten. Die Ereignisse können auf mehrere Ebenen verteilt werden: Kundenebene, Beteiligungsebene, Pflicht-Dokument, Beschwerde.

Beispiel: Sie haben ein Telefonat wegen einem Vertrag durchgeführt. Markieren Sie den Vertrag und wählen Sie dazu die Schaltfläche .

Wählen Sie das Datum, die Ereignisart: Telefonat und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei.

Nachdem die eingegebenen Daten mit OK bestätigt haben, wird das Telefonat-Ereignis in der Liste angezeigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie das Ereignis bearbeiten. Um ein Ereignis zu löschen klicken Sie auf die Schaltfläche .

In dem Reiter Belege werden die Belege die durch Berechnungen erzeugt wurden angezeigt. Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Unter Drittrechte können die Ansprüche eines Dritten an dem Vertrag, erfasst werden.

Produkte

Zur Grundeinrichtung Ihres xpectoPro Systems gehört auch das Anlegen und verwalteten von Produkten. Produkte können AIF (Alternative Investmentfonds) oder non-AIFs wie Nachrangdarlehen oder Genussrechte sein.

In der klassischen Menü-Ansicht finden Sie die Firmen und Produkte Maske unter Datei → Produkte oder durch einen Klick auf die Schaltfläche . In der Maske Firmen und Produkte werden die erweiterte Einstellungen zum Produkt vorgenommen.

In der modernen Menü-Ansicht können Sie die Maske Firmen und Produkte erreichen in der Registerkarte Stammdaten Gruppe Produkte Funktion Produkte.

Auf dem Reiter Allgemein können Änderungen an den Produktdefinition, Steuerdaten, Buchhaltung-Konten sowie allgemeine Daten zum Produkt erfasst werden, diese Maske beinhaltet die Stammdaten des Produktes.

Die Festlegung der Konten sollte in Rücksprache mit dem Steuerberater bzw. der Buchhaltung der zu verwalteten Fonds geschehen. Alle weiteren Einstellungen zu den Produkten stehen in engem Zusammenhang mit Berechnungsskripten und dürfen deshalb nur vom xpecto Kundensupport verändert werden.

Auf dem Reiter Parameter werden die Parameter für Buchungsimport und Reporting eingestellt.

Der Reiter Auswertung stellt eine grafische und tabellarische Auswertung des ausgewählten Produkts dar. Es wird eine Übersicht über die Forderungen, Beteiligungsübersicht, Anzahl Verträge, Fondsvolumen, Einzahlungsstand und Umsatzentwicklung angezeigt.

Wenn Sie in der Feldgruppe Beteiligungsübersicht auf das Symbol klicken erhalten Sie eine Vertragsübersicht für jede Beteiligungsart. Wenn Sie in der Feldgruppe Anzahl Verträge auf das Symbol klicken wird Ihnen die Anzahl der Verträge für jeden Status angezeigt.


Der Reiter Salden enthält eine Übersicht der Salden die für alle Verträge des Produkts zu Verfügung stehen.


Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt, die Software berechnet anhand der hinterlegten Daten alle offene Rechnungen und stellt diese in eine Liste dar.


Unter dem Reiter Tarife können Tarife definiert werden wie z.B. Ratenzahler oder Einmalzahler.


Der Reiter Tranchen dient zur Verteilung der Beträge in Teilen.


Der Reiter Kosten beinhaltet die Gebühren oder Kosten, wie Aufgeld, Managementgebühren, Handelskosten die ein Produkt verlangen kann.


Der Reiter Werte beinhaltet die Zinsberechnung und dient dazu eine Kategorie der Verbuchungsvorschriften zu definieren siehe (Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).


Der Reiter Buchungsdaten enthält die Liste der Buchungen die generell für ein Produkt anfallen.


Im Reiter Belege können Belegarten zum Produkt angelegt werden.

Für die in xpectoPro durchgeführte Abrechnungen können Belege auf Produktebene mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Die Belege sind nicht auf Vertragsebene abgelegt, beinhalten aber Belege bzw. die Abrechnung passierte auf Vertragsebene (über Berechnungen und Transaktionen abgerechnet).


Unter dem Reiter Provisionssätze kann das Defaultprovisionsmodell angelegt werden, explizit Provisionssätze nach Karrierestufen (siehe Datei → Neu → Vermittler → Provisionierung) angelegt.


Unter dem Reiter Status können verschiedene Statí für Produkte angelegt werden.


Unter dem Reiter Konten können Kontenpläne für die Fondsnebenbuchhaltung hinterlegt werden.

Die Festlegung der Konten sollte in Rücksprache mit dem Steuerberater bzw. der Buchhaltung der zu verwaltenden Fonds geschehen. Alle weiteren Einstellungen zu Produkten stehen in engem Zusammenhang mit Berechnungsskripten und dürfen deshalb nur vom xpecto Kundensupport verändert werden.

Das beim Anlegen eines Produkts zu vergebende Produkt-Kürzel muss aufgrund der Webportal-Unterstützung eindeutig gewählt werden, da die im Webportal zugänglich gemachten Daten intern über das Produktkürzel den einzelnen xpecto-Kunden zugeordnet werden.


Im Reiter Übertragung können die benötigten Übertragungsparameter angelegt (siehe Handbuch Datei → Neu → Vertragsdaten).


Im Reiter Wertarten können für eine Kategorie wie z.B. Zinsen, Verbuchungsvorschriften definiert werden. Die Verbuchungsvorschriften können in Berechnungen und Transaktionen verwendet werden, wenn kein Skript hinterlegt ist (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen).


Unter dem Reiter Währungen können verschieden Währungen für das Produkt angelegt werden.


Unter dem Karteireiter Wechselkurse werden für die neu angelegten Währungen die Wechselkurse direkt von der EZB aufgerufen und angezeigt.


Unter dem Reiter Salden-Definition können Sie Salden konfigurieren. Neben den schon erfassten Daten können hier über die Schaltflächen

neue Salden, Gruppen und Buchungskonten angelegt werden.

In der Feldgruppe im ausgewählten Saldo enthaltene Gruppen stehen die Gruppen von Konten, die in diesen Bilanzpositionen zusammengefaßt sind, davon unabhängig, ob der Gesamtsaldo dieser Konten positiv oder negativ ist.

Da ein Produkt in mehrere Anteile aufgeteilt werden kann, beinhalten die Reiter Anteilsarten die Arten und Anteilspreise die Preise für diese Anteile.

Es wird empfohlen neue Produkte ausschließlich vom xpecto Kundensupport anlegen zu lassen, in diesem Zuge wird das Produkt auch für Ihr Webportal freigeschalten. Produkte die vom Anwender selbst angelegt wurden sind im Webportal ohne Rücksprache mit dem Support von xpecto nicht verfügbar.

Gesellschafterversammlungen

Vertiebsfirmen

In der klassichen Menü-Ansicht über das Menü Datei → Firmen oder über die Schaltfläche gelangen sie zur Maske Firmen und Produkte.

In der modernen Menü-Ansicht können Sie die Maske Firmen und Produkte erreichen in der Registerkarte Stammdaten Gruppe Produkte Funktion Vertriebsfirmen oder Funktion Gesellschaften.

Die Maske enthält eine eigene Symbolleiste. Diese dient dazu, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, damit können sehr einfach folgende Aktionen ausgeführt werden:

  • Abrechnungsfirmen anlegen
  • Produkte anlegen
  • Gesellschaften anlegen
  • Datensatz löschen

Die Maske beinhaltet auf der rechten Seite folgende Ansichten: Firmen, Produkte und Gesellschaften.

Unter der Ansicht Firmen werden die Vertriebsfirmen, in deren Namen Provisionsabrechnungen erstellt werden, verwaltet. Um eine neue Firma anzulegen klicken Sie in der Maske Firmen und Produkte auf die Schaltfläche , dann wird die Firmenmaske angezeigt. Im Reiter Allgemein werden die Adressdaten, Buchhaltung / Konten und die Bankverbindung erfasst. Der Bereich Abrechnung beinhaltet Konfigurationsdaten zur Provisionsabrechnung und wird vom xpecto Kundensupport voreingestellt.

Im Reiter Kosten können Kostensätze für den automatischen Einbehalt von Vermittler-Provision eingetragen werden. Verschiedene Kostenarten werden über entsprechende Schlüssel unterschieden, die vorher im Karteireiter Konten angelegt werden müssen.

Auf dem Karteireiter Konten werden die Schlüssel für die zu unterscheidenden Vermittler-Buchungsarten definiert. Vermittler-Buchungen sind berechnete und manuell erfasste Provisionen und Einbehalte davon, die zu den Vermittlern in einer Buchungs-ähnlichen Form gespeichert werden. Vermittler-Buchungen sind nicht zu verwechseln mit Buchungen einer Finanzbuchhaltung.

Die Einstellungen auf den Karteireitern Kosten und Konten sind eng mit den Berechnungsskripten der Provisionsabrechnung verbunden. Änderungen daran werden deshalb in Rücksprache vom xpecto Kundensupport vorgenommen.

Unter dem Karteireiter Karrierestufen wird ein Provisionssatzmodell angelegt. Dabei wird die Höhe der Provisionen festgelegt. Die Provisionssätze können dabei je Karrierestufe oder individuell für jeden Vertriebspartner getrennt hinterlegt werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht dabei eine sehr einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen gepflegt werden müssen. Falls Sie die Sätze für einzelne Vertriebspartner individuell festlegen möchten, so ist auch dies möglich (siehe 3.3. Vermittler anlegen). Sie können die beiden Formen auch mischen und so nur die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen. Für alle anderen Produkte gilt in diesem Fall dann die aktuelle Karrierestufe.

Unter dem Karteireiter Web-Dokumente werden alle Dokumente die dem Vertriebspartner in dem Web-Portal zur Verfügung gestellt wurden, verwaltet.

Unter Gesellschaften werden alle Gesellschaften die im System angelegt sind angezeigt. Eine Gesellschaft kann mehrere Firmen haben. Gesellschaften sind die Überebenen der Produkte. Über die Schaltfläche können neue Gesellschaften angelegt werden.

Gesellschaften

Vertrieb

Vertriebspartner

Eine der wesentlichen Aufgaben im Vertrieb ist der Verkauf von Produkten und Dienstleistungen. Ein Vermittler ist ein Vertriebsmitarbeiter, der für erfolgreiche Vertragsabschlüsse eine Bonuszahlung enthält, eine sogenannte Vertriebsprovision. Die Höhe der Provision im Vertrieb ist je nach Position, Branche, Firma unterschiedlich. Wie die Provisionierung und die Provisionierungsmethoden in xpectoPro umgesetzt werden, wird unten beschrieben.

In der klassischen Menüansicht betätigen Sie die Schaltfläche oder das Menü Datei → Neu → Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen.

In der modernen Menüansicht, wenn Sie sich gerade in der Vermittlermaske befinden, kann ein neuer Vermittler durch einen Klick auf die Schaltfläche angelegt werden.

Falls Sie sich nicht in der Vermittlermaske befinden, klicken Sie auf den Pfeil unter der Funktion Neu und dann auf Vertriebspartner, um einen neuen Vermittler anzulegen. Der Pfeil unter einer Funktion weist darauf hin, dass Untermenüs existieren.

Es wird die nächste freie Vermittlernummer vorgeschlagen. Falls Sie nicht damit einverstanden sind, dann vergeben Sie nach Ihrer internen Richtlinie eine freie Nummer.

Nachdem Sie die gewünschte neue Vermittlernummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK.

Unter dem Reiter Allgemein sehen Sie eine Übersicht der Meldedaten. Die eigentlichen Stammdaten des ausgewählten Vermittlers, sonstige Daten sowie die Web-Portal Daten.

Die Feldgruppe VP-Portal beinhaltet die Eingabefelder Benutzer und Passwort und dienen der Anmeldung des Vermittlers am xpecto Webportal. Das Web-Portal kann ein Vermittlerinformationsportal sein. Das Informationsportal kann vom xpecto Kundensupport angepasst werden. Dies betrifft das Aussehen des Portals und den Zugriff auf den Content. Hier kann der Vermittler sehen, ob zum Beispiel ein Vertrag abgeschlossen ist. Die hier eingetragenen Zugänge werden durch das Übertragen der Vermittlerdaten auf den Webserver (siehe Import/Export → Tabellen synchronisieren) automatisch freigeschalten oder gesperrt.

In der Feldgruppe Struktur kann die Karrierestufe ausgewählt werden. Die Karrierestufe dient der Verwendung eines Karriere-Systems (siehe unten Provisionierung Methoden).

Der Reiter Adressen beinhaltet die folgenden Unterkarteireiter: Allgemein, Rollen, Kontoverbindungen, Legitimationsdaten, Kirchensteuer, Auslands-Steuer, Verwendung.

Unter dem Reiter Adressen können Sie kundenspezifischen Adressdaten, Bank- und Kontoverbindung, sowie Steuerdaten anlegen. Die Kontoverbindungsinformationen werden nach der SEPA-Verordnung automatisch überprüft.

Der Unterkarteireiter Allgemein beinhaltet die Stammdaten, die Sie hier ändern können. Das sind dieselben Daten, die unter dem Reiter Allgemein zu sehen sind.

In der modernen Menüansicht können Sie schnell zu den Stammdaten des Vermittlers über die Registerkarte Vertrieb, Funktion Vermittler gelangen.

Der Unterkarteireiter Rollen beinhaltet die Beziehungen zwischen Personen. Sie können hier eine Verknüpfung zu einer anderen Person herstellen oder eine neue Adresse für die Person hinzufügen. Um eine Rolle anzulegen, klicken Sie in dem Unterkarteireiter Rollen auf die Schaltfläche: .

In dem darauffolgenden Dialog Person oder Anschrift bestimmen Sie, ob eine Verknüpfung oder eine neue Anschrift angelegt werden soll.

Falls Sie eine Verknüpfung hinzufügen möchten, öffnet sich die folgende Maske:

Wählen Sie hier einen Typ für Ihre Verknüpfung, diese sind bei einer Verknüpfung bereits vordefiniert. Um eine Person einzufügen, klicken Sie im Eingabefeld Link auf die Schaltfläche . Es öffnet sich der Suchdialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Erweiterte Suche). Durch einen Doppelklick auf die gewünschte Person werden die Felder automatisch mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt. Falls die Person noch nicht angelegt würde, können Sie im Suchdialog durch einen Klick auf die Schaltfläche eine neue Person anlegen.

xpectoPro bietet Ihnen die Möglichkeit mehrere Adressen für eine Person anzulegen, wie die Meldeadresse, Post, Lieferadresse usw. Im Dialog Person oder Anschrift haben Sie außerdem die Möglichkeit die Rollen für weitere Anschriften ohne spezielle Funktion zu nutzen. Im Gegensatz zur Verknüpfung steht Ihnen beim Typ allerdings hier nur der Wert Anschrift zur Verfügung.

Durch Betätigung der Schaltfläche kann die Adresse auf Richtigkeit geprüft werden oder eine neue Adresse vervollständigen. Nachdem Sie die neuen Anschriftsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf OK. Speichern Sie Ihre neuen Daten ab, indem Sie Strg + S oder drücken.

Die neue Rolle wird dann in der Rollenliste angezeigt. Um eine Rolle aus der Liste zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche.

Da ein Kunde mehrere Kontoverbindungen haben kann, können mehrere Kontoverbindungen unter dem Unterkarteireiter Kontoverbindungen für einen Kunden angelegt werden.

Unter dem Unterkarteireiter Legitimationsdaten können Sie die Dokumente erfassen, mit denen sich der Kunde legitimiert hat.

Der Unterkarteireiter Kirchensteuer dient dazu, die Kapitalertragsteuer bezüglich der zu erhebenden Kirchensteuer einzutragen. Damit werden die Kapitaleinkünfte besteuert, falls der Kunde einer Kirche oder einer Glaubensgemeinschaft angehört.

Der Unterkarteireiter Auslands-Steuer ist insoweit relevant, falls der Kunde Steuern im Ausland zahlt.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zum Kunden erfasst werden.

Bei der Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, einem Produkt und optional einem Tarif.

Der Reiter Struktur zeigt die über die Provisionssätze bzw. für das Feld Führung die definierte Vermittlerstruktur bzw. -hierarchie an. Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Art Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden.

Um eine spezielle Struktur zu berechnen, muss die Checkbox spezielle Struktur anzeigen gewählt werden. Wählen Sie dafür die gewünschten Kriterien anhand deren die Struktur neu berechnet werden soll , und klicken Sie auf die Schaltfläche berechne Struktur.

In der Vermittleransicht auf dem Reiter Buchungen werden die kumulierten Buchungen zum aktuell ausgewählten Vermittler verwaltet.

Vermittlerbuchungen werden durch die Provisionsabrechnung erstellt. Außerdem können auch manuell erfasste Provisionszahlungen oder Einbehalte verbucht werden. Ein entsprechender Datensatz ist durch einen Schlüssel zur Kennzeichnung der Provisionsart, einem Text, einem Datum, einem Betrag und einer Zahlfirma definiert. Vermittlerbuchungen werden durch ihre Ähnlichkeit zu Buchungssätzen so bezeichnet, sind jedoch nicht zu verwechseln mit Buchungen der Finanzbuchhaltung.

Um z. B. eine Provisionsvorauszahlung manuell zu buchen, klicken Sie in dem Reiter Buchungen auf . Wählen Sie das Datum, den dazugehörigen Schlüssel, den Text, den Betrag mit Währung sowie die Firma. Je nach Buchungsart kann festgelegt werden, ob die Zahlung umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Um eine Buchung zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche.

Auf dem Reiter Ereignisse können Sie zum ausgewählten Vermittler Ereignisse speichern. Um ein Ereignis anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie das Datum, die Ereignisart, wie zum Beispiel E-Mail oder Telefonat, und hinterlegen Sie - falls gewünscht - eine Verknüpfung zu einer Datei (z. B. der originalen E-Mail).

In dem Reiter Belege können Belegarten, wie zum Beispiel Provisionsbelege angelegt werden. Für die in xpectoPro durchgeführten Abrechnungen können Belege mit fortlaufender Belegnummer erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Der Reiter Umsätze zeigt die Summe aller Einnahmen, die durch Abschließen eines Vertrages entstanden sind. Diese Umsätze werden zum Vermittler und/oder zum Karriere-System angezeigt.

Der Reiter Auswertungen ist zweigeteilt: Links und Google Maps. Unter dem Unterkarteireiter Links haben Sie Zugang zum Vermittlerportal und können direkt im Browser die genaue Adresse des Vermittlers sehen. Der Unterkarteireiter Google Maps bietet Ihnen die Möglichkeit die geographische Verteilung der Kunden und Vermittler auf der Landkarte zu sehen.

Provisionierung

Bei den in xpectoPro verwalteten Vertriebsgesellschaften handelt es sich in der Regel um Strukturvertriebe, bei denen Vermittler, ausgehend von einem Vertriebskopf (der ebenfalls als Vermittler in der Software erfasst ist) in einer Baumstruktur organisiert sind. Häufig werben bestehende Vermittler weitere Vermittler an, die dann in der Baumstruktur unter ihnen eingeordnet werden. In der Regel erhalten hierarchisch höhere Vermittler für Vertragsabschlüsse ihrer Unterstruktur die Provisionsdifferenz zwischen ihrem eigenen Provisionssatz und dem meist niedrigeren Provisionssatz eines direkt untergeordneten Vermittlers. Die Software bietet zwei alternative Methoden, um die Vermittlerstruktur und die Provisionssätze der Vermittler zu definieren: Die Erfassung individueller Provisionssätze oder die Verwendung eines Karriere-Systems. Die Definition des Strukturbaums erfolgt durch Verlinkung der einzelnen Vermittler untereinander. Je nachdem, welche der beiden oben genannten Methoden angewendet wird, funktioniert diese Verlinkung auf unterschiedliche Weise. Sie können die beiden Formen auch mischen und so die Sätze für bestimmte Produkte individuell festlegen. Für alle anderen Produkte gilt in diesem Fall dann die aktuelle Karrierestufe.

Provisionierung Methoden

  • Erfassung individueller Provisionssätze - die flexible Methode Bei Verwendung individueller Provisionssätze werden bei jedem Vermittler in dem Karteireiter Provisionssätze die Provisionssätze des Vermittlers eingetragen und die Höhe der Provisionen festgelegt. Hierbei repräsentiert ein Datensatz den Provisionssatz des ausgewählten Vermittlers für genau einen Provisionstyp, einer Firma, ein Produkt und einen Tarif.

  • Verwendung eines Karriere-Systems - die einfache Methode (Default) Bei Verwendung eines Karriere-Systems werden bei den einzelnen Vermittlern keine Provisionssätze erfasst. Stattdessen wird bei jedem Vermittler auf dem Karteireiter Allgemein in der Feldgruppe Struktur eine Karrierestufe ausgewählt. Zu den vorhandenen Karrierestufen müssen wiederum Standard-Provisionssätze festgelegt werden.

Über den Menüpunkt Datei → Firmen oder Datei →Produkte ist die Maske „xpectoPro Firmen und Produkte" erreichbar, über die die Firmen, Produkte und Gesellschaften verwaltet werden. Die Pflege über die Karrierestufen ermöglicht dabei eine einfache Verwaltung, da für neue Produkte nur die Sätze in den Karrierestufen gepflegt werden müssen.

In der Ansicht Produkte auf dem Reiter Provisionssätze werden für das ausgewählte Produkt die Standard-Provisionssätze für die einzelnen Karrierestufen, Firmen, Provisionstypen und optional für die einzelnen Tarife definiert.

Struktur

Sätze

Provisionsberechnung

Eine der zentralen Funktionen von xpectoPro ist die Provisionsberechnung. Sie können tägliche, wöchentliche, halbmonatliche, monatliche, quartalsweise, halbjährige und jährliche Intervalle gewählt werden . Dieses geschieht in dem Dialog Zeitraum wählen (siehe Handbuch Berechnungen → Abrechnungszeitraum festlegen). Der Zeitraum kann auch direkt im Fenster Berechnungsverlauf starten geändert werden. Der für die Provisionsabrechnung verwendete Abrechnungszeitraum beinhaltet alle manuell eingetragenen Vermittler-Buchungen im Zeitraum und alle im angegebenen Zeitraum fälligen Provisionszahlungen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Provisionsberechnung gestartet werden über Berechnungen → Provisionsberechnung.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Provisionsberechnung über die Registerkarte Vertrieb Gruppe Provisionen gestartet.

In der Maske Berechnungsverlauf starten können Sie über ein Dropdown-Menü auswählen für welche Provisionen die Berechnung durchgeführt werden soll.

Berechnung Beschreibung
1 Alle Provisionen es werden alle Vertrags- und Vermittler Provisionen berechnet.
2 Vertrags-Provisionen es werden die Provisionen für alle vorhandenen Verträge berechnet, mit den vorhandenen Provisionen verglichen und falls gewünscht verbucht.
3 restliche Provisionen es werden die Provisionen der Vermittler-Struktur berechnet.

Soll eine Provisionsabrechnung für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Vermittler usw. erstellt werden, dann wählen Sie die Checkbox Einschränkungen der Berechnung . Sie haben hier die Möglichkeit die Berechnung auf ein Produkt, Tarif, Vertragsnummer, Betreuernummer, Zahlfirma, Provisionsart oder Transaktionsnummer zu begrenzen.

Nachdem Sie die gewünschten Einschränkungen gesetzt haben, klicken Sie auf Start. Es öffnet sich ein Dialog, der abfrägt ob fehlenden Provisionen in die Verträge eingefügt werden sollen.

Mit Ja werden für alle vorhandenen Verträge die entsprechenden Provisionsansprüche erzeugt. Verträge für die bereits Provisionsansprüche erzeugt wurden sind hiervon ausgenommen.

Diese Funktion ist sinnvoll für den Fall, dass Sie beim Erfassen von Vertragsdaten keine Provisionsansprüche erzeugt haben.

In der Maske Berechnungslauf anzeigen und verbuchen gibt es die Möglichkeit die berechnete Datensätze zu filtern. Der Filter dient dazu, um Provisionszahlungen nach verschiedenen Kriterien zu selektieren und auszuwählen. Der Filter umfasst im folgenden 4 Funktionen.


Alle angezeigten Provisionen auswählen.


Alle Provisionen über den angegebenen Schwellenwert auswählen. Nur Provisionsauszahlungen die über diesem Betrag liegen werden verbucht.


Alle Datensätze werden deselektiert.


Berechnugslauf verwerfen. Es kann eine neue Berechnung gestartet werden.


Mit der Schaltflächte starten Sie den Buchungsvorgang der gewählten Provisionen.

Zur Sicherheit wird Ihnen an dieser Stelle noch einmal der Gesamtbetrag der verbucht wird angezeigt. Ist dieser korrekt, bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Durch die Bestätigung mit OK werden die die ausgewählten Provisionen verbucht. Die verbuchten Werte werden dann im entsprechenden Vertrag angezeigt.

Nach erfolgreicher Buchung der Provisionen wird Ihnen dieses mit der Meldung Die Verbuchung wurde erfolgreich durchgeführt angezeigt.

Wenn Sie in dem Dialog Verbuchung der Provisionsabrechnung auf Weiter zu Belegdruck und Auszahlung klicken, werden Sie zur Maske Belegdruck und Auszahlung weitergeleitet. Hier wird eine Auflistung der verbuchten Provisionen für den ausgewählten Zeitintervall angezeigt.

Mit Hilfe der rechts-links Steuerung können Sie zu jedem gewünschten Abrechnungszeitraum wechseln.

Um eine Buchung in der Abrechnung zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche . Sie können durch betätigen der Schaltfläche eine neue Buchung, wie z.B. einen Vorschuss, einfügen.

Falls Sie eine Abrechnung geändert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche , um die Liste der Abrechnungen zu aktualisieren.

Um die erstellten Auszahlungen als SEPA-Datei auszugeben, klicken Sie auf .

In der Maske Zahlungsdatei erstellen kann zwischen mehreren Verfahren zur Durchführung von Überweisungen ausgewählt werden. Sie können außerdem die Ausführungsoptionen sowie Speicherort festlegen.

Wählen Sie hier bitte das gewünschte Format und drücken Speichern um die Datei zu erstellen, wenn gewünscht wird außerdem ein Begleitzettel zum Zahlungsverkehr erstellt.

Sie werden nun automatisch zum Dialog Belegdruck und Auszahlungen zurückgeleitet.

Über den Button werden Sie zum Dialog für den Belegdruck weitergeleitet. Hier können verschiedene Reports für den Druck, als auch die Ausgabe bestimmt werden. Unter anderem können Sie hier die Belege auch als Email direkt an den Vermittler versenden.

Sie können hier Testdruck oder Belegdruck für die gewählte Vermittler-Selektion auswählen. Beim Testdruck werden Provisionsbelege erzeugt, die jedoch mit keiner Belegnummer versehen werden. Beim Belegdruck werden die Provisionsbelege vom System automatisch mit einer fortlaufenden Belegnummer versehen und beim Vermittler abgelegt.

Sie können anhand folgender Symbole erkennen in welcher Form der Vermittler seine Provisionsabrechnung erhalten hat:

  • Der Vermittler hat seine Abrechnung auf elektronischem Weg erhalten.
  • Der Vermittler hat seine Abrechnung auf dem Postweg erhalten.

Bitte beachten Sie dass beim Löschen von Belegen, die vom System vergeben Belegnummer ebenfalls gelöscht wird. Gegebenenfalls muss der Nummernkreis vom Xpecto-Support komplett zurückgesetzt werden damit eine lückenlose Buchhaltung gewährleistet ist.

Auszahlungen und Belege

Nach Berechnung der Provisionen, können im nächste Schritt Belege gedruckt und Auszahlungen vorgenommen werden. Diese Operationen können in der Maske Belegdruck und Auszahlungen durchgeführt werden.

In der klassischer Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Berechungen → verbuchte Provisionen, Belege und Auszahlungen.

In der moderner Menü-Ansicht wird die Maske über die Registerkarte Vertrieb Gruppe Provisionen erreicht.

Hier wird für den gewählten Zeitraum eine Auflistung der verbuchten Provisionen angezeigt.

Über die Navigation kann auch hier jeder beliebige Abrechnungszeitraum erreicht werden.

Eine detailliertere Funktionsübersicht zur Maske Belegdruck und Auszahlungen erhalten Sie im Handbuch unter Berechnungen → Provisionsabrechnung.

Provisionstest

Über den Dialog Provisionstest können Sie, für einen bestimmten Zeitraum, die Provisionen eines Vertrages berechnen.

Gehen Sie bitte hierzu wie folgt vor:

Schaltflächen Beschreibung
Wählen Sie einen Vertrag im Hauptdialog von xpectoPro.
Öffnen Sie den Dialog für Testberechnungen.
Starten Sie die Berechnung der Provisionen.

Es werden Ihnen nun die Abschluss- und Bestandsprovision bzw. Ansprüche für diesen Vertrag berechnet und angezeigt. Im Detail enthält diese Ansicht folgende Informationen.

Über die Schaltfläche wird Ihnen eine Liste von Provisionsansprüche der einzelnen Vermittler angezeigt.


Diese Liste wird durch das Provisionsabrechnungsskript von xpecto beeinflusst und kann bei Bedarf durch den Kundensupport von xpecto angepasst werden.


Abrechnungszeitraum festlegen

Mit Zeitraum wählen wird der für die Provisionsabrechnung maßgebliche Zeitraum bezeichnet.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Dialog zur Eingabe des Abrechnungszeitraums über den Menüpunkt Berechnungen → Abrechnungszeitraum aufgerufen werden, oder durch einen Doppelklick auf das Info-Fenster in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht erreichen Sie dieses Funktion über Vertrieb -> Provisionen -> Abrechnungszeitraum festlegen.

In Dialog Zeitraum wählen gibt verschiedene Möglichkeiten eine Abrechnungszeitraum zu wählen.

Intervall Anzeige in der Anwendung
Täglich 2015/02/15
Wöchentlich 2015KW08
2-Wöchentlich 2015DW04
4-Wöchentlich 2015VW02
Halbmonatlich 2015HM04
Monatlich 2015M02
Vierteljährlich 2015Q1
Halbjährlich 2015H1
Jährlich 2015

Der gewählte Abrechnungszeitraum wird dann in der Symbolleiste bzw. Info-Fenster angezeigt (siehe oben). Somit haben Sie immer eine Übersicht welchen Abrechnungszeitraum Sie im Moment verwenden.

Buchhaltung

Schema Buchung

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ZK_ZweckKonten
KV_Kontoverbindungen
SB_Sollbuchungen
ZV_Zahlungsverkehr
IB_ImportBuchungen
BD_Buchungsdaten
OP_OffenePosten
Kundendaten
Gehe zu Funktion "Rundruf"
Gehe zu Funktion "Import"
Gehe zu Funktion "Verbuchung"
Gehe zu Funktion "offene Posten"
Gehe zu Funktion "Übertragen"
Berechnungen
Gehe zu Funktion "Zahlungsverkehr"
Berechnungen

Import

Dieses Modul dient dem Import von Bankbewegungsdaten mittels Export-Dateien aus E-Banking-Programmen. Der Import von Bankbewegungen geschieht in zwei Schritten. Im ersten Schritt (siehe diesen Menüpunkt) werden die Bewegungsdaten importiert, Im zweiten Schritt (siehe nachfolgendes Menüpunkt: Kontodaten zuweisen), werden aus den Datensätzen Buchungssätze erzeugt.

In der klassischen Menü-Ansicht ist der Import über Menü Import/Export → Kontodaten importieren,

In der modernen Menü-Ansicht ist diese Funktion über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten zu finden.

Starten Sie den Dialog Buchungsdaten importieren und wählen Sie das Produkt aus zu dem die Kontodaten importiert werden sollen, die Datei die die Bankbewegungen enthält sowie das Importkonto (Bankkonto), von dem die Buchungen stammen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen das Trennzeichen sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Enthalten die zu importierenden Daten Datensätze, die sich bereits in der Datenbank befinden, so setzen Sie ein Häkchen bei Datei enthält alte Daten. Dies verhindert die doppelte Anlage bereits vorhandener Datensätze (bereits vorhandene Datensätze werden durch einen Abgleich-Algorithmus erkannt und übersprungen). Wahlweise können die Kopfzeile sowie leeren Spalten angezeigt werden. Mit der Schaltfläche werden die Importdaten als Tabelle angezeigt.

Schaltfläche Funktion in der Applikation
Produkt Produkt auswählen
Datei Importdatei auswählen
Vorschau Vorschau der Importdatei mit selektiertem Wert
Datei enthält Produktspalte Beim Import werden Kontodaten automatisch dem richtigen Produkt zugewiesen
Trennzeichen Der gewählte Wert trennt Spalten innerhalb der Importdatei
Textzeichen Der gewählte Wert importiert den Wert innerhalb des Textzeichens als Text
Datei enthält alte Daten Es wird beim Import geprüft ob der Datensatz bereits vorhanden ist, wenn ja wird dieser übersprungen
Datei enthält Kopfzeile Beim Import wird die erste Zeile der Datei ignoriert da dieses die Felddefinitionen enthält
Start Es werden nur die Datensätze importiert die im Wert "Z/S" fesgelegt wurden
Prozedur Hier muss die passende Prozedur gewählt werden.

Schritt 2: Importparameter festlegen. Hier muss das Umsatzkonto festgelegt werden. Das ist das Gegenkonto für die Umsätze die importiert werden. Weisen sie nun die Spalten der Importdatei den passenden Spalten der Datenbank zu - Schritt 3: Spalten zuweisen. Bei Dateien im MT940 Bankformat wird die Spaltenzuordnung automatisch vorgeschlagen. Nachdem alle Spalten zugewiesen sind, starten Sie den Import durch die Schaltfläche . Bankbewegungen, die im Verwendungszweck eine Vertragsnummer enthalten, werden dabei automatisch dem angegebenen Vertrag zugewiesen.

Bestätigen Sie obige Meldung mit Weiter zu Kontodaten zuweisen. Die Bankbewegungen/Importdaten sind nun erfolgreich importiert worden.


Achtung: Der Import der Buchungen ist an dieser Stelle noch nicht vollständig. Daten, die importiert wurden, aber noch nicht übernommen wurden, werden bei Berechnungen noch nicht berücksichtigt. Die importierten Daten werden hier lediglich in eine temporäre Tabelle geschrieben, sie müssen später noch über das Modul "Kontodaten zuweisen" in die Buchungstabelle übertragen werden (siehe nachfolgenden Menüpunkt "Kontodaten zuweisen".


Rundruf

In diesem Modul werden aus der vorher importierten Buchungen/Bankbewegungen Buchnungssätze erzeugt und den korrekten Verträgen/Beteiligungen/Produkten zugewiesen. Dabei müssen Buchungen die noch nicht automatisch einem Vertrag zugewiesen wurden, manuell zugewiesen werden.

In der modernen Menü-Ansicht starten Sie den Dialog importierte Buchungen zuweisen über Menü Import/Export → Kontodaten zuweisen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Dialog über Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Verbuchung gestartet.

Klicken Sie auf die Funktion Verbuchung um mit der Zuweisung der Kontodaten zu beginnen.

Im Dialog Buchungen zuweisen wird die Liste der Produkte mit offenen sowie geparkte Buchungen angezeigt.

Die Schaltfläche Rundruf starten dient dazu die Kontobewegungen für das markierte Produkt bei der Bank abzufragen.


Ein Rundruf für alle Produkte kann über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Rundruf gestartet werden.


Durch einen Klick auf OK werden Sie zum Dialog importierte Buchungen zuweisen weitergeleitet. Der Dialog importierte Buchungen zuweisen enthält die Reiter Buchungen anzeigen und geparkte Buchungen anzeigen .

Unter dem Reiter Buchungen anzeigen werden Details der Buchungen und in der Mitte die Navigation angezeigt, mit den Pfeiltasten oben in der Menüleiste können Sie durch die Buchungen blättern. In der Feldgruppe Buchung sehen Sie:

  • den Zahlungspflichtigen
  • Kontoinhaber
  • Absender
  • Verwendungszweck
  • Details zur Buchung

Mit einem Doppelklick auf einzelne Wörter wird das Wort als Suchkriterium verwendet. Klicken Sie mit der Maus auf Teile der Buchungsdaten wie z.B. die Vertragsnummer, diese wird dann als Suchkriterium verwendet.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden aus allen Bankbewegungen, die beim Import bereits einem Vertrag zugewiesen wurden, automatisch Buchungssätze erzeugt und gespeichert. Dazu muss zu dem jeweiligen Produkt hinterlegt sein, welche Kontierung hier verwendet werden soll.


Das zu verwendende Konto wird in der Produktmaske in der klassischen Ansicht unter (Datei → Produkte) auf dem Reiter Allgemein unter Konto RZ eingetragen.

In der modernen Menüansicht erreichen Sie diese Funktion unter Stammdaten -> Produkte -> Allgemein -> Buchhaltung / Konten -> Konto RZ. ->

Neben der Möglichkeit eine neue Buchung anzulegen können Sie die Kontobewegungen über die Schaltfläche direkt bei der Bank abfragen. Es wird ein Kontorundruf durchgeführt. Die gefundene Buchungen werden von der Bank dann abgeholt und in der Liste eingefügt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden Sie zu dem Stapelbuchungsdialog weitergeleitet (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

In der untere Hälfte des Dialogs importierte Daten zuweisen sehen Sie die Liste der Buchungen mit dem Vorschlag wie die Buchungen verbucht werden soll.

Im Bereich unten kann das Konto für den zu erzeugenden Buchungssatz ausgewählt werden. Werden hier mehrere Zeilen eingetragen, so wird die Bankbuchung in mehrere Buchungssätze gesplittet. Die Aufteilung der Beträge muss dabei manuell eingetragen werden. Der Buchungstext kann per Hand angepasst werden.

Die Schaltfläche offene Posten abfragen dient dazu um offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen und die Schaltfläche Rückbuchung zuordnen dient dazu die geschlossene Posten für den markierter Vertrag anzuzeigen.

Über die Schaltfläche Sammelauftrag auflösen können Sie aus einem Zahlungsauftrag mehrere Einzelaufträge wie Überweisungen oder Lastschriften erstellen.

Buttons der Funktionsleiste:

Schaltfläche Funktion
Offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen
Die markierte Position einem geschlossenen Posten zuordnen
Zahlungsverkehr einzeln abarbeiten
Selektierte Buchung(en) löschen
Selektierte Buchung splitten
Überträgt die Buchung auf einen differenten Fond
Die selektierte Buchung wird geparkt und kann über den Reiter geparkte Buchungen anzeigen abgearbeitet werden.

Um den Vorgang einem Prozess zuzuweisen, setzen Sie in der Checkbox Prozess starten ein Häkchen. Der Prozess wird dann in der Wiedervorlage-Liste, bei der verantwortlichen Person angezeigt.

Mit der Schaltfläche Speichern, speichern Sie die zum Vertrag zugewiesenen Buchungen. Nach erfolgreichen Speichern wird die nächste Import-Buchung angezeigt.


Ein Speichern ist nur möglich, wenn die Summe der gesplitteten Beträge exakt dem Buchungsbetrag entspricht.


Alle gespeicherten Buchungen werden in die interne Buchhaltung aufgenommen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung oder Buchhaltung -> Buchungsdaten -> Stapel angezeigt.

Eine falsch importierte Buchung kann im Nachhinein gelöscht werden, und zwar in dem Dialog Stapelbuchung. Der Dialog kann über Bearbeiten → Stapelbuchung oder über Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen geöffnet werden. Markieren Sie hier die gewünschte Buchung und klicken Sie auf die Schaltfläche .

Verbuchung

In diesem Modul werden aus der vorher importierten Buchungen/Bankbewegungen Buchnungssätze erzeugt und den korrekten Verträgen/Beteiligungen/Produkten zugewiesen. Dabei müssen Buchungen die noch nicht automatisch einem Vertrag zugewiesen wurden, manuell zugewiesen werden.

In der modernen Menü-Ansicht starten Sie den Dialog importierte Buchungen zuweisen über Menü Import/Export → Kontodaten zuweisen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Dialog über Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Verbuchung gestartet.

Klicken Sie auf die Funktion Verbuchung um mit der Zuweisung der Kontodaten zu beginnen.

Im Dialog Buchungen zuweisen wird die Liste der Produkte mit offenen sowie geparkte Buchungen angezeigt.

Die Schaltfläche Rundruf starten dient dazu die Kontobewegungen für das markierte Produkt bei der Bank abzufragen.


Ein Rundruf für alle Produkte kann über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Kontodaten Funktion Rundruf gestartet werden.


Durch einen Klick auf OK werden Sie zum Dialog importierte Buchungen zuweisen weitergeleitet. Der Dialog importierte Buchungen zuweisen enthält die Reiter Buchungen anzeigen und geparkte Buchungen anzeigen .

Unter dem Reiter Buchungen anzeigen werden Details der Buchungen und in der Mitte die Navigation angezeigt, mit den Pfeiltasten oben in der Menüleiste können Sie durch die Buchungen blättern. In der Feldgruppe Buchung sehen Sie:

  • den Zahlungspflichtigen
  • Kontoinhaber
  • Absender
  • Verwendungszweck
  • Details zur Buchung

Über einen Klick auf das Symbol < wird eine Liste aller vorhandenen Buchungen bzw. geparkter Buchungen angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf einzelne Wörter wird das Wort als Suchkriterium verwendet. Klicken Sie mit der Maus auf Teile der Buchungsdaten wie z.B. die Vertragsnummer, diese wird dann als Suchkriterium verwendet.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden aus allen Bankbewegungen, die beim Import bereits einem Vertrag zugewiesen wurden, automatisch Buchungssätze erzeugt und gespeichert. Dazu muss zu dem jeweiligen Produkt hinterlegt sein, welche Kontierung hier verwendet werden soll.


Das zu verwendende Konto wird in der Produktmaske in der klassischen Ansicht unter (Datei → Produkte) auf dem Reiter Allgemein unter Konto RZ eingetragen.

In der modernen Menüansicht erreichen Sie diese Funktion unter Stammdaten -> Produkte -> Allgemein -> Buchhaltung / Konten -> Konto RZ. ->

Neben der Möglichkeit eine neue Buchung anzulegen können Sie die Kontobewegungen über die Schaltfläche direkt bei der Bank abfragen. Es wird ein Kontorundruf durchgeführt. Die gefundene Buchungen werden von der Bank dann abgeholt und in der Liste eingefügt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche werden Sie zu dem Stapelbuchungsdialog weitergeleitet (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

In der untere Hälfte des Dialogs importierte Daten zuweisen sehen Sie die Liste der Buchungen mit dem Vorschlag wie die Buchungen verbucht werden soll.

Im Bereich unten kann das Konto für den zu erzeugenden Buchungssatz ausgewählt werden. Werden hier mehrere Zeilen eingetragen, so wird die Bankbuchung in mehrere Buchungssätze gesplittet. Die Aufteilung der Beträge muss dabei manuell eingetragen werden. Der Buchungstext kann per Hand angepasst werden.

Die Schaltfläche offene Posten abfragen dient dazu um offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen und die Schaltfläche Rückbuchung zuordnen dient dazu die geschlossene Posten für den markierter Vertrag anzuzeigen.

Über die Schaltfläche Sammelauftrag auflösen können Sie aus einem Zahlungsauftrag mehrere Einzelaufträge wie Überweisungen oder Lastschriften erstellen.

Buttons der Funktionsleiste:

Schaltfläche Funktion
Offene Posten für diesen Vertrag anzuzeigen
Die markierte Position einem geschlossenen Posten zuordnen
Zahlungsverkehr einzeln abarbeiten
Selektierte Buchung(en) löschen
Selektierte Buchung splitten
Überträgt die Buchung auf einen differenten Fond
Die selektierte Buchung wird geparkt und kann über den Reiter geparkte Buchungen anzeigen abgearbeitet werden.

Um den Vorgang einem Prozess zuzuweisen, setzen Sie in der Checkbox Prozess starten ein Häkchen. Der Prozess wird dann in der Wiedervorlage-Liste, bei der verantwortlichen Person angezeigt.

Mit der Schaltfläche Speichern, speichern Sie die zum Vertrag zugewiesenen Buchungen. Nach erfolgreichen Speichern wird die nächste Import-Buchung angezeigt.


Ein Speichern ist nur möglich, wenn die Summe der gesplitteten Beträge exakt dem Buchungsbetrag entspricht.


Alle gespeicherten Buchungen werden in die interne Buchhaltung aufgenommen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung oder Buchhaltung -> Buchungsdaten -> Stapel angezeigt.

Eine falsch importierte Buchung kann im Nachhinein gelöscht werden, und zwar in dem Dialog Stapelbuchung. Der Dialog kann über Bearbeiten → Stapelbuchung oder über Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen geöffnet werden. Markieren Sie hier die gewünschte Buchung und klicken Sie auf die Schaltfläche .

Beteiligung Vertrag

Die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen ermöglicht die manuelle Eingabe, Änderung und Suchen von Buchungen für einen Vertrag oder Beteiligung.

In den klassischen Menü-Ansicht klicken Sie unter Menü Bearbeiten → Beteiligungs-/Vertragsbuchungen um eine neue Buchung für einen Vertrag anzulegen.

In der modernen Menü-Ansicht wird eine neue Buchung angelegt in der Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten Funktion Beteiligung-Vetrag.

Starten Sie die Funktion Beteiligungs-/Vertragsbuchungen. Falls Sie in dem Vertragsansicht noch kein Vertrag oder Beteiligung (mehr zu Beteiligung wird unten beschrieben) ausgewählt ist, werden Sie aufgefordert einen Vertrag auszuwählen.

Genau wie bei der Stapelerfassung, haben Sie die Möglichkeit unter dem Reiter Stapel-Erfassung eine Ersterfassung von Buchungen vorzunehmen. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden alle Buchungen angezeigt, die von dem aktuell angemeldeten Benutzer am selben Tag bereits erfasst wurden.

Falls Sie einen anderen Vertrag für die Buchung wünschen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche . In dem folgenden Dialog können Sie dann einen anderen Vertrag für die Buchung wählen:

)

Der Reiter Suchen / Ändern dient der Recherche und ermöglicht das Suchen und Ändern von Buchungen. Da der Filter Beteiligung/Vertag für einen Kunden und Vertrag eingestellt wurde, werden Ihnen hier nur die Buchungen des gewählten Kunden / Vertrag angezeigt. Buchungen können an dieser Stelle geändert oder gelöscht werden soweit diese noch nicht festgeschrieben wurden.

Sichern Sie Ihre Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche .

Beteiligungen

Mit xpectoPro ergibt sich die Möglichkeit in mehrere Produkte zu investieren. Durch die Beteiligungen an einen Produkt erwerben die Anleger Anteile an einen Produkt. Ein Kunde, der in verschiedene Produkte investiert möchte, hat dann mehrere Verträge mit unterschiedliche Beteiligungen. Eine Beteiligung an einen Produkt wird in dem Dialog neuen Vertrag erstellen (siehe Handbuch Datei → Neu → Vertrag) festgelegt.

In der Modernen Ansicht erreichen Sie die Beteiligungen über Stammdaten -> Beteiligungen. In der klassischen Ansicht gehen Sie bitte direkt über den Kunden auf die entsprechende Beteiligung.

Beteiligungen werden in der Kundensicht unter Kunde, mit dem Symbol , dargestellt.

Klicken Sie in der Kundenansicht auf das Produkt um in die Detailansicht der Beteiligung zu gelangen.

Unter dem Reiter Allgemein erhalten Sie eine Vertragsübersicht. Das sind alle Verträge des Kundes die an dieses Produkt beteiligt sind.

Unter dem Reiter Eigenschaften können weitere Informationen wie Daten, Bemerkungen und vordefinierte Eigenschaften zur Beteiligung erfasst werden.

Der Reiter Werte dient der Zinsberechnung und dazu manuell für eine Kategorie die Verbuchungsvorschriften zu definieren siehe (Handbuch Neu → Produkte → Wertarten).

xpectoPro bietet eine Offene Posten Buchhaltung, die überprüft ob die Forderungen bereit beglichen wurden. Unter dem Reiter OPOS wird die OPOS-Liste angezeigt. Eine OPOS-Liste ist die Liste aller offenen Rechnungen.

Der Reiter Buchungsdaten zeigt eine Übersicht der Buchungsdaten die den Vertrag betreffen.

Der Reiter Ereignisse beinhaltet wichtige Ereignisse zur aktuell ausgewählten Beteiligung . Der Reiter Salden beinhaltet eine Saldenkonfiguration und eine Summen und Salden Liste. Die hier hinterlegten Konten beziehen sich auf die unter Produkt vorkonfigurierten Salden.

In der Summen und Salden Liste werden die Inhalte der bebuchten Konten mit jeweiligen Summen, tabellarisch dargestellt.

Die einzelnen Spalten sind:

Spalte Beschreibung
Konto interne Kontonummer
Bezeichnung Name des Kontos
Eröffnungsbilanz Saldo zum Jahresbeginn, Summe der Bewegungen auf dem Konto
Monat S / H Veränderungen im betrachteten Monat
Kum. S / H Veränderungen vom Beginn des Jahres bis einschließlich des betrachteten Monats
Saldo Saldo zum Ende des betrachteten Monats

Mit der Schaltfläche können Sie sehen welche Buchungen zum Saldo bzw. zum Konto gemacht wurden.

Unter dem Reiter Konten-Verwendung können die Bankkonten (siehe Kunden → Adressen → Kontoverbindungen) für unterschiedliche Verwendungszwecke gesetzt werden.

Unter dem Reiter Handelsregister wird der Handelsregister Eintrag der Beteiligung festgehalten. Der Reiter Handelsregister ermöglicht bestimmte Informationen über die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen oder am Geschäftsleben beteiligten Personen aufzunehmen.

Unter der Reiter Dauervollmachten können Sie eine Stellvertretung für eine bestimmte Person anlegen.

Stapelbuchungen

xpectoPro enthält eine vollständige und zertifizierte Buchhaltung. Alle Einzahlungen, Forderungen, Dividenden, Gebühren und Auszahlungen werden innerhalb der Buchhaltung für jeden Anleger geführt. Die Buchung erfolgt mit einem vom Anwender vorgegebenen Kontenrahmen, typischerweise SKR03 oder SKR04. Da die meisten Buchungen automatisch vom System bei bestimmten Aktionen erzeugt werden, ist die genaue Kenntnis des Kontenrahmens für die tägliche Benutzung meist nicht relevant.

Die Stapelbuchung-Maske ermöglicht die manuelle Eingabe, die Änderung und die Suche von Buchungen. Für die Weitergabe der Buchungen und die Revisionssicherheit der Buchhaltung können Sie Buchungen festschreiben und in protokollierter Weise exportieren.

In der klassischen Menü-Ansicht gelangen Sie in die Stapelbuchung durch klicken in Menü Bearbeiten → Stapelbuchung.

In der modernen Menü-Ansicht finden Sie die Stapelbuchung in der Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten.

Die Stapelbuchung kann jeweils für ein bestimmtes Produkt samt seinen Buchungen, geöffnet werden. Sind in der Datenbank mehrere Produkte angelegt, so wird vor dem Öffnen der Stapelbuchung-Maske ein Produkt-Auswahl-Dialog angezeigt. Bitte wählen Sie hier das entsprechende Produkt aus.

Die Stapelbuchung ist das zentrale Werkzeug zur Verwaltung von Buchungsdaten der Fondsbuchhaltung. Sie ist im wesentlichen in vier Funktionsbereiche untergliedert:

  • -> einzelne oder selektive Buchungen erfassen
  • -> vorhandene Buchungen bearbeiten
  • -> Buchungsselektionen oder einzelne Buchungen festschreiben
  • -> Export der festgeschriebenen Buchungen

Jeder Funktionsbereich der Stapelbuchung definiert sich durch die Verfügbarkeit spezifischer Filter und Buttons zum durchführen bestimmter Aktionen. Allen vier Funktionsbereichen gemein ist ein Bearbeitungsbereich mit den Feldgruppen: Buchung bearbeiten, Fremdwährung und Verarbeitungsinfos - zum Anzeigen bzw. Bearbeiten einer Buchung, und eine Buchungsliste. Die jeweiligen von Anwender konfigurierten Filter bestimmen welche Buchungen in der Buchungsliste angezeigt werden.

Die Feldgruppe Buchung bearbeiten zeigt die Detail-Informationen des aktuell in der Buchungsliste selektierten Buchungssatzes. Sie enthält die Felder Belegdatum, Konto, Gegenkonto, Betrag, Buchungstext, Belegnummer sowie optional auszufüllenden (und nicht zur Buchhaltung gehörenden) Felder Valutadatum, Vertrag, Ust-Kennz. und Bemerkung. Die Pflichtfelder sind gelb hinterlegt.

Das Belegdatum informiert über Kontobewegungen, während das Valutadatum das Datum ist, an dem eine Gutschrift oder Belastung wirksam wird. Das Valutadatum zeigt den echten Kontostand an. Dieses kann unter Umständen vom Belegdatum abweichen. Unter Vertrag kann eine Vertrags-Nr. erfasst werden, der die selektierte Buchungen zugeordnet werden soll. Unter USt-Kennz. (Umsatzsteuer-Kennzeichen) kann ein Umsatzsteuer-Satz erfasst werden, der bei Berechnungen verwendet werden soll.
Unter Betrag ist zum eingegebenen Betrag zusätzlich die Währung auszuwählen. Dabei fließen nur Datensätze mit der beim Produkt hinterlegten Währung in die Buchhaltung ein (siehe Handbuch Produkt → Währung). Unter Bemerkung können Bearbeiter-Hinweise zu der selektierten Buchungen eingegeben werden. Unter bestimmten Voraussetzungen (z.B. Buchungen exportieren gewählt oder Buchungen festschreiben) ist die Feldgruppe Buchung bearbeiten in GoBS-Modus (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). GoBS-Modus ist ein Read-Only-Modus Darstellung, Sie können diese Buchungen nicht ändern.

Der Reiter Stapel-Erfassung dient der Ersterfassung von Buchungen. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden alle Buchungen angezeigt, die von dem aktuell angemeldeten Benutzer am selben Tag bereits erfasst wurden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche um Vorlagen für Ihre Buchungssätze anzulegen oder zu bearbeiten.

Beim Erfassen von Buchungen über Vorlagen sind bereits Buchungstext, Konto sowie Gegenkonto fest definiert, Fehlbuchungen werden damit schon im Vorfeld so weit wie möglich unterbunden.

Über die Schaltfläche wird ein neuer Datensatz angelegt. Die Details des Buchungssatzes werden über die Feldgruppe Buchung bearbeiten eingegeben.

Über dem Button kann der Kunde der Buchung zugeordnet werden.

Die Gültigkeit des eingegebenen Belegdatums und des Betrags wird direkt beim Verlassen des jeweiligen Feldes geprüft. Vor dem Speichern wird außerdem geprüft, ob die Pflichtfelder Betrag, Belegdatum, Konto, Gegenkonto und Buchungstext befüllt sind.

Über die Schaltfläche wird die Buchung gespeichert. Beim Speichern der Buchung wird automatisch der Erfasser und der Erfassungszeitpunkt in den Buchungsdatensatz eingetragen. Die Buchungsperiode, zu der ein Buchungssatz gehört, richtet sich nach dem Belegdatum, sie wird nicht separat erfasst. Ein hier erfasster Datensatz kann über die Schaltfläche jederzeit wieder gelöscht werden, solange er noch nicht festgeschrieben ist. Festschreiben bedeutet dass eine Buchung dann nur noch durch eine Storno/Korrekturbuchung korrigiert werden kann. Damit werden nachträgliche Manipulationen erschwert.

Reiter Suchen / Ändern dient der Recherche und ermöglicht das Suchen und Ändern von Buchungen. Die Suchkriterien zum Auffinden der gewünschten Buchungssätze können über verschiedenen Filter wie Buchungsperiode, Beteiligung/Vertrag, Erfassung, Kontierung, Festschreibung konfiguriert werden.

Nicht festgeschriebene Buchungen können gelöscht oder geändert werden. Änderungen werden erst durch einen Klick auf die Schaltfläche gespeichert. Vor dem Speichern werden dieselben Gültigkeitsprüfungen durchlaufen, wie in dem Reiter Stapel-Erfassung.

Bereits festgeschriebene Buchungen (erkennbar durch eingetragene Buchungs-Nr in der Feldgruppe Verarbeitungsinfos) können nachträglich nicht mehr verändert werden. Wird eine festgeschriebene Buchung selektiert, so ist der Bearbeitungsbereich in Read-Only-Modus und die Schaltfläche ist deaktiviert.

Solange die betroffene Buchungsperiode nicht geschlossen ist, kann jedoch über die Schaltfläche eine Storno-Buchung erzeugt werden. Wird die Abfrage "Möchten Sie eine Korrekturbuchung anlegen?" mit Ja beantwortet, so wird eine änderbare (da nicht festgeschriebene) Kopie der Original-Buchung in derselben Buchungsperiode angelegt.

Der Reiter Buchungen festschreiben dient der Übertragung von Buchungssätze in das Buchungsjournal. Im Buchungsjournal werden alle Buchungen eines gewählten Zeitraums tabellarisch aufgelistet. Die Kriterien zur Auswahl der festzuschreibenden Datensätze können über verschiedene Filter konfiguriert werden, wie Buchungsperiode, Beteiligung/Vertrag, Erfassung, Kontierung.

Über die Schaltfläche werden alle aufgelisteten Erfassungen in das Buchungsjournal übertragen und in jeden betroffenen Buchungssatz der Festschreibungs-Zeitpunkt, der ausführende Benutzer und eine fortlaufenden Buchungsnummer eingetragen werden. Die Festschreibung einer einmal in das Journal übertragenen Buchung kann nachträglich nicht mehr aufgehoben werden. Die Buchung kann dann nur noch über Suchen / Ändern storniert werden.

Über die Schaltfläche wird eine Buchungsperiode geschlossen. Eine Buchungsperiode entspricht einem Kalendermonat. In einer bereits geschlossenen Buchungsperiode kann nicht mehr gebucht werden. Um das Buchen in einer geschlossenen Buchungsperiode zu ermöglichen, muss die Periode über die Schaltfläche wieder geöffnet werden. Das wieder öffnen einer Buchungsperiode hebt jedoch nicht die Festschreibung der Buchungen in dieser Periode auf. Um eine Übersicht über die schon geschlossene und geöffnete Buchungsperioden zu haben, klicken Sie auf die Schaltfläche - Historie zum öffnen und schließen von Buchungsperioden.

Der Reiter Buchungen exportieren dient der Übergabe von Buchungssätze an das Buchhaltungssystem des Fonds bzw. eines Steuerberaters. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden nur Buchungen angezeigt, die bereits festgeschrieben sind. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Buchungssätze die sich noch nicht im Buchungsjournal befinden, an externe Buchhaltungssysteme übergeben werden können.

Nach dem Aufruf der Maske Stapelbuchung ist der Radiobutton in der Feldgruppe nicht exportiert aktiv. Dadurch werden nur Buchungssätze angezeigt, die vorher noch nicht exportiert wurden. Soll ein bereits erfolgter Buchungsexport wiederholt werden so muss der Filter Exportiert dementsprechend angepasst werden. Über die Schaltfläche wird eine Datei im CSV-Format erzeugt, die die aufgelisteten Buchungssätze enthält. Dabei wird automatisch der Exportzeitpunkt und der auszuführende Benutzer in die betroffenen Buchungsdatensätze eingetragen. Über die Schaltfläche wird dieselbe Export-Datei erzeugt, jedoch ohne Informationen in den Buchungsdatensatz einzutragen.

Offene Posten

Offene Posten dient als Nebenbuch der Buchführung. In der Nebenbuchhaltung wird eine nicht bezahlte Rechnungsposition auf dem Debitorenkonto bis zum Zeitpunkt der Zahlung (automatisch) als offener Posten geführt. Mit Hilfe von xpectoPro erhalten Sie eine vollständige Liste aller offenen Rechnungen, dabei werden alle zugehörigen Konten berücksichtigt - es werden sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten aufgelistet. Innerhalb dieses Dialoges können Sie weitere Funktionalitäten verwenden wie Überweisung, Lastschrift oder Posten verrechen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Dialog OPOS über Menü Berechnungen → Offenen Posten oder Berechnungen →Zahlungsverkehr → OPOS berechnen erreicht.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Funktion offene Posten über die Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungdaten erreicht.

OPOS berechnet die Buchungen auf Basis von OPOS-Konten für einstehende Ein- und Auszahlungen, diese Konten müssen vorher unter Produkte → Reiter Konten bereits als OPOS-Konten angelegt worden sein.

Sollten Sie sich in der Hauptansicht von xpectoPro in den Kategorie Kunden befinden, werden Ihnen jeweils die Posten des markierten Kunden bzw. Vertrag angezeigt.

Der OPOS Verarbeitung Dialog enthält in dem oberen Bereich die Filterbedingungen, in der Mitte die Liste der Posten für alle Beteiligungen, und unten die Details der Buchungen.

Der OPOS Dialog bietet Ihnen generell drei grundsätzlich Funktionen:

Schaltfläche Beschreibung
Überweisung beauftragen
Lastschrift beauftragen
Posten gegeneinander verrechnen

Überweisungen werden für Kreditoren (Gläubiger) erstellt. Eine Lastschrift ist die Umkehrung der Überweisung. Der Zahlungsempfänger gibt hier seiner Bank den Auftrag, vom Konto des Zahlungspflichtigen bei dessen Bank (Zahlstelle) einen bestimmten Betrag abzubuchen. Offene Posten können miteinander verrechnet werden, das heißt Forderungen bzw. Verbindlichkeiten können zusammengefasst werden oder Forderungen können mit Verbindlichkeiten gegeneinander aufgerechnet werden wie z.B. Rechnung mit einer Gutschrift ausgleichen.

Im weiteren Verlauf werden Sie vom System durch die folgenden Punkte geführt:

Aktion Beschreibung
Fälligkeitsdatum auswählen.
Zahlungswährung auswählen.
Zahlungszweck auswählen.
Buchungskonto auswählen.

Nachdem Sie diese Daten eingegeben haben öffnet sich der Dialog Zahlungsverkehr.

Aus einer OPOS Buchung wird eine Sollbuchung erstellt. Im oberen Bereich sind die gerade erstellten Sollbuchungen zu sehen.

Der Zahlungsverkehr wird im Handbuch unter Berechnungen → Zahlungsverkehr beschrieben.

Zahlungsverkehr

Zahlungsverkehr ist ein zentrales Modul von xpectoPro, mit dem Sie Zahlungsaufträge wie Überweisungen, Lastschriften selbst erstellen und elektronisch an die Kreditinstitute übermitteln können. Bei der Erfassung eines Vertrages werden alle für den späteren Bankeinzug relevanten Daten eingetragen. Im Vertrag werden die Ratenhöhe, die Laufzeit, das Datum der ersten Rate, die Bankverbindung, das Einzugsintervall und die Art des Einzugs erfasst. Aus diesen Daten berechnet das Modul Zahlungsverkehr automatisch, für ratierliche Verträge die notwendigen Datensätze für den Lastschrift-Einzug der monatlichen Raten.


Diese Daten können vorab über Berechnungen → Probeberechnung → Sollstellungstest in der klassischen Ansicht oder über Zahlungsverkehr -> aktuellen Vertrag testen in der modernen Ansicht getestet werden bevor diese zur regulären Berechnung herangezogen werden.


Im Dialog Zahlungsverkehr stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Lastschriften berechnen, aktuellen Vertrag testen, OPOS berechnen, Daten löschen, Daten prüfen, Zahlungsdatei erzeugen.

In der klassichen Menü-Ansicht kann das Zahlungsverkehr-Dialog über Menü Berechnungen → Zahlungsverkehr geöffnet werden.

In der modernen Menü-Ansicht wird die Funktion Zahlungsverkehr unter Registerkarte Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten angezeigt.

Hier können Sie direkt mit dem Berechnungslauf beginnen, oder durch bereits erfolgte frühere Stichtage blättern.

Starten Sie die Berechnung mit einem Klick auf .xpectoPro ermittelt nun alle fälligen Bankeinzüge zu diesem Datum und fasst diese zusammen. Es erscheint eine Liste mit Verträgen und den dazugehörigen Raten-Sollstellungen. Wählen Sie die abzurechnenden Verträge aus und erstellen Sie die gewünschte Ausgabedatei.


Bitte beachten Sie dass eine Ausgabedatei erst nach Prüfung der Datensätze erzeugt werden kann. Verwenden Sie hierzu die Funktion Daten prüfen. Durch einen Doppelklick auf Details , können Sie z.B. die Fehler der Datensätze sehen, falls welche vorhanden sind. Sollstellungen können falls notwendig über den Button Daten löschen gelöscht werden.


Im Zahlungsverkehr-Dialog können Sie offene Posten berechnen, über die Schaltfläche gelangen Sie in den xpectoPro OPOS Verarbeitung Dialog (siehe Handbuch Berechnungen → Offenen Posten). Aus einer OPOS Buchung wird ein Sollbuchungdatensatz erstellt und im oberen Bereich des Dialoges angezeigt.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche , werden die Sollbuchungen in Zahlungsdateien umgewandelt. Die Sollbuchungen werden zu einer Transaktion zusammengefasst, und zugleich wird ein Datensatz für den Zahlungsverkehr erzeugt.

Bei Erzeugung der Zahlungsverkehrsdatei werden folgende Dateien im Verzeichnis für Bankdaten angelegt:

  • Eine CSV-Datei mit folgendem Inhalt: Vertragsnummer, Produkt, Name u. Adresse des Anteileigners, Betrag, Währung, Buchungstext sowie die Bankverbindung.
  • Ein Begleitzettel zur Transaktion.
  • Eine SEPA-Datei zur Übermittlung an das Kreditinstitut.

Bei den einzelnen Verträgen würde dann der Zahlplan (Reiter Sollbuchungen) um diese Rate ergänzt. Der Status dieses Einzugs steht auf belastet da er zu Bank weitergegeben wurde. Die Verbuchung erfolgt erst nach dem Einlesen der Kontoauszüge über unseren Kontoauszugs-Manager. Das System erkennt automatisch die einzelne Lastschriften des Einzugs und verbucht diese dem Kundenkonto. Ist dies erledigt, wird der Status auf bezahlt gesetzt und der Vorgang ist somit abgeschlossen.

Export

Dieser Menüpunkt führt direkt zur Buchungen exportieren-Maske auf dem Stapelbuchungs-Dialog (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung Reiter Buchungen exportieren).

Diese Funktion kann unter der klassischen Menü-Ansicht Import/Export → Buchungsexport gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion unter Karteireiter Buchhaltung Gruppe Buchungsdaten Funktion Export zu finden.

Der Reiter Buchungen exportieren dient der Übergabe von Buchungssätze an das Buchhaltungssystem des Fonds bzw. eines Steuerberaters. Dieser Funktionsbereich besitzt einen fest vorgegebenen Filter - es werden nur Buchungen angezeigt, die bereits festgeschrieben sind. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Buchungssätze die sich noch nicht im Buchungsjournal befinden, an externe Buchhaltungssysteme übergeben werden können.

Wählen Sie zunächst das Produkt für den der Export durchgeführt werden soll.

Im Anschluss öffnet sich der Export Dialog. Als Standard werden Ihnen nun bereits alle Buchungen angezeigt die bislang noch nicht exportiert wurden.

Nach Aufruf des Dialogs ist der Radiobutton in der Feldgruppe Exportiert nicht exportiert aktiv. Dadurch werden nur Buchungssätze exportiert, die vorher noch nicht exportiert wurden. Soll ein bereits erfolgter Buchungsexport wiederholt werden so muss der Filter Exportiert dementsprechend angepasst werden.


Schaltfläche Funktion in der Applikation
Wenn aktiv kann eine beliebige Buchungsperiode ausgewählt werden
Wenn aktiv kann gewählt werden ob bereits exportierte bzw. nicht exportiere Buchungssätze angezeigt werden sollen
ein Buchungssatz je Zeile -> Buchungskonto und Gegenkonto werden in der Exportdatei einer Zeile geführt. Buchungssatz in zwei Zeilen -> Buchungskonto sowie Gegenkonto werden in der Exportdatei jeweils in einer separaten Zeile geführt.

Über die Schaltfläche wird eine Datei im CSV-Format erzeugt, die die aufgelisteten Buchungssätze enthält. Dabei wird automatisch der Exportzeitpunkt und der auszuführende Benutzer in die betroffenen Buchungsdatensätze eingetragen. Über die Schaltfläche wird dieselbe Export-Datei erzeugt, jedoch werden keine Informationen zum Zeitpunkt oder Benutzer gesetzt.

Stapelwerte

Werte

Berechnung

xpectoPro ermöglicht die Durchführung verschiedenster Arten an Berechnungen, wie zum Beispiel Verlustverteilung, Entnahmen/Entnahmepläne, Anteilskauf, Basisdividende, Verzinsung, Gebührenberechnung.

Jedes Produkt wird intern als eigener Mandant mit eigener Buchhaltung geführt, die Berechnung kann produktübergreifend erfolgen, eine übergreifende Berechnung von Dividenden oder Zinsen ist somit universal für alle Produkte durchführbar.

Die Berechnungen können in beliebiger Art kombiniert und als Vorlage in einem Berechnungsprofil hinterlegt werden. Die Berechnung kann für einen frei gewählten Zeitintervall durchgeführt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie die Maske über Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen.

In den modernen Menü-Ansicht wird die Maske über Registerkarte Buchhaltung Funktion Berechnung erreicht.

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält ihre eigene Symbolleiste und zwei Ansichten für Berechnungen und Transaktionen.

Schaltfläche Beschreibung
Datensatz speichern
Berechnungsprofile neu anlegen
Transaktionen neu anlegen
Markierten Datensatz löschen

Eine neue Berechnung anlegen/ erzeugen

Um ein neues Berechnungsprofil zu erzeugen klicken Sie auf das Symbol . Ein Berechnungsprofil kann mehrere Berechnungsläufe enthalten, wie z.B. Zinsberechnungen für differente Produkte.

Im Reiter Konfiguration werden die allgemeinen Daten der Berechnung eingegeben wie Name, Zeitintervall und Beschreibung der Berechnung.

Wechseln Sie als nächstes in den Reiter Berechnung.

Hier wird die spezifische Berechnung angelegt. Sie können diese komplett neu anlegen oder aus einer beliebigen Periode übernehmen/ kopieren.

Weitere Eigenschaften der Funktionsleiste:

Schaltfläche Beschreibung
Eine neue Berechnung anlegen.
Eine bestehende Berechnung aus einer anderen Periode kopieren.
Eine markierte Berechnung kopieren.
Eine markierte Berechnung löschen.

Nachdem eine neue Berechnung angelegt wurde, können Sie nun die Berechnungs-Parameter festlegen. Mit Hilfe des Symbols gelangen Sie in den Dialog Berechnungs-Parmeter. Hier kann die Berechnung individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Nachdem Sie hier die gewünschten Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf OK.

Wenn die Berechnung gestartet wird, wird automatisch eine Transaktion erstellt die Werte und Buchungen enthält. Klicken Sie auf die Schaltfläche um eine Werte-Liste zu erstellen.

Es werden nun alle Beteiligungen und die errechneten Ansprüche angezeigt. Einzelne Datensätze können an dieser Stelle per Doppelklick geöffnen und bearbeiten/ korrigert werden.

Durch die Betätigung der Schaltfläche werden die Werte gebucht. Eine Änderung der Beträge ist nach diesem Schritt nicht mehr möglich.

Die Buchhaltungsdaten dieser Transaktion werden bei jedem Vertrag im Reiter Buchungsdaten automatisch gespeichert. Die Bearbeitung, der Export und die Festschreibung von Buchungssätzen erfolgt über die Maske Stapelbuchungen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

Sie können vorab, bevor die Beträge fest gebucht werden, für einen bzw. alle Verträge Testberechnungen durchführen. Bitte wählen Sie hier die entsprechende Funktion Gesamt für eine Berechnung der kompletten Selektion bzw. akt.Vertrag für einen selektierten Vertrag. Im Testdialog für Fondsberechnung erhalten Sie die Werte und Buchungsdaten die erzeugt würden, wenn für diesen Vertrag eine reguläre Berechnung durchgeführt würde.

Schließen Sie den Dialog um zur Maske Berechnungen und Transaktionen zurückzukehren.

Mit Hilfe des Buttons kann eine Transaktion bzw. Bestandsteile davon gelöscht werden. Im folgenden Dialog können Sie wählen ob Sie die gesamte Transaktion inklusive aller Berechnungen oder nur berechneten Buchungsdaten löschen möchten.

->

Nachdem alle Berechnungen und Buchungen durchgeführt wurden, können abschließend noch Zahlungsdateien und Anschreiben erstellt werden:

Aktion Beschreibung
Überweisung/Zahlungsdateien und Belege erstellen
Einzelschreiben oder Gesamtliste für Anleger erstellen

Um eine Zahlungsdatei für die ausgewählte Berechnungen zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche Datei erstellen. Sie werden zum xpectoPro OPOS Dialog weitergeleitet (siehe Handbuch Berechnungen → Offene Posten).

Klicken Sie auf die Schaltfläche um Einzelschreiben für jeden Anleger zu erstellen und zu versenden. Wählen Sie den zugehörigen Bericht der als Bericht für Berechungen Einzelschreiben markiert sein muss. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Über Testdruck können Sie ein Schreiben für jeden Anleger erzeugen ohne dass eine Belegnummer erzeugt wird. Über Belegdruck werden Einzelschreiben erzeugt, die vom System automatisch mit einer fortlaufender Belegnummern versehen werden, diese können nach dem Beleglauf nicht mehr geändert bzw. korrigiert werden.

Um eine Übersichtsliste für die komplette Berechnung zu drucken und zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie den zugehörigen Bericht, der Bericht muss hierzu als Bericht für Berechungen Listen markiert werden. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält neben der Ansicht für Berechnungen einen Ansicht für Transaktionen. Sie erreichen diese Ansicht über den Reiter Transaktion bzw. in der Hauptansicht von xpectoPro unter Buchhaltung -> Werte -> Transaktion.

Eine Transaktion ist eine Kennzeichnung der Berechnung um enthaltene Buchungen zusammenzufassen. Transaktionen werden automatisch beim Starten einer Berechnung erstellt.

Markieren Sie eine Transaktion um eine der folgende Aktionen durchzuführen:

Aktion Beschreibung
Kann durchgeführt werden wenn die Buchung noch nicht festgeschrieben ist.
Es wird eine Liste der enthaltene Buchungen angezeigt.
Über die Schaltfläche kann eine komplette Abrechnung gelöscht werden, solange die erzeugten Buchungen noch nicht festgeschrieben sind.

Transaktion

xpectoPro ermöglicht die Durchführung verschiedenster Arten an Berechnungen, wie zum Beispiel Verlustverteilung, Entnahmen/Entnahmepläne, Anteilskauf, Basisdividende, Verzinsung, Gebührenberechnung.

Jedes Produkt wird intern als eigener Mandant mit eigener Buchhaltung geführt, die Berechnung kann produktübergreifend erfolgen, eine übergreifende Berechnung von Dividenden oder Zinsen ist somit universal für alle Produkte durchführbar.

Die Berechnungen können in beliebiger Art kombiniert und als Vorlage in einem Berechnungsprofil hinterlegt werden. Die Berechnung kann für einen frei gewählten Zeitintervall durchgeführt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie die Maske über Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen.

In den modernen Menü-Ansicht wird die Maske über Registerkarte Buchhaltung Funktion Berechnung erreicht.

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält ihre eigene Symbolleiste und zwei Ansichten für Berechnungen und Transaktionen.

Schaltfläche Beschreibung
Datensatz speichern
Berechnungsprofile neu anlegen
Transaktionen neu anlegen
Markierten Datensatz löschen

Eine neue Berechnung anlegen/ erzeugen

Um ein neues Berechnungsprofil zu erzeugen klicken Sie auf das Symbol . Ein Berechnungsprofil kann mehrere Berechnungsläufe enthalten, wie z.B. Zinsberechnungen für differente Produkte.

Im Reiter Konfiguration werden die allgemeinen Daten der Berechnung eingegeben wie Name, Zeitintervall und Beschreibung der Berechnung.

Wechseln Sie als nächstes in den Reiter Berechnung.

Hier wird die spezifische Berechnung angelegt. Sie können diese komplett neu anlegen oder aus einer beliebigen Periode übernehmen/ kopieren.

Weitere Eigenschaften der Funktionsleiste:

Schaltfläche Beschreibung
Eine neue Berechnung anlegen.
Eine bestehende Berechnung aus einer anderen Periode kopieren.
Eine markierte Berechnung kopieren.
Eine markierte Berechnung löschen.

Nachdem eine neue Berechnung angelegt wurde, können Sie nun die Berechnungs-Parameter festlegen. Mit Hilfe des Symbols gelangen Sie in den Dialog Berechnungs-Parmeter. Hier kann die Berechnung individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Nachdem Sie hier die gewünschten Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf OK.

Wenn die Berechnung gestartet wird, wird automatisch eine Transaktion erstellt die Werte und Buchungen enthält. Klicken Sie auf die Schaltfläche um eine Werte-Liste zu erstellen.

Es werden nun alle Beteiligungen und die errechneten Ansprüche angezeigt. Einzelne Datensätze können an dieser Stelle per Doppelklick geöffnen und bearbeiten/ korrigert werden.

Durch die Betätigung der Schaltfläche werden die Werte gebucht. Eine Änderung der Beträge ist nach diesem Schritt nicht mehr möglich.

Die Buchhaltungsdaten dieser Transaktion werden bei jedem Vertrag im Reiter Buchungsdaten automatisch gespeichert. Die Bearbeitung, der Export und die Festschreibung von Buchungssätzen erfolgt über die Maske Stapelbuchungen (siehe Handbuch Bearbeiten → Stapelbuchung).

Sie können vorab, bevor die Beträge fest gebucht werden, für einen bzw. alle Verträge Testberechnungen durchführen. Bitte wählen Sie hier die entsprechende Funktion Gesamt für eine Berechnung der kompletten Selektion bzw. akt.Vertrag für einen selektierten Vertrag. Im Testdialog für Fondsberechnung erhalten Sie die Werte und Buchungsdaten die erzeugt würden, wenn für diesen Vertrag eine reguläre Berechnung durchgeführt würde.

Schließen Sie den Dialog um zur Maske Berechnungen und Transaktionen zurückzukehren.

Mit Hilfe des Buttons kann eine Transaktion bzw. Bestandsteile davon gelöscht werden. Im folgenden Dialog können Sie wählen ob Sie die gesamte Transaktion inklusive aller Berechnungen oder nur berechneten Buchungsdaten löschen möchten.

->

Nachdem alle Berechnungen und Buchungen durchgeführt wurden, können abschließend noch Zahlungsdateien und Anschreiben erstellt werden:

Aktion Beschreibung
Überweisung/Zahlungsdateien und Belege erstellen
Einzelschreiben oder Gesamtliste für Anleger erstellen

Um eine Zahlungsdatei für die ausgewählte Berechnungen zu erstellen klicken Sie auf die Schaltfläche Datei erstellen. Sie werden zum xpectoPro OPOS Dialog weitergeleitet (siehe Handbuch Berechnungen → Offene Posten).

Klicken Sie auf die Schaltfläche um Einzelschreiben für jeden Anleger zu erstellen und zu versenden. Wählen Sie den zugehörigen Bericht der als Bericht für Berechungen Einzelschreiben markiert sein muss. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Über Testdruck können Sie ein Schreiben für jeden Anleger erzeugen ohne dass eine Belegnummer erzeugt wird. Über Belegdruck werden Einzelschreiben erzeugt, die vom System automatisch mit einer fortlaufender Belegnummern versehen werden, diese können nach dem Beleglauf nicht mehr geändert bzw. korrigiert werden.

Um eine Übersichtsliste für die komplette Berechnung zu drucken und zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie den zugehörigen Bericht, der Bericht muss hierzu als Bericht für Berechungen Listen markiert werden. (siehe Handbuch Extras → Berichte und Adressmuster → Berichte → Reiter Kategorien).

Die Maske Berechnungen und Transaktionen enthält neben der Ansicht für Berechnungen einen Ansicht für Transaktionen. Sie erreichen diese Ansicht über den Reiter Transaktion bzw. in der Hauptansicht von xpectoPro unter Buchhaltung -> Werte -> Transaktion.

Eine Transaktion ist eine Kennzeichnung der Berechnung um enthaltene Buchungen zusammenzufassen. Transaktionen werden automatisch beim Starten einer Berechnung erstellt.

Markieren Sie eine Transaktion um eine der folgende Aktionen durchzuführen:

Aktion Beschreibung
Kann durchgeführt werden wenn die Buchung noch nicht festgeschrieben ist.
Es wird eine Liste der enthaltene Buchungen angezeigt.
Über die Schaltfläche kann eine komplette Abrechnung gelöscht werden, solange die erzeugten Buchungen noch nicht festgeschrieben sind.

Aktionen

Vorschau

Als Berichte werden die Ausdrucke bzw. Schreiben bezeichnet, die mit xpectoPro erstellt werden können. Jeder in xpectoPro hinterlegter Bericht hat eine Bezeichnung, ein vordefiniertes Layout und eine Datenbankabfrage zum Befüllen von Platzhaltern. Ein Bericht wird für der markierte Datensatz generiert.

In der klassischen Menü-Ansicht wird ein neuer Bericht generiert über den Menüpunkt Bearbeiten → Berichte erzeugen, über die Schaltfläche oder falls der Bericht als Favorit markiert wurde in der Hauptmaske direkt neben das Favoriten-Feld über die Schaltfläche Druckvorschau /Seitenansicht.

In der modernen Menü-Ansicht generieren Sie einen Bericht in der Registerkarte Schnelldruck Funktion Vorschau. Das Dropdown Briefvorlage enthält hier Ihre als Favorit gekennzeichneten Berichte.

Unabhängig von Favoriten und markierter Datensatz kann ein Bericht über die Registerkarte Aktion Gruppe Berichte und Funktion Vorschau erzeugt werden. Zusätzlich zur normalen Vorschau (1) können Sie hier auch einen Druck bzw. Export initiieren, wählen Sie hierzu im Dropdown-Liste die gewünschten Ausgabe (2).

Bitte beachten Sie dass die Vorschau / Ausgabe je nach gewähltem Bericht different sein kann. Explizit bedeutet das dass Briefvorlagen immer nur einen Datensatz pro Druck / Ausgabe enthalten und zwar die des aktuell selektierten Datensatzes. Reguläre Berichte werden meist als Liste ausgegeben, die gewünschten Daten werden hier bereits im Report / Bericht festgelegt bzw. zur Laufzeit angegeben.

Wie Sie Berichte als Favoriten anlegen, wird näher beschrieben unter Favoriten anzeigen.

Reports müssen bei der Erstellung definierten Gruppen zugeordnet werden, zur Auswahl bzw. Suche des gewünschten Berichts kann hier die Berichtsgruppe gewählt werden und im Anschluss im Suchfenster Berichte der gewünschte Report. Ist die Gruppe dem der Report zugeordnet ist nicht bekannt, kann alternativ im Suchfenster Berichte der Name des Reports eingegeben werden, im weiteren Verlauf werden Ihnen alle Berichte angezeigt die die eingegebene Zeichenfolge enthalten.

Schaltfläche Beschreibung
Druckvorschau/Seitenansicht
Bericht in Datei exportieren oder drucken
Dokumente archivieren ein/aus
Bericht bearbeiten. Es kann eine neue Vorlage generiert und bearbeitet werden.
Filter Fields IDs

Sie können Word-basierte Berichte ganz einfach im Editor bearbeiten und verändern. Nutzen Sie dazu die zur Verfügung gestellte Editorleiste in der Funktion Bericht bearbeiten .

Favoriten anzeigen

xpectoPro bietet an, häufig verwendete Berichte als Favoriten-Berichte zu hinterlegen da sie über diesen Weg schneller erreicht werden können. Dazu muss der Bericht als Allgemeiner Bericht - immer in Favoriten anzeigen markiert werden. Wechseln Sie hierzu in die Funktion Berichte bearbeiten und wählen den gewünschten Report. Im Reiter Kategorien können Sie nun die gewünschte Option auswählen.

Um ein Bericht direkt in das Hauptfenster zu generieren, wählen Sie dafür den gewünschten Datensatz in der Kunden- oder Vermittleransicht, und klicken Sie auf die Schaltfläche ![] (http://xpecto.github.io/docs/img/img_1461681281157.png). Im Anschluss wählen Sie die Berichtsgruppe und den entprechenden Bericht. In diesem Beispiel wurde der Bericht Kontoauszug gewählt der in der Gruppe Kundenverkehr erzeugt wurde.

Der erstellte Bericht kann nun über die Schaltfläche gedruckt oder exportiert werden.

Bitte beachten Sie dass ein Report immer zum selektierten Datensatz passen muss. Explizit heißt dass das ein Bericht der ausschließlich Kundendaten enthält, nicht mit einem selektieren Vertrags-Datensatz funktioniert. Tritt dieser Fall ein, wird Ihnen eine der folgenden Meldungen angezeigt.

Bearbeiten

Alle Ausdrucke, die mit xpectoPro erstellt werden (wie z. B. Provisionsabrechnungen, Kundenanschreiben usw.) basieren auf gespeicherten Vorlagen. Diese können über verschiedene Berichtsgeneratoren erstellt und mit Daten befüllt werden. Die Vorlagen für Ausdrucke und Schreiben werden deshalb im folgenden (und auch in Kommunikation mit dem xpecto Kundensupport) als Berichte bezeichnet. Jeder Bericht besteht aus einem Layout, einer Datenbankabfrage sowie einigen Konfigurationsparametern.

Neben Berichten können Sie auch Adressmuster, Textbausteine und individuelle Schreiben erstellen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann die Maske Berichte und Textbausteine über Menü Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht kann die Maske über Registerkarte Aktionen Gruppe Berichte gestartet werden.

Hauptmaske Berichte und Textbausteine.

Die Hauptmaske Berichte und Textbausteine enthält ihre eigene Symbolleiste mit folgende Symbolen und Funktionen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Berichtsgruppen neu anlegen
Berichte neu anlegen
Adressmuster neu anlegen
Textbausteine neu anlegen
Individuelle Schreiben neu anlegen
Datensatz löschen
Bericht importieren
Bericht exportieren

Berichte werden über Namen unterschieden und thematisch in Gruppen verwaltet. Klicken Sie auf das Symbol um eine neue Berichtsgruppe anzulegen.

Geben Sie den Namen für die neue Gruppe an und bestätigen Sie mit OK. Die neue Gruppe wird dann in der Maske unter der Berichte-Ansicht angezeigt.

Um einen neuen Bericht anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche Gleichzeitig können Sie durch anklicken der Checkbox neue Gruppe anlegen auch eine neue Gruppe erzeugen.

Ein neuer Bericht kann entweder als ein leerer Bericht, Kopie eines bestehenden Berichts, tabellarischer Bericht oder aus einer xpecto Vorlage erstellt werden. In jedem Fall muss der Name für den neuen Bericht, die Gruppe in die der Bericht eingegliedert werden soll und die Datenbasis angegeben werden. Bei Auswahl einer Datenbasis wird automatisch eine entsprechende Datenbankabfrage generiert und im Bericht hinterlegt.

Die Art des Berichts kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Durch Klick auf OK wird der Bericht angelegt.

Unter dem Reiter Allgemein können der Name, die Gruppe und Adressverwendung Melde oder Post des Berichts geändert werden. Wenn z.B für ein Bericht die Adressverwendung Post gewählt wird werden aus dem Bericht erzeugte Ausdrucke an die Post-Adresse des Kunden versandt.

Unter dem Reiter Entwurf wird das Layout des Berichts erstellt. Sie können hier z.B. aus der vorher gewählten Datenbasis Felder einfügen. Dieser Entwurf kann als Bericht erzeugt und für mehrere Datensätze als Vorlage dienen (siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Die Funktionsweise des Word-Editors ist angelehnt an die Grundfunktionen von Microsoft-Word.

ActiveReports sind Komponenten für Forms- und Webanwendungen um Daten in Dokumente und in web basierte Formate anzuzeigen. Hilfe zur Bedienung des Layout-Editors, um ein ActiveReports-Bericht zu erstellen, erhalten Sie im Internet unter der Adresse http://activereports.grapecity.com, oder über den xpecto Kundensupport.

Unter dem Reiter Abfrage kann die, dem Bericht zugrunde liegende Datenbankabfrage bearbeitet werden. Benutzer benötigen hierzu Kenntnisse der SQL Programmierung.

Das Eingabefeld Filter Field-IDs schränkt die abzufragenden Daten der SQL-Abfrage über den in der Software aktuell selektierten Datensatz automatisch ein. Die Eintragung in diesem Feld beeinflusst auch die Archivierung des Berichts. Die möglichen Angaben in diesem Feld können von xpecto Kundensupport erfragen, da diese eine Eigenentwicklung seitens xpecto sind.

Im oberen Bereich des Reiters Abfrage gibt es einen Button Testen um die oben eingetragene Abfrage inklusive der im Feld Filter Field-IDs eingetragenen Einschränkungen für den aktuell im Hauptfenster selektierten Datensatz zu testen. Im Fenster darunter wird Ihnen dann die ausgeführte SQL-Abfrage samt Ergebnis angezeigt.

Unter dem Reiter Zusatzdaten kann jeweils ein anderen Bericht als Kopfzeile bzw. Fußzeile, Briefpapier ausgewählt werden. So kann auf einfache Weise ein einheitlicher Briefkopf für mehrere Berichte verwendet werden. Änderungen am Briefkopf müssen dann zentral an einer Stelle durchgeführt werden, und nicht in jedem einzelnen Bericht. Als Kopf- / Fußzeile oder Briefpapier können nur Berichte verwendet werden die bereits kategorisiert sind, im Reiter Kategorien Feldgruppe Unterbericht kann diese Kategorisierung/Festlegung durchgeführt werden.

Mit den Optionen unter Allgemeiner Bericht kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen der Bericht unter Favoriten im der Hauptmaske der Applikation gelistet werden soll. Siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Dies ist sinnvoll für häufig verwendete Berichte, da diese dann direkt von der Hauptmaske aus gedruckt werden können.

Unter der Feldgruppe Unterbericht kann festgelegt werden, dass es sich bei dem Bericht um eine Kopfzeile Fußzeile oder Briefpapier handelt. Der Bericht kann dann in anderen Berichten als Kopf- /Fußzeile bzw. als Briefpapier ausgewählt werden.

Die Optionen unter der Feldgruppe Beleg geben die Möglichkeit ein Bericht als Beleg zu archivieren, dazu muss ein Belegtyp angegeben werden.

Die Optionen unter Spezieller Bericht sind für Berechnungen vorgesehen (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen Bereich Druck und Ausgabe).

In der Feldgruppe Erweiterte Berechtigung Drucksystem können die Optionen gewählt wie z.B. Verwendung für Massendruck. Dann wird der Bericht in der Kampagnen unter Feldgruppe Aktion wählen zu Auswahl stehen siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Unter dem Reiter Versandoptionen werden die Parameter für die Online-Zustellung von Ausdrucken, Archiv-Einstellungen und Exportformat definiert. z.B. eBrief Sofortdruck , damit wird die Ausgabedatei zum Versandzentrum geschickt und für den Versand vorbereitet.

In der Berichte und Texbausteine Maske gibt neben dem Reiter Berichte drei weitere Kategorien: Adressmuster, Textbausteine und individuelle Schreiben.

Die Adressmuster Funktion kann auch über die Registerkarte System Gruppe Anpassungen erreicht werden. Ein Adressmuster ist ein Feld das im Hintergrund eine Datenbankabfrage erzeugt und wird in Berichten verwendet. Ein Adressmuster ist eine SQL-Abfrage die nur ein einziges Feld und eine einzige Zeile zurück liefern darf.

Textbausteine sind Textblöcke die zentral unter Textbausteine gepflegt und in allen Berichten verwendet werden können.

Individuelle Schreiben sind Dokumente die aus Textbausteine und statische Elemente gebaut werden können.

Übertrag durchführen

Die Funktion Vertrag übertragen beinhaltet drei Funktionen, diese werden Ihnen on Top in der Maske für Vetragsänderungen angezeigt.

  • Übertragung/ Kapitalherabsetzung durchführen -> über diese Funktion kann ein Vertrag auf einen differenten Kunden übertragen werden.
  • Zusammenführung durchführen -> Übertrag mehrerer Verträge auf einen neuen Rechtsnachfolger, hier können Verträge differenter Kunden auf einen Kunden übertragen werden.
  • Vertrag beenden -> Vertrag beenden.

Um einen bestehenden Vertrag zu übertragenen wählen Sie in der klassischen Menü-Ansicht Menü Bearbeiten → Vertrag übertragen.

In der modernen Menü-Ansicht wählen Sie den Karteireiter Aktionen Gruppe Vertrag Funktion Übertragung durchführen.

Um die Übertragung zu starten muss zuerst ein Vertrag ausgewählt werden, dann klicken Sie auf die Funktion Übertragung durchführen.

Es wird der Detail-Dialog für den Übertrag angezeigt.

Nachdem Sie die Parameter für die Übertragung eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche um den Rechtsnachfolger für den Vertrag auzuwählen.

Es eröffnet sich der Dialog Kunden auswählen. Der Dialog bietet die Möglichkeit über die Schaltfläche die erweiterte Suchfelder anzuzeigen.

Falls der Kunde noch nicht angelegt wurde, können Sie in dem Dialog durch einen Klick auf das Symbol eine neue Person anzulegen.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunde wird der Dialog Kunden auswählen geschlossen, der Kunde übernommen und als Rechtsnachfolger eingetragen, eine Mehrfachselektion von Kunden ist an dieser Stelle ebenfalls möglich. Werden mehrere Kunden/ Personen als Rechtsnachfolger ausgewählt, kann über die Schaltfläche Zeichnungsumme teilen die Gesamtsumme aufgeteilt werden. XpectoPro übernimmt hier automatisch die Berechnung zu gleichen Teilen auf die beteiligten Parteien.

Weiterhin haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit einen differnten Vermittler zu wählen, im Standard werden hier die Werte übernommen die in den Stammdaten des Nachfolgers erfasst sind. Um einen neuen Vermittler auszuwählen, klicken Sie bitte in die Spalte Vermittler in der Maske der Übertragung.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Übertragung durchführen werden Sie aufgefordert einen Umbuchungs-Vorschrift zu wählen sollten diese im Produkt noch nicht definiert worden sein.

Nachdem der Übertrag erfogreich durchgeführt wurde wird Ihnen dieses anhand einer Meldung signalisiert, der Vertrag wird in der Hauptansicht nun als übertragen angezeigt. Details der Übertragung sind im Reiter Übertragung des Vertrages ersichtlich.

Der Vorgang des Vertragsübernahme ist damit vollständig abgeschlossen.

Vertrag Beteiligung umhängen

Diese Funktion wurde noch nicht beschrieben

Prozess starten

Wiedervorlagen sind Erinnerungen oder Aufgabenliste die ein Benutzer auf einen bestimmten Arbeitsschritt hinweisen. Sie können für einen Benutzer oder für eine Arbeitsgruppe/Benutzergruppe hinterlegt werden. Die Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu diesem Problem bzw. Vorgang anbieten. In der einfachsten Form können Sie nur die Angelegenheit als "erledigt" markieren. Umfangreichere Wiedervorlagen die mehrere Funktionen enthalten, werden so zu Prozessen. Ein Prozess kann je nach Anforderung unterschiedliche Zustände haben und sehr komplex sein. Die damit verbundenen Zustände und Aktionen können graphisch in der klassischen Menü-Ansicht über Extras → Anpassen → Prozesse, Rechte und Batchjobs angesehen bzw. angepasst werden.

Prozesse anlegen / verwalten

In der modernen Menü-Ansicht können die graphische Zustände und Aktionen unter Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Prozesse.

Prozesse können wesentlich kompliziertere Abläufe verwalten wie zum Beispiel den Mahnprozess, den Zeichnungsprozess oder die Bearbeitung von Geburtstagslisten. Die Anzeige für die Benutzer bleibt dabei gleich, lediglich die möglichen Optionen werden mehr. Nachdem der Prozess definiert wurde kann jeder Benutzer seine eigenen Wiedervorlagen erstellen.

Prozesse zuweisen

Die Wiedervorlagen können zu Kunden, Verträge, Vermittler, Personen und Veranstaltungen erzeugt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht legen Sie eine neue Wiedervorlage an indem Sie auf Datei → Neu → Wiedervorlage/Prozess oder auf das Zahnradsymbol in der Symbol- und Funktionsleiste klicken.

In der modernen Menü-Ansicht klicken Sie in der Registerkarte Aktionen Gruppe Funktionen auf die Funktion Prozess starten.

Als nächstes müssen Sie die Art des Prozesses für Ihre Wiedervorlage auswählen.
Beispiel: Sie wollen einen Mahnprozess für einen Vertrag anlegen. Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Prozesse die Art: Mahnprozess.

Mahnprozess

Die Details der Wiedervorlage können in den nächsten Dialog eingegeben werden. Sie beschreiben im Betreff, die Aufgabe zu diesem Kontakt, legen ein Fälligkeitsdatum an, und der Verantwortlicher Mitarbeiter. Ist der Fälligkeitszeitpunkt erreicht, öffnet sich die Wiedervorlage mit der Aufgabe.

Mit einem Klick auf OK wird die Wiedervorlage abgespeichert und erscheint in der Wiedervorlage Liste. Durch einen Doppelklick auf die Wiedervorlage kann die Wiedervorlage bearbeitet werden.

In dem Detailansicht haben Sie die Möglichkeit die Wiedervorlage zu schließen, zu speichern oder der Verlauf anzuzeigen. In den Eingabefelder können Sie den Betreff und Beschreibung eingeben bzw. ändern, und noch dazu Attribute die den Prozesssteuerung beeinflussen, eingeben.

Bei Wiedervorlagen die eine Prüfung enthalten können Sie zwischen Prüfung OK oder nicht OK wählen.

Die weitere Aktionen für den Mahnprozess sind:

Aktion Beschreibung
Öffnet die Bearbeitung für diesen Prozessschritt
Massenaktion: Startet die Wiedervorlagesteuerung für diesen Prozesszustand
Druckt den vorgegebenen Bericht
beendet die Wiedervolage
spezielle Aktion: Die gewählten Wiedervorlagen werden geschlossen

Der Dialog Wiedervorlage Steuerung dient dazu für einen Prozess mit einem bestimmten Prozessschritt eine gewünschte Aktion für mehrere Wiedervorlagen gleichzeitig zu wählen und durchzuführen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche oder in der klassischen Menü-Ansicht auf Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung um den Wiedervorlage Steuerung um den Dialog zu öffnen.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Dialog Wiedervorlage Steuerung in der Registerkarte Werkzeuge Gruppe Erstellung mit einem Klick auf die Funktion Prozess-Steuerung geöffnet werden.

Sie können z.B. alle fälligen Mahnprozesse mit der Mahnstufe 1 selektieren um diese einem neuen Benutzer zur Weiterverarbeitung zuzuweisen, selektiv Wiedervorlagen schließen, Alarmdatum oder Zustand ändern.

Durch drucken auf die Schaltfläche Start wird die gewählte Aktion für die selektierten Wiedervorlagen ausgeführt.

Schnellkontakt

Der Dialog Schnellkontakt ermöglicht es Ihnen eine E-Mail mit oder ohne Anhang, bequem direkt aus der Software zu erstellen und zu senden. Hierbei stehen Ihnen bereits in der Hauptansicht alle wichtigen Informationen und archivierte Dokumente zum Kunden zur Verfügung.


Diese Funktion kann in der klassischen Menü-Ansicht über Menü Zusatzfunktionen → Schnellkontakt, in der modernen Menü-Ansicht über die Registerkarte Aktionen -> Funktionen erreichbar.

In der Hauptansicht stehen Ihnen bereits alle wichtigen Daten zum selektieren Kunden zur Verfügung. Der Dialog enthält im einzelnen folgende Informationen:

  • Kunde und Vermittler
  • Betreff und Mitteilungsfeld
  • Anhänge
  • Archivierte Dokumente
  • Vorlagen

Wählen Sie zunächst den Empfänger der Nachricht aus.

In der Mitte des Dialogs kann analog einer "regulären" Email Betreff und Mitteilung-Text eingefügt werden.

Im unteren Bereich können die von Ihnen gewünschten Anhänge der Nachricht angefügt werden.

Folgende Funktionen stehen hierbei zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Freisuche nach Dokumenten auf der lokalen Festplatte
Anhang löschen
Archiviertes Dokument einfügen
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird jedoch nicht zum Kunden archiviert
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird zum Kunden archiviert

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden um die E-Mail zu senden bzw. Vorschau um eine Vorschau der gesamten Mail zu erhalten.

Zu Kampagne hinzufügen

Kampagnen ermöglichen Massenaktionen wie den Druck oder Mailversand von Schreiben oder Einladungen. Ermöglicht wird dies durch die Kombination aus Listenerstellung und der Nutzung dieser Daten für den Massendruck.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht über Bearbeiten → Kampagnen. In der modernen Ansicht über den Menüpunkt Werkzeuge → Erstellung → Kampagne / Serienbrief.

xpectoPro bietet als Datenquelle für Kampagnen folgende Optionen:

  • vordefinierter Verteiler -> (Datenquelle / Daten wurden als Bericht hinterlegt.)
  • individuelle Abfragen -> (Datenquelle / Daten wurden bereits unter Veranstaltungen -> Teilnehmerkreis bestimmt.)
  • statische Daten -> (Datenquelle / Daten wurden über den Tracer selektiert bzw. manuell ausgewählt / übernommen.)

Um Datensätze (Kunden, Personen oder Verträge) einer Kampagne hinzufügen zu können, muss die Kampagne als statisch erstellt und gespeichert werden.

Diese Anleitung beschreibt das hinzufügen von einzelnen Datensätzen. Um selektive Daten zu integrieren siehe http://help.xpecto.de/Bearbeiten/Kampagnen.

Nachdem Sie die Kampagne gespeichert haben, können nun Kunden, Verträge oder Personen der Kampagne zugeordnet werden. Nachdem der Datensatz markiert wurde kann dieser über den Button Zu Kampagne hinzufügen der Kampagne zugeordnet werden. Sind mehrere statische Kampagnen erstellt worden, bekommen Sie an dieser Stelle eine Auswahl aller vorhandenen Kampagnen die die statische Methode unterstützen.

Im Anschluss ist der Datensatz in der entsprechenden Kampagne ersichtlich.

Nachdem Sie alle benötigten Datensätze der Kampagne zugeordnet haben, kann der Massendruck über Start gestartet werden.

Kopieren

Mit der Funktion Datensatz kopieren können Sie Verträge, Kunden, Vermittler, Personen und Veranstaltungen kopieren. Um einen Datensatz zu kopieren, markieren Sie zuerst den gewünschten Datensatz und wählen dann in der klassischen Menüansicht Bearbeiten → Datensatz kopieren. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Aktion → Datensatz bearbeiten → kopieren.

Es wird Ihnen vom System immer die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Falls Sie intern eine andere Nummerierung verwenden, können Sie auch hier die nach Ihrer internen Richtlinie freie Nummer vergeben.

Im weiteren Verlauf werde Ihnen, je nachdem welcher Kategorie Ihre Neuanlage angehört folgende Meldungen angezeigt:


-> Eine bestehende Person kopieren

Diese Meldung dient nur Ihrer Information. Der Datensatz wird nach bestätigen mit OK vollständig als Kopie erneut angelegt, different ist nur die Kundennummer.


-> Einen bestehenden Kunden kopieren

Sie haben hier die Möglichkeiten eine Kopie der bestehende Adresse anzulegen oder die bestehende Adresse erneut zu verwenden. Im ersten Fall erhalten Sie nach Suche der Adresse zwei Datensätze mit identischer Anschrift, im zweiten Fall referenzieren beide Kundennummern auf einen Adress-Datensatz.


-> Einen bestehndes Produkt kopieren

Ein kopieren eines Produktes ist in diesem Dialog leider technisch nicht möglich.


Das Kopieren einer bestehenden Veranstaltung bedarf keiner weiteren Bestätigung. Diese steht Ihnen sofort nach dem Kopieren in der Selektion zur Verfügung.

Nummer ändern

Über diesen Menüpunkt kann die Vermittler-, Kunden- oder Vertrags-ID geändert werden.
Um eine ID zu ändern, wählen Sie in der klassischen Menüansicht Bearbeiten → ID ändern.

In der modernen Menüansicht wählen Sie unter Registerkarte Aaktionen in der Gruppe Datensatz Bearbeiten die Funktion Nummer ändern.

Sie werden aufgefordert eine Nummer einzugeben.

Es wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Falls Sie intern eine andere Nummerierung verwenden, können Sie die nach Ihrer intern geltenden Richtlinie frei Nummern vergeben. Nachdem Sie die gewünschte neue Nummer eingegeben haben, bestätigen Sie mit OK. Damit wird die neue ID für den Datensatz gespeichert.

Löschen

In der klassischen Menüansicht wird über Bearbeiten → Datensatz löschen der aktuell ausgewählte Datensatz (zum Bespiel Kunde, Vertrag, Vermittler, Person, Veranstaltung, Produkt) gelöscht.

In der modernen Menüansicht kann ein Datensatz über die Registerkarte Berichte und Massenaktionen, Gruppe Bearbeiten gelöscht werden.

Es erscheint folgende Warnmeldung:

In diesem Beispiel handelt es sich um einen Datensatz aus der Kategorie "Verträge", sie erkennen dieses am Kürzel "V" im Datensatz Namen.

Bestätigen Sie den Dialog “Wollen Sie den Datensatz … wirklich löschen?” mit Ja wird der Datensatz aus der Datenbank gelöscht. Es erfolgt keine weitere Rückmeldung vom System.

Der Versuch einer Löschung von bereits referenzierten Datensätzen wird mit folgender Meldung quittiert:

Es können nur Datensätze gelöscht werden, auf die noch nicht referenziert wurde. Im Speziellen heißt das, dass zum Bespiel ein Vermittler, der bereits einen Vertrag vermittelt hat, ein Kunde, zu dem bereits ein Vertrag erfasst wurde oder ein Vertrag, zu dem bereits Buchungen erfasst worden sind, nicht gelöscht werden können.

Werkzeuge

Abfragen Verteiler

xpectoPro bietet einen anwenderfreundlichen Abfrage-Editor für Datenbankabfragen, der auch weniger geübten Anwendern die Möglichkeit gibt, eigene Datenbankabfragen bzw. Auswertungen zu erstellen.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie den Abfrage-Editor über den Menüpunkt Bearbeiten → Abfragen erstellen.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion Abfragen / Verteiler unter der Registerkarte Werkzeuge Gruppe Erstellung.

Klicken Sie auf die Funktion Abfragen / Verteiler um den Editor Abfragen und Listen zu öffnen.

Nach dem Öffnen des Abfragen und Liste Editors wird der Assistent mit einem Bedingungsblock angezeigt, der bereits eine Bedingung enthält. Eine Bedingung ist definiert durch einen Feldnamen (links), einen Bedingungstyp (Mitte) und einem vom Anwender einzugebenden Vergleichswert.

Bedingungszeilen sind in Blöcken zusammengefasst. Am oberen Rand eines Blocks wird der verwendete Gruppierungstyp angezeigt. Mögliche Typen sind:

  • jede der Bedingungen trifft zu (AND)
  • eine oder mehrere Bedingungen treffen zu (OR)

Über die Schaltfläche “Feld hinzufügen” wird einem Block eine Bedingung hinzugefügt. Über die Schaltfläche “Block hinzufügen” wird einem Block ein Unterblock hinzugefügt. Auf diese Weise kann für einen Teil der Bedingungen ein anderer Gruppierungstyp verwendet werden.

Die Schaltfläche löscht eine Bedingungszeile.

Durch Klick auf den Feldnamen oder den Bedingungstyp kann eine Bedingung angepasst werden. Ein Klick auf den Feldnamen öffnet ein Kontextmenü zur Auswahl des gewünschten Feldnamens. Per Klick auf den Bedingungstyp kann der Typ ausgewählt werden. Folgende Bedingungstypen stehen zur Verfügung:

Bedingungstypen
entspricht einem der folgenden Werte
enthält
endet mit
beginnt mit
ist leer
entspricht keinem der folgenden Werte
enthält nicht
endet nicht mit
beginnt nicht mit
ist nicht leer
entspricht einem der folgenden Tage
ist von - bis
ist kleiner/früher oder entspricht folgendem Wert
ist größer/später oder entspricht folgendem Wert
entspricht keinem der folgenden Tage
ist nicht von - bis

Schließlich werden in den Eingabefeldern die Vergleichswerte der jeweiligen Bedingung eingetragen.

Beispiel: Sie wollen wissen, welche Kunden der Vermittler VP0001 und VP0002 im Zeitraum 01.01.2001 bis 01.04.2016 Verträge des Produkts TRI1, Top Return Invest I abgeschlossen haben.

Starten Sie den Abfrage-Editor und passen Sie die vorgegebene Bedingungszeile folgendermaßen an: klicken Sie auf den Feldnamen Vertrags-Nr wählen im darauffolgenden Kontextmenü das Feld Vertriebspartner → Betreuer-Nr. Tragen Sie in das Eingabefeld die Vermittlernummer ein. Sie haben hier die Möglichkeit nach einem Feld zu suchen.

Legen Sie über “Feld hinzufügen” zwei weitere Bedingungszeilen an, wählen Sie mit der oben beschriebenen Methode die Felder: Produkte → Produktname und Vertragsdaten → Abschlussdatum und tragen Sie die entsprechenden Werte in die zugehörigen Eingabefelder ein.

Klicken sie nun auf Weiter. Auf der nächsten Seite können Datenbankfelder die zusätzlich zu den bereits gewünschten Daten ausgegeben werden sollen, durch Anhaken ausgewählt werden.

In diesem Beispiel sind Bezeichner, Kundennummer, Abschlussdatum, Produkt, Tarif, Vertragsnummer, Betreuernummer, Produktname ausgewählt.

Klicken sie nun erneut auf weiter, um zur Anzeige des Abfrageergebnisses zu gelangen. In der Ergebnisanzeige wird im oberen Bereich die, anhand der vorher definierten Parameter automatisch generierte Datenbankabfrage angezeigt. Darunter erscheint eine Liste mit dem Ergebnis der Abfrage.

Die dargestellten Datensätze können über Betätigung der entsprechenden Schaltflächen CSV, SQL Excel und Kampagne weitergegeben werden. Ein Klick auf Excel oder CSV öffnet die ermittelten Daten in Excel und Sie können die Daten dort direkt weiterverarbeiten.

Die Daten können auch direkt an eine Kampagne übergeben werden. Über die Schaltfläche Kampagne kann eine Kampagne gestartet werden, alle von Ihnen hier selektierten Daten sind dann bereits an die Kampagne übergeben. (siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Über die Schaltfläche können Sie Insert Statements erstellen, Daten in Importdialog laden oder die Aktion abbrechen. Die Insert-Operationen werden dann im Editor angezeigt.

Um die Daten zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten in Importdialog laden.

Im Importdialog können Sie z.B. Datensätze / Tabellen in der Datenbank importieren (siehe Handbuch Import/Export → Allgemeiner Import).

Um Datensätze zu importieren, in denen das Produkt nicht in einer Spalte vorhanden ist, muss das Produkt ausgewählt werden.

Durch Betätigung der Schaltfläche Vorschau werden die vorbereitete Daten angezeigt. Wenn bereits Datensätze mit derselbe ID in der Datenbank vorhanden sind, dann werden diese nur aktualisiert, falls die Checkbox vorhandene Daten aktualisiert markiert ist .

Wenn Sie Tabellen aus einer Datei, in der Datenbank importieren wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche neben das Feld Datei, um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen die Trennzeichen, sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Wahlweise können die Kopfzeile sowie die leeren Spalten angezeigt werden. Durch betätigen von Vorschau werden die Importdaten als Tabelle angezeigt. Um den Import zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche: .

Nachdem Sie die folgende Meldung mit OK bestätigt haben, werden die angezeigten Daten importiert.

Durch Betätigung von wird der Abfrage-Editor beendet.

Kampagne Serienbriefe

Kampagnen ermöglichen Massenaktionen wie den Druck oder Mailversand von Schreiben oder Einladungen. Durch die Kombination aus Listenerstellung und der Nutzung dieser Daten für den Massendruck wird eine große Anzahl von Empfänger erreicht.

In der klassischen Menü-Ansicht erreichen Sie die Maske Kampagnen und Massendruck über Bearbeiten → Kampagnen oder über Bearbeiten → Abfrage erstellen → Kampagne. Die Maske „Kampagnen und Massendruck" kann außerdem auch unter Veranstaltungen → Reiter Allgemein → Feldgruppe Aktionen Einladungen drucken (siehe Handbuch Neu → Veranstaltungen) erreicht werden.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Maske Kampagne / Serienbrief über Karteireiter Werkzeuge Gruppe Erstellung erreichbar.

Um eine neue Kampagne zu starten öffnen Sie die Maske Kampagne / Serienbrief und klicken auf die Schaltfläche: .

Die Maske enthält eine eigene Symbolleiste. Diese dient dazu, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, damit können Sie einfach Speichern, Kampagne neu anlegen, aktuellen Datensatz löschen, Kampagne kopieren.

Außerdem enthält die Maske Kampagne / Serienbrief die Reiter Allgemein und Kampagne und Archivierte Läufe.

Der Reiter Allgemein beinhaltet den Namen, die Beschreibung und falls vorhanden die letzte Ausführung der Kampagne.

Unter dem Karteireiter Kampagne können Datenquelle, Ausgaben und Aktionen eingestellt werden.

In der Feldgruppe Datenquelle wählen ergibt sich die Möglichkeit zwischen vordefinierter Verteiler, individuelle Abfrage und statischen Daten zu wählen.

Vordefinierter Verteiler ist ein spezieller Bericht der eine Abfrage enthält und eine Liste darstellt. Falls die Option Vordefinierter Verteiler gewählt ist dann wird die in dem Bericht über Abfrage gesteuerte Daten als Datenquelle eingefügt. Dieser Bericht kann dann mehrmals verwendet werden. Dafür muss der Bericht als Verteiler für Kampagne markiert werden. (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster → Berichte → Kategorien).

Über die individuelle Abfrage werden die Daten die über die Abfrage ausgeliefert würden in die Kampagne eingefügt (siehe Handbuch Bearbeiten → Abfragen erstellen). Durch einen Klick auf die Schaltfläche wird der Dialog Abfrage editieren für Kampagne geöffnet. Falls die Abfrage eine Bearbeitung benötigt können hier die gewünschte Änderungen vorgenommen werden.

Über die Option statische Daten wird eine dritte Möglichkeit für die Datenquellen angeboten. Hier können markierte Daten z.B. Teilnehmer über die Funktion zu Kampagne hinzufügen (siehe Handbuch Bearbeiten → Zu Kampagne hinzufügen) in die gewünschte Kampagne eingefügt werden. Dafür muss vorher die Option statischen Daten markierte und gespeichert werden.

In der Feldgruppe Aktion wählen können Sie die Funktion die für Ihre Kampagne ausgeführt werden soll, wählen: Berichte drucken, Provision einfügen, SMS, Datei Upload, Weiteres.

Beispiel: Es sollen neue Kunden gefunden werden, und zwar aus dem Adressbestand sollen alle potentielle Kunden mit einer E-Mail Adresse, über neue Produkte informiert werden. Schreiben Sie allen Teilnehmer der Kampagne per E-Mail an. Die Schreiben hinterlegen Sie automatisch im Dokumenten-Archiv.

Als erstes erstellen Sie die Abfrage um die Kunden auszuwählen. Starten Sie hier über Bearbeiten → Abfragen erstellen der Abfragen und Listen Editor.

Nachdem Sie die Abfrage erstellt und die benötigte Felder ausgewählt haben klicken Sie auf Weiter. Starten Sie eine neue Kampagne über die Schaltfläche .

Es wird eine neue Kampagne mit einem von xpectoPro automatisch generierten Namen angelegt. In dem Reiter Allgemein geben Sie Informationskampagne für den Namen und eine optionale Beschreibung für Ihre Kampagne an. Speichern Sie Ihre Änderungen.

In dem Reiter Kampagne wählen Sie unter Aktion Berichte drucken als Bericht das Info schreiben, das vorher als Verteiler für Kampagne markiert wurde. Die Schaltfläche dient dazu um einen anderen Bericht für die Kampagne zu wählen. Dafür wird die Maske Berichte und Textbausteine geöffnet. Hier können die Einstellungen für einen anderen Bericht markiert werden (siehe Handbuch Extras → Anpassen → Berichte und Adressmuster).

Anschließend klicken Sie auf Start um die Kampagne zu starten.

Prozesssteuerung

Wiedervorlagen sind Erinnerungen oder Aufgabenliste die ein Benutzer auf einen bestimmten Arbeitsschritt hinweisen. Sie können für einen Benutzer oder für eine Arbeitsgruppe/Benutzergruppe hinterlegt werden. Die Wiedervorlage kann zu einem bestimmten Termin in der Oberfläche erscheinen und verschiedene Optionen zu diesem Problem bzw. Vorgang anbieten. In der einfachsten Form können Sie nur die Angelegenheit als "erledigt" markieren. Umfangreichere Wiedervorlagen die mehrere Funktionen enthalten, werden so zu Prozessen. Ein Prozess kann je nach Anforderung unterschiedliche Zustände haben und sehr komplex sein. Die damit verbundenen Zustände und Aktionen können graphisch in der klassischen Menü-Ansicht über Extras → Anpassen → Prozesse, Rechte und Batchjobs angesehen bzw. angepasst werden.

Prozesse anlegen / verwalten

In der modernen Menü-Ansicht können die graphische Zustände und Aktionen unter Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Prozesse.

Prozesse können wesentlich kompliziertere Abläufe verwalten wie zum Beispiel den Mahnprozess, den Zeichnungsprozess oder die Bearbeitung von Geburtstagslisten. Die Anzeige für die Benutzer bleibt dabei gleich, lediglich die möglichen Optionen werden mehr. Nachdem der Prozess definiert wurde kann jeder Benutzer seine eigenen Wiedervorlagen erstellen.

Prozesse zuweisen

Die Wiedervorlagen können zu Kunden, Verträge, Vermittler, Personen und Veranstaltungen erzeugt werden.

In der klassischen Menü-Ansicht legen Sie eine neue Wiedervorlage an indem Sie auf Datei → Neu → Wiedervorlage/Prozess oder auf das Zahnradsymbol in der Symbol- und Funktionsleiste klicken.

In der modernen Menü-Ansicht klicken Sie in der Registerkarte Aktionen Gruppe Funktionen auf die Funktion Prozess starten.

Als nächstes müssen Sie die Art des Prozesses für Ihre Wiedervorlage auswählen.
Beispiel: Sie wollen einen Mahnprozess für einen Vertrag anlegen. Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Prozesse die Art: Mahnprozess.

Mahnprozess

Die Details der Wiedervorlage können in den nächsten Dialog eingegeben werden. Sie beschreiben im Betreff, die Aufgabe zu diesem Kontakt, legen ein Fälligkeitsdatum an, und der Verantwortlicher Mitarbeiter. Ist der Fälligkeitszeitpunkt erreicht, öffnet sich die Wiedervorlage mit der Aufgabe.

Mit einem Klick auf OK wird die Wiedervorlage abgespeichert und erscheint in der Wiedervorlage Liste. Durch einen Doppelklick auf die Wiedervorlage kann die Wiedervorlage bearbeitet werden.

In dem Detailansicht haben Sie die Möglichkeit die Wiedervorlage zu schließen, zu speichern oder der Verlauf anzuzeigen. In den Eingabefelder können Sie den Betreff und Beschreibung eingeben bzw. ändern, und noch dazu Attribute die den Prozesssteuerung beeinflussen, eingeben.

Bei Wiedervorlagen die eine Prüfung enthalten können Sie zwischen Prüfung OK oder nicht OK wählen.

Die weitere Aktionen für den Mahnprozess sind:

Aktion Beschreibung
Öffnet die Bearbeitung für diesen Prozessschritt
Massenaktion: Startet die Wiedervorlagesteuerung für diesen Prozesszustand
Druckt den vorgegebenen Bericht
beendet die Wiedervolage
spezielle Aktion: Die gewählten Wiedervorlagen werden geschlossen

Der Dialog Wiedervorlage Steuerung dient dazu für einen Prozess mit einem bestimmten Prozessschritt eine gewünschte Aktion für mehrere Wiedervorlagen gleichzeitig zu wählen und durchzuführen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche oder in der klassischen Menü-Ansicht auf Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung um den Wiedervorlage Steuerung um den Dialog zu öffnen.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Dialog Wiedervorlage Steuerung in der Registerkarte Werkzeuge Gruppe Erstellung mit einem Klick auf die Funktion Prozess-Steuerung geöffnet werden.

Sie können z.B. alle fälligen Mahnprozesse mit der Mahnstufe 1 selektieren um diese einem neuen Benutzer zur Weiterverarbeitung zuzuweisen, selektiv Wiedervorlagen schließen, Alarmdatum oder Zustand ändern.

Durch drucken auf die Schaltfläche Start wird die gewählte Aktion für die selektierten Wiedervorlagen ausgeführt.

E-Brief Versandstatus

Dieses Modul dient dem Export und Versand von Korrespondenz über einen externen Dienstleister. Diese Funktion ist erreichbar in der Menü-Ansicht:

Werkzeuge → Versand & Druck → E-Brief Versandstatus


Diese Funktion steht nur zur Verfügung wenn in den Einstellungen von xpectoPro ein Dienstleister eigetragen wurde. Siehe hierzu https://help.xpecto.de/xpectoPro_modernes_Menue/System/Einstellungen/Konfiguration_E-Brief


Anschließend öffnet sich der Dialog zum Export / Upload der Daten zum Dienstleister.

Im Fenster "Aufträge" sehen Sie alle Kampagnen die für den Export zur Verfügung gestellt wurden. Unter "Dokumente des Auftrags" sind alle Dokumente gelistet die dieser Kampagne zugehörig sind, an dieser Stelle können final einzelne Dokumente storniert / gelöscht werden.

Anschließend kann die Selektion über den Button an den Dienstleister übermittelt werden.

Nach erfolgreichem Upload stehen die Daten nun auf dem Server des Dienstleisters im Status "Warte auf Freigabe" zur Verfügung.

Final müssen die Daten zur Weiterverarbeitung noch über den Button "Freigeben" freigegeben werden, erst nach der Freigabe werden die Daten vom Dienstleister weiterverarbeitet.

Im Menüpunkt "Abgeschlossene" wird Ihnen eine Historie der abgeschlossenen Vorgänge angezeigt.

Druckhistorie

Funktion wurde noch nicht beschrieben.

Scanmanager

xpectoPro bietet Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Dokumente zu digitalisieren, archivieren und strukturiert zuzuweisen. Um die Möglichkeit zur Aufnahme von Dokumenten in der Software und deren Verwaltung übernimmt xpectoPro Dokumentenmanagement Aufgaben um die Arbeitseffizienz zu steigern.

Mit dem xpecto Scanmanager haben Sie die Möglichkeit eingescannte Dokumente manuell oder automatisch zuzuweisen.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Scanmanager über Menüleisten Import/Export → Scanmanager.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Scanmanager über die Registerkarte Werkzeuge Gruppe Import / Export erreicht werden.


Starten Sie den Scanmanager und wählen unter Scanquelle das Verzeichnis wo die zu verarbeitenden Dateien abgelegt sind. Klicken Sie dann auf um den Scanvorgang zu starten. Der default Pfad wird bereits vom System vorgegeben, kann bei Bedarf jedoch von Ihrem Systemadministrator unter Extras → Einstellungen → Feldgruppe Pfade angepasst werden.

Falls auf dem eingescannten Dokument kein Barcode vorhanden ist kann über die Schaltfläche Barcode manuell eingeben ein Barcode manuell eingegeben werden.


Diese Funktion erzeugt KEINEN Barcode, es wird lediglich nach einem bereits vorhandenen Barcode im System gesucht.


->

Nach Eingabe des Barcodes wird dieser, falls bereits im System bekannt, automatisch dem passenden Kunden bzw. Vertrag zugeordnet. Ist der Barcode unbekannt oder wurde falsch eingegeben, werden Sie über eine entsprechende Meldung informiert, dass dieser keinem Ereignis zugeordnet werden konnte.

Konnte der Barcode nicht zugeordnet werden, wechseln Sie bitte in den Reiter Zuweisung. Hier kann das Dokument manuell der entsprechenden Stelle zugewiesen werden.

Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Kunde, Vertrag, Vermittler, Interessenten, Ereignisse Verträge wird der für die Zuweisung bestimmter Speicherort gewählt.

Durch die Betätigung der Schaltfläche Speichern wird das ausgewählte Dokument gespeichert und ein Ereignis in der entsprechenden Kategorie erzeugt.


Ausdruck von Barcode-Aufkleber


Dokumente können über den Barcode erkannt und anhand der eingelesenen ID im Barcode automatisch dem entsprechenden Ereignis zugewiesen werden. Dabei wird das Ursprungs-Dokument, durch das zuletzt eingescannte Dokument ersetzt. Zum Ausdrucken eines Barcodes über einen Labeldrucker wählen Sie in der Hauptmaske von xpectoPro einen Datensatz aus für den Sie einen Barcode ausdrucken möchten.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Barcode-Aufkleber über die Registerkarte Schnellzugriff Gruppe Schnelldruck betätigt werden.

Um den Vorgang zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Barcode drucken.

Im Anschluss wählen Sie das passende Ereignis und markieren dieses in der Auswahlliste. Nachdem die Auswahl getroffen wurde klicken Sie bitte auf Barcode drucken. Anschließend wird der Barcode ausgedruckt und Sie können diesen auf das Dokument aufbringen. Sie können das Dokument nun einscannen.


Da der Barcode beim drucken bereits einem Kunde, Vertrag oder einer anderen Kategorie zugewiesen wurde, wird das Dokument automatisch der richtigen Kategorie zugewiesen.


Synchronisation

Eine starke Eigenschaft von xpectoPro ist die Mehrstandortfähigkeit. Das Synchronisation-Modul dient dem Ex- und Import von Datensätzen über den xpecto Webserver.

In der klassischen Menü-Ansicht ist die Funktion unter Menü Import/Export → Tabellen synchronisieren zu finden.

In den modernen Menü-Ansicht erreichen Sie diese Funktion über Werkzeuge Gruppe Import / Export.

Nach dem Starten wird im Dialog Synchronisation eine Liste aller verfügbaren Tabellen angezeigt.

Welche Tabellen Sie synchronisieren wollen, kann durch markieren der gewünschten Tabellen gesteuert werden. Die wichtigsten Funktionen sind bereits in den Grundeinstellungen des Filters enthalten:

Filter Beschreibung
Alles Es werden alle Tabellen synchronisiert
Definitionen Definitionen die unter Extras → Einstellungen → Synchronisation definiert sind
Löschungen Löschungen werden synchronisiert
Änd.abholen Änderungen werden von Server abgeholt
Änd.übermitteln Änderungen werden zum Server geschickt

Für die Synchronisierung können Profile angelegt werden in denen nur bestimmte Tabellen für die Synchronisierung ausgewählt werden. So werden dann z.B. nicht alle sondern nur ein paar der Tabellen synchronisiert. Dies ist praktisch, wenn beispielsweise die Weboberfläche für Kunden- bzw. Vermittlerportal angepasst werden. In diesem Fall müssen nicht alle Tabellen übertragen werden, es ist an dieser Stelle ausreichend die spezifischen Tabellen zu übertragen.

Datenimport

Dieses Modul dient dem Import beliebiger Daten wie Kunden- u. Vertragsdaten, Vermittlerdaten usw.

In der klassischen Menü-Ansicht kann der Dialog über Menü Import/Export → Allgemeiner Import gestartet werden.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Dialog über die Registerkarte Werkzeuge Gruppe Import / Export Funktion Datenimport gestartet werden.


Wählen Sie im ersten Schritt das Produkt bzw. den Fonds zu dem die Daten importiert werden sollen. Enthält die zu importierende Datei bereits eine Produktspalte, setzen Sie in dem Checkbox Datei enthält Produktspalte ein Häkchen. Hierdurch entfällt die Auswahl des Produkts und klicken Sie auf die Schaltfläche um die zu importierende Datei auszuwählen.

Je nach Dateiformat der zu importierenden Daten müssen das Trennzeichen sowie das Textzeichen ausgewählt werden. Die Vorbelegung der Auswahlfelder entspricht dem Import einer Datei im CSV Format. Unter Prozedur wird die zur Verarbeitung der Daten zu verwendende Import-Prozedur ausgewählt. Import-Prozeduren müssen vorher vom xpecto Kundensupport hinterlegt werden. Enthalten die zu importierenden Daten Datensätze, die sich bereits in der verwendeten Datenbank befinden, so setzen Sie ein Häkchen bei vorhandene Kunden und Verträge aktualisieren. Dies verhindert die doppelte Anlage bereits vorhandener Datensätze (bereits vorhandene Datensätze werden durch einen Abgleich-Algorithmus erkannt und aktualisiert).


Schaltfläche Funktion in der Applikation
Produkt Produkt auswählen
Datei Importdatei auswählen
Vorschau Vorschau der Importdatei mit selektiertem Wert
Datei enthält Produktspalte Beim Import werden Kundendaten automatisch dem richtigen Produkt zugewiesen
Trennzeichen Der gewählte Wert trennt Spalten innerhalb der Importdatei
Textzeichen Der gewählte Wert importiert den Wert innerhalb des Textzeichens als Text
Vorhandene Daten aktualisieren Es wird beim Import geprüft ob der Datensatz bereits vorhanden ist, wenn ja wird dieser aktualisiert
Datei enthält Kopfzeile Beim Import wird die erste Zeile der Datei ignoriert da diese die Felddefinitionen der Import-Datei enthält
Start Es werden nur die Datensätze importiert die im Wert "Z/S" fesgelegt wurden
Prozedur Hier muss die passende Prozedur gewählt werden

Mit der Schaltfläche werden die Importdaten (bei Verwendung der richtigen Trennzeichen bzw. Textzeichen) als Tabelle angezeigt.


Vorschau der Importdatei
richtig
falsch

Weisen sie nun die Spalten der Importdatei den passenden Spalten der Datenbank zu. Über das Symbol erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbarer Datenbankfelder der Datenbank. Nachdem alle Spalten zugewiesen sind, starten Sie den Import durch die Schaltfläche .

Der erfolgreiche Import der Daten wird durch eine Meldung unter Angabe der Anzahl der importierten Datensätze bestätigt. Bei Fehlschlagen des Imports eines oder mehrerer Datensätze (z.B. aufgrund fehlerhafter Daten) wird eine entsprechende Meldung angezeigt, und der komplette Import abgebrochen. Prüfen Sie in diesem Fall die zu importierende Datei auf Korrektheit, oder wenden Sie sich an den xpecto Kundensupport.

Belegexport

Funktion wurde noch nicht beschrieben.

Kirchensteuer Merkmale

Funktion wurde noch nicht beschrieben.

Wiedervorlage Liste

Über diese Funktion wird die Anzeige der Wiedervorlagen in der Hauptmaske ein- oder ausgeschalten. Die Wiedervorlage Liste zeigt Wiedervorlagen für Kunden, Verträge, Vermittler, Personen oder Veranstaltungen.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht: Bearbeiten -> Wiedervorlage Liste. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über: Werkzeuge -> Wiedervorlagen -> Liste.

Die Wiedervorlage Liste befindet sich im Hauptmaske der Applikation und ermöglicht eine schnelle Übersicht aller Wiedervorlagen.

Durch einen Doppelklick auf eine Wiedervorlage in der Liste wird der entsprechende Kunde, Vertrag, Vermittler, Personen oder Veranstaltung geladen und die Details der Wiedervorlage werden angezeigt. Weitere Möglichkeiten zum Bearbeiten der Wiedervorlagen werden unter Handbuch Datei → Neu → Wiedervorlage Prozess beschrieben.

Der unter der Wiedervorlage Liste eingebauten Filter dient zum Sortieren der Liste. Nachdem Sie einen anderen Kriterium für Ihre Anzeige ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche um die Daten neu laden.

Die Schaltfläche - Wiedervorlage Historie anzeigen, zeigt Ihnen der Verlauf des ausgewählten Prozesses.

Wiedervorlage Seitenleiste

Über diese Funktion wird die Anzeige der Wiedervorlage auf Event-Ebene ein- oder ausgeschalten. Die Wiedervorlage Seitenleiste zeigt aktive Wiedervorlagen für Kunden, Verträge, Vermittler, Personen oder Veranstaltungen direkt im Event.

Sie erreichen diese Funktion in der klassischen Ansicht: Bearbeiten -> Wiedervorlage Seitenleiste. In der modernen Ansicht erreichen Sie diese Funktion über: Werkzeuge -> Wiedervorlagen -> Seitenleiste.

Ist diese Funktion aktiv gesetzt, werden Ihnen auf Vertragsebene, in den Stammdaten oder in der Detailansicht einer Veranstaltung, auf der rechten Seite aktive Wiedervorlagen angezeigt.

Suche

Kunden

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Vermittler

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Personen

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Veranstaltungen

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Interessenten

Über Erweiterte Suche können Sie Kundendaten, Vertriebspartner, Adressen, Veranstaltungen, Produkte suchen.

In der klassischen Menü-Ansicht wird der Suchdialog über Bearbeiten → Erweiterte Suche oder über das Symbol in der Symbolleiste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Suchdialog über die Registerkarte Suche in der Gruppe Ziele durch einen Klick auf die einzelne Schaltflächen gestartet werden.

Starten Sie mit der Suche, indem Sie den gesuchten Name in das Suchfeld eingeben.

Um nach mehreren Kriterien zu suchen klicken Sie auf die Schaltfläche Felder einblenden , z.B. Suche nach alle Kunden die in Berlin wohnen und einen Vertrag des Produktes TRI1 haben.

Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kunden kann aus der Liste heraus der Datensatz geöffnet und bearbeitet werden.

Duplikate finden

Unter Duplikate finden können Duplikate in der Datenbank eruiert und aufgelöst werden um die Genauigkeit der Daten zu erhöhen. Duplikate sind identische Datensätze, die entstehen wenn mehrere Benutzer identische Daten eingegeben haben bzw. Daten beim Import

Über der klassischen Menü-Ansicht werden die Duplikate gefunden wenn Sie im Menü Bearbeiten auf Duplikate finden klicken.

In der modernen Menü-Ansicht ist die Funktion Duplikate finden in der Registerkarte Suche Gruppe Duplikate zu finden.

Zunächst muss an dieser Stelle die Quelle für die Suche gewählt werden, hier stehen Kundendaten, Vertriebspartner, Konto- sowie Personendaten zur Verfügung.

Wählen Sie ein Datenbasis z.B. Kundendaten. Das System listet nach kurzer Wartezeit die gefundenen Duplikate auf.

Je nachdem welcher Datensatz selektiert ist, werden nun beide Datensätze angezeigt.

Über die Schaltfläche können die Details direkt in den Stammdaten des Datensatzes eingesehen werden. Hier z.B. die Stammdaten zum Kunden.

Bitte markieren Sie den Datensatz den Sie behalten möchten im oberen Bereich. Es werden in der Liste alle Felder aufgelistet die in den beiden Datensätzen unterschiedlich sind. Sie können den jeweiligen "Gewinner" für die Zusammenführung mit der Maus einfach für jedes Feld getrennt auswählen.

Durch den Haken im entsprechenden Datensatz wird markiert welcher der beiden Datensätze bei der Bereinigung übernommen wird, es können jedoch auch einzelne Daten aus beiden Dubletten zusammengeführt werden. Um die Daten die Sie zusammenführen möchten auszuwählen, ist es ausreichend auf die jeweiligen Daten zu klicken. Im Feld Ergebnis sehen Sie vorab welche Daten bei der Bereinigung in die Datenbank geschrieben werden.

Mit einem Klick auf wird der nicht markierte Datensatz entfernt und der verbleibende Datensatz mit den gewählten Werten aktualisiert. Alle Daten die zum alten Kunden gehören wie Verträge, Provisionen und Dokumente werden automatisch auf den verbleibenden Datensatz (Kunden) übertragen.

Sollten für die gewählt Datenquelle (Tabelle) keine Duplikate mehr vorhanden sein wird Ihnen folgende Meldung angezeigt.

Aus technischen Gründen können jeweils nur zwei Datensätze / Dubletten zusammengeführt werden. Nachdem alle Duplikate aufgelöst wurden, starten Sie die Suche bitte noch einmal. Sollten Ihnen nach der wiederholten Suche erneut Datensätze angezeigt werde, wurden identische Datensätze mehr als zweimal angelegt.

System

Berichte

Alle Ausdrucke, die mit xpectoPro erstellt werden (wie z. B. Provisionsabrechnungen, Kundenanschreiben usw.) basieren auf gespeicherten Vorlagen. Diese können über verschiedene Berichtsgeneratoren erstellt und mit Daten befüllt werden. Die Vorlagen für Ausdrucke und Schreiben werden deshalb im folgenden (und auch in Kommunikation mit dem xpecto Kundensupport) als Berichte bezeichnet. Jeder Bericht besteht aus einem Layout, einer Datenbankabfrage sowie einigen Konfigurationsparametern.

Hauptmaske Berichte und Textbausteine.

Die Hauptmaske Berichte und Textbausteine enthält ihre eigene Symbolleiste mit folgende Symbolen und Funktionen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Berichtsgruppen neu anlegen
Berichte neu anlegen
Adressmuster neu anlegen
Textbausteine neu anlegen
Individuelle Schreiben neu anlegen
Datensatz löschen
Bericht importieren
Bericht exportieren

Berichte werden über Namen unterschieden und thematisch in Gruppen verwaltet. Klicken Sie auf das Symbol um eine neue Berichtsgruppe anzulegen.

Geben Sie den Namen für die neue Gruppe an und bestätigen Sie mit OK. Die neue Gruppe wird dann in der Maske unter der Berichte-Ansicht angezeigt.

Um einen neuen Bericht anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche Gleichzeitig können Sie durch anklicken der Checkbox neue Gruppe anlegen auch eine neue Gruppe erzeugen.

Ein neuer Bericht kann entweder als ein leerer Bericht, Kopie eines bestehenden Berichts, tabellarischer Bericht oder aus einer xpecto Vorlage erstellt werden. In jedem Fall muss der Name für den neuen Bericht, die Gruppe in die der Bericht eingegliedert werden soll und die Datenbasis angegeben werden. Bei Auswahl einer Datenbasis wird automatisch eine entsprechende Datenbankabfrage generiert und im Bericht hinterlegt.

Die Art des Berichts kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Durch Klick auf OK wird der Bericht angelegt.

Unter dem Reiter Allgemein können der Name, die Gruppe und Adressverwendung Melde oder Post des Berichts geändert werden. Wenn z.B für ein Bericht die Adressverwendung Post gewählt wird werden aus dem Bericht erzeugte Ausdrucke an die Post-Adresse des Kunden versandt.

Unter dem Reiter Entwurf wird das Layout des Berichts erstellt. Sie können hier z.B. aus der vorher gewählten Datenbasis Felder einfügen. Dieser Entwurf kann als Bericht erzeugt und für mehrere Datensätze als Vorlage dienen (siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Die Funktionsweise des Word-Editors ist angelehnt an die Grundfunktionen von Microsoft-Word.

ActiveReports sind Komponenten für Forms- und Webanwendungen um Daten in Dokumente und in web basierte Formate anzuzeigen. Hilfe zur Bedienung des Layout-Editors, um ein ActiveReports-Bericht zu erstellen, erhalten Sie im Internet unter der Adresse http://activereports.grapecity.com, oder über den xpecto Kundensupport.

Unter dem Reiter Abfrage kann die, dem Bericht zugrunde liegende Datenbankabfrage bearbeitet werden. Benutzer benötigen hierzu Kenntnisse der SQL Programmierung.

Das Eingabefeld Filter Field-IDs schränkt die abzufragenden Daten der SQL-Abfrage über den in der Software aktuell selektierten Datensatz automatisch ein. Die Eintragung in diesem Feld beeinflusst auch die Archivierung des Berichts. Die möglichen Angaben in diesem Feld können von xpecto Kundensupport erfragen, da diese eine Eigenentwicklung seitens xpecto sind.

Im oberen Bereich des Reiters Abfrage gibt es einen Button Testen um die oben eingetragene Abfrage inklusive der im Feld Filter Field-IDs eingetragenen Einschränkungen für den aktuell im Hauptfenster selektierten Datensatz zu testen. Im Fenster darunter wird Ihnen dann die ausgeführte SQL-Abfrage samt Ergebnis angezeigt.

Unter dem Reiter Zusatzdaten kann jeweils ein anderen Bericht als Kopfzeile bzw. Fußzeile, Briefpapier ausgewählt werden. So kann auf einfache Weise ein einheitlicher Briefkopf für mehrere Berichte verwendet werden. Änderungen am Briefkopf müssen dann zentral an einer Stelle durchgeführt werden, und nicht in jedem einzelnen Bericht. Als Kopf- / Fußzeile oder Briefpapier können nur Berichte verwendet werden die bereits kategorisiert sind, im Reiter Kategorien Feldgruppe Unterbericht kann diese Kategorisierung/Festlegung durchgeführt werden.

Mit den Optionen unter Allgemeiner Bericht kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen der Bericht unter Favoriten im der Hauptmaske der Applikation gelistet werden soll. Siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Dies ist sinnvoll für häufig verwendete Berichte, da diese dann direkt von der Hauptmaske aus gedruckt werden können.

Unter der Feldgruppe Unterbericht kann festgelegt werden, dass es sich bei dem Bericht um eine Kopfzeile Fußzeile oder Briefpapier handelt. Der Bericht kann dann in anderen Berichten als Kopf- /Fußzeile bzw. als Briefpapier ausgewählt werden.

Die Optionen unter der Feldgruppe Beleg geben die Möglichkeit ein Bericht als Beleg zu archivieren, dazu muss ein Belegtyp angegeben werden.

Die Optionen unter Spezieller Bericht sind für Berechnungen vorgesehen (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen Bereich Druck und Ausgabe).

In der Feldgruppe Erweiterte Berechtigung Drucksystem können die Optionen gewählt wie z.B. Verwendung für Massendruck. Dann wird der Bericht in der Kampagnen unter Feldgruppe Aktion wählen zu Auswahl stehen siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Unter dem Reiter Versandoptionen werden die Parameter für die Online-Zustellung von Ausdrucken, Archiv-Einstellungen und Exportformat definiert. z.B. eBrief Sofortdruck , damit wird die Ausgabedatei zum Versandzentrum geschickt und für den Versand vorbereitet.


Skripte

Das Code Center wird genutzt um unterschiedlichste Berechnungen, Auswertungen oder Abrechnungsmodelle individuell auf Ihr Unternehmen anzupassen. Dies beinhaltet z.B. die Berechnungsprozeduren für Auswertungen, Buchungen, Provisionsabrechnung, Vermittler-Karrieresystem oder für Fondsgebühren.

In der klassichen Menü-Ansicht kann der Code Center über Menü → Extras erreicht werden oder durch Drücken der F11-Taste.

In der modernen Menü-Ansicht kann der Code Center in der Registerkarte System Gruppe Anpassungen Funktion Skripte oder durch Drücken der F11-Taste.

Alle benötigten Prozeduren werden durch den xpecto Kundensupport individuell für Sie erstellt und während der gesamten Laufzeit auf Wunsch angepasst.

Berechnungsprozeduren dürfen grundsätzlich nur vom xpecto Kundensupport verändert werden. Es wird empfohlen, diesen Menüpunkt für normale Benutzer über die Rechteverwaltung zu deaktivieren!


Oberfläechen

Im folgenden Abschnitt wird die Anpassung und Erweiterbarkeit von Masken der xpectoPro Software beschrieben.

In xpectoPro sind viele Eingabenmasken individuell anpassbar. Dies bezieht sich nicht nur auf das Layout der Masken, sondern erstreckt sich auch auf die damit verknüpfte Funktionalitäten. Während das Layout (Anzahl, Anordnung und Beschriftung der Eingabefelder) durchaus von erfahrenen Benutzern geändert werden kann, sollten Änderungen an der Funktionalität nur vom xpecto Kundensupport durchgeführt werden.

Unter Vorschau wird eine Vorschau der selektierten Oberfläche dargestellt, auf der linken Seite werden Ihnen alle Oberflächen angezeigt die in der Applikation verfügbar sind, wählen Sie an dieser Stelle bitte die Oberfläche aus die Sie bearbeiten / anpassen möchten. Die gewählte Oberfläche ist an dieser Stelle bereits voll funktionell und mit der Datenbank verbunden, Sie haben hier vorab die Möglichkeit die Felder mit verschiedenen Daten zu testen bevor diese in den laufenden Betrieb eingebunden wird.

Der Reiter Designer beinhaltet den grafischer Editor zum Bearbeiten des Layouts, alle in der Oberfläche eingebetteten Elemente können mit Hilfe des Designers problemlos verschoben und neu angeordnet werden. Ebenso können hier neue Objekte in die Oberfläche eingebunden oder nicht benötigte gelöscht werden.

Die Oberfläche des Designers gliedert sich an dieser Stelle in vier Hauptbereiche:

  • Die Oberflächen Stockliste mit allen verfügbaren Oberflächen.
  • Das Designer Hauptfenster mit allen derzeit eingebetteten Elementen.
  • Eine Übersicht der verfügbaren Datenbanktabellen und Felder.
  • Details zum selektiertem Objekt im Designer Hauptfenster.

Designer Funktionsleiste


Über dem Hauptfenster des Designers wird die Funktionsleiste dargestellt, dieses ist das elementare Werkzeug zum bearbeiten der Oberflächen. Die Funktionsleiste enthält im einzelnen folgende Funktionen:

Schaltfläche Funktion
Selektiertes Objekt löschen
Selektiertes Objekt ausschneiden
Selektiertes Objekt kopieren
Selektiertes Objekt aus Zwischenablage einfügen
Letzte Aktion rückgängig machen
Letzte Aktion wiederherstellen
Selektierte Objekte links ausrichten
Selektierte Objekte zentrieren
Selektierte Objekte rechts ausrichten
Selektierte Objekte oben ausrichten
Selektierte Objekte mittig ausrichten
Selektierte Objekte unten ausrichten
Gleiche Breite aller selektierter Objekte
Gleiche Höhe aller selektierter Objekte
Gleiche Höhe und Breite aller selektierter Objekte
Datenbankfeld oder Tabelle anlegen
Datenbankfeld umbenennen
Label einfügen
Eingabefeld einfügen
ComboBox einfügen
Rahmen einfügen
Button einfügen
Label und Eingabefeld einfügen

Elemente / Objekte einfügen


Um ein bereits bestehendes Element zu verschieben, markieren Sie dieses durch einen Klick mit der linken Maustaste und ziehen es mit gedrückter Maustaste an die gewünschten Position. Zum Einfügen eines neuen Elements wählen Sie, sofern es sich um ein Datenbankfeld handelt, die Datenbanktabelle und markieren darunter das gewünschte Datenbankfeld.

Durch Klick auf eines der Icons in der Werkzeugleiste wird dass auf das Datenbankfeld verlinkte Eingabefeld eingefügt. Positionieren Sie dieses nun an der vorgesehenen Position in der Oberfläche und speichern die Änderung der Oberfläche über den Button .


Tabellenfelder anlegen


Reichen in einer Tabelle die vorhandene Datenbankfelder nicht aus, so können weitere Felder in der Tabelle angelegt werden. Mit der Schaltfläche wird ein neues Datenbankfeld angelegt.

Wählen Sie unter 1. Tabelle wählen die Datenbanktabelle, die erweitert werden soll. Geben Sie unter die Feldgruppe 2a. Feld anlegen den gewünschten Feldname, Feldtyp und das Ausgabeformat. Der benötigten Feldtyp ist abhängig von der Art der Daten, die im neu erzeugten Datenbankfeld gespeichert werden sollen. Zur Auswahl stehen:

  • Text
  • Ganzzahl
  • Ja/Nein (checkbox)
  • Datum
  • Kommazahl
  • langer Text
  • Datei (binär)
  • Datum und Uhrzeit

In dem Eingabefeld Ausgabeformat kann optional das Ausgabeformat des Datenfeldes angegeben werden, z.B. #.##0,00.

In dem Eingabefeld Parameter kann man bestimmte Parameter oder eine SQL-Abfrage für das Feld angegeben werden.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Feld erstellen wird das Datenbankfeld angelegt.

Unter 2b. spezielle Felder anlegen, werden falls gewünscht, spezielle Felder angelegt wie Erfasst am, Erfasst von, Geändert am, Geändert von, Schreibschutz. Sind diese Datenbankfelder in der von Ihnen gewählten Tabelle bereits vorhanden, werden die entsprechenden Buttons, ausgegraut ohne Funktion dargestellt.

Unter "Vorschau" kann jederzeit eine Vorschau der bearbeiteten Oberfläche angezeigt und getestet werden, dieses auch ohne die Änderungen vorher zu speichern.


Datenbanktabellen erzeugen


Im Oberflächendesigner haben Sie außerdem ebenfalls die Möglichkeit, komplette Datenbanktabellen anzulegen, sollte die Standardkonfiguration für Ihre Zwecke nicht ausreichend sein.

Über das Symbol , kann eine neue Tabelle in der Datenbank angelegt werden.

Wählen Sie zunächst bitte um welche Tabellenart es sich handelt: Vertriebs- / Produkt- oder Vertragstabelle

Im nächsten Schritt werden Sie gebeten den Tabellennamen anzugeben.

Bitte komplettieren Sie an dieser Stelle nur die Namensgebung, der bereits vorgegebene Teil dient der Identifizierung der Tabelle als "Kundentabelle" und muss beibehalten werden. Weiterhin sollte beachtet werden dass im Designer erzeugte Tabellen und Felder nicht mehr gelöscht werden können.

Nachdem die Tabelle benannt wurde werden Sie wieder zum Dialog anlegen von Tabellenfeldern zurückgeleitet. Sie sehen nun oben den Namen der von Ihnen erzeugten Tabelle. Sie können jetzt beliebig viele Felder in Ihrer Tabelle erzeugen.


Standardoberfläche laden


XpectoPro bietet eine einfach Möglichkeit Standard Oberflächen zu laden, dieses kann notwendig sein wenn angepasste Oberflächen nicht mehr korrekt funktionieren oder bei der Anpassung der Überblick verloren ging.

Ob es sich überhaupt um eine bereits bearbeitete Oberfläche handelt erkennen Sie am Haken in der Spalte Angepasst in der Stockliste.

Zum zurücksetzen der angepassten Oberfläche auf den Standard selektieren Sie zunächst die Oberfläche die Sie zurücksetzten möchten. Anschließend betätigen Sie den Button zum zurücksetzen der Oberfläche. Nachdem die Oberfläche zurückgesetzt wurde muss der Standard erneut gespeichert werden.


Prozesse


Prozesse


Die Maske enthält ihre eigene Symbolleiste mit folgenden Symbolen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Prozesse neu anlegen
Benutzer neu anlegen
Batch-Jobs neu anlegen
Aktuellen Datensatz löschen
Systembenutzer abfragen und speichern
Prozess importieren
Prozess exportieren
Druckvorschau

Unter Prozesse können Wiedervorlagen, Mahnprozesse und Zeichnungen angelegt werden. xpectoPro ermöglicht die Integration von definierter Ablaufprozesse in die tägliche Arbeit. Nahezu alle Elemente und Funktionen der Software können in vordefinierte Abläufe eingebunden werden. Die Abläufe sind umfangreich konfigurierbar und ermöglichen eine strukturierte Arbeitsweise. Insbesondere verteilte Teams profitieren von der Aufgabentrennung und der gemeinsamen Kommunikation über Prozesse. Die Prozesse können über einen grafischen Designer erstellt werden. Die Steuerung der Prozesse erfolgt mit einer zentralen Wiedervorlage-Steuerung (siehe Handbuch Bearbeiten → Wiedervorlage Steuerung) die alle Prozesselemente einsehen darf. Leiter von Callcentern, Vertrieben oder Verwaltungen haben so stets den aktuellen Status über alle wichtigen Abläufe. Die Einbindung von externen Stellen zur Datenerfassung, zur Prüfung/Compliance oder zur Betreuung ist über Prozesse sehr gut möglich.

Beispiel Mahnwesen:

  • Kunde erzeugt Rücklastschrift oder zahlt nicht innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums
  • Je nach Grund wird Callcenter oder Vertriebspartner aktiv
  • erneute Wartezeit
  • Kunde hat gezahlt → erledigt
  • Kunde hat nicht gezahlt → nächste Mahnstufe

Um einen Prozess neu anzulegen klicken Sie im Dialog xpectoPro Prozesse und Rechte auf das Symbol . Im folgenden Dialog geben Sie den Name für Ihren Prozess ein. Sie haben nun die Möglichkeit aus folgenden Optionen zu wählen:

  • leerer Prozess (Prozess muss vollständig manuell erstellt werden)
  • Kopie eines bestehenden Prozesses (Es wird eine 1 zu 1 Kopie des gewählten Prozesses erstellt)
  • xpecto Vorlagen (Eine Liste von bereits vollständig erzeugter Prozesse die durch xpecto zur Verfügung gestellt wurden)

Im Reiter Designer haben Sie die Möglichkeit den Prozess zu designen und auf den Bedarf Ihres Unternehmens anzupassen. Bitte beachten Sie dass diese Funktion teilweise Kenntnisse der Programmierung, jedoch in jeden Fall ein tiefes Hintergrundwissen der Applikation voraussetzt.

Nachschlagslisten

Das Modul Nachschlagslisten dient dem Hinterlegen von Listen und Tabellen mit Werten, auf die an verschiedenen Stellen in der Software von kundenspezifischen Masken und Skripten zurückgegriffen werden kann. Beispiel: Das Eingabefeld für die Anrede in der Kundenmaske kann alternativ als Auswahlfeld angelegt und so konfiguriert werden, dass die auswählbaren Werte aus einer Nachschlagsliste mit der Bezeichnung Anrede entnommen werden. Die verfügbaren Werte können somit vom Benutzer durch Bearbeiten der Nachschlagsliste „Anrede" selbst angepasst werden, ohne in die Skripte eingreifen zu müssen, die das Verhalten der Kundenmaske definieren.

Durch die Verwendung eines Auswahlfeldes anstatt eines Eingabefeldes für die Anrede werden Tippfehler bei Eingabe der Anrede vermieden. Dadurch werden Peinlichkeiten bei der Erstellung von Serienbriefen ausgeschlossen da diese Werte direkt aus der Datenbank gelesen werden. Darüber hinaus wird die Erstellung von Datenbankabfragen für Auswertungen mit Unterscheidungen der Kunden anhand des Geschlechts wesentlich erleichtert, da Tippfehler in den erfassten Anreden nicht berücksichtigt werden müssen.

Nachschlagslisten sind immer mit einer Skript-Programmierung an einer anderen Stelle der Software verknüpft. Eine Nachschlagsliste, auf die nicht von einem kundenspezifischen Skript aus zugegriffen wird, hat keinen Sinn. Nachschlagslisten werden deshalb immer in Rücksprache und mit Hilfe des xpecto Kundensupports angelegt, der Support entwickelt auch das zugehörige Skript und bindet dieses in Ihr System ein. Änderungen und Erweiterungen der Werte in den hinterlegten Nachschlagslisten können später jederzeit ohne weitere Absprachen mit dem Kundensupport vom Benutzer durchgeführt werden.


Benutzer Rechte

In xpectoPro kann jeder Menüpunkt, Karteireiter sowie Funktionen bis hin zum Starten der Software pro Benutzer individuell mit Berechtigungen versehen werden, dieses ermöglicht es, speziell nur die Funktionen zu laden die der jeweilige Anwender benötigt.

Der in xpectoPro angemeldete Benutzer entspricht immer dem am Betriebssystem angemeldeten Benutzer, ist dieser Benutzer nicht in der xpectoPro-Userverwaltung vorhanden, da es sich hierbei ggfs. um eine neue Mitarbeiterin / Mitarbeiter handelt, wird dieser automatisch, beim Start der Software von xpectoPro in die Liste der Benutzer eingetragen. Werden Benutzer nicht automatisch erkannt und sie bekommen beim Starten der Applikation eine Fehlermeldung, können Benutzer manuell über das Symbol angelegt werden.

Abfrage des aktuell angemeldeten Benutzers unter Windows Betriebssystemen.

Abfrage in der Command Shell (CMD) von Windows.

eben Sie einen Benutzernamen ein, achten Sie darauf dass dieser bereits unter Windows angelegt wurde. Prüfen Sie ggfs. wie der Benutzer im Betriebssystem angemeldet/ angelegt wurde wie oben beschrieben. Der Benutzername muss zwingend so eingegeben werden die ihnen dieser angezeigt wird.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Nachdem Sie mit dem Symbol gespeichert haben, wird der neue Benutzer in der Benutzerliste angezeigt.

Default werden für neue Benutzer immer administrative Rechte vergeben, diese müssen im Nachgang durch Ihren Systemadministrator angepasst werden. Sollten Sie Rechte für neue Benutzer nicht ändern / speichern können, prüfen Sie bitte den User "Default" auf "administrative Berechtigungen" und korrigieren Sie dieses ggfs. auf das Recht "Poweruser".

Zur Einstellung der Rechte eines Benutzers selektieren Sie den Benutzer und wechseln in den Reiter Rechte. Setzten Sie hier bitte den Haken bei "alle Rechte anzeigen" um eine Liste aller Rechte und Rollen zu erhalten.

Über einen Klick auf das Symbol in der Spalte Icon können nun Berechtigungen für das selektierte Recht gesetzt werden. Sie haben hier drei Optionen zur Auswahl:

  • Noch keine Berechtigung defniert (default).
  • Berchtigung für diese Funktion erteilt.
  • Berchtigung für diese Funktion verweigert.

Im Reiter Effektive Rechte werden die dem Benutzer zugeteilten bzw. verweigerten Berechtigungen angezeigt. Rechte die den Status "undefiniert" besitzen werden bei den Effektiven Rechten nicht berücksichtigt.

Über Gruppen-Rechte gelten die Berechtigungen die Sie dieser Gruppe geben grundsätzlich für alle Mitglieder der Gruppe. Gruppen werden generell wie Benutzer angelegt, jedoch im Reiter Allgemein -> Typ als Gruppe definiert.

Das Symbol Systembenutzer abfragen und speichern holt den aktuellen Benutzer aus dem Active Directoy ab und speichert diesen in der Applikation. In der Liste der vorhandenen Benutzer werden automatisch die in der Windows Domäne vorhandenen Benutzer eingetragen.


Adressmuster

Ein Adressmuster ist ein Feld das im Hintergrund eine Datenbankabfrage erzeugt und wird in Berichten verwendet. Ein Adressmuster ist eine SQL-Abfrage die nur ein einziges Feld und eine einzige Zeile zurück liefern darf.

Textbausteine sind Textblöcke die zentral unter Textbausteine gepflegt und in allen Berichten verwendet werden können.

Individuelle Schreiben sind Dokumente die aus Textbausteine und statische Elemente gebaut werden können.


Hintergrunddienste

Batchjobs sind automatisierte Prozesse, das bedeutet dass eine Folge von auszuführenden Befehlen vom Betriebsystem in einer Datei aufgeführt und für die Ausführung als eine einzelne Einheit vorgelegt wird. Der Prozess wird vom Betriebssystem automatisch im Hintergrund und zu einem festgelegtem Zeitpunkt ausgeführt. Die Spalte "Modul" greift hierbei auf bereits im System hinterlegte Skripte zurück.


Zusatzmodule

Unter diesem Menüpunkt können von der xpecto AG zur Verfügung gestellte Module installiert werden. Sie erreichen diese Funktion in der modernen Menueansicht unter System -> Zusatzmodule. In der klassischen Ansicht ist diese Funktion nicht verfügbar.

Nachdem sich der Hauptdialog der Funktion öffnet, kann über den Button Liste herunterladen eine Übersicht der verfügbaren Module geladen werden. Wählen Sie hier aus der Liste der verfügbaren Module diese aus, die Sie installieren möchten. Für die Installation der von Ihnen gewählten Module, setzten die Haken in der Spalte Installiert, mit betätigen des Buttons Installieren starten Sie die Installation der Module.


Update

Um die vorliegende Installation von xpectoPro stets auf dem neuesten Stand zu halten, kann über diese Funktion ein Online-Update der Software durchgeführt werden. Da das Update nach Download über den xpecto Server für alle Arbeitsplätze zur Verfügung steht, ist es ausreichend wenn nur ein Arbeitsplatz auf Updates prüft. Alle nachfolgend gestarteten Arbeitsplätze werden darauf hingewiesen dass eine neue Programmversion zur Verfügung steht.

Ist bereits die aktuellste Version installiert, so erscheint die Meldung Keine neuere Version verfügbar.

Ist die aktuell installierte Version nicht mehr aktuell, so wird Ihnen die zur Verfügung stehende Version angezeigt.

Um die neue Version von xpectoPro herunter zu laden und zu installieren, betätigen sie bitte die Schaltfläche Update auf Version x.xx.xxxx durchführen. Nach Abschluss der Installation wird die Software automatisch neu gestartet damit Änderungen wirksam werden.

Generell werden Versionsnummern beim Update immer in der Datenbank von xpectoPro geschrieben und gegen alle Arbeitsplätze abgeglichen, dies garantiert dass alle angeschlossenen xpectoPro Arbeitsplätze auf einem Release und damit identischen Funktionen arbeiten. Beim Start eines xpectoPro Clients, der über die Update Funktion bereits mit einer aktuelleren Version bestückt wurde, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt:

Sie haben hier folgende Optionen zur Auswahl:

  • Ja -> Das Update wird für alle Arbeitsplätze freigegeben, die Versionsnummer sowie das Update werden in die xpctoPro Datenbank geschrieben. Alle Arbeitsplätze die infolge die Applikation starten, werden automatisch auf diese Version upgedated. Beim Zugriff auf die Datenbank von einem Arbeitsplatz im Netzwerk, an dem noch nicht die aktuellste Version installiert ist, erscheint die Meldung "veralteten Softwarestand".

  • Nein -> Das Update wurde nur zum Zweck eines oder mehrerer Funktionstest auf diesem Arbeitsplatz installiert. Alle Arbeitsplätze die infolge die Applikation starten, bleiben auf dem letzten Versionsstand.

Für die Durchführung des Updates sind Administratorrechte oder zumindest Schreibrechte im xpectoPro Installationsordner notwendig. Dies gilt auch für die oben beschriebene automatische Update-Installation an den weiteren Arbeitsplätzen. Verfügt der angemeldete Benutzer nicht über die notwendigen Rechte, so wird ein Eingabedialog angezeigt, in dem Benutzername und Passwort eines Benutzers eingegeben werden können, der über die geforderten Rechte verfügt. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Systemadministrator.


Lizenzen

Das Lizenzierungssystem von xpectoPro benutzt Lizenzen mit festgelegter Gültigkeitsdauer, diese werden in der Datenbank gespeichert. Neuen Lizenzen für ein bestehendes Software-Mietverhältnis werden regelmäßig automatisch auf dem xpecto Lizenzserver bereitgestellt.

Über den Menüpunkt Lizenz erneuern kann nach Ablauf der bisher gültigen Lizenz eine neue Lizenz vom xpecto Server abgerufen werden.

Eine abgelaufene Lizenz wird in der Titelzeile der Hauptmaske angezeigt. Die Software kann jedoch weiterhin gestartet und 30 Tage uneingeschränkt genutzt werden. Lediglich das Modul Provisionsberechnung ist inaktiv. Nach Ablauf von 30 Tagen kann die Applikation, ohne Installation einer neuen Lizenz, nicht mehr gestartet werden.

Eine genaue Beschreibung zum aktivieren von Lizenzen finden Sie auch unter: https://help.xpecto.de/xpectoPro/Installation/Datenbank_und_Lizenz_aktivieren


Einstellungen

Einstellungen

Diesen Dialog enthält allgemeine Konfigurationseinstellungen zur Applikation sowie der Datenbank.

Einstellungen sollten nur vom xpecto Kundensupport verändert werden. Es wird empfohlen, diesen Menüpunkt für normale Benutzer über die Rechteverwaltung zu deaktivieren!


Konfiguration E-Brief

Die Schnittstelle E-Brief dient dem Upload von Korrespondenz in digitaler Form an einen externen Dienstleister wie z.B. Pin-AG oder E-Brief der Deutschen Post. Eine Übersicht der implementierten Schnittstellen wird Ihnen unter "EBriefProvider" angezeigt.

Dieses Beispiel beschreibt die Konfiguration des Dienstes der Deutschen Post. Die Konfiguration aller weiteren Schnittstellen ist geringfügig abweichend.


Backup


Backup


Die Funktion Backup dient der Sicherung der xpectoPro Datenbank. Es können einzelne Tabellen sowie eine Sicherung der kompletten Datenbank durchgeführt werden.

Das Backup kann nur von Benutzern mit dem Recht Administrator gestartet werden.

Sie haben hier die Möglichkeit einzelne Tabellen zu sichern falls eine komplette Sicherung nicht notwendig ist, markieren Sie an dieser Stelle einfach die notwendigen Tabellen der Datenbank. Default wird eine Sicherung der gesamten Datenbank durchgeführt.

Als Backup-Format können hier zwischen den Formaten Binär, XML oder Sync XML-Format gewählt werden. Das gewählte Format spielt hier, je nach Verwendung, eine untergeordnete Rolle da bei Rücksicherung das Export_Format automatisch erkannt wird.

Es werden nun alle Tabellen der Datenbank angezeigt. Über die Schaltfläche erstellen Sie eine Backup-Datei der gesamten Datenbank in dem von Ihnen gewählten Format.

Über die Schaltfläche kann eine Backup-Datei rückgesichert werden, alle Datenbank-Tabellen werden durch die zuvor exportieren Tabellen der Backup-Datei überschrieben.

Optimierung

Die Optimierungsfunktion hilft die Performance Ihrer xpectoPro Software zu verbessern.

Die Optimierung erfolgt im wesentlichen über drei Funktionen die bereits vorgegeben sind:

  • Shrinking Log (Hierbei werden Logdateien des SQL-Servers gepackt, dieses gibt zusätzlichen Speicherplatz des SQL-Servers frei).
  • Statistiken aktualisieren (Die Verteilungsstatistiken werden von SQL Server verwendet, um die Navigation durch die Tabellen während der Verarbeitung von Transact-SQL -Anweisungen zu optimieren).
  • fehlende Indizes abfragen / erzeugen (Das Anlegen eines neuen Indexes ändert den Tabelleninhalt nicht. Es wird lediglich eine neue Datenstruktur angelegt, die auf die Tabellendaten verweist. Ein Datenbank-Index ähnelt also dem Index am Ende eines Buches: Er hat seinen eigenen Speicherplatz, besteht großteils aus Redundanzen und verweist auf die eigentliche Information, die an einer anderen Stelle gespeichert ist, wodurch der Zugriff auf die benötigten Daten beschleunigt wird).

An dieser Stelle können die notwendigen Indexierungen die erzeugt werden sollten ausgewählt werden. Sie starten den Vorgang über den Button markierte Indizes erzeugen.

Bitte beachten Sie dass eine Optimierung nicht in jedem Fall sinnvoll ist, dieses hängt unter anderem damit zusammen welche Hardware und SQL-Server Sie einsetzen.


Sicherung Anpassungen

Das Modul Sicherung der Anpassungen sammelt alle Informationen anpassbarer Elemente in der Applikation. Dazu gehören unter anderem Berichte, Abfragen, Oberflächen sowie Skripte, im Allgemeinen alles was im Code-Center verfügbar ist. Diese Informationen werden durch das Modul an ihren zuständigen xpecto Webserver übertragen, mit der Versionsnummer versehen die dem Stand Ihrer Datenbank entspricht und archiviert. Diese Funktion dient dazu, möglich Probleme nach einem Update abzufangen und im schlimmsten Fall rückgängig zu machen.

Diese Funktion besitzt nur ein Dialogfenster. Bitte geben Sie hier eine Aussagekräftige Bemerkung ein warum diese Daten auf den Webserver übertragen werden, dieses erleichtert das Wiederherstellen der Daten durch den xpecto-Support im Fehlerfall. Ein guter Hinweistext wäre z.B.: „Alle Daten vor Update auf Version x.xx“ und das aktuelle Datum.

Beim Übertrag werden ausschließlich Applikationsdaten übergeben. Es erfolgt kein Übertrag von Kunden oder Vermittlerdaten.


Hilfe

xpecto Fernwartung

Unter Fernwartung können Sie einen Fernzugriff starten für einen bestimmten Support-Arbeitsplatz. Damit hat der Support-Mitarbeiter Fernzugriff auf Ihren Rechner, und kann Ihnen sofort helfen.

Im Dialog der Fernwartung ist es weiterhin möglich eine E-Mail an Support zu schicken oder einen gewünschten Support-Mitarbeiter direkt anzurufen.

Neben der xpecto Fernwartung wird in der Gruppe Fernwartung gegebenenfalls auch die Funktion talonec Teamviewer angezeigt. Über diese Funktion bietet die Partnerfirma talonec Hilfestellung und Support für auftretende Probleme, Fragen, Anregungen oder Wünsche.


Fenster verschieben

Fenster verschieben wird verwenden wenn der Kunde mehrere Bildschirme hat. Um dem xpectoPro-Support einen Überblick alle geöffneter Fenster zu ermöglichen, werden alle Fenster der Applikation auf dem Hauptbildschirm angezeigt.

Um alle Fenster auf aktuellen Bildschirm zu holen drücken Sie die Tastenkombination STR + 0.

In der Menü-Ansicht kann die Funktion Fenster verschieben unter der Registerkarte Hilfe Gruppe Fernwartung gestartet werden.


Ticket anlegen Übersicht

xpectoPro verfügt über ein integriertes Ticketsystem. Dieses finden Sie in der Software unter Hilfe -> Tickets. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, Sie können entweder direkt über „Anlegen“ ein neues Ticket einpflegen oder über „Übersicht“ bestehende Tickets verwalten.


Ticket Anlegen


Wenn Sie direkt ein neues Ticket anlegen möchten, drücken Sie die Schaltfläche „Anlegen“. Dies öffnet zusätzlich zum xpecto Ticket-System, den Dialog zum Anlegen eines neuen Tickets.

Unter Betreff geben Sie bitte eine kurze, aussagekräftige Zusammenfassung ihres Anliegens ein. Bei Beschreibung können Sie ihr Anliegen ausführlicher darstellen. In der Beschreibung sollte stehen, wann genau (bei welchem Arbeitsablauf) es auftritt und auch in welchem Zusammenhang (Kunde, Vertrag, Produkt, Bericht, …). Bitte beschreiben Sie das Problem so exakt wie es Ihnen möglich ist um eine schnelle Abhilfe zu gewährleisten.

Abschließend können Sie ihr Ticket priorisieren.

Durch einen Klick auf den Button öffnet sich ein Popup, mit Erklärungen zu den einzelnen Prioritäten, wo Sie Ihre gewünschte Priorität auswählen können. Beachten Sie hierzu bitte auch die nachstehenden Erläuterungen.

Mit OK wir das neue Ticket erstellt und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt . Zeitgleich hierzu wird das Ticket in Ihrem System in der Übersicht angezeigt.


Ticket Übersicht


In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Tickets geordnet nach Priorität (farblich gekennzeichnet), sowie dem aktuellen Status der Bearbeitung.

Weiter Funktionen die in der Übersicht der Tickets verfügbar sind:

Funktion Beschreibung
Ein neues Ticket anlegen.
Ticket das bereits bei xpecto erfasst wurde, anhand der Nummer in die Ansicht aufnehmen.
Ticket löschen.
Ansicht aktualisieren.

Ticket - Status

Status Beschreibung
Neu Ticket ist noch nicht in Bearbeitung.
Angenommen Ticket ist in Bearbeitung.
Prüfen Ticket ist fertig bearbeitet. Die Funktion kann nun vom Ersteller des Tickets geprüft werden.
Erledigt Ticket ist abgeschlossen.
Abgewiesen Ticket wurde gelöscht.

Tickets bearbeiten


Durch einen Klick auf den Button in der Zeile Ihres Tickets, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten des gewählten Tickets. Der Aufbau ist hier prinzipiell analog zur Ansicht beim Erstellen eines Tickets, jedoch sind hier etwas mehr Funktionen möglich.

Möglich Änderungen / Funktionen

Funktion Beschreibung
Betreff und Beschreibung sind wieder zur Bearbeitung freigegeben und können angepasst werden.
Ticket direkt im xpecto Ticketsystem öffnen.
Dateien(en) dem Ticket anhängen.
Ticket wird durch den Anwender geschlossen.
Geschlossenes Ticket erneut öffnen.

Mit OK werden die Änderungen gespeichert und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt.


Handbuch

Die Funktion Handbuch bietet einen schnellen Zugriff auf das Handbuch. In der klassischen Menü-Ansicht finden Sie die Funktion unter Menü Hilfe → Handbuch.

In der Menü-Ansicht ist das Handbuch unter die Registerkarte Hilfe Funktion Handbuch.


Über xpectoPro

In der klassischen Menü-Ansicht stehen die Imformationen über Softwarename, Datenbankname, Benutzer und die aktuell installierte Softwareversion unter Menüpunkt Hilfe → Über.

In der modernen Menü-Ansicht finden Sie die Informationen über die Registerkarte Hilfe Gruppe Informationen.

Durch einen Klick auf die Funktion über xpectoPro wird das Übersichtsfenster geöffnet

Machen Sie darauf einen Klick um das Fenster zu schließen.


Lizenzbedingungen

Der Punkt Lizenzbedingungen bietet eine schnelle Übersicht über die Open Source Projekte und Organisationen deren Module und Komponente in xpectoPro benutzt wurden.


Relase Notes

xpecto veröffentlicht in regelmäßigen Abständen neue Softwareversionen. Die Informationen zu den Stable-Releases werden hier dokumentiert.

Sie finden zu jeder Version eine Auflistung aller Änderungen wie Fehlerbehebungen und neue Funktionen. Umfangreiche Funktionen werden im Bereich Funktionen nochmals genauer erklärt.

xpectoPro 3 09

Stable, 18.10.2017

Vorraussetzung für Update auf neue Stable-Version

.NET-Framework ab Version 4.6

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

PeP – Massenabfrage

Über den Kampagnendialog kann nun eine Massenabfrage über PePs/Sanktionierte Personen erfolgen.

Neue Kopfzeilen

Alle Kopfzeilen wurden überarbeitet und in der Darstellung optimiert. Dabei wird eine Schriftart mit Serifen zur Unterscheidung von kleinem L und großem i verwendet. Zusätzlich gibt es nun eine bessere Darstellung von z.B. PePs, Minderjährigen und weiteren Personengruppen.

Einheitliche Telefonnummerformatierung

Mithilfe eines internationalen Standards werden nun Telefonnummern in einem festgelegten Format abgelegt, so wie sie es auch von ihrem Mobiltelefon kennen. Dies erleichtert die Suche und Lesbarkeit. Außerdem können Mobiltelefonnummern auf "Korrektheit" überprüft werden. Es werden keine Daten an Dritte übertragen.

Produkte automatisch im Web anlegen

Produkte können direkt bei der Anlage für die Synchronisation mit dem Webportal freigeschalten werden. Damit ist die zusätzliche Benachrichtigung und Einrichtung durch xpecto nicht mehr notwendig.

Verträge umhängen

Verträge können nun wieder in vereinfachter Form von einem Kunden einem anderen zugeordnet werden. Der Menüpunkt hierfür befindet sich unter "Aktionen" > "Vertrag" > "Vertrag/Beteiligung umhängen“.

E-Brief Schnittstelle / E-POST BUSINESS API

Als weitere Briefversand-Druckmöglichkeit wurde das ePost-Business-System der Deutschen Post AG integriert. Derzeit ist nur ein physischer Briefversand möglich, die elektronische Zustellung wurde wegen der höheren Sicherheitsanforderungen und fehlender ePost-Adressen in der Software derzeit nicht realisiert.

BCDirekt Schnittstelle / Anbindung BC-DirectGroup

Als weitere Briefversand-Druckmöglichkeit wurde die bc-directgroup.de integriert. Als Besonderheit bietet diese die Möglichkeit der Zusortierung von extern angelieferten Materialen. Die Verwaltung dieser Beilagen ist derzeit nicht in unserer Software möglich.

Features
  • Benutzerverwaltung - neues Feld für Unterschriftsbild

    In der Benutzerverwaltung kann nun zu einem Benutzer die Unterschrift als Bilddatei eingefügt werden damit dieses z. B. in Berichten verwendet werden kann.

  • Verhinderung von Provisionsauszahlung in falscher Währung (unterschiedlich zur Kontowährung)

    Dafür wurde ein optionaler Parameter ProvPayoutCurrencyMustMatchAccountCurrency eingeführt. Dadurch wird bei der Provisionsauszahlung eine Warnmeldung ausgegeben, wenn die Auszahlungswährung nicht der Währung des Bankkontos entspricht.

  • Übertragungen

    Finanzkonten/Bankkonten, Hauptbuch und Übertragungskonto werden nun aus der Übertragung ausgeschlossen.

    Grundsätzlich werden bei einer Übertragung nur die Konten umgebucht, für die Übertragungsregeln hinterlegt sind. Wenn jedoch gar keine Übertragungsregeln definiert sind, werden alle Konten umgebucht.

    Neu ist nun, dass dabei folgende Konten automatisch ausgenommen werden: Finanzkonten/Bankkonten (Gruppe 140), Hauptbuchkonten und das Übertragungskonto selbst (das Konto, das für die Umbuchung bei Übertragungen verwendet wird).

  • Werte

    Es ist nun eine Stapelerfassung von Werten möglich. Dabei können die Buchungstexte angezeigt und bearbeitet werden. Außerdem ist dies als Massenaktion möglich.

    Die Werte können einzeln durch einen Klick auf die entsprechende Box als Veraltet markiert werden. Durch die Schaltfläche "Werte aktiv oder veraltet setzen" können alle sichtbaren Werte entsprechend geändert werden.

  • Buchungen zusammenfassen bei Lastschrift-Dateierstellung

    Wenn mehrere Lastschriften vom selben Konto eingezogen werden, soll es die Möglichkeit geben die Buchungen zu einer Gesamtbuchung zusammenzufassen (wie bei Überweisung).

  • Berechnungen: Einbuchen von Werten in Fremdwährung

    Werte die Fremdwährungsbuchungen erzeugen werden jetzt mit Umrechnungskurs (Nachfrage nach dem Kurs) in Fondswährung mit der entsprechenden Fremdwährung erzeugt.

  • Wunschversand: Individuelles E-Mail-Anschreiben bei zu versendenden Bericht

    Bei Verwendung des Wunschversands kann in dem zu versendenden Bericht nun ein abweichender/individueller E-Mail-Bericht als E-Mail-Anschreiben angegeben werden. Bei einem leeren abweichenden Eintrag des E-Mail-Berichts wird der Standard-Bericht aus den Einstellungen verwendet.

  • Neuer Berichtstyp "Variantenauswahl"

    Der neue Berichtstyp "Variantenauswahl" kann aus einer Liste von Berichten einen Bericht abhängig von einer festzulegenden Bedingung liefern. Dieser Berichtstyp kann z. B. für die Erstellung von Sprachabhängigen Berichten genutzt werden.

    Beispiel Provisionsabrechnungsbericht: Abhängig von der Vermittlersprache könnte hier der entsprechende übersetzte Bericht und ausgewählt werden.

  • Active Reports Berichte

    Das Einbinden von Unterberichte erlaubt nun zusätzlich zum Berichtsnamen die Angabe der Berichts-ID.

  • Datenexportbericht

    Beim Export der Daten als xlsx-Datei wird das Format der Spalten mit exportiert.

  • Kampagnendialog

    Die erzeugte Sammeldatei enthält nun die Vorbrief-/Kopie-Schreiben.

xpectoPro 3 08

Stable, 11.07.2017

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Geldwäscheprüfung

Politisch exponierte/sanktionierte Personen können nun unter http://app.xpecto.com/checkml/ gesucht werden. Gleichzeitig wurde diese Funktion in xpectoPro integriert.

Komfortbefüllung der Adresse

Bei der Eingabe der Strasse kann jetzt direkt der Ort angehängt werden. Die Eingabe wird dann direkt per Webschnittstelle geprüft und die Felder Strasse, Land, PLZ und Wohnort werden direkt befüllt. Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn der Wohnort nicht schon befüllt ist, zudem muss der Suchtext (im Feld Strasse) ein Komma enthalten. Gut funktioniert Suchbegriffe wie "Benz 13, Landshut" oder "AB 12, Hamburg".

Beschleunigte Synchronisation

Die Synchronisation benutzt nun den neuen Parameter UseSyncPeek zum beschleunigten Abgleich der geänderten und neuen Datensätze standardmäßig. Diese Einstellung verringert die Dauer des gesamten Synchronisationsvorgangs erheblich.

Features
  • Feature [#38231] Ereignisse auf Personenebene einbauen (Tabelle EK mit EK_AddressID)

    Ereignisse und Eigenschaften auf Personenebene Neue Reiter "Ereignisse" und "Eigenschaften" auf Personen-/Adressebene analog den Kundenereignissen bzw. Kundeneigenschaften

  • Feature [#40377] neue clVBA-Funktion um ein (Support-) Ticket aus xpectoPro per Code zu erzeugen

    Neues Ticket per Code erzeugen neue clVBA-Funktion um ein (Support-) Ticket aus xpectoPro per Code zu erzeugen.

  • Feature [#40927] PEP Anzeige umstellen auf Listenansicht

    PEP Anzeige Die Anzeige der PEP Daten bei der PEP Prüfung (über einen Button in der Adresse) wurde nun auf eine Listenansicht umgestellt.

  • Feature [#41234] Oberflächendesigner - Neues Feld anlegen - Datentyp Blob aufnehmen

    Oberflächendesigner: Neues Feld anlegen Datentyp Blob z. B. für Bilder aufgenommen

  • Feature [#42664] Rechtesystem - Neues Recht DataHide20 mit Filterbedingung

    Rechtesystem - Neues Recht DataHide20 mit Angabe einer Filterbedingung

  • Feature [#43358] BD_Anlass (60816) neu: Anlass der Buchung, vgl. WE_Anlass

    Beim Einbuchen von Werten wird nun automatisch auch das neue Feld BD_Anlass gesetzt.

  • Feature [#43580] Maske Vertrag_OffenePosten: Neuer Button zum Aktualisieren von OPs auf der OPOS-Maske

    Ein Aktualisieren-Button berechnet den OP-Rest aller bestehenden offenen Posten des Vertrags neu.

  • Feature [#43746] Sammlung von Druckdokumenten (Neuer Drucker "Sammeln")

    Sammlung von Druckdokumenten für späteren gesammelten Druck

    Es steht nun einen neuer Drucker "Sammeln" zur Auswahl. Achtung Änderung: Wunschversand "Nur Archiv" legt nun auch einen Spoolereintrag an, aber mit "Printed to Drucker:Sammeln".

  • Feature [#44002] Ticketsystem in xpectoPro - Alle Tickets als Typ Support anlegen

    Das Anlegen eines neuen Tickets wurde vereinfacht. Initial werden nun alle neuen Tickets dem Support zugeordnet und das Support-Team passt im Zweifelsfall den Typ dann an.

  • Feature [#44178] Person - Adresse - Steuer & Recht - FATCA/CRS: Zusätzliches Feld + Anpassung Status

    Die Kennzeichnung der entsprechenden Meldepflicht ist weiter verfeinert worden. Je Meldeverpflichtung kann nun entweder "Keine Meldepflicht", "Meldepflicht gemäß Selbstauskunft" oder "Meldepflicht aufgrund Indizien" ausgewählt werden.

  • Feature [#44325] Adressen: Prüfung und Komfortbefüllung direkt über Strasse

    Adressen: Komfortbefüllung und Prüfung von Strasse, Land, PLZ und Wohnort

    Bei der Eingabe der Strasse kann jetzt direkt der Ort angehängt werden.

    Die Eingabe wird dann direkt per Webschnittstelle geprüft und die Felder Strasse, Land, PLZ und Wohnort werden direkt befüllt. Die Aktion wird nur ausgeführt, wenn der Wohnort nicht schon befüllt ist, zudem muss der Suchtext (im Feld Strasse) ein Komma enthalten. Gut funktioniert Suchbegriffe wie "Benz 13, Landshut" oder "AB 12, Hamburg".

  • Feature [#44327] Geocoding: alternativer Anbieter photon.komoot.de, wählbar über neuen Parameter GeoCodingProvider

    Geocoding: alternativer Anbieter photon.komoot.de (jetzt Standard)

    Als zusätzlicher Anbieter für die Prüfung und Lokalisierung von Adressen wurde ein deutscher Dienst von komoot.de integriert. Der genutzte Dienst kann über den neuen Parameter GeoCodingProvider eingestellt werden. Es sind die beiden Anbieter Google und Komoot möglich.

  • Feature [#44498] E-Mail Versand von Berichten - Angabe von verschiedenen Empfänger E-Mail Adressen ermöglichen

    E-Mail Versand von Berichten - Angabe von verschiedenen Empfänger E-Mail Adressen ermöglicht

    Das "E-Mail Empfänger" Feld sowie die 2 neuen Felder "E-Mail Empfänger CC" und "E-Mail Empfänger BCC" können nun u. a. über die Platzhalter-Syntax %[Mein_EMailFeld_aus_der_Abfrage]% mit Daten aus der SQL-Abfrage des Berichts befüllt werden.

  • Feature [#44856] Sync: Parameter UseSyncPeek: benutzt beschleunigten Abgleich

    Synchronisation - Standardmäßig den beschleunigten Datenabgleich nutzen

    Die Synchronisation benutzt nun den neuen Parameter UseSyncPeek zum beschleunigten Abgleich der geänderten und neuen Datensätze standardmäßig. Diese Einstellung verringert die Dauer des gesamten Synchronisationsvorgangs erheblich.

  • Bug [#43599] Bezeichung von Schnellauswahl Report

    In der Schnellauswahl für Reports wird nun, falls nichts selektiert ist, "Bitte wählen" angezeigt.

xpectoPro 3 07

Stable, 18.04.2017

Highlights

In diese Version sind viele Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

Tastenkürzel

Folgende Funktionen können nun über Tastenkürzel ausgeführt werden:

  • "Strg + N" zur Anlage eines neuen Datensatzes.

  • "Strg + S" zum Speichern eines Datensatzes.
Tooltip

Bei gedrückter Strg-Taste wird beim Überfahren (MouseOver-Event) eines Tabellenfeldnamens oder der FieldID eine Bemerkung in Form eines Tooltip angezeigt.

Mehrseitige Stimmzettel

Mehrseitige Stimmzettel können nun verarbeitet und mit einer Unterstützung erstellt werden.

Datei-Upload im Ticketsystem

Im Ticketsystem können nun zu einem Ticket Dateien hinzugefügt werden.

Rechtschreibprüfung in Wordberichten

Innerhalb von Wordberichten wurde eine Rechtschreibprüfung integriert.

Neue Option im "Wunschversand"

Im Wunschversand ist nun die Option "nur Archivieren" auswählbar, wodurch die die Versandsperre umgangen und die Schreiben nur archiviert werden

Anzeige archivierter Läufe der Kampagnen

Im Kampagnen-Dialog gibt es nun einen neuen Reiter "Archivierte Läufe" der alle Läufe zur ausgewählten Kampagne anzeigt. Außerdem können die zugehörigen Ereignisse gelöscht werden. Dabei können vorab bestimmte Ereignisse an-/abgewählt werden.

Features
  • Feature [#34014] xpecto Backup

    xpecto Datenbankbackup Dialog - Filteroption der zu sichernden Tabellen Es werden nur noch die in der Ansicht gefilterten Tabellen gesichert. Bei der Suche/Filterung ist es neben den Tabellenkürzel oder TabellenIDs auch möglich nach einem Produkt/Owner zu filtern.

  • Feature [#37322] DataGridView: ColumnConfiguration: dynamisches Row/Cellstyling

    Alle Listen können jetzt dynamische Formatierungen (Farbe, Schrift ...) je Zeile auf Basis des Zeileninhalts anzeigen. Damit können z.B. gekündigte Verträge oder Drittrechte in Listen farblich markiert werden.

  • Feature [#38106] Neues Standardfeld US_Position

    Neues Standardfeld US_Position für die Position des Benutzers innerhalb des Unternehmens (z. B. Leiter Kundenbetreuung).

  • Feature [#40166] Zahlungsverkehrdialog - Sollstellungstest

    Im Zahlungsverkehrsdialog kann nun ein Sollstellungstest für einen ausgewählten Vertrag ausgeführt und getestet werden.

  • Feature [#40196] ProcessDesigner: Ausrichtung am Raster

    Prozessdesigner: Ausrichtung der einzelnen Pfeil und Zustände am Raster.

  • Feature [#40562] Sortierung in Überweisungsdatenträgern

    Die Sortierung in Zahlungsverkehrsdateien inkl. CSV und Begleitzettel erfolgt nun nach dem Namen des Zahlungsempfängers.

  • Feature [#40875] Stapeldialog für Werte

    Neuer Stapeldialog für die Erfassung von Werten.

  • Feature [#41499] Abfragedesigner - Tabelle Werte auswählbar

    Im Abfragedesigner ist nun auch die Tabelle "Werte" als Filter und für die Anzeige der Daten auswählbar.

  • Feature [#42018] Import: Buchungen ohne Währung

    Importdialog - Import von Buchungen ohne Währung sind nun nicht mehr erlaubt.

  • Feature [#42053] Neuer TA-Eintrag

    Neuen Adresstyp "Prokurist" hinzugefügt.

  • Feature [#42054] TA-Eintrag "Handlungsbevollmächtigter"

    Adresstyp "Handlungsbevollmächtigter" ist nun auch für Kunden und Vermittler zugelassen.

  • Feature [#42178] Vertrag-Allgemein

    Neue Vertrag_Allgemein Oberfläche mit Umstellung auf Zweckkonten.

  • Feature [#42803] Stapelbuchung: Storno in geschlossenen Buchungsperioden

    Das Stornieren von Buchungen ist jetzt auch bei Buchungen möglich, die in einer geschlossenen Periode liegen. Die Stornierung erfolgt dann wahlweise am ersten Tag nach der letzten geschlossenen Periode, oder zum aktuellen Tagesdatum.

  • Feature [#42862] Berechnungen und Transaktionen

    Das Ermittelte Start- und Ende-Datum wird nun in den Werten mit gespeichert.

  • Feature [#42974] Schnellerfassung

    Adressoberfläche der Schnellerfassung ist nun anpassbar.

  • Feature [#43338] Übertragungen

    Bei einer Vertrags-Übertragung in einer geschlossenen Buchungsperiode erfolgen die Übertragungs-Buchungen zum ersten Datum einer nicht geschlossenen Periode.

  • Feature [#40876] SEPA Version 3.0

    Umstellung auf die Version "SEPA 3.0".

xpectoPro 3 06

Build 1260, Stable, 18.11.2016

Highlights

In diese Version sind 201 Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf einige Punkte hinweisen:

FKaustG/CRS GwG/Pep

xpectoPro unterstützt nun die nötigen Merkmale für die zukünftigen Meldepflichten. Zusätzlich sind in der Personenerfassung nun direkte Prüfungen gegen die Sanktionslisten (EU/UK/US) integriert.

Änderungsverfolgung

xpectoPro protokolliert nun alle Datenänderungen. Die Änderungsverfolgung muss nicht mehr konfiguriert werden, die zugehörige Einstellung wurde deshalb entfernt.

Suche

Die Standardsuche in xpectoPro kann direkt einzelne Felder abfragen (z.B. "Meier PLZ:84030", "Meier Produkt:Fonds2").

Portale / Onlinezeichnung

Die Funktionen für Webportale haben sich in den letzten Monaten stark erweitert. Der direkte Vertragsabschluss für Endkunden ist möglich. Vertriebspartner können Materialen online bestellen. Alle Benutzer können sich mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen anmelden (z.B. mTan, weiteres Webkonto).

Features
  • Feature [#35335] Adressmaske

    Das Feld Geburtsland auf der Adressmaske ist jetzt eine Search-Box.

  • Feature [#36403] Offene Posten Maske im Vertrag, Produkt bzw. der Beteiligung

    Anpassung der Spalten je nach Sichtweise.

  • Feature [#36663] Stapelbuchungsdialog - Festschreiben von Buchungen

    Warnhinweis mit möglicher Blockierung anderer Benutzer wegen Sperrung der Buchungsdatentabelle beim Festschreiben der Buchungen.

  • Feature [#37049] Stapelbuchungsdialog - Summenanzeige im Filter

    In der Liste mit den Buchungen können nun im Stapelbuchungsdialog nach der Filterung die Summen anzeigt werden.

  • Feature [#37131] Geldwäschegesetz

    Die Geldwäschegesetz Sorgfaltspflicht kann jetzt in der Person und zusätzlich beim Vertrag angegeben werden.

  • Feature [#37136] Hinweis auf Drittrechte bei Konten-Verwendung

    Bereits bisher wurde bei der Auswahl einer Bankverbindung auf dem Reiter [Konten-Verwendung] ein Hinweis auf vorhandene Drittrechte angezeigt. Jetzt wird zusätzlich direkt auf der Maske auf Drittrechte hingewiesen, auch wenn die Bankverbindung nicht geändert wird.

  • Feature [#37140] Berechnungen nach EStG § 15a und § 15b

    Die Benutzung der 15a/b Berechnung in den Berechnungen erfolgt über den neuen Typ "Modul". Vorab muss das Kaptialkonto bestimmt und das Ergebnis verteilt sein. Die Konfiguration der einzelnen Wertarten und Bedingungen ist in zwei Ebenen zu machen:

    • Modul-Konfiguration (Durch den Klick auf die Modul-Konfiguration können folgende Parameter eingestellt werden):

      • Modus: 15a oder 15b
      • Berechnungsbasis: Alle Wertarten für das Kapitalkonto und für das zu verteilende Ergebnis. Die Wertarten dürfen dabei in eigenen Zeilen stehen und können ein Vorzeichen (-/+) haben. Die Summierung dieser Werte erfolgt über aktive Werte innerhalb der Periode.
      • Ausgabe: In welche Wertart sollen die "Verrechenbaren Verluste" gespeichert werden und welchen Text sollen diese Werte erhalten. (An den Text wird automatisch die aktuelle Periode angehängt.) Zusätzlich wird diese Wertart auch für die Summierung der "Verrechenbaren Verluste" benutzt. Diese werden über den gesamten Vertrag (15b) oder über die letzten 10 Jahre summiert (15a).
    • Berechnungs-Konfiguration:

      • Das Modul liefert als Standardwert das "Anrechenbare Ergebnis" zurück und wird mit der "Wertart" der Berechnung gespeichert. Als Text für diese Werte wird der "Name" verwendet (wie immer). Um echte Werte zu bekommen (und nicht nur 0er-Werte mit korrekter Bewertung), muss als Zinsmethode "Endstand" und als Zähler/Nenner jeweils 1,00 eingegeben werden. Damit wird die Bewertung 1:1 in den Betrag übernommen.
  • Feature [#37176] Erfassung der CRS/FATCA-Selbstauskunft

    Möglichkeit zur Erfassung der CRS/FATCA-Selbstauskunft und der resultierenden Meldungspflicht in der Personenansicht. Die Erstellung der CRS-XML-Daten wird im Meldecenter von aifExpert erledigt. Die Klassifizierung der Person/Firma kann ebenfalls direkt im Adressdialog erfolgen. Die entsprechende Auswahlliste kann individuell gepflegt werden.

  • Feature [#37782] Vertrag_Salden

    Spaltenbreite für die ID-Spalte vergrößert.

  • Feature [#37795] Gesellschaften - Reiter Allgemein

    Das Gesellschaftskürzel ist nun nicht mehr änderbar.

  • Feature [#37949] Buchungen zuweisen - Sammelaufträge auflösen

    Über den neuen Knopf in der Liste "Sammelauftrag auflösen" kann der jeweilige Sammler auf "eingelöst" gesetzt werden. Das ist insbesondere für Sammler interessant die als Einzelbuchungen schon verbucht wurden und es keine Sammelbuchung auf dem Kontoauszug gegeben hat. Die Liste der Sammler wird dadurch übersichtlicher.

  • Feature [#37960] Scan-Manager: Einzelne Datei-Scannen per Shift-Klick

    Im Scan-Manager kann jetzt anstatt aller Dokumente in der Scan-Inbox optional nur ein einzelnes Dokument verarbeitet werden, indem man beim Klick auf [Start] die Shift-Taste gedrückt hält.

  • Feature [#37984] Datentypänderungsmeldung nach Softwareupdate deaktiviert

    Die Meldung, dass sich ein Datentyp einer Spalte geändert hat, wurde nun deaktiviert und wird nun nur noch intern protokolliert.

  • Feature [#38267] Standardwährung der Bankverbindung bei Neuanlage

    Der neue Parameter BankAccountDefaultCurrency gibt die Standardwährung für neue Bankverbindungen an. Im Auslieferungszustand wird immer EUR gesetzt, das kann aber frei geändert werden.

  • Feature [#38272] Rückfragen und Kommunikation über das Ticket-System

    Neuer Status "Rückfrage", wenn der Support Rückfragen zu einem Ticket hat. Rückfragen können über die Ticket-Beschreibung beantwortet werden. Bei jeder Ergänzung der Beschreibung wird automatisch eine Trennlinie, das Datum und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingefügt.

  • Feature [#38295] Synchronisation

    Optimierung der Synchronisation beim Übermitteln der Löschungen.

  • Feature [#38348] Rechtesystem

    Überarbeitung des Dialogs zum Einstellen der Benutzer- und Gruppenrechte.

  • Feature [#38349] Rechtesystem

    Erweitertes Recht für Gesellschaften (DataShowHideCorporation), welches das Recht DataShowHide2A ersetzt, das sich auch direkt auf alle Produkte, Verträge und Beteiligungen auswirkt.

  • Feature [#38358] Erweiterung der Länder-Tabelle um 3-stellige ISO-Länder-Kürzel

    Die Länder-Tabelle (08) enthält jetzt zusätzlich 3-stellige ISO-Länder-Kürzel (bisher nur 2-stellige)

  • Feature [#38409] Buchungen zuweisen

    Die aufklappende Liste zur Auswahl der Kontos wurde verbreitert.

  • Feature [#38447] Erstellungen des Zahlungsverkehr - Auszahlungskonto nach Währung wählbar

    Die Erstellung des Zahlungsverkehr kann jetzt mehrere Bankverbindungen nutzen und frägt je Währung nach. Bei Berechnungen kann die Bankverbindung für Fonds- und Hauswährung getrennt festgelegt werden.

  • Feature [#38508] Neues Feld "Vorgang" bei Legitimationsdaten

    Auf der Maske für die Legitimationsdaten gibt es ein neues Feld Vorgang für eine eventuelle Vorgangs-Nummer (z.B. bei Online/Video-Identifizierung)

  • Feature [#38593] Adressmaske - Zusatzdaten Person/Firma und Steuern in Reitern organisiert

    Für die Erweiterung der Maske benötigen wir mehr Platz. Die Zusatzdaten für Person und Firma sind nie gemeinsam nötig, die Steuerdaten werden nur sporadisch aktiv benutzt. Durch die Zusammenlegung der Daten entsteht Platz für GWG/CRS/FATCA.

  • Feature [#38650] Berechnungen: neuer Berechnungstyp "Modul" für integrierte und von xpecto gepflegte Funktionen

    Die Darstellung der Berechnungstypen auf der Maske Berechnungen_Parameter hat sich verändert. Die einzelnen Möglichkeiten werden jetzt alternativ dargestellt und sind über Optionsbuttons auswählbar. Für die einzelnen Einstellungen zu den Berechnungstypen ist damit mehr Platz. Den neuen Typ "Modul" kann man über eine mitgelieferte, zusätzliche Oberfläche konfigurieren. Das System ist einfach erweiterbar und ermöglicht individuelle Einstellungsdialoge für die von uns gelieferten Module.

  • Feature [#38665] aifExpert: Druckvorschau im Risikomanager

  • Feature [#38682] Nachschlagsliste TwoFactorAuthMethods geändert in ZweiFaktorAuthMethode (Listenbezeichnungen einheitlich deutsch).

  • Feature [#38762] Tracer: Löschung von Datensätze

    Wenn im Tracer Datensätze mit Änderungsverfolgung gelöscht werden, erscheint bei Benutzern mit Admin-Rechten eine Nachfrage, ob auch abhängige Datensätze mitgelöscht werden sollen.

  • Feature [#38790] Nachschlagsliste für den Bildungsstand

    Neuer Eintrag "Kein Abschluss" (KA) in der Nachschlagsliste BilStand (Höchster Bildungsabschluss).

  • Feature [#38821] Zahlungsverkehr: Unterschiedliche Konten bei unterschiedlichen Währungen je Produkt

    Bei der Erstellung des Zahlungsverkehrs werden jetzt mehrere Konten unterstützt. Das System fordert den Benutzer für jede neue Währung auf das entsprechende Konto zu wählen. Für die Hauswährung kann das entsprechende Konto direkt in den Berechnungen hinterlegt werden. Die häufige Kombination aus Fonds-/Hauswährung kann damit direkt vorkonfiguriert werden.

  • Feature [#38849] Wiedervorlagen/Prozesse können jetzt auch für beliebige Personen angelegt werden (bisher nur für Vermitler/Kunden/Verträge).

  • Feature [#38877] xpectoPro enthält jetzt Funktionen für die Sanktionslisten aus EU, UK und US.

    Für die PEP-Liste ziehen wir die (in der EU) ziehmlich vollständige Liste aus der Wikipedia. Die Funktion kann direkt über den Knopf neben dem Feld Nachname in der Maske "Adresse/Allgemein" ausgeführt werden. Die entsprechenden Listen können direkt heruntergeladen werden. Der Import dauert aber in der Regel 1-2 Stunden. Die Treffer werden in einem kleinen Dialog gesammelt angezeigt. Es werden 4 Felder in die Prüfung einbezogen: Nachname, Vorname, Firmennname und Geburtsdatum. Als Test können Politiker benutzt werden (Nachname=Obama, Vorname=Barack, Geburtsdatum + Firma=leer)

  • Feature [#38964] Wunschversand - Standardeinstellung verändert Die Standardeinstellung für den Wunschversand (Einstellung DefaultDesiredShippingType) wurde nun (für neue Datenbanken) von "E-Mail" auf "Post" geändert. Außerdem wurde die Standard-Einstellung für den zu versendenden E-Mail Bericht (Einstellung DesiredShippingTypeEMailReport) auf "E-Mail-Anschreiben bei Wunschversand" gesetzt.

  • Feature [#38968] Neues Vertragsfeld "vertriebsneutral"

  • Feature [#38977] Legitimation

    Neue Option "Ungültig" bei Legitimationsprüfung

  • Feature [#39018] HTML-Berichte

    Die Kopf- / Fußzeile kann nun aus anderem HTML-Bericht verwendet werden.

  • Feature [#39019] Bearbeiten einer Adresse

    Beim Bearbeiten einer Adresse/Rolle wird nun in der Titelzeile der gerade bearbeiteten Adresse die ID des Datensatzes angezeigt.

  • Feature [#39020] Beteiligungsspezifische Adressen

    In der Liste der Beteiligungsspezifischen Adressen wird nun die ID des Link- und Zieldatensatzes angezeigt.

  • Feature [#39157] Adressen - Abweichende Adressen pro Vertrag

    Analog zu den Adressen auf Beteiligungsebene ist es nun möglich (im Reiter Rollen) pro Vertrag eine oder mehrere Adressen pro Vertrag zu hinterlegen. Für den Druck von Schreiben bzw. Kopie-Schreiben wird (wie bei Adressen auf Beteiligungsebene) die Suche nach der zu verwendenden Adresse (für einen Vertrag) abgebrochen, wenn beim gewählten Vertrag eine entsprechende Adresse hinterlegt ist. Somit gibt es keinen Fallback auf die Beteiligungsadresse bzw. die normale Adresse. Es müssen somit alle für einen speziellen Vertrag zu verwendenden und abweichenden Adressen vollständig erfasst werden.

  • Feature [#39160] Druckvorschau - Verbesserte Anzeige der Kopieschreibenempfänger

    In der Druckvorschau wird nun angezeigt wer der Empfänger des Original-Schreibens ist und welche Person(en) eine Kopie des Schreibens erhalten. Diese Funktion berücksichtigt sogar die Beteiligungs- bzw. Vertragsspezifischen Empfänger/Adressen.

  • Feature [#39229] Filtertree: durchsuchbare Felder festlegen

    Die durchsuchbaren Felder können jetzt frei festgelegt und auch eingeschränkt werden.

  • Feature [#39237] Filtertree: Suche nach einzelnen Feldern PLZ=84030 oder PLZ:84030

    Es können jetzt im Filtertree zusätzlich noch direkte Suchen für einzelne Felder angegeben werden. Die Suche "PLZ=84030 Land:DE" sucht alle Kunden (oder Vertriebspartner) in 84030 Landshut, Deutschland. Als Trennzeichen kann sowohl ein Gleichheitszeichen als auch ein Doppelpunkt benutzt werden. Als Feldname kann der FriendlyName, die FieldID, der SQL-Feldname oder der SQL-Feldname ohne Tabellenkürzel angegeben werden.

  • Feature [#39277] Funktion für die xpecto Alarmierung bei kritischen, automatisierten Funktionen.

  • Feature [#39279] Erzeugung des Zahlungsverkehrs - Zusammenfassung der verschiedenen Fehler

    Bei der Erzeugung von Zahlungsverkehr aus offenen Posten, werden viele Zustände überprüft, die verhindern, dass der Zahlungsverkehr erstellt werden kann. Der neue Fehlerdialog fasst alle Probleme in einer einheitlichen Weise zusammen und ermöglicht den Export einer Einzelliste.

  • Feature [#39285] DataGrids: neue Option "zu Kampagne hinzufügen"

  • Feature [#39286] Tracer - Button "Kampagne" um Auswahl der Kampagnenart erweitert

    Aus dem Abfrage-Tracer heraus kann nun ausgewählt werden, welche Art der Kampagne gestartet werden soll. Aktuell gibt es zwei Arten: "Dynamische Daten (Abfrage speichern)" und "Statische Daten (Aktuelle Liste speichern)". Bei der Dynamischen Kampagne wird die Abfrage bei jeder Ausführung der Kampagne erneut gestartet und die aktuellen Daten neu geladen. Bei der Statischen Kampagne hingegeben werden die Ergebnisdatensätze, welchem beim Erzeugen der Kampagne vorhanden waren, tatsächlich gespeichert. Diese Liste verändert sich somit bei einer späteren Ausführung nicht und liefert immer die gleichen/ursprünglichen Ergebnisse.

  • Feature [#39287] Kampagnen: Schaltfläche zum Entfernen eines Datensatz aus einer statischen Kampagne eindeutiger benannt: statt "Aus Liste löschen" => "Ausgewählte Empfänger entfernen"

  • Feature [#39291] Menüpunkt "Zu Kampagne hinzufügen"

    Textergänzung des Popups für die Kampagnenauswahl "statische Kampagne".

  • Feature [#39292] Überweisungen und Lastschriften in CZ mit CZK

    Überweisungen und Lastschriften die zwischen CZ-Konten in CZK stattfinden, werden jetzt automatisch im ABO/UHL1-Format erzeugt.

  • Feature [#39314] Rechtesystem

    Die DataHideXX-Rechte können jetzt auch als verbietende Rechte angegeben werden. Damit können einzelne Daten bei bestimmten Benutzern/Gruppen einfach unterdrückt werden (z.B. bestimmte Gruppen von Vermittlern).

  • Feature [#39559] Kontodaten zuweisen: Tastaturkürzel Strg+S

    Mit dem üblichen Tastaturkürzel kann jetzt auch in diesem Dialog gespeichert werden.

  • Feature [#39579] Buchungen zuweisen

    Verbesserte Fortschrittsanzeigen beim Aufteilen der Offenen Posten

  • Feature [#39599] Backupfunktion: Wiederherstellen einer Datenbank

    Beim Wiederherstellen einer Datenbank werden einzelne Spalten, die in der Zieldatenbank nicht vorhanden sind, auf Nachfrage erzeugt.

  • Feature [#39658] Berechnungen: Spaltensortierung angepasst

    Die Spalte für die Buchungssumme der Werte wird nun weiter vorne angezeigt.

  • Feature [#39666] Die neue Scriptengine wird jetzt auch für Berechnungen benutzt. Module und Scripte werden damit identisch behandelt. Achtung: Folgende Methoden müssen auf "Overrides" gestellt werden: FondsInterestCalculation, FondsReturnCalculation, FondsTaxCalculation. Die Patch-Funktion versucht dies automatisch zu erledigen. Die Scripte sind damit inkompatibel zwischen den beiden Versionen. Die Berechnungen können jetzt ganz allgemein 3 Einsprungpunkte benutzen:

    • FondsCalculation: Berechnung der Bewertungen, je Vertrag oder Beteiligung.
    • PostFondsCalculation: Berechnungen für alle Werte/Buchungen in einem Aufruf (vor einer evtl. Gewinnverteilung).
    • FondsTaxCalculation: Berechnungen von Steuern oder anderen nachgelagerten Dingen auf Basis der Buchungen je Vertrag (nur für Vertragsebene), wird beim Erzeugen der Buchungen aufgerufen.
  • Feature [#39713] Benutzerrechte - Priorität für Gruppen

    Die Überlagerung von Rechten aus Benutzergruppen können nun über eine numerische Priorität gesteuert werden. Default wird immer als erstes angewandt, danach werden Domänen-Gruppenmitgliedschaften in der angegebenen Reihenfolge (aufsteigend) angewandt, danach xpecto-interne Benutzergruppenzuordnungen. Das bedeutet, dass eine Gruppe mit einem höheren Wert, bereits getroffene Einstellungen aus den niedriger priorisierten Gruppen überschreiben kann. Als letztes werden dann noch die benutzerspezifischen Rechte angewandt.

  • Feature [#39729] Benutzerrechte: Effektive Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer anzeigen

    In der Benutzerverwaltung können nun, bei Verwendung einer auf ActiveDirectory basierenden Windows-Domäne, die effektiven Berechtigungen für den ausgewählten Benutzer angezeigt werden.

  • Feature [#39774] MT940 Bankdatenimport: Unterstützung für Format-Abweichungen in Österreich

  • Feature [#39791] Buchungen zuweisen: Retourenbehandlung verbessert

    Retouren werden meist direkt von der Bank mit Gebühren belegt. Der Betrag weicht damit vom Ursprungsbetrag ab. Die Erkennung dieser Gebühr wurde nun verbessert: Die beiden Parameter ImportAssignFeePercent und ImportAssignFeeFix geben die maximale Gebühr an, die in einem Posten stecken kann. Die Berechnung erfolgt mit folgender Formel: MaximaleGebühr = ImportAssignFeeFix + (Buchungssumme * ImportAssignFeePercent). Wenn die Retoure jetzt um weniger als die berechnete MaximaleGebühr reduziert ist, wird der Posten trotzdem erkannt. Im nächsten Stable-Release gibt es eine neue Vorschlagsfunktion für Buchungen, die Verbuchung des Rests ist dann wesentlich komfortabler.

  • Feature [#39809] Überarbeitung der Mitarbeiter Stammdaten Maske

  • Feature [#39812] Oberflächenaktualisierung Adresse_Einfach

  • Feature [#39900] DMS Ereignistypen

    Neuer DMS-Typ Selbstauskunft

  • Feature [#39926] Überarbeitung Produkt_Zusatzdaten

    Neues Feld für die GIIN angezeigt.

  • Feature [#39927] Adressmaske - GIIN-Feld

    In der Adresse kann nun (analog zum Produkt) die GIIN erfasst werden.

  • Feature [#39943] Adressen auf Beteiligungsebene - Prüfung der Verwendung auf Eindeutigkeit

    Bei der Anlage einer beteiligungsspezifischen Adresse wird nun geprüft, ob es bereits eine Adresse mit der gleichen Verwendung (z. B. Post) zu dieser Beteiligung gibt. Ist dies der Fall, so erhält der Benutzer vor dem Speichern die Möglichkeit zu entscheiden, welche der beiden Adressen die gewählte Verwendung (z.B. Post) erhalten soll.

  • Feature [#39963] Legal Entity Identifier (LEI): Prüfroutinen und Abfrageschnittstelle integriert

    Für die Suche und Prüfung der LEI (Legal Entity Identifier) wurden Schnittstellen zum Portal openleis.com eingebaut. Die Schnittstelle ist aktuell nur intern verfügbar.

  • Feature [#40004] Customform-Designer: Aktionen rückgängig machen

  • Feature [#40169] Änderungsverfolgung: Alle Änderungen protokollieren

    xpectoPro protokolliert nun jede Datenänderung. Die bisher selektive Protokollierung für wichtige Tabellen (über LogTableChanges) wird nun auf alle Daten ausgedehnt. Öffentliche Tabellen (Banken, Orte, ...) und binäre Daten werden nicht protokolliert. Bei Massentabellen (Buchungen, Werte, ...) wird die Erstellung des Datensatzes direkt im Datensatz selbst protokolliert. Die Änderungsverfolgung startet hier bei der nachträglichen manuellen Änderung oder Löschung.

  • Feature [#40198] Buchungen zuweisen: Verbuchung der Rücküberweisungen/Rücklastschriften vor Auflösung des Sammlers verbieten

    Ab sofort ist das Verbuchung der Rücküberweisungen/Rücklastschriften vor Auflösung des Sammlers verboten.

  • Feature [#40248] eBrief Dialog - Anzeige des Suchnamens zu den Dokumenten

  • Feature [#40355] Veranstaltungen auf Gesellschaftsebene

    Veranstaltungen erlauben jetzt Teilnehmer aus mehreren Produkten einer Gesellschaft.

  • Feature [#40361] Erweiterung für A2A

    Beim Starten der Software mit TestDB (z. B. nach einem Softwareupdate von xpectoPro) werden nun auch bestimmte Funktion in A2A aktualisiert.

  • Feature [#40439] PEP: direkter Hinweis in Kunde_Kopfzeile

  • Feature [#40441] Materialbestellung und Materialverwaltung

    xpectoPro enthält ein optionales Modul für die Verwaltung von Vertriebsmaterialien und deren Bestellungen durch die Vertriebspartner Die Funktion kann nach einer Freischaltung über den Reiter "Individual" aufgerufen werden.

  • Feature [#40442] Dateibereitstellung für Vertriebsmitarbeiter im Webportal

    Über den optional Reiter "Dateibereitstellung" kann nun Vertriebsmitarbeitern direkt eine Datei im Portal zum Download bereitgestellt werden.

  • Feature [#40456] Vertrag_Drittrechte: Überarbeitung der Personen/Kontoauswahl

xpectoPro 3 05

Build 1217, Stable, 18.07.2016

Highlights

In diese Version sind 373 Anforderungen unserer Kunden eingeflossen. Trotz der Vielzahl der verbesserten Funktionen, möchten wir auf vier Punkte hinweisen:

Vorbriefe/Kopieschreiben

In Kombination mit den individuellen Adressverwendungen und deren Kopieschreiben, ist es jetzt möglich Vorbriefe vor einzelne Schreiben zu setzen. Diese Funktion wurde tief in xpectoPro integriert und ist an vielen Stellen nutzbar. Der Wunschversand (z.B. Post/Mail/Web) kann damit ebenso kombiniert werden wie umfangreiche Kombidokumente.

Berechnungen

In den letzten Jahren haben wir die Berechnungen zu einer sehr umfangreichen Funktion ausgebaut. Durch die vor 2 Jahren neu geschaffene Beteiligungsebene und die Nutzung durch viele Kunden, wollten wir Berechnungsläufe nun auch direkt auf dieser Ebene ermöglichen. Zusätzlich können Berechnungen auch direkt auf Werten ablaufen. Der Berechnugstest wurde ebenfalls erweitert und kann jetzt komplette Berechnungsläufe ohne Datenänderung berechnen und anzeigen.

Veranstaltungen

Das Modul für die Durchführung von Gesellschafterversammlungen und anderen Veranstaltungen wurde deutlich erweitert. Die Vertretungsregelungen wurden nochmals erweitert und die Verarbeitung von Rückläufern ist deutlich schneller, besser zu bedienen und erkennt die Abstimmungsergebnisse sehr zuverlässig.

Ticketsystem

xpectoPro enthält eine direkte Integration zum xpecto Ticketsystem. Damit kann der Kunde selbst die offenen Aufgaben erstellen, einsehen und bearbeiten.

Features
  • Feature [#22810] Adressen: Staatsangehörigkeit als eigenes Feld in der Ländertabelle z.B. "deutsch"

  • Feature [#25716] Fieldmap: Proxy-Felder können jetzt auch korrekte Owner benutzen

  • Feature [#26584] Nachschlagslisten: Die Standardeinträge können jetzt per Knopf in der Maske nachgeladen werden

  • Feature [#27896] Tranchen: Möglichkeit der Erfassung von Tranchen zu einem Produkt (inkl. Platzierungs-Art und -Zeitraum sowie Gesamtvolumen).

    Das aktive Volumen wird automatisch berechnet und angezeigt. Bei der Vertragserfassung kann die zugehörige Tranche gewählt werden.

  • Feature [#29124] Veranstaltungen: schriftliches Umlaufverfahren PDF auslesen

    Die Funktion zum Erkennen des Abstimmungsergebnisses wurde deutlich überarbeitet. Erkennungsrate, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit wurden verbessert.

  • Feature [#31538] Nachschlagslisten: Beschreibungen dürfen jetzt auch Zeilenumbrüche haben. Diese bitte mit "\n" angeben.

  • Feature [#32143] Softwarestart: TestDB: Feldprüfungen beschleunigt

    DDL wird komplett abgefragt statt wie bisher je Feld

  • Feature [#33732] PDF Verarbeitung: MassenPDFs können mit den internen Werkzeugen beliebig geteilt werden

    Die trainierbare Texterkennung ermöglicht die einache Trennung von Massen-PDFs (speziell bei Datenübernahmen) auf Einzelschreiben.

  • Feature [#34115] Kombidokument: den alten Begriff "Metabericht" in allen Dialogen und Anzeigen ersetzt

  • Feature [#34341] Sollbuchungen: ausgeführte Sollbuchungen sind nicht mehr änderbar

  • Feature [#35415] Ribbon: Menu durch Userfeedback nochmals verbessert

    Reiter Aktionen und Werkzeuge neu strukturiert Die Breite des Menus wurde auf 1200 Punkte beschränkt.

  • Feature [#35437] Schnellkontakt: Funktionen überarbeitet und Usability erhöht

  • Feature [#35767] Ticket-System: Tickets können direkt in xpectoPro angelegt und verwaltet werden (inkl. Priorisierung sowie Anpassung von Betreff und Beschreibung).

    Menü: [Hilfe]->[Ticket Übersicht] Ribbon: [Hilfe]->[Tickets]->[Übersicht]

  • Feature [#35827] DataEngine: starke Beschleunigung bei Massenaktionen (z.B. Transaktion löschen, Berechnung durchführen ...)

  • Feature [#35829] Buchungen zuweisen: manuelle Erfassung von Buchungen deutlich verbessert (Custom-Form Import_BuchungManuell)

  • Feature [#35834] Kombibericht: Berücksichtigung von Duplex über alle Einzelschreiben: automatisches Einfügen von Leerseiten

  • Feature [#35887] Veranstaltungen: Stimmbasis je TOP einstellbar (Treugeber, Direktkommanditisten ...)

  • Feature [#35888] CustomForm: mögliche Anzeige der Änderungen bei Überarbeitungen (Diff)

  • Feature [#35898] ComboBox: Adressen werden im Standard mit "Adressekurz" angezeigt

  • Feature [#35909] A2A Bericht: Abfragetesten erzeugt jetzt die notwendige Insert-Abfrage

  • Feature [#35925] Vertrag_Salden: Hauptbuch-Konten nur in SuSa-Liste vom Produkt anzeigen (nicht auf Vertrag/Beteiligung)

  • Feature [#35937] Berechnungen: Beschleunigte Berechnung (Faktor 100x) für Standardfälle ohne Scripting

    Die Beschleunigung ist das Ergebnis einiger Änderungen im Softwarekern. Verteilungen auf Basis von Werten, Feldern und Salden sind erheblich schneller als früher. Die Verteilung auf Basis von Formeln oder Scripten ist dagegen nur wenig beschleunigt.

  • Feature [#35948] Zahlungsverkehr: Auszahlungen in Fremdwährung: Steuerung über Offene Posten mit Vorgabe über eine Berechnung

    Die Wunschwährung von Kunden kann damit genauso berücksichtigt werden wie die Vorgabe durch die Verwaltung. Insgesamt stehen 5 Modi zur Verfügung:

    • Oposwährung
    • Fondswährung
    • Hauswährung
    • Kundenwunsch/Fonds
    • Kundenwunsch/Haus
  • Feature [#35986] Verträge: Stimmrechte: Option zur Berechnung per Zeichnungssumme (anstatt Saldo)

    Für Kunden ohne vollständig gebuchtes Beteiligungskapital

  • Feature [#36039] Buchungen zuweisen: Script FondsImportFindContract neu. Suche nach korrektem Vertrag per Script

    z.B. Suche über Rechnungsnummer oder andere Merkmale

  • Feature [#36045] Script: clContract.IsActive(Date): Werte aus ob ein Vertrag zum Datum aktiv ist (VT_VertragsBeginn/Ende)

  • Feature [#36072] Berechnungen: Werte können Aktiv und Inaktiv geschaltet werden über Schaltfläche in den Berechnungs_Details

  • Feature [#36074] Berechnungen: Löschen von Berechnungen: Auswahl des Datenumfangs (Werte, Buchungen ...)

  • Feature [#36077] Excel-Reader: Aus XLSX-Dateien können alle Arbeitsblätter eingelesen werden. Für die Benutzung in speziellen Scripten.

  • Feature [#36131] Vertrag_Werte: Erfassung von manuellen Werten mit bis zu 14 Unterwerten

  • Feature [#36159] Zahlungsverkehr: Gebührensituation bei DTAZV-Überweisungen kann in den OPs hinterlegt werden

  • Feature [#36170] Kontorundruf: "Kontoauszüge Ab"-Datum für die Anfrage bei der Bank kann gesetzt werden

    Durch Fehler in den Banksystemen sind teilweise abweichende Datumswerte notwendig. Der Standard wäre der 1.1.2013. Da die Banksysteme immer nur einen bestimmten Zeitraum liefern (Normal = 3 Monate, CoBa = deutlich weniger) muss das Datum im Regelfall nicht benutzt werden.

  • Feature [#36171] Offene Posten: Tarifspalte wird in Vertragsansicht mit angezeigt

  • Feature [#36184] Buchungen zuweisen: Retouren automatisch erkennen und korrekten (den ursprünglichen OP-Wert) Wert vorschlagen

  • Feature [#36221] Buchungen zuweisen: Kontorundruf soll Buchungen sofort anzeigen

    Nach einem Kontorundruf werden die abgeholten Buchungen jetzt direkt angezeigt.

  • Feature [#36227] Zahlungsverkehr: Übertragung von Zahlungsaufträgen direkt an die Bank mit 4-Augen-Prinzip und Protokollierung

    Zahlungsaufträge können im Normalfall nicht mehr direkt vom selben Benutzer an die Bank versendet werden. Der Versand wird zudem revisionssicher protokolliert.

  • Feature [#36266] Berechnungen: Reihenfolge der Karteireiter Allgemein und Konfiguration vertauscht

    Damit ist im Normalfall immer der eigentliche Berechnungs-Bereich aktiv und nur bei der (seltenen) Neuanlage von Berechnungsprofilen wird die Konfiguration angezeigt.

  • Feature [#36276] Produkt_Berechnungen: neuer Reiter in den Produkten als Übersicht aller Verteilungen dieses Produktes

    Berechnungen können direkt kopiert und neu angelegt werden. Die Verteilung der Jahresergebnisse kann damit vom Produkt her gestartet werden.

  • Feature [#36296] Buchungen zuweisen: optionale Anzeige einer Liste aller offenen oder geparkten Buchungen

    Die Liste wird im Standard nicht angezeigt. Der Dialog wird dadurch sehr breit. Für die Nutzung muss die Einstellung ImportAssignTransList auf true gestellt werden. Die aktive Buchung kann direkt in der Liste gewählt werden. Die Übersichtlichkeit ist durch die Liste wesentlich verbessert.

  • Feature [#36301] Sollstellung: Lastschrift-Mandate wandern bei Benutzung von Zweckkonten vom Vertrag in die Zweckkonten

    Die MandatsID ist damit frei definierbar. Ein Mandat für mehrere Verträge ist ebenfalls möglich. Die entsprechenden Vertragsfelder werden damit überflüssig.

  • Feature [#36322] Veranstaltungen_Scandialog: Anzeige/Bildschirmnutzung verbessert

  • Feature [#36384] Veranstaltungen: Vertreter können jetzt auch weitere Bevollmächtige anmelden

  • Feature [#36387] Adresse_Kontoverbindungen: neue Reihenfolge der Felder, IBAN ist wichtigstes und damit erstes Feld

  • Feature [#36396] Veranstaltung_Scandefinition: Übersichtlichkeit verbessert, Anleitung integriert

  • Feature [#36402] Veranstaltungen: Schreibschutz für abgearbeitete Veranstaltungen sichert Datenintegrität

  • Feature [#36415] Berechnungen: neue Option "Nur mit Bewertung" erzeugt ein Ergebnis nur für Berechnungen bei denen auch eine Bewertung ermittelt wurde (<>0)

  • Feature [#36418] Kampagne: Der Bezeichner vom Kunden soll auch bei der Beteiligung angezeigt werden (wie beim Vertrag)

  • Feature [#36420] Produkt_Beteiligungen, Produkt_Vertraege: Kampagnen können nun direkt gestartet werden (Rechtsklick auf Liste)

  • Feature [#36421] Veranstaltungen: Vertreter: neuer Button zum öffnen des Stimmergebnis der Bevollmächtigten-Person beim Bevollmächtigten

  • Feature [#36448] Tickets: Kunden können direkt Tickets aus xpectoPro anlegen

  • Feature [#36530] Berechnungen: Wichtige Änderung bei der Behandlung von leeren Datumsfeldern + neue Option FilterNurAktiv

    Behandlung des Feldinhalts für das Startdatum (z.B. Abschlussdatum) Leere Werte im Startdatum werden jetzt immer mit WE_Bewertung=0 und WE_Buchungstext&="(nicht berechnet, leeres Startdatum)" gespeichert Früher konnten die Salden (nur diese) auch Werte ohne das Datum erzeugen Dieser Fall tritt nur bei gesetztem Feld für das Startdatum auf. Das Feld darf aber weiterhin auch leer sein Die neue Option FilterNurAktiv startet die Berechnung für diese Verträge erst gar nicht und liefert daher auch für diese Verträge kein Ergebnis.

  • Feature [#36560] Berechnungen + Zahlungsverkehr: Maskentrenner (horizontaler Splitter) zwischen den beiden Listen bewegt sich jetzt relativ zur Fenstergröße

  • Feature [#36573] Berechnungen: neuer Parameter SimpleCalculationResults: vereinfachte Buchungsliste im Berechnungsdialog (Geschwindigkeit)

    Die Anzeige der Werte verzichtet auf Angaben zu Sollbuchungen und offenen Posten, ist dafür aber deutlich schneller.

  • Feature [#36574] Oberfläche: Fortschrittsanzeige: Verbesserte Behandlung und Anzeige von mehrstufigen Aktionen. (z.B. beim Start von mehreren Berechnungen gleichzeitig)

  • Feature [#36575] Vertrag_Ereignisse, Kunde_Ereignisse: neue Filter Option "Untereinträge anzeigen"

  • Feature [#36582] Performance: Geschwindigkeitsverbesserung durch automatische Datenbank-Indizes auf weiteren Feldkombinationen

  • Feature [#36616] Berichte: Automatischer Druck von Vorbriefen

  • Feature [#36636] Beteiligung_Handelsregister: zusätzliche Anzeige des Gesamtbetrages der Beteiligung

  • Feature [#36705] Produkt_Vertraege, Produkt_Beteiligungen - Suche ohne Kundenname unterstützen, Tagesdatum als Standard "Gültig bis"-Datum

  • Feature [#36754] Buchungen zuweisen: automatisch Speichern: keine Fehlermeldungen bei nicht speicherbaren Buchungen (AutoSaveTimeOut = -1) oder nur sehr kurze Anzeige (AutoSaveTimeOut = x Sekunden)

  • Feature [#36776] Rechteverwaltung: neuer Dialog, wesentliche Vereinfachung

  • Feature [#36782] CustomForm: neues Slider-Control z.B. für Prozentwerte oder stufenlose Eingaben

  • Feature [#36790] Übertragungen: Herabsetzung und Zusammenführung als Massenaktion über Kampagne

  • Feature [#36796] Softwarestart: Patchsystem erweitert für den einfachen Softwareupdate incl. aller Abhängigkeiten

  • Feature [#36812] Dataexplorer: Dialogfenster können jetzt mit ESC geschlossen werden

  • Feature [#36819] Dataexplorer: Fensterposition/-größe: Anzeige und Anpassung im Multimonitorbetrieb verbessert

  • Feature [#36884] Script/XText: Alle Ausdrücke können jetzt zusätzlich zu FieldIDs (z.B. [B0805]) auch den internen Feldnamen enthalten (z.B. [AD_Nachname])

    Diese Änderung ist zentral integriert und betrifft praktisch alle dynamischen Texte. z.B. Buchungstexte bei Überweisungen/Lastschriften und Exportinfos beim Buchhaltungsexport

  • Feature [#36888] CustomForm: Hinweis auf angepasste Form in der Kopfzeile des Designers

  • Feature [#36918] Updates: Jeder Softwareupdate wird nun als LogEintrag gespeichert (incl. Benutzer)

  • Feature [#36920] Kontingentverwaltung für Vertriebspartner je Produkt:

    • Bei Produkten kann die "Kontingentsteuerung" per Checkbox aktiviert werden
    • Vertriebspartner haben einen eigenen Reiter Kontingente
    • Bei der Auswahl des Vertriebspartners im Vertrag wird das vorhandene Kontingent geprüft
  • Feature [#36998] Übertragungen: Änderungen an Vertrags-Beginn/Ergebnis-Beginn/Entnahme-Beginn bzw. -Ende auf RV/RN und UT durchschreiben

  • Feature [#37022] Vorbriefe: Untersützung von Duplex: Einfügen von Leerseiten wenn Hauptschreiben auf Duplex gedruckt werden soll

  • Feature [#37071] Wunschversand: erzeugte E-Mail wird archiviert

  • Feature [#37077] Hauptfenster: Wiederherstellung des Fenster (aus Taskleiste) beschleunigt

  • Feature [#37097] Stapelbuchung: Storno überarbeitet

    Storno-Funktion überarbeitet. Korrekte Behandlung von mehrfach Stornos.

  • Feature [#37117] Veranstaltungen: Quorum für TOPs neu

  • Feature [#37118] Veranstaltungen: Mehrheitsbeschluss bei TOPs incl. Gewichtung

  • Feature [#37223] ScriptEngine: Umstellung auf Massenkompilierung, Geschwindigkeitssteigerung

    Alle Scripte und Oberflächen einer Datapane (z.B. Kunden oder Verträge) werden jetzt in einem Rutsch kompiliert und verarbeitet. Der Maskenaufbau ist damit nicht mehr verzögert, alle Karteireiter sollten sofort angezeigt werden. Falls die Karteireiter nacheinander im Abstand von einigen Sekunden angezeigt werden, ist wahrscheinlich ein Script nicht ganz korrekt eingerichtet. Das sollte die Kundenbetreuung beheben.

  • Feature [#37227] Veranstaltungen: Verbesserung der Veranstaltungsoberflächen

    • Hinzufügen einer "Anmeldungsmaske" für Präsenzveranstaltung
    • Zentralisierung der Funktionen zu Teilnehmern und Bevollmächtigten
    • Umbenennung des Tabs "Scandialog" innerhalb der Stimmabgabe in "Rückläuferverarbeitung"
    • Hinzufügen eines Tabs "Barcodeauswertung" zur Erfassung der Stimmzettel von Präzenzveranstaltung anhand von Barcodes
  • Feature [#37288] Zahlungsverkehr: Vertrag-Sollbuchungen bearbeiten

    In den Details des (geplanten) Zahlungsverkehrs können die einzelnen Sollbuchungen mit Doppelklick bearbeitet werden. Die Summe wird erst nach dem Neuladen der Daten im Zahlungsverkehr (Pfeilsymbol rechts oben) angezeigt. Änderungen am Buchungstext sind sofort aktiv.

  • Feature [#37315] Berechnungen: Beteiligungsebene zusätzlich zu Vertragsebene

    Alle Berechnungen können jetzt direkt auf der Beteiligungsebene durchgeführt werden. Summen und Salden werden über alle Verträge (und Beteiligungsbuchungen) hinweg summiert. Als Ergebnis erhält man einen Wert je Beteiligung.

  • Feature [#37330] Adressen: Neues Feld NameZusatz für Adressen

  • Feature [#37343] Offene Posten: Filter verschönert: Beteiligung/Vertrag mit Delete-Knopf, weniger Updates beim Filtern

    • Beschleunigung und mehr Komfort im Dialog "offene Posten":
    • Vertrag und Beteiligung können per Knopf gelöscht werden
    • weniger Listenaktualisierungen bei der Angabe von Parametern
  • Feature [#37370] Druckvorschau: Bei Kopieschreiben-Vorbrief Hinweis ausgeben

    Im Druckvorschau-Fenster wird nun bei Schreiben, die einen Vorbrief enthalten, die Anschrift des Empfängers eingeblendet

  • Feature [#37374] Berichte: Parameter: Abfragen in Sammelbox jetzt auch mit Suchfeld

    Die "Abfrage-Parameter-Sammelbox" (Zusammenfassung von einzelnen Abfragen) stellt nun auch Suchfelder dar.

  • Feature [#37381] Prozesse: Prozessübergänge: erlaubte Attribute können auch negiert angegeben werden

    Hat z.B. ein Übergang das erlaubte Attribut "!Mahnung" kann die Aktion nur ausführt werden wenn der laufende Prozess das Attribut Mahnung NICHT hat.

  • Feature [#37394] Wiedervorlagen: Wiedervorlagen sollen abhängig der Priorität farblich hervorgehoben werden

    Wiedervorlagen können nun, abhängig von der Priorität, farbig hervorgehoben werden wenn der Parameter ReminderPriorityColor entsprechend gesetzt wird.

  • Feature [#37413] Script: clContract./clHolding.GetValueSum: Summenfunktion für Werte

  • Feature [#37414] CustomForms: neues "value"-Tag für Radiobuttons

  • Feature [#37415] Berechnungen: nur positive Werte/Salden/Formeln mit Option BerechnungNurPositiv (Standard = true)

    Negative Kapitalstände werden im Normalfall nicht "verzinst". Bei Bedarf können aber positive und negative Stände verrechnet werden.

  • Feature [#37416] Berechnungen: neuer Berechnungstyp: Wertarten

    Als neue Bewertungsgrundlage können Werte benutzt werden. Die Werte können als einfachen Formel angegeben werden. Beispiel: WertArtA+WertArtB-WertArtC Es werden alle aktiven (=nicht veralteten) Werte im eingestellten Zeitraum summiert.Die Bezugsgrundlage ist dabei WE_Buchungsdatum in Bezug auf den eingestellten Zeitraum. WE_Buchungsdatum muß daher befüllt sein.

  • Feature [#37435] Berechnungen: Testberechnung für alle Verträge

    Der neue Testmodus "Gesamt" berechnet die ausgewählte Berechnung für alle Verträge und zeigt die Ergebnisse an. Die Testberechnung kann auch bei schon durchgeführten Berechnungen gemacht werden. Die Werte und Buchungen werden nur im Speicher erzeugt und werden nicht in die Datenbank geschrieben.

  • Feature [#37437] Script: Nachschlagslisten: Neue Funktion LookupList.GetKeyByDescription()

  • Feature [#37440] Berechnungen: Wertliste: neue Spalte Zeichnungssumme

    Die untere Liste der Werte enthält jetzt zusätzlich die Zeichnungssumme

  • Feature [#37525] Softwareupdate: neuer Parameter: ReleaseRing: Stable, Release oder Test

    Der neue Parameter gibt an welche Builds vom Server zum Update angeboten werden. Es gibt 3 unterschiedliche ReleaseRing(e): Stable (Wert 10 = Standard), Release (Wert 20), Test (Wert 30) Je nach Einstellung werden die einzelnen Veröffentlichungen zum Download angeboten. Die Versionsnummer enthält als Zusatz den Namen des ReleaseRings. Hinweis: Die Software weiß selbst nicht in welchem ReleaseRing sie veröffentlicht wurde.

  • Feature [#37538] Webportale: Nutzer können sich per Twofactor-Authentication anmelden

    Das können TANs per SMS oder per E-Mail sein.

  • Feature [#37573] Berechnungen: Die Zinsberechnung act/360 (Eurozinsmethode) wurde hinzugefügt.

    Die Zinstage werden dabei nach Kalendertagen berechnet, der Basiszeitraum aber mit 360 Tagen angenommen. Damit liegt der normale Jahreszins über dem angegebenen Prozentsatz. (365/360 für ein normales Jahr, 366/360 für ein Schaltjahr) Beispiel: 10000€, 7% für 2015 ergibt 10.000€ 0,07 365 / 360 = 709,72€

  • Feature [#37590] Beteiligungen_Zweckbankverbindung: Kostenteilung: leeren Eintrag ermöglichen (= Standard)

  • Feature [#37613] Vertrag_Sollbuchungen: neuer, standardisierter Maskenaufbau

    neuer Friendlyname für SB_ExternalPayment ("erwartete Zahlung")

  • Feature [#37624] Auslieferungszustand: Neue Vertrags-Status 8.3 beendet und 8.4 reduziert

    Es gibt zwei neue Vertrags-Status '8.3 beendet' und '8.4 reduziert'. Umschreibungen vom Typ Vertragsbeendigung oder Kapitalherabsetzung setzen den entsprechenden Status.

  • Feature [#37695] ModernStyle: Neuer Parameter ForceNewAppStyle: zwingt Nutzer zur neuen Ansicht

    Durch die etwas unterschiedliche Rechtestruktur ist es teilweise nötig den Zugang zur alten Menu/Symbolleiste zu verbieten. In neuen Datenbanken kann die alte Menue/Symbolleiste nicht mehr eingeblendet werden.

  • Feature [#37702] Vertraege_Ereignisse, Beteiligung_Ereignisse: neuer Knopf für neue Vertragsereignisse

  • Feature [#37705] Script: Dom-Queries: Support für DFIRST und neu: DLAST, mit Angabe eines Feldnamens in der Form "dom,15000,DLAST+15800,15610,XXX"

  • Feature [#37807] Script: vb.NumberToWords für Französisch neu

    Ein zusätzlicher Parameter mit der gewünschten Sprache wurde hinzugefügt. Bei leer/"DE" wird wie üblich der deutsche Text ausgegeben, bei "FR" der französische.

  • Feature [#37849] Prozessdesigner: Button zum öffnen der SpecialForm für komplexere Prozesse

  • Feature [#37910] Produkt_Beteiligungen + Produkt_Verträge: Beschleunigung (durch optionale Salden) und Vereinheitlichung der Funktion

  • Feature [#37929] Datensatz kopieren: Behandlung von verlinkten Adressen verbessert, Nachfrage ob Kopie oder Link

  • Feature [#37958] Benutzer_Allgemein + CustomForms: Neuer Validierungs-Typ E-Mail

    Im Oberflächendesigner gibt es bei den Feldvalidierungen einen weiteren Typ "enEMail", der prüft, ob eine korrekt aufgebaute E-Mail-Adresse eingetragen ist.

  • Feature [#37992] Kontoverbindungen: in Listen mit neuem Standard (incl. deutlichem Sperrgrund) (KV_Bezeichner neu)

    Das neue Feld enthält eine berechnete Zusammenfassung der Bankverbindung incl. einem deutlichen Hinweis auf eine etwaige Sperrre. Die Feldlisten werden nur verändert, wenn diese bisher nicht kundenspezifisch geändert wurden.

  • Feature [#37993] Script: Hilfsfunktion vb.GetAge() liefert das Alter zu einem Geburtsdatum

  • Feature [#38033] Produkt_Provisionen: neuer Aufbau

  • Feature [#38035] Transaktionen: Oberfläche aktualisiert

  • Feature [#38036] Anlageerfahrung: Neues Feld für Informationsquelle zu Anlageerfahrung

    Zur Anlageerfahrung gibt es ein neues Feld "Informations-Quellen" zur Angabe der Quellen/Medien, über die sich der Anleger regelmäßig über Kapitalmarktprodukte informiert.

  • Feature [#38037] Listen: Hyperlinks können jetzt recht einfach definiert werden über die ColumnConfiguration

  • Feature [#38038] Offene Posten + Berechnungen: Tabellen mit Hyperlinks, Tabellenaufbau konfigurierbar

  • Feature [#38087] Listen: Hyperlinks mit Schlüsseln (z.B. VertragsNr) die einen Schrägstrich enthalten funktionieren jetzt korrekt

Funktionen

Schnellkontakt

Der Dialog Schnellkontakt ermöglicht es Ihnen eine E-Mail mit oder ohne Anhang, bequem direkt aus der Software zu erstellen und zu senden. Hierbei stehen Ihnen bereits in der Hauptansicht alle wichtigen Informationen und archivierte Dokumente zum Kunden zur Verfügung.


Diese Funktion kann in der klassischen Menü-Ansicht über Menü Zusatzfunktionen → Schnellkontakt, in der modernen Menü-Ansicht über die Registerkarte Aktionen -> Funktionen erreichbar.

In der Hauptansicht stehen Ihnen bereits alle wichtigen Daten zum selektieren Kunden zur Verfügung. Der Dialog enthält im einzelnen folgende Informationen:

  • Kunde und Vermittler
  • Betreff und Mitteilungsfeld
  • Anhänge
  • Archivierte Dokumente
  • Vorlagen

Wählen Sie zunächst den Empfänger der Nachricht aus.

In der Mitte des Dialogs kann analog einer "regulären" Email Betreff und Mitteilung-Text eingefügt werden.

Im unteren Bereich können die von Ihnen gewünschten Anhänge der Nachricht angefügt werden.

Folgende Funktionen stehen hierbei zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Freisuche nach Dokumenten auf der lokalen Festplatte
Anhang löschen
Archiviertes Dokument einfügen
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird jedoch nicht zum Kunden archiviert
Report / Bericht erzeugen und einfügen. Der Bericht wird zum Kunden archiviert

Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden um die E-Mail zu senden bzw. Vorschau um eine Vorschau der gesamten Mail zu erhalten.

Kopieschreiben

Über die in xpectoPro integrierte Funktionalität Kopieschreiben ist es möglich eine Kopie eines Original-Schreibens, z. B. des Annahmeschreibens, an eine andere Adresse zusätzlich zu versenden. Dabei ist es sogar möglich an beliebig viele Adressen eine Kopie zu versenden.

Hier ein Beispiel für einen möglichen Anwendungsfall: Das Annahmeschreiben soll an den Kunden versendet werden. Zusätzlich dazu soll dieses Schreiben in Kopie an dessen Vermittler versendet werden. Außerdem möchte der Kunde, dass sein Steuerberater ebenfalls noch eine Kopie des Schreibens erhält.

Um die Funktionalität der Kopieschreiben nutzen zu können sind vorher einige Einstellungen notwendig. Sie benötigen als erstes einen Bericht mit dem festen Namen "Kopie-Anschreiben" welcher als sogenannter Vorbrief fungiert. Der Vorbrief ist das (An-)Schreiben, welches die 1. Seite des gesamten Schriftverkehrs an eine Adresse (z. B. den Schriftverkehr für den Steuerberater) bildet. Schließlich muss das Anschriftenfeld sowie die Briefanrede des Kunden durch die Daten des Steuerberater ausgetauscht werden um den Steuerberater korrekt anzuschreiben. Denn nur so kommt der Brief auch beim Steuerberater und nicht beim Kunden an. Dieser Austausch der Daten geschieht durch die entsprechende Konfiguration/Anpassung dieses Berichts. Der Inhalt des Vorbrief sollte möglichst einfach/generisch gehalten werden und z. B. nur darauf hingewiesen werden, dass Sie diesem Schreiben die Post für den Kunden xy erhalten. Dies hat den Hintergrund, da es nur 1 Vorbrief Bericht gibt, aber gleichzeitig mehrere verschiedene zu versendende Berichte gibt. Somit kann durch einen generischen Text einfach drauf verwiesen werden, dass im Anhang z. B. ein Annahmeschreiben oder eine Kündigungsbestätigung folgt.

  • Einmalige Konfiguration des Kopieschreiben/Vorbriefschreibens: Über den Einstellungen Dialog der Software kann die Einstellung "CCWatermarkSettings" angepasst werden über die gesteuert wird welcher Text (Standardmäßig "KOPIE") und mit welchen Eigenschaften (Schrifart, Schriftgröße, Drehung, etc.) auf dem eigentlichen Hauptschreiben an den Kunden aufgedruckt werden soll. Außerdem ist die Anlage eines Berichts mit dem festen Namen "Kopie-Anschreiben" notwendig. Dieser Bericht kann selbst angelegt werden oder aber aus den xpecto Vorlagen heruntergeladen werden. Dabei ist es sogar möglich, dass der Bericht "Kopie-Anschreiben" ein Bericht vom Typ "Kombidokument" ist, welcher dann z. B. für die verschiedenen Produkte einen anderen Vorbrief (z. B. mit anderem Text oder Briefpapier) liefert/druckt. In diesem Fall muss die Abfrage der Einzelnen (Unter-)Berichte des Kombidokuments "Kopie-Anschreiben" entsprechend intelligent sein um das korrekte Schreiben zu liefern.

  • Ergänzende Information zu den Einstellungen Über die Einstellung OpenCCReportResult (welche Standardmäßig aktiviert ist) kann angegebeben werden, ob die Kopieschreiben Berichte geöffnet werden sollen.

  • Ablauf der Konfiguration: Der Kunde hat mehrere Adresen, welche im Reiter "Rollen" sichtbar sind, dabei muss bei mindestens einer der Adressen im Rahmen "Verwendung" der Haken bei der entsprechenden "Kopie"-Verwendung (z. B. Melde oder Post) ein Haken gesetzt. Im Hauptschreiben (z. B. Annahmeschreiben) muss im Reiter "Allgemein" die Adressverwendung (z. B. Post) hinterlegt werden. Dadurch wird beim Druck diese Schreibens für jede Adresse dieses Kunden, welche im Feld Kopie-Verwendung "Post" einen Haken gesetzt hat, der ensprechende Schriftsatz erzeugt. Dieser besteht wie oben bereits dargestellt aus dem Vorbrief-Anschreiben und dem Original-Schreiben, welches an die Adresse mit der Verwendung "Post" gegangen ist.

Wird die Option "Vorbrief" in der Adresse verwendet (z. B. ist die Verwendung "Post" gesetzt) und gleichzeitig wird z. B. als Vorbrief "Eigenkopie" ausgewählt, dann wird beim Druck für den Vorbrief für diese Adresse immer die Melde Adresse (anstatt der Post-Adresse) im Vorbrief angezeigt. Die Einträge der Auswahlliste "Vorbrief" könnten noch kundenspezifisch erweitert werden und dienen der Möglichkeit im Vorbrief (Bericht "Kopie-Anschreiben") anzugeben für aus welchem Grund/in welcher Funktion an diese Adresse ein Schreiben geschickt wird. Der Vorbrieftyp "Eigenkopie" sagt z. B. aus, dass man den Schriftsatz als Eigenkopie nochmal erhält. Die anderen Vorbrieftypen "Steuerberater", "Vormund", "Vertriebspartners" etc. geben an in welcher (ausführenden) Funktion man die Kopieschreiben erhält.

Berechnungen

Die Funktion Berechnungen kann verschiedenste Werte, Buchungen, Anteilsbuchungen und Belege für Verträge und Beteiligungen erzeugen.

Sie erreichen diese Funktion über den Reiter Buchhaltung -> Werte -> Berechnung in der modernen Menueansicht.

Die Möglichkeiten des Moduls sind dabei sehr vielfältig. Es reicht von einfachen Gewinnverteilungen auf Basis einer festen Zeichnungssumme bis zu komplexen Berechnungen von Dividenden mit direkter Berechnung der nötigen Steuern.

Berechnungen sind dabei in verschiedenen Berechnungsprofilen organisiert. Diese Profile werden im Dialog in der linke Liste anzeigt und können beliebig strukturiert werden. Sie können Profile je Produkt anlegen oder je Aufgabe ganz nach ihren Vorstellungen. Die Organisation der Berechnungen in Profilen ermöglicht eine einfachere Übersicht für den Anwender.

Profile haben selbst nur wenige Einstellungen im Reiter “Konfiguration”. Sie können den Namen des Profils setzen und ein Intervall für die Berechnungen angeben. Bei monatlichen Zinsberechnungen würde “monatlich” gut passen, für Jahresabschlüsse und deren Verteilungen ist “jährlich” die richtige Wahl. Profile enthalten für jeden Zeitraum unterschiedliche Berechnungen. Die Navigation innerhalb eines Profil geschieht ebenfalls auf Basis dieser Intervalle und Zeiträume. Sie können in jährlichen Profilen dann zwischen den Jahren umschalten und in monatlichen Profilen die einzelnen Monate durchblättern. Die Beschreibung des Profils ermöglicht eine Dokumentation der gedachten Aufgabe für andere Anwender.

Nach der Erstellung eines Profils zeigt der Dialog direkt den Reiter “Berechnungen” an. Dort können Berechnungen angelegt, durchgeführt, ausgewertet, verarbeitet und gelöscht werden.

Berechnungen anlegen

Neue Berechnungen können mit einem Klick auf das +-Symbol erzeugt werden. Das System erzeugt nach der Abfrage des entsprechenden Produktes sofort einen leeren Berechnungsdatensatz im oben angegebenen Zeitraum. Dieser Berechnungsdatensatz enthält alle Elemente die für die Durchführung dieser Berechnung notwendig sind.

Häufig werden Berechnungen nur einmal eingestellt und dann in neue Zeiträume oder in neue Produkte kopiert. Beide Möglichkeiten bietet ihnen xpectoPro. In einem neuen Zeitraum der noch keine Berechnungen enthält ist der Knopf “aus vorheriger Periode kopieren” sichtbar. Damit können die Berechnungen aus einer vorherigen Periode kopiert werden. Das System meldet die Anzahl und die Periode der gefundenen Berechnungen und bietet eine Option (“Berechnungsläufe kopieren”) zum kopieren in die aktuelle Periode an.

Berechnungen können mit dem “kopieren”-Symbol auch direkt innerhalb einer Periode kopiert werden. Nach dem Markieren von einer oder mehreren Berechnungen werden diese Zeilen durch die Funktion kopiert. Falls Sie Berechnungen eines Produktes ausgewählt haben, werden Sie nach dem Zielprodukt gefragt. Falls Sie Berechnungen von verschiedenen Produkten ausgewählt haben, werden die Berechnungen direkt mit dem bisherigen Produkt kopiert.

Die Berechnungen werden erst nach dem Speichern in die Datenbank geschrieben.

Berechnungen löschen

Berechnungen können mit dem Lösch-Symbol über der Liste gelöscht werden. Dabei können nur Berechnungen gelöscht werden die nicht durchgeführt wurden oder deren Daten vorab gelöscht wurden.

Die Löschungen werden erst nach dem Speichern in die Datenbank geschrieben.

Berechnete Summen anzeigen

Berechnungen erzeugen viele Einzeldaten wie Werte oder Buchungen. Oft ist die Gesamtsumme dieser Buchungen interessant oder die Summer der aktuell noch offenen Posten. Durch die Funktion “berechnete Summen anzeigen” werden für jede Berechnung diese Werte errechnet und in drei weiteren Spalten in der Liste angezeigt. Die Errechnung der Spalten kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Berechnungs-Parameter

Die einzelnen Parameter einer Berechnungen bestimmen alle Eigenschaften des Ablaufs. Große Sorgfalt sollte daher bei Änderungen herrschen. Sie können sich jederzeit an unsere Kundenbetreuung bei Fragen oder Unsicherheiten wenden.

Die Parameter einer Berechnung gliedern sich in verschiedene Abteilungen die sich am Ablauf der Berechnung orientieren.

Allgemein

  • Name: Ein sprechender Name für exakt diese Berechnung in diesem Zeitraum. Der Name wir im Regelfall auch als Buchungstext für die späteren Buchungen und Werte benutzt. Ein guter Name wäre “Steuerliches Ergebnis 2014” oder “Basiszinsen 2014M10”. Wenn der Name den Zeitraum enthält, wird der Name beim Kopieren von einer Periode zur nächsten Periode entsprechend geändert.
  • Berechnungsart: xpectoPro ermöglich sehr unterschiedliche Berechnungsarten
    • Gebührenabrechnung: Ziel ist die Berechnung von Gebühren, Kosten oder anderen Werte für einzelne Verträge die dann aber gesammelt an Empfänger weitergegeben werden. (z.B. Verwaltungsgebühren, Provisionsabrechnung zwischen Produkt und Alleinvertrieb)
    • Gewinnverteilung: Verteilung von Gewinnen, Verlusten an Verträge und Beteiligungen
    • Zinsberechnung: Durchführung einer Zinsberechnung
    • Entnahmeberechnung: Berechnungen für die regelmäßige Kapitalminderung in Verträgen (z.B. Entnahmepläne)
    • Forderungsberechnung: Berechnungen von Forderungen ggü. Endkunden (z.B. Darlehensfinanzierungen, Finanzierungsrunden …)
    • Anteilskauf: Berechnungen von Anteilskäufen oder Depoteinbuchungen auf Basis von Kapitalständen (z.B. Edelmetalle, Aktien, Anteile)
    • VertragsÜbertragung: Diese Berechnungsart wird im Normalfall nicht über den Berechnungsdialog durchgeführt. Die Berechnungsart wird intern vom Übertragungsmodul verwendet.
    • Beschreibung: Eine kurze Beschreibung der Berechnung für Anwender und Mitarbeiter.
    • Produkt: Für welches Produkt ist diese Berechnung angelegt
    • Wertart/Zusatz: Welche Wertart soll mit dieser Berechnung erzeugt werden
    • Ebene: Sollen die Berechnungen auf Vertrags- oder Beteiligungsebene ablaufen
    • Zeitraum: Der Zeitraum für die Summierung von Werten oder für die Auswertung von Salden, kann abweichend von der Periode sein
    • Buchungsdatum: Datum zu dem die Werte und Buchungen gebucht werden
    • Anlass: Der Anlaß der Berechnung. Der Wert kann für die Organisation der Berechnungen benutzt werden. (z.B. Erklärung, Prüfung …)

Ticketsystem

xpectoPro verfügt über ein integriertes Ticketsystem. Dieses finden Sie in der Software unter Hilfe -> Tickets. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten, Sie können entweder direkt über „Anlegen“ ein neues Ticket einpflegen oder über „Übersicht“ bestehende Tickets verwalten.

Ticket Anlegen

Wenn Sie direkt ein neues Ticket anlegen möchten, drücken Sie die Schaltfläche „Anlegen“. Dies öffnet zusätzlich zum xpecto Ticket-System, den Dialog zum Anlegen eines neuen Tickets.

Unter Betreff geben Sie bitte eine kurze, aussagekräftige Zusammenfassung ihres Anliegens ein. Bei Beschreibung können Sie ihr Anliegen ausführlicher darstellen. In der Beschreibung sollte stehen, wann genau (bei welchem Arbeitsablauf) es auftritt und auch in welchem Zusammenhang (Kunde, Vertrag, Produkt, Bericht, …). Bitte beschreiben Sie das Problem so exakt wie es Ihnen möglich ist um eine schnelle Abhilfe zu gewährleisten.

Abschließend können Sie ihr Ticket priorisieren.

Durch einen Klick auf den Button öffnet sich ein Popup, mit Erklärungen zu den einzelnen Prioritäten, wo Sie Ihre gewünschte Priorität auswählen können. Beachten Sie hierzu bitte auch die nachstehenden Erläuterungen.

Mit OK wir das neue Ticket erstellt und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt . Zeitgleich hierzu wird das Ticket in Ihrem System in der Übersicht angezeigt.

Ticket Übersicht

In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Tickets geordnet nach Priorität (farblich gekennzeichnet), sowie dem aktuellen Status der Bearbeitung.

Weiter Funktionen die in der Übersicht der Tickets verfügbar sind:

Funktion Beschreibung
Ein neues Ticket anlegen.
Ticket das bereits bei xpecto erfasst wurde, anhand der Nummer in die Ansicht aufnehmen.
Ticket löschen.
Ansicht aktualisieren.

Ticket - Stati

Status Beschreibung
Neu Ticket ist noch nicht in Bearbeitung.
Angenommen Ticket ist in Bearbeitung.
Prüfen Ticket ist fertig bearbeitet. Die Funktion kann nun vom Ersteller des Tickets geprüft werden.
Erledigt Ticket ist abgeschlossen.
Abgewiesen Ticket wurde gelöscht.

Tickets bearbeiten

Durch einen Klick auf den Button in der Zeile Ihres Tickets, öffnet sich der Dialog zum Bearbeiten des gewählten Tickets. Der Aufbau ist hier prinzipiell analog zur Ansicht beim Erstellen eines Tickets, jedoch sind hier etwas mehr Funktionen möglich.

Möglich Änderungen / Funktionen

Funktion Beschreibung
Betreff und Beschreibung sind wieder zur Bearbeitung freigegeben und können angepasst werden.
Ticket direkt im xpecto Ticketsystem öffnen.
Dateien(en) dem Ticket anhängen.
Ticket wird durch den Anwender geschlossen.
Geschlossenes Ticket erneut öffnen.

Mit OK werden die Änderungen gespeichert und direkt an das Ticketsystem von xpecto übermittelt .

vier Augen Prinzip


Achtung!

Diese Funktion setzt alle bestehenden Kontenverbindung auf ungültig, alle Konten müssen anschließen manuell geprüft und zur weiteren Verwendung wieder freigegeben werden. Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn dieses Verhalten gewünscht wird. Um alle bestehenden Konten im Status geprüft zu halten, wenden Sie sich bitte an den xpecto-Support.


Vier-Augen-Prinzip aktivieren (ab Version 3.10)


Diese Funktion kann in den erweiterten Einstellungen von xpectPro im Untermenü "Vier-Augen-Prinzip" aktiviert werden. Im Untermenü stehen zwei Unterpunkte zur Auswahl:

  • SecondSetOfEyesBankAccounts - aktiviert die Prüfung von Konten nach Änderungen oder Neuanlage.
  • SecondSetOfEyesSendPayments - aktiviert die Prüfung beim Versand von Zahlungen.




Vier-Augen-Prinzip Kontoverbindungen


Nachdem die Vier-Augen-Kontrolle in den Einstellungen aktiviert wurde sollte xpectoPro neu gestartet werden. In der Anwendung unter Kontoverbindungen stehen nun neue Felder zur Verfügung.


Diese beiden Feldgruppen geben Auskunft über den aktuellen Status einer zum Kunden hinterlegten Kontoverbindung. Folgende Kombinationen der Anzeige sind möglich:


Diese Anzeige ist regulär nur nach einem Update auf die Version 3.10 möglich. Die Kontoverbindung muss jedoch geprüft werden.


Die Kontoverbindung wurde geändert oder neu angelegt. Die Kontoverbindung muss zur weiteren Verwendung geprüft werden.


Die Kontoverbindung wurde geändert oder neu angelegt, geprüft und ist gültig.

Ob eine Kontoverbindung zur weiteren Verwendung geprüft werden muss, sehen Sie am Button Wird dieser rot dargestellt muss die Kontoverbindung geprüft werden.


Vier-Augen-Prinzip Zahlungen


Analog zu Kontoverbindungen kann auch das Übertragen von Zahlungsdateien durch das Vier-Augen-Prinzip abgesichert werden. In der Praxis bedeutet dass das Zahlungsdateien durch einen Anwender erzeugt, jedoch nur durch einen zweiten Mitarbeiter an die Bank übermittelt werden können. Ist das Vier-Augen-Prinzip aktiviert, wird ggfs. beim Versuch eine Zahlungsdatei zu übermitteln folgende Meldung angezeigt.

Favoriten


Auswahlliste - Favoriten


Die Funktion "Favoriten" ermöglicht die Anlage einer individuellen Favoriten-Liste, hierbei können Datensätze aus verschiedenen Gruppen herangezogen werden wie z.B.Produkte, Verträge, Personen usw. Die Favoriten können bequem über die Schaltfläche "Favoriten" innerhalb des Menü-Reiters "Stammdaten" gesetzt und aufgerufen werden.

Abbildung: Favoriten - Menue.

Um einen Datensatz in die Liste der Favoriten aufzunehmen muss dieser primär markiert werden. Über einen Klick auch "Favoriten hinzufügen" wird der Datensatz in die Liste der Favoriten aufgenommen. Der bifunktionale Button ermöglicht sowohl das hinzufügen von Datensätzen zur Liste, als auch die Anzeige der Liste der Favoriten.

Abbildung: Favoriten speichern/anzeigen.

Synchronisation

Inhalt

  1. Allgemeine Informationen
  2. Ablaufschema Synchronisation
  3. Windows Aufgabenplanung
  4. BatchJob erstellen

Allgemeine Informationen

xpectoOnline ist eine Cloud-Lösung, die speziell für eine einfache und sichere Kommunikation zwischen An-legerverwaltung und Kunden bzw. Vermittler konzipiert ist. Diese Online-Plattform ermöglicht es Ihnen Daten und Dokumente sicher und schnell mit Ihren Kunden oder Vermittlern über das Internet auszutauschen. Ebenso können Sie Ihre Kunden über neue Produkte informieren oder Zeichnungsprozesse abgebildet werden. Der Datenabgleich beider Systeme kann hierbei über zwei Wege erfolgen:


Ablaufschema Synchronisation

Bei der automatisierten Synchronisation, wird durch eine geplante Aufgabe des Betriebssystems, ein Script gestartet welches einen in xpectoPro hinterlegten BatchJob respektive Zeitplan abfrägt. Hat der in xpectoPro hinterlegt BatchJob seine Fälligkeit erreicht oder dieser ist überschritten, wird die Synchronisation gestartet. Um die automatische Synchronisation zu nutzen muss im Betriebssystem des Datenbankservers eine geplante Aufgabe (Task) angelegt werden der das Script startet, ferner muss in xpectoPro ein BatchJog angelegt werden.


Abbildung 1: Ablaufschema Synchronisation.


Windows Aufgabenplanung

Öffnen Sie über einen Rechtsklick auf das Windows-Zeichen in der Taskleiste das sogenannte Power-Menü. Rufen Sie dort die Systemsteuerung auf und wählen Sie dann anschließend den Eintrag Verwaltung aus. Das Explorer-Fenster, das sich dann öffnet, zeigt im rechten Abschnitt unter anderem die Aufgabenplanung, die Sie nun durch einen Doppelklick starten. Über einen Rechtsklick auf das Verzeichnis “Aufgabenplanungsbibliothek” können an diesem Punkt neue Verzeichnisse erstellt. Es empfiehlt sich für xpectoPro, hinsichtlich der Übersichtlichkeit, ein eigenes Verzeichnis zu erstellen.


Abbildung 2: Hauptansicht Windows Aufgabenplanung.


Wechseln Sie nun in das Verzeichnis xpectoPro, über einen Linksklick auf “Aufgabe erstellen” öffnet sich der Dialog zum Erstellen einer Aufgabe / Task.


Abbildung 3: Ordner erzeugen / Aufgabe erstellen.


Im Reiter “Allgemein” muss der Name sowie eine Beschreibung der Aufgabe angegeben werden, beides sollte so aussagekräftig wie möglich formuliert werden, dieses erleichtert die Suche nach Fehlern im Bedarfsfall. In den Sicherheitsoptionen muss ZWINGEND der Wert: “Unabhängig von der Benutzeranmeldung” gesetzt werden. Diese Einstellung garantiert die Ausführung der Aufgabe auch wenn kein Benutzer am System an-gemeldet ist. Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Anschluss mit “OK”.


Abbildung 4: Aufgabe allgemein.


Nachdem Name, Beschreibung und die Sicherheitsoptionen gesetzt wurden kann in den Reiter “Trigger” gewechselt werden. Um einen neuen Trigger zu erzeugen, klicken Sie bitte auf den Button “Neu…” Hier wird der Zeitplan, Intervall der Wiederholungen sowie Start- und Ausführungszeitpunkt gesetzt. In diesem Beispiel wird der Task jeden Tag, alle 30 Minuten für unbegrenzte Dauer ausgeführt. Die tägliche Wiederholrate in den erweiterten Einstellungen kann zwischen 5 und 60 Minuten gesetzt werden. Damit die geplante Ausgabe ausgeführt werden kann muss des Weiteren der Trigger auf “aktiviert” gesetzt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben zum Abschluss mit “OK”.


Abbildung 5: Trigger.


Nachdem die Einstellungen des Triggers mit “OK” bestätigt und gespeichert wurden, wird der Zeitplan in der Übersicht mit Status “Aktiviert” dargestellt.


Abbildung 6: AktiverTrigger.


Nachdem der Zeitplan der Ausführung gesetzt wurde, wechseln Sie bitte in den Reiter “Aktionen”. Über den Button “Neu…” kann einen neue Aktion erzeugt / gewählt werden. Wählen Sie hier bitte als Aktion “Programm starten”, als Programm / Skript muss hier der Pfad sowie der Dateiname “eAgenturNET” angegeben werden, diese befindet sich im Installations-Verzeichnis von xpectoPro. Nachdem der Pfad gesetzt wurde muss noch das Argument “/script=batchjobs” mit angegeben werden. Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben mit “OK”.


Abbildung 7: Aktion bearbeiten.


Nachdem die Aktion gespeichert wurde, wird diese in der Übersicht aller Aktionen angezeigt.


Abbildung 8: Übersicht Aktionen.


Der Reiter Bedingungen dient ausschließlich der Steuerung und Ausführung unter bestimmten Energie- und Netzwerkbedingungen. Da diese Optionen in einem “regulären” Serverbetrieb nicht vorausgesetzt werden, wird diese Funktion nicht beschrieben. Die Default Einstellungen sollten so wie gesetzt beibehalten werden.


Abbildung 9: Energieoptionen.


Hier werden allgemeine Einstellungen für die Aufgabe festlegen. So können Sie z.B. definieren, dass eine Aufgabe nach einer bestimmten Laufzeit automatisch beendet wird. Diese Einstellungen dienen dazu Aufgaben / Tasks abzubrechen die z.B. aufgrund eines Fehlers nicht regulär beendet werden können. Für die Synchronisation der Daten von xpectoPro können die Einstellungen wie gezeigt übernommen werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit “OK”.


Abbildung 10: Einstellungen.


Gegebenenfalls werden Sie an dieser Stelle zur Eingabe eines Kennwortes aufgefordert. Im Zweifelsfall erfragen Sie das Kennwort bei Ihrer EDV.



Die geplante Aufgabe wird nun mit Status “Bereit” in der Übersicht aller geplanten Aufgaben angezeigt und ist bereit zur Ausführung.

Abbildung 11: Übersicht geplante Aufgaben.


Über “Ausführen” in der Hauptansicht der geplanten Aufgaben kann diese getestet werden. Das Ergebnis des Laufes respektive Tests wird in der Spalte “Ergebnis der letzten Ausführung” angezeigt. Sollten hier Fehler auftreten, prüfen Sie bitte noch einmal alle Einstellungen der geplanten Aufgabe, Berechtigung des ange-meldeten Benutzers sowie ggfs. verwendete Netzlaufwerke.

Abbildung 12: Geplante Aufgabe testen.


BatchJob erstellen

Batchjobs sind automatisierte Prozesse, das bedeutet dass eine Folge von auszuführenden Befehlen vom Betriebssystem in einer Datei aufgeführt und für die Ausführung als eine einzelne Einheit vorgelegt wird. Der Prozess wird vom Betriebssystem automatisch im Hintergrund und zu einem festgelegtem Zeitpunkt ausgeführt. Die Spalte "Modul" greift hierbei auf bereits im xpectoPro hinterlegte Skripte zurück.


Abbildung 1: Hauptansicht BatchJobs.


Eine Neuanlege eines BatchJobs erfolgt über den Button "Batch-Jobs neu anlegen", anschließend muss das Modul und Script des BatchJobs gewählt werden. Das Format des aufzurufenden Moduls muss im Format "TT/Name des Moduls" angegeben werden. Der Name des Scriptes unterliegt keinem bestimmten Format und kann frei eingegeben werden. Eine Übersicht der verfügbaren Module und Scripte erhalten Sie im Modul "Skripte" von xpectoPro. Siehe hierzu auch Abbildung 2.


Abbildung 2: BatchJob erzeugen.


Modul und Skripte in xpectoPro. In der linken Ansicht werden alle verfügbaren Module angezeigt. Je nach selektieren Modul wird im rechten Fenster der Code des Moduls angezeigt. In diesem Beispiel wird die Funktion "Sync" im Modul "62/Codebase_BatchJobs" aufgerufen.


Abbildung 3: Module und Scripte.


Achtung! Ändern Sie Scripte niemals ohne vorherige Rücksprache mit dem Support von xpecto.

Im nächsten Schritt muss der Startzeitpunkt sowie der Intervall des BatchJobs gesetzt werden. Da die Ausführung des BatchJobs in xpectoPro überfällig sein muss, ist es notwendig den Zeitplan an die geplante Aufgabe anzupassen. Wählen Sie für die Ausführung des BatchJobs in xpectoPro einen geringfügig früheren Zeitpunkt wie die der geplanten Aufgabe, der Intervall der Wiederholungen sollte in xpectoPro und der geplanten Aufgabe identisch sein.


Abbildung 4: BatchJob Startzeit und Intervall.


Möglich Eingaben des BatchJob-Intervalls:

Format Beschreibung
hh:mm:ss Stunden:Minuten:Sekunden
hh:mm Stunden:Minuten
TTT Tage
TTT HH:MM:SS Tage Stunden:Minuten:Sekunden



Nachdem alle Eingaben vorgenommen wurden, speichern Sie den BatchJob über den Button "Speichern". Das Einrichten des BatchJobs ist damit abgeschlossen und wird zur nächsten angegebenen Laufzeit ausgeführt.


Abbildung 5: BatchJob speichern.



xpectoPro bietet eine Funktion zum Prüfen angelegter BatchJobs in der Applikation. Hierzu muss in der Übersicht der BatchJob, der geprüft werden sollte, markiert werden. Anschließend klicken Sie im Reiter "Allgemein" auf den Button "Script jetzt starten".


Abbildung 5: BatchJob prüfen.


Ist die Konfiguration des BatchJobs in Ordnung und Modul sowie Script vorhanden wird der Test mit einer Erfolgsmeldung quittiert. Im Falle eins Fehlers wird von xpectoPro eine Fehlermeldung ausgegeben, in diesem Fall prüfen Sie bitte erneut alle Angaben des BatchJobs sowie alle Einträge im Modul Skripte auf Richtigkeit.


Abbildung 5: BatchJob prüfen.


PeP Pruefung

xpectoPro stellt eine einfache Funktion zur Verfügung um vorhandene Personen oder Kunden in xpectoPro nach GwG als PEP zu klassifizieren. Politisch exponiert sind Personen, die wichtige öffentliche Ämter auf nationaler oder internationaler Ebene bekleiden respektive einer solchen Person familiär angehören.

Folgende öffentliche Listen werden zur Prüfung herangezogen:

  • Wikipedia List of important Poeple
  • EU Sanction List
  • Consolidated List oft he Government oft he UK
  • U.S. DEPARTMENT OF THE TREASURY
  • State Secretariat for Economic Affairs SECO
  • EveryPolitican.org
  • Abgeordnetenwatch.de

Beachten Sie bitte dass es sich hierbei um öffentliche Listen handelt. Xpecto ist nicht für den Inhalt verantwortlich und kann daher keine Garantie zur Vollständigkeit übernehmen.


PeP – Abfrage

In xpectoPro können Neuanlagen und bestehende Datensätze direkt in der Hauptansicht des Datensatzes geprüft werden. Die Prüfung erfolgt hierbei in der Ansicht "Adressen - Allgemein" über den Button "PEP prüfen".

Abbildung 1: PeP Einzelprüfung.

Um ein Ergebnis der Abfrage zu erhalten, muss mindestens der Nachname, Vorname oder Geburtsdatum gesetzt worden sein.

Im Anschluss wird eine Liste der Ergebnisse angezeigt. Um den PeP Status der Person in die Datenbank von xpectoPro zu übernehmen muss der Datensatz in der Ergebnisliste im Feld "Auswahl" selektiert werden. Über den Button "Ausgewählten Eintrag speichern" wird die Person in xpectoPro als PeP markiert. Der Button "Person ist kein PeP" entzieht den Status in der Datenbank von xpectoPro, sollte es sich bei dieser Person mittlerweile um keinen PeP mehr handeln.

Abbildung 2: Ergebnisliste der Abfrage.

Abbildung 3: PeP Status in xpectoPro.


PeP – Massenabfrage

Im Gegensatz zur Einzelprüfung, könne in xpectoPro ebenfalls komplette Selektionen geprüft werden. Dieses geschieht im Modul "Kampagne / Serienbrief" unter Verwendung der Funktion "Prüfung auf PeP und Sanktionen". Die PeP Massenprüfung über Kampagnen verläuft hierbei analog zu regulären Nutzung des Moduls Kampagnen, d. H. bevor diese Funktion genutzt werden kann, muss der Kreis der Empfänger festgelegt werden, z.B. alle Personen, nur Personen bzw. Kunden.

Erzeugen Sie zunächst eine neu Kampagne und benennen diese entsprechend. Als Typ der Kampagne wählen Sie bitte "Prüfung auf PeP und Sanktionen" und bestätigen mit "OK".

Abbildung 4: PeP-Kampagne erzeugen.

Abbildung 5: PeP-Kampagne erzeugen.

Für die Prüfung selbst ist in der Kampagne keine weiteren Einstellungen notwendig oder möglich, es muss lediglich noch der Empfängerkreis gesetzt werden, dieser wird nach entsprechender Auswahl, im Feld "Auswahl der Empfänger" angezeigt.

Abbildung 6: Auswahl Empfängerkreis.

Über den Button "Abfrage bearbeiten" wird der Empfängerkreis bzw. die zu Prüfenden Personen / Kunden festgelegt. Wählen Sie zunächst den Filter falls notwendig, z.B. einen PLZ Bereich, sollte die Prüfung nur für einen festgelegten PLZ Bereich durchgeführt werden.

Abbildung 7: Empfängerkreis Filter.

Da davon auszugehen ist dass alle Personen und/ oder Kunden geprüft und in xpectoPro ggfs. als PeP angezeigt werden sollen, kann der Filter übersprungen werden. Über den Butten "weiter" wechseln Sie in die Maske der verfügbaren Tabellen.

An dieser Stelle kann die Auswahl getroffen werden, welche Datensätze zur Prüfung übernommen werden sollen. Wird hier die Tabelle "Personen" gewählt, werden alle Adressdatensätze zur Prüfung herangezogen die in der Datenbank verfügbar sind, dabei spielt es keine Rolle ob mit diesem Datensatz eine Vertragsnummer verknüpft ist, es sich um einen Vermittler oder der Datensatz eine andere Verwendung hat.

Die Tabelle "Kunden" schränkt die Adressdatensätze auf Datensätze mit Kundennummer ein, es werden also nur die Adressdatensätze geprüft, mit der eine Kundennummer verknüpft ist.

Abbildung 8: Kunden / Personen.

Kundendatensätze sind reguläre Personendatensätze die lediglich mit einer Kundennummer verknüpft sind, d. H. alle Kunden sind primär auch Personen.

Nachdem die Auswahl der anzuzeigend Empfänger getroffen wurde, werden Sie über den Button "weiter" auf die Hauptansicht der Kampagne geleitet. Die Kampagne zur PeP Prüfung kann nun über die Schaltfläche "Start" gestartet werden. Die Anzeige und Klassifizierung der Personen ist hier analog zur Einzelprüfung, siehe Abbildung 2: Ergebnisliste der Abfrage.

xpectoOnline

  1. Über xpectoOnline
  2. WebPortal Grundkonfiguration
  3. Produktdaten aktualisieren
  4. Kundendaten aktualisieren
  5. Portalansicht anpassen
  6. Daten synchronisieren

Ueber

xpectoOnline ist eine Cloud-Lösung, die speziell für eine einfache und sichere Kommunikation zwischen Anlegerverwaltung und Kunden bzw. Vermittler konzipiert ist. Sie können aus xpectoPro direkt auf das Portal zugreifen, eine lokale Installation entfällt somit. Diese Online-Plattform ermöglicht es Ihnen Daten und Dokumente sicher und schnell mit Ihren Kunden oder Vermittlern über das Internet auszutauschen. Ebenso können Sie Ihre Kunden über neue Produkte informieren oder Zeichnungsprozesse abgebildet werden.

Portal Grundkonfiguration

Die Grundkonfiguration von xpectoOnline beginnt primär in den xpectoPro Einstellungen. Öffnen Sie bitte hierzu die "erweiterten Einstellungen" und suchen nach dem Schlagwort "Portal". Hier können nun verschiedene Einstellungen zur Sicherheit oder Anmeldung am Portal vorgenommen werden. Nachfolgend werden die Möglichkeiten der Eingabe im Detail erklärt. Alle Webserver-Adressen und Zugangsdaten werden von xpecto vergeben, diese werden Ihnen vorab zugestellt.


Abbildung 1: Konfiguration in den xpectoPro-Einstellungen.


Name Funktionsbeschreibung
AdditionalAllowedSSLCert Optionale Verwendung von SSL-Root Zertifikaten
CarrerWebLoginField Datenbankfeld für Vermittler-Login im Portal
CustomerWebLoginField Datenbankfeld für Kunden-Login im Portal
EncryptPasswords Passwörter werden verschlüsselt
SendEventsToCarePortalinbox Vermittlerereignisse automatisch uploaden
SendEventsToCustomerPortalinbox Kundenereignisse automatisch uploaden
WebServerAddress * Adresse des Webservers
WebServerAdressKDPortal * Adresse des Kundenportal-Servers
WebServerAdressVPPortal * Adresse des Vertriebspartner-Servers
WebServerKDPortalResetPasswordRequestReport Gibt den Report an, der verwendet wird um ein neues Kunden-Passwort anzufordern
WebServerKDResetPasswordSendReport Gibt den Report an, der verwendet wird um ein neues Kunden-Passwort anzufordern
WebServerVPPortalResetPasswordRequestReport Gibt den Report an, der verwendet wird um ein neues Vertriebspartner-Passwort anzufordern
WebServerVPResetPasswordSendReport Gibt den Report an, der verwendet wird um ein neues Vertriebspartner-Passwort anzufordern

*Wird Ihnen von xpecto mitgeteilt.





Abbildung 2: Login Kundenportal.


Nachdem alle Daten eingegeben wurden sollte die Applikation neu gestartet werden, das Portal kann nun genutzt werden. Zugänge zum Kundenbereich im Webportal können über den Button "Login" in der Kunden-Hauptansicht von xpectoPro getestet werden.

Achtung! Neuanlagen sind erst nach Sychronisieren der Daten mit dem Webserver im Portal verfügbar.

Produkt und Kundenereignisse

Produktdaten aktualisieren

Produkte können in xpectoPro mit allgemeinen Informationen hinterlegt werden, diese werden im Webportal unter Beteiligungen - Produktinformationen dargestellt und sind für alle Kunden frei verfügbar. Auf diesem Weg können Kunden einfach und ohne Zeitverlust über neue Produkte oder Änderungen informiert werden. Die Produktsparte erreichen Sie über die Navigation, Reiter "Produkte" in xpectoPro. Nachdem das gewünschte Produkt selektiert wurde, kann über den Reiter "Dokumente" eine beliebige Anzahl an Dokumente hinterlegt werden. Damit das/die Dokumente im Portal zur Verfügung stehen muss als Ereignis zwingend "Downloadcenter" sowie "Öffentlich" ausgewählt werden.


Abbildung 5: Produkt - Dokumente.



Abbildung 6: Details Dokumente.



Abbildung 7: Details Webportal.

Kundendaten aktualisieren

Ereignisse des Kunden werden automatisch in den entsprechenden Kundenbereich am Webserver hochgeladen. Voraussetztung hierfür ist dass das Dokument bzw. Ereignis des Kunden auf "Öffentlich" gesetzt wurde. Ereignisse die nicht auf "Öffentlich" gesetzt werden, stehen dem Kunden im Portal nicht zur Verfügung. Ereignisse des Kunden erreichen Sie in der Hauptansicht von xpectoPro über den selektieren Kunden/ Beteiligung oder Vertrag, Reiter "Ereignisse".


Abbildung 8: Ereignisse des Kunden auf Kundenebene.


Ereignisse analog der Ereignisse in xpectoPro, werden dem Kunden im Portal im Reiter "Akte" angezeigt.


Abbildung 9: Ereignisse des Kunden im Portal.


Postbox


xpectoPro bietet die Möglichkeit Kunden aktiv über wichtigste Ereignisse zu informieren, ähnlich einer E-Mail Funktion werden dem Kunden im Webportal neue Nachrichten signalisiert und gelesene in der Postbox abgelegt. Im Gegensatz zum E-Mail können gelöschte Nachrichten jedoch nicht wiederhergestellt werden. Ein Versand an Postboxen ist an die Exportfunktion "eService Upload" gebunden, diese Funktion wird in alle Dialogen zur Auswahl angeboten, mit dem Daten aus xpectoPro ausgegeben werden können z.B. in der Liste der verfügbaren Drucker. Um eine Benachrichtigung an die Postbox des Kunden zu versenden, muss ein Kunde, Beteiligung oder Vertrag ausgewählt werden, analog zur Auswahl eines Druckers muss der Dienst "eService Upload" gewählt werden. Nach dem Export wird dem Kunden im Portal der Eingang neuer Nachricht(en) signalisiert.


Abbildung 9: Bericht und Upload.

Achtung! Anders als andere Korrespondenz zum Kunden wird ein Upload an die Postbox NICHT als Ereignis abgelegt und archiviert. Um den Upload an eine Postbox als Ereignis abzulegen, muss in der Berichtsvorschau das Feld "Dokument archivieren" aktiviert werden.


Posteingänge werden dem Kunden im Portal im Reiter "Postbox" angezeigt.


Abbildung 11: Postbox Webportal.

Anpassung der Portalansicht

xpectoPro gestattet bis zu einem gewissen Grad Anpassungen der Portalansicht, die vom Benutzer selbständig durchgeführt werden können. Beachten Sie bitte dass tiefere Änderungen, Kenntnisse der Programmierung voraussetzten und ggfs. kostenpflichtig durch den Support von xpecto umgesetzt werden müssen. Anpassungen der Portalansicht werden in xpectoPro im Modul "Oberflächen" im Reiter "System" vorgenommen. Wechseln Sie hier bitte in der Navigation auf den Reiter "Web-Portal".




In der Navigation werden nun alle Elemente des Portals angezeigt, alle Einträge die im Namen "Web_KD" (Kunden) und "Web_VP" (Vermittler) enthalten beschreiben die Oberfläche des Webportals. Einträge die im Namen "XForm" enthalten beschreiben die Funktion und dürfen nicht geändert werden.




Im Detail beschreiben nachfolgende Einträge den Aufbau des Portals:

Oberfläche Kundenportal in xpectoPro Funktionsbeschreibung Funktion im Portal
Web_Tabs_Customer Aufbau der Menüleiste Menüleiste
Web_KD_Start Portal Startseite Portal Startseite
Web_KD_Vertraege Beteiligungen des Kunden (Menüleiste) Beteiligungen -> Meine Beteiligungen
Web_KD_Prozesse Offene Zeichnungsprozesse des Kunden (Menüleiste) Zeichnungsvorgänge
Web_KD_Produkte Zeichnungsprozess des Kunden (Menüleiste) Zeichnungsvorgänge -> Beitrittserklärung
Web_KD_Produktdaten Übersicht der Produkte (Menüleiste) Beteiligungen -> Produktdaten
Web_KD_Posteingang Korrespondenz an den Kunden (Menüleiste) Postbox
Web_KD_PasswortAendern Dialog zum Ändern des Kennwortes (Menüleiste) Stammdaten -> Passwort ändern
Web_KD_Onlineabstimmung Funktion zur Onlineabstimmung (Menüleiste) Onlineabstimmung
Web_KD_Kontakte Ansprechpartner des Kunden (Menüleiste) Kontakt -> Mein Anprechpartner
Web_KD_Kontakte Kontaktformular (Menüleiste) Kontakt -> Kontaktformular
Web_KD_Ereignisse Dokumente Kunde/Vertrag (Menüleiste) Akte
Web_KD_Dokumente Allgemeine Informationen zur Beteiligung (Menüleiste) Beteiligung -> Produktinformation
Web_KD_Daten Adress- und Steuerdaten des Kunden (Menüleiste) Stammdaten -> Persönliche Daten
Web_Html_Postident Identifizierung des Zeichnungs-Prozess über PostIdent (Menüleiste) Zeichnungsvorgänge -> PostIdent
Oberfläche Vermittlerportal in xpectoPro Funktionsbeschreibung Funktion im Portal
Web_Tabs Aufbau der Menüleiste Menüleiste
Web_VP_Start Startseite Vermittlerportal Portal Startseite
Web_VP_ELANFO Übersicht der Verträge des Vermittlers (Menüleiste) -> Onlinezeichnung





Menü anpassen


Der Eintrag "Web_Tabs_Customer" beinhaltet die Startseite nach dem Login sowie die Anordnung und Namensgebung des Menüs im Webportal. An dieser Stelle kann das Menü nach eigenen Bedürfnissen gruppiert und benannt werden. Die Anweisung "tabgroup" am Anfang und Ende eines Blocks führt die gewählten Tabs zu einer Gruppe zusammen, diese können nach belieben neu zusammengestellt oder benannt werden, es muss lediglich der gewünschte Tab mit eingefügt werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Name Funktionsbeschreibung
tabgroup Name der Tabgruppe
caption Name des Tabs / der Tabgruppe
contents Aufruf Seite
tab single Tab






Seiteninhalt anpassen


Textänderungen im Webportal können relativ einfach in der entsprechenden Seite durchgeführt werden. Dieses Beispiel beschreibt die Seite "KD_Start". Auf welcher Seite im Portal Sie sich definitiv befinden entnehmen Sie bei Bedarf der Adresszeile Ihres Browsers.

Daten synchronisieren

Um die Datenstände zwischen lokalem Server und Webserver zu synchronisieren, muss in xpectoPro der Dienst "Synchronisation" gestartet werden. Dieser Dienst kann manuell oder auch per Hintergrunddienst automatisiert gestartet werden. Nachdem der Dienst gestartet wurde, wird eine Übersicht aller verfügbaren Tabellen in xpectoPro angezeigt. Hier können nun die Tabellen selektiert werden die für beide Systemen synchronisiert werden sollen. Je nach Tabellengröße und gewählten Tabellen kann die Synchronisation nach dem Start einige Zeit in Anspruch nehmen, default werden im Synchronisations-Dialog in xpectoPro alle Tabellen zum Abgleich vorgeschlagen. Die Funktion "Synchronisation" erreichen Sie über den Reiter "Werkzeuge" in der Hauptansicht von xpectoPro.




Nach Starten der Funktion wird der Synchronisations-Dialog angezeigt. In der Kopfzeile des Dialogs werden bereits einige wichtige Filter vorgegeben. Es können alle Tabellen selektiert bzw. deselektiert werden, nur Felddefinitionen übertragen, Löschungen und Änderungen abgeholt oder übertragen werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit einen individuelle Definition zu benennen und als Profil zu speichern, diese kann für zukünftige Synchronisationen jedes mal wieder aufgerufen werden.


Löschungen durch Kunden sind seitens des Webservers nicht möglich. Es steht daher bei der Synchronisation ausschließlich die Funktion "Löschungen übertragen" zur Verfügung.

Filter in xpectoPro Funktion
Alle Tabellen synchronisieren Alle Tabelle der Übersicht selektieren / deselektieren
Felddefinitionen übertragen Nur Felddefinitionen an den Webserver übertragen
Löschungen übertragen Nur Löschungen des lokalen Systems an den Webserver übertragen
Änderungen abholen Es werden nur Änderungen vom Webserver abgerufen (Zeichnungen oder Änderungen Kunden- Adressdaten)
Änderungen übermitteln Änderungen des lokalen Systems an den Webserver übermitteln
Profil Speichern und benennen des manuellen Filters
Manueller Filter Hier können Tabellen angegeben werden. Mehrfacheingaben mit dem Separator Komma sind möglich
Tabellen für manuelle Filterung Funktion
91 (System) Änderungen der Weboberfläche oder Inhalt an Webserver übertragen
21 Produktdaten synchronisieren
10 Kundendaten synchronisieren
B0 Name und Adressdaten synchronisieren
20 Vertragsdaten synchronisieren
60 Vertragsbuchungen synchronisieren
70 Ereignisse der Verträge synchronisieren
72 Ereignisse der Kunden synchronisieren

aifExpert

  1. Über aifExpert
  2. Installation
  3. Startmenue
  4. Risikomanagement
  5. Meldewesen
  6. Portfoliomanagement
  7. Liquiditaetsmanagement
  8. Berichtswesen
  9. Hilfe
  10. System
  11. Funktionen
  12. Versionen

Ueber

aifExpert ist das erste elektronische Softwareprodukt, das Informationen und strukturierte Abläufe aus allen Unternehmensbereichen für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben schafft. Das elektronische Multitalent enthält Auswertungen und Berichte für die interne & externe Berichtserstattung und Weitergabe an behördliche Aufsichtsgremien.

Die Software aifExpert ist modular aufgebaut. Alle Module des aifExpert sind ineinander verwoben und benutzen die vorhandene Datenbasis wechselseitig. So können sich zum Beispiel Risiken direkt auf Posten des Liquiditätsmanagements beziehen. Oder Werte für die entsprechenden Meldungen direkt aus dem Liquiditätsmanagement verwendet werden.

aifExpert knüpft nahtlos an das System von xpectoPro an und kann an weitere Systeme angebunden werden.

Funktionsumfang

aifExpert Funktionsumfang


Risikomanagement

Erfassung & Controlling der Risiken

Im Bereich des Risikomanagements ermöglicht aifExpert ein umfassendes Risikocontrolling.


Liquiditätsmanagement

Erfassung & Controlling der Liquidität

Im Liquiditätsmanagement erlaubt aifExpert die Erstellung und Verwaltung von Geschäftsplänen der verwalteten AIFs.


Portfoliomanagement

Erfassung & Controlling der Assets

Im Portfoliomanagement unterstützt der aifExpert die Verwaltung der erworbenen Vermögensgegenstände der AIFs.


Meldewesen

Meldungen an BuBa, BaFin & BZSt

Im Bereich des Meldewesens ermöglicht aifExpert automatisierte Meldungen an die Bundesbank, die BaFin/Esma und das Bundeszentralamt für Steuern.


Berichtswesen

Berichte & KPIs & Auswertungen

Im Berichtswesen des aifExpert können umfassende Berichte und Auswertungen aus den wichtigsten Bereichen adhoc oder automatisiert erzeugt werden.


Installation

Beschreibung und Download

Die Software aifExpert basiert auf einem Client-Server-Modell in Form einer Microsoft Windows basierten Client-Applikation, welche mit einer zentralen Datenbank verbunden ist.

Dieses Handbuch beschreibt keine administrativen Aufgaben wie zum Beispiel die Konfiguration von Einstellungen oder das Hinterlegen von Berechnungsskripten. Ebenso wenig wird auf die Installation und Einrichtung von serverseitigen Komponenten wie Microsoft SQL-Server oder das Anlegen von Datenbanken und die Definition von Datenstrukturen eingegangen. All diese Tätigkeiten sind nicht Aufgabe des Anwenders, diese werden vom xpecto Kundensupport vor Ort oder per Fernwartung durchgeführt, da hierfür tiefgreifende Kenntnisse der Software und teilweise sogar Programmierkenntnisse notwendig sind.

In diesem Handbuch wird nur die Installation der Client-Applikation und die Herstellung der Verbindung zu einer bestehenden Datenbank beschrieben.

Download

Eine aktuelle Installationsdatei steht unter folgender Adresse zum Download bereit:

https://www.xpecto.de/down/aifExpert.msi (64Bit)

https://www.xpecto.de/down/aifExpert_x32.msi (32Bit)

Für die Installation von aifExpert werden Administratorrechte benötigt.


Systemvoraussetzungen

Prinzipiell können sämtliche Komponenten von aifExpert (Client, Datenbankserver) auf einem Rechner installiert werden (Einzelplatz). In diesem Fall gelten die Systemvoraussetzungen ähnlich wie für den Datenbankserver. Bei mehreren Benutzern bzw. Clients werden die Komponenten auf mehreren unterschiedlichen Rechnern installiert. Informationen und Empfehlungen für eine mögliche Aufteilung und Konfiguration entnehmen Sie bitte den folgenden Informationen. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Angaben in diesem Dokument lediglich geschätzte Mindestanforderungen darstellen.

Minimal (Einzelplatz)

  • Datenbank:
    • Microsoft SQL Server Express 2008 R2 oder neuer
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7
    • Prozessor: Dual Core Intel i5
    • Arbeitsspeicher: 4 GB
    • Festplatte: 10 GB
  • Fileserver:
    • Ablage von Dateien auf Arbeitsplatz
    • Lokales Verzeichnis/Einzelplatz
  • Arbeitsstation:
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7 / 8 / 8.1 / 10
      • Prozessor: Intel oder vergleichbare CPU mit mindestens 1GHz (siehe Erläuterungen 3.)
      • Arbeitsspeicher: mindestens 4 GB
      • Grafikkarte: Empfohlen mindestens 16Bit Farbtiefe und 1024x768 Bildpunkte
      • Festplatte: mindestens 200 MB
    • Software: .NET Framework 4.6
      • Administratorrechte für Installation
      • Hauptbenutzerrechte für Betrieb
  • Umgebung:
    • Einzelner Rechner mit Datenbank, Fileablage und Client

Optimal

  • Datenbank:
    • Microsoft SQL Server Standard (oder höher) 2012, 2014, 2016
    • Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2012 oder neuer
    • Prozessor: 6-8 XEON Cores (siehe Erläuterungen 4.)
    • Arbeitsspeicher: 32 GB RAM (empfohlen werden min. 1,5 x DB-Größe) (siehe Erläuterungen 1. und 2.)
    • Festplatte: 200 GB
  • Fileserver:
    • Festplatte: 1.000 GB
    • UNC-Pfad exklusiv für aifExpert (z.B. \Server1\aifExpert)
    • Integriertes Rechtesystem Active Directory
  • Arbeitsplatz (Standalone):
    • Betriebssystem: Microsoft Windows 7 / 8 / 8.1 / 10 64 Bit
    • Arbeitsspeicher: 8 GB
    • Prozessor: Dual Core Intel i5 oder besser
    • Festplatte: 500 MB
    • Software: .NET Framework 4.6
  • Arbeitsplatz auf TerminalServer Ms/Citrix
    • Betriebssystem: Microsoft Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2, 2016
    • Arbeitsspeicher: 2-4 GB je User (concurrent) auf dem TerminalServer
    • Prozessort: XEON
    • Festplatte: 2 GB
    • Software: .NET Framework 4.6
    • Alternativ auch als RemoteApp
    • Alternativ auch als Windowless (für Batchjobs)
  • Umgebung:
    • Gigabit-Netzwerk
    • Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung Active Directory
    • Netzwerktechnische „Nähe“ zwischen Datenbank und Client

Freigabe

Für aifExpert muss eine Freigabe (z.B. aifExpert) als UNC-Pfad (\SERVER\aifExpert) auf einem beliebigen Server eingerichtet werden. Alle aifExpert-User benötigen Vollzugriff auf diesen Ordner und sämtliche Unterordner (Update, Reports, Temp, Export, Archiv, Bank, Belege).

Serverparameter

  • Serverrollen:
    • public
  • Datenbankrollen:
    • Administratoren und Updateberechtigte
      • db_datareader
      • db_datawriter
      • db_ddladmin
      • db_securityadmin
      • EAUser
    • Benutzer
      • db_datareader
      • db_datawriter
      • EAUser

Erläuterungen

  • 1 Die Größe des empfohlenen Arbeitsspeichers ist wesentlich von der Anzahl der Benutzer bzw. Clients abhängig,
  • 2 Die Datenbank sollte in den Hauptspeicher passen.
  • 3 Hier sind mindestens 2 Kerne notwendig, empfohlen sind 4 Kerne oder mehr.
  • 4 Für die CPU-Performanz ist immer die Performanz eines einzelnen Kerns relevant. Setzen Sie auf jeden Fall mehrkernige Datenbankserver ein, um Hintergrundprozessen ausreichend Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Wir empfehlen min. 4 Kerne.

Installation der Software

Starten Sie die heruntergeladene Datei aifExpert.exe von der xpecto Website.

Als Benutzer von Microsoft Windows bestätigen Sie die Sicherheitswarnung, die auf einen unbekannten Herausgeber hinweist mit Ausführen und die darauf folgende Sicherheitswarnung der Benutzerkontensteuerung mit Zulassen.

Das Setup beginnt nun mit der Vorbereitung der Installation und entpackt die aifExpert Installationsdateien.

In dem darauf folgenden Dialog bestimmen Sie den Ordner, in welchem aifExpert installiert werden soll. Es wird empfohlen, den vorgeschlagenen Ordner beizubehalten. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter.

Bestätigen Sie die Installation mit Weiter, um die Installation zu starten. aifExpert wird nun auf Ihrem Rechner installiert.

Beenden Sie die Installation mit der Schaltfläche Fertigstellen. Bei Problemen während der Installation wenden Sie sich bitte an den xpecto Kundensupport.

Zum Starten von aifExpert klicken Sie im Startmenü auf den Eintrag aifExpert.


Verbindung zur Datenbank herstellen

Alle benötigten Einstellungen, um die aifExpert Client-Applikation mit einer Datenbank zu verbinden, sind in einer xpecto Einstellungsdatei gespeichert.

Durch Doppelklick auf eine von Ihrem Administrator oder dem xpecto Kundensupport zur Verfügung gestellten Einstellungsdatei wird aifExpert mit den entsprechenden Einstellungen gestartet und automatisch mit der richtigen Datenbank verbunden.


Datenbank und Lizenz aktivieren

Im Regelfall sollten bei der Lizenzierung keine Probleme auftreten. Die Registration des Systemowners, der Datenbank sowie der Lizenz läuft im Normalfall selbständig durch und muss nur noch bestätigt werden. Ausnahmen bilden ggfs jedoch Netzwerke mit Proxy-Servern oder sonstigen Routing-/ Sicherheitseinstellungen. Sollte die Lizenzierung automatisiert durch die Applikation nicht möglich sein, werden Sie wie im folgenden Dialog darauf hingewiesen welche Funktionen nicht ordnungsgemäß abgearbeitet werden konnten.

Falls Sie im Netzwerk einen Proxy-Server betreiben,bestätigen Sie bitte den Button "Online aktivieren" manuell. Im Anschluss wird Ihnen ein Dialog angezeigt, bei dem Sie den Proxy-Server per Hand eintragen können. Bitte bestätigen Sie alle Dialoge mit "OK" und bestätigen den Button "Online aktivieren" erneut.

Sollten alle Versuche Scheitern oder Ihnen ist die Adresse des Proxy-Server nicht bekannt, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit die Registrierung direkt über den Browser im Internet vorzunehmen. Setzten Sie hierzu das Häkchen "mit Internetbrowser", im weiteren Dialog klicken Sie bitte auf die Auswahl "im Browser öffnen". Ihnen wird nun vom xpecto Lizenz Server ein Datenbankschlüssel angezeigt, bitte kopieren Sie diesen so wie er Ihnen angezeigt wird vollständig und fügen diesen, wie unten markiert im großen Dialogfenster ein. Anschließend bestätigen Sie den Schlüssel über den Button "Aktivierung speichern".

War die Aktivierung der Datenbank erfolgreich, wird Ihnen folgender Dialog angezeigt.

Analog zur manuellen Aktivierung der Datenbank ist die Registrierung der Lizenz durchzuführen. Beachten Sie bitte hierzu folgenden Ablauf:

  1. Aktiveren Sie die Option "mit Internetbrowser".
  2. Kopieren Sie den kompletten Inhalt der Ihnen wie unten im Fenster 2 dargestellt wird in die Zwischenablage.
  3. Betätigen Sie die Schaltfläche "im Browser öffnen" und fügen den Wert der Zwischenablage in das Fenster dass Ihnen im Browser dargestellt wird und bestätigen Sie abschließend mit "absenden". Kopieren Sie den zurückgelieferten Lizenzschlüssel, vollständig in die Zwischenablage.
  4. Bitte fügen Sie hier den Lizenzschlüssel ein, der Ihnen im Browser zurückgeliefert wurde.
  5. Abschließend bestätigen Sie den Lizenzschlüssel über die Schaltfläche "Lizenz speichern".

War die Lizenzierung erfolgreich, wird Ihnen folgender Dialog angezeigt.


Startmenue

Nach dem Start des aifExpert öffnet sich das Startmenü. Aus dem Startmenü heraus können die entsprechenden Module aufgerufen werden. Der Bereich Meldewesen ist dabei als Drop-Down-Menü implementiert. Ein Klick auf die Meldewesen-Schaltfläche zeigt die Schaltflächen der bisher umgesetzten Melde-Module an. Im unteren Bereich finden sich Informationen zur aktuellen Serververbindung, der Datenbank, dem User sowie der verwendeten Bit-Version des aifExpert.

aifExpert Funktionsumfang

Risikomanagement

Inhalt

  1. Allgemeine Informationen
  2. Ablaufschema Synchronisation
  3. Windows Aufgabenplanung
  4. BatchJob erstellen

Uebersicht

aifExpert unterstützt die KVG den vielfältigen Anforderungen des KAGB und der MaRisk zu begegnen und bietet vielfältige Funktionen das Risikomanagement zu gestalten. Um den Anforderungen nach einer umfassenden und detaillierten Betrachtung des Risikoprofils und einer benutzerfreundlichen Verwaltung der Risiken gerecht zu werden, bietet aifExpert entlang der Risikomanagement-Prozesse

  • Risikoerfassung
  • Risikosteuerung
  • Risikobewertung
  • Risikoüberwachung
  • Risikokommunikation

umfangreiche Methoden, Oberflächen und Funktionalitäten.

Erläuterung

Risikomanagement ist heutzutage als eine notwendige Unternehmenstätigkeit zu betrachten. Ein fundiertes und kontinuierliches Risikomanagement kann den Unternehmenserfolg steigern und die Unternehmensexistenz sichern. Der Begriff „Risiko“ wird als wahrscheinliche Abweichung vom geplanten und eingetretenen Ereignis definiert. Im engeren Sinne wird dabei die negative Abweichung - die Gefahr - verstanden. Risiken können mithilfe von verschiedenen Unterscheidungskriterien in Risikoarten eingeordnet und ähnliche Risiken in Risikokategorien zusammengefasst werden.

Nach MaRisk (AT 4.3.2) müssen die Risikosteuerungs- und -controllingprozesse gewährleisten, dass die wesentlichen Risiken – auch aus ausgelagerten Aktivitäten und Prozessen – frühzeitig erkannt, vollständig erfasst und in angemessener Weise dargestellt werden können.

Nach KAGB § 28 Abs. 1 hat die KVG über ein angemessenes Risikomanagementsystem zu verfügen und nach § 29 Abs. 1 eine dauerhafte Risikocontrollingfunktion einzurichten und aufrechtzuerhalten.


Risikoerfassung

Durch die strukturierte Anlage eines Risikokataloges, von Ebenen, einer hierarchischen Struktur der einzelnen Risikoobjekte, sowie der unterschiedlichen zugrunde liegenden Parameter, kann einer umfangreichen und strukturierten Risikoerfassung Rechnung getragen werden.

Risikokatalog

Diese Stammdaten bilden die Grundlage für den sinnvollen und effektiven Umgang sowie einen definierten Rahmen für die Bewertung von Risiken.

Um eine sofortige Benutzung des aifExpert zu ermöglichen, wird ein standardisierter Risikokatalog sowie alle notwendigen Parameter bei der Installation ausgeliefert. Der Katalog sowie die Parameter wurden gemeinsam mit einer KVG erarbeitet und können flexibel je nach Anforderung angepasst und verändert werden.

Erläuterung

Die Möglichkeiten, den Begriff "Risiko" zu definieren und Risikoarten und -kategorien festzulegen, sind vielfältig. Daher ist die Vorgabe eines einheitlichen und fassbaren Risikoverständnisses und -kataloges im Unternehmen aufgrund der unterschiedlichen Wahrnehmungen von Risiken durch jeden einzelnen Risikoverantwortlichen essenziell für ein einheitliches Verständnis. Nur durch eine einheitliche Systematik können die Informationen sinnvoll genutzt, interpretiert und analysiert werden.


Risikokategorien

Im Risikokatalog werden die Risikoarten - eingruppiert in Risikokategorien - übersichtlich aufgelistet. Bei der Auswahl / Anlage einer Risikokategorie kann diese mit einer Beschreibung versehen werden.


Risikoarten

Innerhalb einer Risikokategorie kann eine beliebig große Anzahl an Risikoarten hinterlegt werden. Die Risikoarten selbst können mit vielfältigen Informationen hinterlegt werden.

Essenziell und wichtig für den weiteren Prozess ist die Verknüpfung mit einer Ebene. Dabei sollte bestimmt werden, innerhalb welcher Ebene dieses Risiko auftreten kann (z.B. AIF, Emmitent, Asset etc.).

Weiterhin kann hinterlegt werden innerhalb welcher Phase dieses Risiko auftreten kann.

Zusätzliche Textfelder ermöglichen die Beschreibung der Risikoart sowie Bearbeitungshinweise für diese zu hinterlegen.


Phasen

Im Reiter "Phasen" können beliebig viele Phasen hinterlegt werden. Diese bilden den Lebenszyklus eines AIF ab. Durch die Hinterlegung der Phasen je Risikoart im Risikokatalog (d.h. welche Risikoart kann in welcher Phase vorkommen) kann letztendlich in der Risikoüberwachung eine spezifische Risikobetrachtung anhand der jeweiligen Phase erfolgen.


Schadenshöhen

Im Reiter "Schadenshöhen" können beliebig Schadenshöhen hinterlegt werden. Neben der Benennung werden Faktoren hinterlegt, die bestimmen in welchem prozentualen Rahmen diese Schadenshöhe gilt. (z.B. 15% Schadenshöhe ist innerhalb der Stufe "gering" einzuordnen, da "gering" von 0% - 20% gilt). Mithilfe dieser 5-stufigen Skala und der 5-stufigen Skala der Wahrscheinlichkeiten können letztendlich fünf Risikoklassen gebildet und in eine Risikomatrix eingeordnet werden (siehe Risikoüberwachung).

Die Kategorisierung der Risikoklassen ist innerhalb des Reiters "Schadenshöhen" flexibel möglich.

Erläuterung

Die Schadenshöhe wird definiert als qualitatives Maß für die möglichen Folgen / Konsequenzen eines Risikos. Die Bestimmung der Schadenshöhe eines Risikoereignisses ist normalerweise nicht exakt möglich. Deshalb werden oft qualitative Skalen für seine Beschreibung verwendet. Diese Skalen können auch zur späteren Einordnung in eine Risikomatrix verwendet werden.


Wahrscheinlichkeiten

Im Reiter "Wahrscheinlichkeiten" können beliebig Eintrittswahrscheinlichkeiten hinterlegt werden. Neben der Benennung werden Faktoren hinterlegt, die bestimmen in welchem prozentualen Rahmen diese Stufe gilt. (z.B. 10% Wahrscheinlichkeit ist innerhalb der Stufe "unwahrscheinlich" einzuordnen, da "unwahrscheinlich" von 0% - 20% gilt). Mithilfe dieser 5-stufigen Skala und der 5-stufigen Skala des Schadensaumaßes können letztendlich fünf Risikoklassen gebildet und in eine Risikomatrix eingeordnet werden (siehe Risikoüberwachung).

Erläuterung

Die Eintrittswahrscheinlichkeit ist eine Angabe über die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Risikoereignis innerhalb eines bestimmten Zeitraums eintritt. Die Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikoereignisses ist normalerweise nicht exakt möglich. Deshalb werden oft qualitative Skalen für seine Beschreibung verwendet. Diese Skalen können auch zur späteren Einordnung in eine Risikomatrix verwendet werden.


Prognosen

Im Reiter "Prognosen" können beliebig viele Prognose-Arten hinterlegt werden. Je Prognose-Art wird dabei eine Bezeichnung sowie Faktoren je Zeitraum hinterlegt. Diese Faktoren können mithilfe von Schiebereglern positiv wie auch negativ eingestellt werden. Verwendet werden die Prognose-Arten letztendlich bei der Risikobewertung. Dabei kann bei einer Bewertung eines Risikos eine Prognose-Art hinterlegt werden. Anschließend kann im Rahmen der Risikoüberwachung eine Prognose für den jeweiligen Zeitraum erstellt werden. Dabei werden die entsprechenden Kennzahlen mit dem jeweiligen Faktor der zugrunde liegenden Prognose-Art berechnet.

Beispiel 1: Im Rahmen der Risikoüberwachung wird eine Risikoprognose für den Zeitraum "6 Monate" erstellt. Das Risiko1 mit dem gewichteten Risikowert 1.000 € und Prognose-Art "Progressiv" wird berechnet. 1.000 x 1,02 (2% Prognose-Faktor) = 1.020 € gewichteter Risikowert im Prognose-Zeitraum "6 Monate" Beispiel 2: Im Rahmen der Risikoüberwachung wird eine Risikoprognose für den Zeitraum "1 Jahr" erstellt. Das Risiko1 mit der gewichteten Risikowert 1.000 € und Prognose-Art "Progressiv" wird berechnet. 1.000 x 1,02 (2% Prognose-Faktor) x 1,04 (4% Prognose-Faktor) = 1060,80 € gewichteter Risikowert im Prognose-Zeitraum "1 Jahr"


Ebenen

Die hinterlegten Ebenen sollen zur Gruppierung dienen und stellen die Betrachtungsgruppe dar (z.B. AIF, Emittenten etc.). Die Ebenen sind essenziell und voraussetzend für die Anlage von Risikoobjekten. Durch diese Eingruppierung können im Prozess des Risikomonitoring Kennzahlen und Informationen je Ebene evaluiert und analysiert werden.


Risikoobjekte

Die einzelnen gepflegten Risikoobjekte stellen das jeweilige zu betrachtende Objekt dar und müssen zu einer Ebene zugeordnet werden.

Jedes Objekt kann mit einem Produkt, Asset oder Gesellschaft aus den anderen Modul verknüpft werden und zusätzlich mit weiteren Kennzahlen wie Investition und Unternehmenswert hinterlegt werden. Die Verknpüpfung des Risikoobjektes wird dabei für die Verbindung zu den anderen Modulen benötigt. So ist damit möglich, Risiko- mit Liquiditätskennzahlen zu verknüpfen.

Im unteren Bereich können durch die Beziehungsfunktionalität Hierarchie-Strukturen etabliert und beliebig viele Abhängigkeiten & Wechselbeziehungen gepflegt werden.

Daneben können im Falle einer Insolvenz des Objektes im Bereich der "Insolvenz" zwei Funktionen angestoßen werden. Im Bewertungslauf (Diese Funktion ist für Insolvenzen im laufenden Jahr gedacht) werden jegliche Risiken des Objektes mit Ausnahme des Unternehmensrisiko deaktiviert. Beim Unternehmensrisiko wird eine neue Bewertung angelegt mit den Parametern (Schadenwirkung = 1 €; Wahrscheinlichkeit = 100%; Schadenshöhe= 100%). Im Abschreibungslauf (Diese Funktion ist für bereits durchgeführte oder vergangene Insolvenzen gedacht) wird zu jedem Risiko eine neue Bewertung mit den Parametern (Schadenwirkung = 1 €; Wahrscheinlichkeit = 100%; Schadenshöhe= 100%) hinterlegt.

Beispiel 1: AIF1 und AIF2 investieren in Asset1 in unterschiedlichen Höhen. Bei der Betrachtung des Risikoprofils des AIF1 dürfen die Risiken des Asset1 nur anteilig mit einfließen.

Beispiel 2: AIF3 hält eine Investition von 10% am AIF4. Jegliche Risiken vom AIF4 selbst und seiner Assets fließen zu 10% in die Betrachtung des Risikoprofils des AIF3 mit ein.

Beispiel 3: Emittent1 hat AIF1 und AIF2 aufgesetzt. Bei der Betrachtung des Risikoprofils des Emittent1 müssen alle Risiken des AIF1, AIF2 und deren Assets mit einfließen.

Beispiel 4: Die KVG betreut mehrere Emittenten. Bei der Betrachtung des Gesamtrisikoprofils, d.h. aller vorhandenen und identifizierten Risiken, werden die Risiken der KVG selbst sowie aller Emittenten, deren AIF und deren Assets betrachtet.


Objektanlage

aifExpert bietet durch die Funktion "Fehlende Objekte erstellen" im Menü-Reiter "Aktionen" eine automatisierte Funktion zur Anlage von Risikoobjekten. Dabei werden entweder die Produkte, Assets oder Gesellschaften aus den anderen Modulen als Datengrundlage verwendet und entsprechend als Risikoobjekte in der ausgewählten Ebene angelegt. Gleichzeitig wird auch eine Verknüpfung des Risikoobjektes zu dem entsprechenden Produkt, Asset oder Gesellschaft gesetzt.


Risikosteuerung

Risikoanlage

Nach der erfolgreichen Anlage des Risikokatalogs, der Ebenen, Risikoobjekte und der Parameter kann die Anlage von Risiken entweder manuell (über die Betätigung der Schaltfläche "Neu") oder über die automatisierte Funktion des aifExpert erfolgen. Letzteres wird empfohlen, da aifExpert innerhalb der Funktion prüft, ob alle Risikoobjekte die entsprechenden Einzelrisiken besitzen. Dabei muss im Menü-Reiter "Aktionen" die Schaltfläche "Fehlende Risiken erstellen" betätigt werden. Durch die Verbindung Risikoart > Ebenen > Risikoobjekte werden zu jedem Risikoobjekt die jeweiligen Risiken erstellt.


Risikoübersicht

Nachdem alle identifizierten Risiken erstellt worden sind stehen diese zur Übersicht in Listenform im Menü-Reiter "Risikomanagement - Risiken" zur Verfügung. Dabei sind die Einzelrisiken in der Auswahlliste nach dem jeweiligen Risikoobjekt eingeordnet. Diese ermöglicht die Auswahl, Suche, Sortierung der entsprechenden Risiken und gibt einen Kurzüberblick über die identifizierten Risiken je Risikoobjekt. Bei Auswahl des entsprechenden Risikoobjektes in der Liste wird ein Dashboard angezeigt. Dieses ermöglicht auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen, fällige Bewertungen, Schadensfälle und die entsprechenden Risiken anhand einer Riskmap zu betrachten. Dieses Dashboard kann je nach Erfordernis flexibel angepasst oder um weitere Kennzahlen erweitert werden. Um eine schnellen Überblick zu gewährleisten, wurde neben den wichtigsten Informationen auch eine Ampelfunktionalität innerhalb dieser Liste implementiert. Die Ampel zeigt dabei farblich die jeweilige zugrunde liegende Risikoklasse:

  • Rot: Risikoklasse 4 & 5
  • Gelb: Risikoklasse 3
  • Grün: Risikoklasse 1 & 2
  • Ring: Risikoklasse 0

Je nach Auswahl des Einzelrisikos innerhalb der Liste können im rechten Bereich im Unterreiter "Allgemein" unterschiedliche Informationen zum jeweiligen Risiko erarbeitet und gepflegt werden. Neben der Hinterlegung von Parametern, Beschreibungen, Hinweisen und Terminen können hier Bewertungen angestoßen und die aktuellsten Kennzahlen (Risikoklasse, Schadenwirkung, gewichteter Risikowert) erschlossen werden. Letztere beziehen sich stets auf die aktuellste abgeschlossene Bewertung.


Risikobewertung

Um eine Bewretung zu Starten muss die Schaltfläche "Neue Bewertung starten" in dem Menü-Reiter Aktionen betätigt werden. Dabei öffnet sich der Bewertungs-Dialog.

Die Risiken können entweder mithilfe der klassischen qualitativen Bewertung, welche die Parameter Wahrscheinlichkeit, Schadenshöhe und Schadenwirkung benutzt, oder durch eine quantitative Bewertung mit einem freien Wert, einer Quelle sowie der flexiblen Bestimmung der Risikoklasse durchgeführt werden. Innerhalb der qualitativen Bewertung können die drei Parameter Schadenshöhe, Wahrscheinlichkeit und Schadenwirkung bestimmt und hinterlegt werden. Die Parameter Schadenshöhe und Wahrscheinlichkeit können bequem per Schieberegler oder auch durch eine Eingabe hinterlegt werden. Durch die zugrunde liegenden Stammdaten werden die Bezeichnungen der Parameter, die Risikoklasse, der Risikowert sowie der gewichtete Risikowert dynamisch angezeigt und berechnet.

  • Risikowert = Schadenwirkung x Faktor der Schadenshöhe (in %)
  • Gewichteter Risikowert = Schadenwirkung x Faktor der Schadenshöhe (in %) x Faktor der Wahrscheinlichkeit (in %)
  • Risikoklasse = Definition im Risikokatalog anhand Schadenshöhe und Wahrscheinlichkeit

Zusätzlich können weitere Informationen zu der Bewertung hinterlegt werden. So kann eine Datei mit der Bewertung oder einer Prognose-Art hinterlegt werden.

Um die Bewertung abzuschließen, bedarf es bei der Hinterlegung von Informationen in den Feldern "Schadenshöhe" (qualitativ), "Wahrscheinlichkeit" (qualitativ), "Schadenwirkung" (qualitativ), "Wert" (quantitativ), "Quelle" (quantitativ), "Bemerkung" und der Betätigung der Schaltfläche "erledigt". Nach der Betätigung wird diese Bewertung unveränderbar, d.h. revisionssicher, gespeichert. Dabei wird diese dann als aktuellste Bewertung in jeglichen Auswertungen verwendet und wird in der Anzeige im Unterreiter "Allgemein" mit seinen Kennzahlen angezeigt. Bewertungen können jedoch auch ohne die Betätigung der Schaltfläche "erledigt" weiter bearbeitet und offen gelassen werden. Hintergrund der Funktionalität ist die Notwendigkeit nach einem nachvollziehbaren und revisionssicheren Risikomanagementsystem. Bedeutet, dass Risikobewertungen, die überwacht und kommuniziert werden, zurückverfolgbar sein müssen und nicht mehr nachträglich verändert werden dürfen. Damit soll sichergestellt werden, dass eine historische Betrachtung des Risikoprofils möglich ist. Ein weiterer Vorteil stellt das Rechtesystem von aifExpert dar. So kann bestimmt werden, dass nur bestimmte Personen den verbindlichen Abschluss einer Risikobewertung durchführen können.

Die gespeicherten Bewertungen, sei es offen oder auch geschlossen, können im Unterreiter "Bewertungen" betrachtet und zurückverfolgt werden.


Maßnahmen

Neben der klassischen Risikobewertung können je Risiko unterschiedliche risikomindernde Maßnahmen hinterlegt werden. Dabei können je Maßnahme unterschiedliche Informationen gespeichert werden. Die Maßnahmen können dabei in eine der drei vorhandenen Arten (Vorbeugend, Eventual, Notfall) eingeordnet werden und mit einem Effizienz-Faktor versehen werden. Dieser Effizienz-Faktor spielt bei der Berechnung des gewichteten Risikowertes im Rahmen der Risikoüberwachung eine Rolle. Dabei mindern durch die hinterlegte Berechnungslogik durchgeführte Maßnahmen das Risiko. Heißt, wenn Maßnahmen umgesetzt sind (Feld "Umgesetzt" hat einen Wert) wird der gewichtete Risikowert um den Effizienz-Faktor gemindert.

Beispiel Maßnahme mit Effizienz von 20% wurde umgesetzt. Das Risiko mit dem ursprünglichen gewichteten Wert von 1.000 € wurde um 20% gemindert. Der neue gewichtete Risikowert beträgt 800 €.

Die Maßnahmen können entweder risikobezogen im Unterreiter "Maßnahmen" oder allgemein im Menü-Reiter "Risikomanagement - Maßnahmen" betrachtet und verwaltet werden. Im Letzteren werden alle angelegten Maßnahmen angezeigt.

Erläuterungen

Nach MaRisk (4.3.2) sollen geeignete Maßnahmen gewährleisten, dass die Risiken und die damit verbundenen Risikokonzentrationen unter Berücksichtigung der Risikotragfähigkeit und der Risikotoleranzen wirksam begrenzt und überwacht werden können.


Schadensfaelle

Um der Anforderung des MaRisk Rechnung zu tragen und ein umfängliches Risikomanagementsystem anbieten zu können, wurde im aifExpert der Bereich "Schadensfälle" implementiert. Im Menü-Reiter "Risikomanagement - Schadensfälle" können Schadensfälle angelegt und mit weiteren Informationen versehen werden. Gleichzeitig können diese mit einem Risiko verknüpft werden um eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten (Falls ein Schadenfall ein materialisiertes Risiko darstellt).

Die Schadensfälle werden in der zentralen Datenbank gespeichert und stehen somit auch für Reporting-Funktionen zur Verfügung.

Erläuterungen

Nach MaRisk (BTR 4) sollen Schadensfälle jährlich der Geschäftsleitung berichtet werden. Diese Anforderung impliziert damit, dass Schadensfälle aufgenommen und gespeichert werden müssen. In welcher Art und Weise wird nach MaRisk nicht vorgegeben.


Risikoueberwachung

Zur Risikoüberwachung stellt der aifExpert vielfältige Methoden zur Verfügung.

Neben einer allgemeinen Risikoübersicht mithilfe der funktionalen Risikoliste, Dashboard und Diagramme je Risikoobjekt, Dashboard und Diagramme global, einem Frühwarnsystem mit Warnschwellen stellt das Reporting-Modul ein umfangreiches Berichtswesen zur Risikoüberwachung zur Verfügung.

Das Dashboard ermöglicht auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen, fällige Bewertungen, Schadensfälle und die entsprechenden Risiken anhand einer Riskmap zu betrachten. Dieses Dashboard kann je nach Erfordernis flexibel angepasst oder um weitere Kennzahlen erweitert werden.

Das Frühwarnsystem in Form von Hintergrunddiensten kann in Zusammenarbeit mit dem xpecto Support unterschiedliche Warnschwellen, Termine oder Kennzahlen berücksichtigen und entsprechende Funktionen auslösen. Zum Beispiel: Sobald der gewichtete Risikowert eine gewisse Schwelle erreicht soll eine Benachrichtigungsmail an den Verantwortlichen verschickt werden.

Um den u.g. Anforderungen zu begegnen, bietet aifExpert mithilfe von Berichtsgeneratoren ein flexibles und auf die Anforderungen zugeschnittenes Reporting. Die Berichtsgeneratoren des aifExpert können dabei adhoc oder automatisiert Berichte erstellen und versenden.

Die automatisierten Berichte können entweder termin-, prozess- oder ereignisgesteuert erzeugt werden. Beim termingesteuerten Berichtswesen können ein oder mehrere Zeitpunkte gesetzt werden, die dann zur Erzeugung und zum Versand der Berichte führen. Beim prozessgesteuerten Berichtswesen erfolgt die Erstellung und der Versand in einem definierten Prozessschritt. Beim ereignisgesteuerten Berichtswesen erfolgt die Erzeugung und der Versand anhand eines definierten Ereignisses.

Die Berichte können dabei Kennzahlen berechnen, Limits prüfen, Simulationen und komplexe Berechnungen durchführen. Die Daten des Berichts und der Bericht selbst werden in Standardformaten wie XLS, PDF oder CSV bereitgestellt.

Im Bereich des Risikomanagements stehen dabei standardisierte Berichte zum herunterladen zur Verfügung. Diese Berichte ermöglichen eine sofortige Risikoüberwachung der wichtigsten Kennzahlen und Informationen wie Risikoprofil je Ebene / Objekt, Risikomatrix, Aggreggationen, Termine, Maßnahmen u.v.m. und können entsprechend der Anforderungen angepasst und verändert werden.

Erläuterungen

Um Entscheidungen treffen zu können und Informationen im betrieblichen Alltag auszutauschen, sind Manager auf besondere Güte sowie Verfügbarkeit der Informationen angewiesen. Dabei soll das Reporting das operative sowie strategische Management mit Informationen für Planung, Entscheidung und Controlling versorgen.

Im Risikomanagement findet sich im MaRisk die Notwendigkeit nach einem Berichtswesen im Abschnitt AT 4.3.2. Demnach muss der Geschäftsleitung regelmäßig über die gegenwärtige Risikosituation berichtet werden. Auch der BaFin müssen nach § 35 Abs.1 KAGB alle signifikanten Risikokennzahlen vorgelegt werden.

Neben diesen rechtlichen Anforderungen besitzt jede KVG praktische und spezifische Anforderungen an das Reporting, welches die KVG mit aktuellen Informationen zur richtigen Zeit mit der gewünschten Qualität versorgt.


Risikokommunikation

Zur Risikokommunikation können folgende Methoden im aifExpert implementiert werden:

  • Ad-hoc Erstellung und Versand von Berichten je nach Stakeholder
  • Automatisierte Erstellung und Verstand von Berichten je nach Stakeholder
  • Erzeugung von Berichten termin-, prozess- oder ereignisgesteuert
  • Festlegung von Terminen & Zyklen
  • Festlegung von Verantwortlichkeiten und Anzeige der entsprechenden Risiken
  • Implementierung von Hintergrunddiensten mit unterschiedlichen Auslösern und Funktionen
  • Zur Verfügung stellen eines Analyse-Systems je Stakeholder mit dem System biExpert

Meldewesen

Inhalt

  1. Uebersicht
  2. Bundesbank-Meldung-Invv
  3. Bundesbank-Meldung-AWS
  4. BaFin-Meldung
  5. BZSt-Meldung

Uebersicht

Die Software aifExpert setzt auf Standardisierung & Automatisierung und bietet die Möglichkeit, die Informationen entsprechend den Vorgaben der deutschen Bundesbank, der BaFin sowie des Bundeszentralamts für Steuern elektronisch per Knopfdruck zu übertragen.

Die hierfür benötigten Daten werden in speziellen Erfassungsmasken in aifExpert hinterlegt. Schnittstellen zu bestehenden Systemen, wie xpectoPro etc. können implementiert werden. Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand erheblich, zusätzlich werden in dem integrierten Änderungsprotokoll- und dem Rechtesystem alle Veränderungen lückenlos dokumentiert.

aifExpert ist ein wichtiger Baustein, um die Erstellung des monatlichen Berichtswesens an die Deutsche Bundesbank, BaFin und das Bundeszentralamt für Steuern, professionell und mit geringstmöglichem Zeitaufwand IT-gestützt zu organisieren.

Erläuterung

Rechtlich betrachtet ist die KVG nach § 26 Abs.1 ff. KAGB verpflichtet, mit Sachkenntnis und im Interesse ihrer Anleger und der Integrität des Marktes zu handeln. Zur besseren staatlichen Kontrolle verabschiedete dazu der Gesetzgeber mit den Paragraphen §§ 34, 35 die Anzeige- und Meldepflichten gegenüber der BaFin und der Bundesbank. Demnach muss die KVG regelmäßig detaillierte Aufstellungen und Angaben zu den Vermögensgegenständen, Märkten und Instrumenten gegenüber den Finanzanstalten anzeigen. Dabei müssen Informationen zu den wichtigsten Instrumenten, mit denen die KVG handelt, zu den Märkten, in denen die KVG Mitglied ist oder am Handel teilnimmt, sowie den größten Risiken und Konzentrationen jedes von der KVG verwalteten AIF vorgelegt werden.

Neben diesen umfangreichen Meldepflichten verabschiedete der Gesetzgeber das Gesetz zum automatischen Austausch von Informationen über Finanzkonten in Steuersachen (FKAustG). Dadurch sind deutsche Finanzinstitute verpflichtet, mit Beginn des Kalenderjahres 2016 für jedes meldepflichtige Konto die im FKAustG aufgeführten Daten zu erheben und bis zum 31. Juli des jeweiligen folgenden Kalenderjahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln.


Stammdaten

Im Bereich der Stammdaten der Produkte und Gesellschaften greift aifExpert auf die gemeinsame Datenbasis von xpectoPro zu. Um korrekte und vollständige Meldungen abgeben zu können, müssen folgende Stammdaten gepflegt sein:

  • Produkte
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Produktdefinition"
      • Produkt-Name
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Produkt-Gesellschaft"
      • Firmenname
      • Straße
      • Land, PLZ, Wohnort
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Steuerdaten"
      • Steuer-Nr (notwendig für BZSt-Meldung)
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Buchhaltung / Konten"
      • Währung (notwendig für AWS-Meldung)
    • Reiter "Währungen"
      • verwendete Währungen des Produktes (notwendig für AWS-Meldung)
    • Reiter "Parameter" > Bereich "Reporting"
      • Alle Angaben notwendig, optional sind
        • BaFin ID (notwendig für BaFin Meldung)
        • Legal-Entity ID (optional für BaFin Meldung)
        • GIIN (optional für BaFin Meldung)
        • Mindesthaltedauer (Jahre)
        • Wertgesichert

  • Gesellschaften
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Allgemein"
      • Name
      • Bundesbank ID (notwendig für Bbk Meldung - Invv)
      • BaFin ID (notwendig für BaFin Meldung)
      • AWS MeldeNr. (notwendig für Bbk Meldung - AWS)
      • Legal-Entity ID (optional für BaFin Meldung)
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Adresse"
      • Straße
      • Land, PLZ, Wohnort
    • Reiter "Allgemein" > Bereich "Firma / Gemeinschaft"
      • Name
    • Reiter "Allgemein" > Unterreiter "Steuer & Recht" > Bereich "Steuerdaten"
      • Steuer-Nr


Bundesbank-Meldung-Invv

1. Registrierung ExtraNet & Zugangsdaten

aifExpert nutzt zur Übermittlung der Melde-Dateien eine direkte Schnittstelle zur Bundesbank. D.h. der gesamte Prozess von der Erstellung bis hin zur Abgabe ist im aifExpert abgedeckt. Damit diese direkte Schnittstelle ordentlich verwendet werden kann ist eine vorherige Resistrierung für das ExtraNet bei der Bundesbank sowie Freischaltung für dieses Fachverfahren notwendig.

Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung erhalten Sie von der Bundesbank Ihre persönlichen Zugangsdaten. Diese Zugangsdaten Zugangsdaten müssen im Dialog im Menü-Reiter "Stammdaten" > Schaltfläche "ExtraNet Bundesbank" eingegeben werden. Neben der Konto-ID muss auch das Passwort hinterlegt werden. Um diese zu prüfen kann die Schaltfläche "Anmeldung testen" im Dialog betätigt werden. aifExpert prüft damit ob ein Login auf dem ExtraNet möglich ist. Hierbei sollten die Zugangszeiten des ExtraNet beachtet werden. Denn eine Anmeldung außerhalb dieser Zugangszeiten ist nicht möglich.

Hier finden Sie weitere Informationen: https://www.bundesbank.de/de/service/extranet


2. Meldungsarten

Nachdem die Stammdaten korrekt und vollständig hinterlegt wurden, beginnt nun der Prozess zur Erstellung der Meldung.

Im ersten Schritt müssen die jeweiligen Meldungsarten erstellt und definiert werden. Das sind in diesem Fall die einzelnen Vordrucke der Bundesbank. Die Erstellung der Meldungsart kann durch die Betätigung der Schaltfläche "Neu" erfolgen. Im Reiter "Allgemein" kann diese benannt und mit einem Intervall und einer Fristigkeit versehen werden. Im Reiter "Aufbau" können zu der jeweiligen Meldungsart die möglichen zu meldenden Posten hinterlegt werden. Diese Basis bewirkt, dass innerhalb dieser Meldungsart keine anderen Posten je Planung versehentlich gemeldet werden können (siehe 3. Planungen).

Um eine sofortige und anwenderfreundliche Benutzung des aifExpert zu ermöglichen, sind die wichtigsten Meldungsarten und deren Aufbau bei der Installation bereits hinterlegt.

Folgende Meldungsarten sind bereits hinterlegt bzw. implementiert:

  • Bbk10389: Allgemeine Angaben zur meldenden Gesellschaft (Vordruck 10389)
    • Wird automatisch erstellt und vor den anderen Bundesbank-Meldungen gesetzt
  • Bbk10390: Allgemeine Angaben für das einzelne Investmentvermögen (Vordruck 10390)
  • Bbk10391: Monatliche Meldung für Investmentvermögen (Vordruck 10391)
  • Bbk10392: Monatliche Meldung für Investmentvermögen – Neubewertung (Vordruck 10392)
    • Wird automatisch erstellt sobald folgende Posten von einer bestehenden Bbk10391-Meldung verändert werden:
      • Beteiligung_Immogesellschaft
      • Beteiligung_OEPP
      • Beteiligung_Sonst
      • Container
      • Energie_Anlagen
      • Grundstuecke_Bebaut
      • Grundstuecke_Unbebaut
      • Luftfahrzeuge
      • Schiffe
      • Sonstige_NF_Verm

Beispiel: Es wurde die Meldungsart Bbk10390, welches den Bundesbank-Vordruck 10390 repräsentiert, erstellt und im Bereich "Aufbau" mit dem zu meldenden Posten "Art_Inhaber_Geschlossen" hinterlegt.

Beispiel: Es wurde die Meldungsart Bbk10391, welches den Bundesbank-Vordruck 10391 repräsentiert, erstellt und im Bereich "Aufbau" mit den möglichen zu meldenden Posten hinterlegt.


3. Planungen

Nachdem die jeweiligen Meldungsarten definiert sind, erfolgt die Zuordnung der Produkte (Fonds) zur jeweiligen Meldungsart. Bedeutet, dass nun die Definition erfolgt, welche Produkte mit welchen Vordrucken überhaupt gemeldet werden können. Innerhalb dieser Definition wird auch festgelegt, welche Posten je Produkt je Meldungsart gemeldet werden sollen. Um ein Produkt (in diesem Fall eine "Planung") einer Meldungsart zuweisen zu können, muss die jeweilige Meldungsart ausgewählt und anschließend im Menü-Reiter die Schaltfläche "Neu" > "Planungen" betätigt werden. Anschließend öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des jeweiligen Produktes. Nachdem das jeweilige Produkt ausgewählt wurde, wird dieses als Planung innerhalb der jeweiligen Meldungsart in der linken Liste angezeigt und kann nun im mittleren Bereich bearbeitet werden. Hier kann nun flexibel definiert werden, welche Posten für dieses Produkt gemeldet werden. Zwar können hier auch meldungsartfremde Posten hinterlegt werden, jedoch können diese durch die hinterlegte Programmlogik letztendlich nicht gemeldet werden, solange diese nicht im allgemeinen Aufbau der Meldungsart hinterlegt sind. Je Planung kann zusätzlich eine Abfrage im Feld "Datenherkunft-Posten" hinterlegt werden, um eine automatisierte Hinterlegung mit definierten Posten zu ermöglichen. Voraussetzend dafür ist eine vorhandene Definition der Posten in der Datenbank. Weiterhin kann je Posten im Bereich "Datenherkunft - Werte" unterschiedliche Quellen (SQL oder SXIntegrator) und Abfragen hinterlegt werden, die eine automatisierte Befüllung im Schritt "5. Meldung - Ausfüllen" der Werte je Posten ermöglichen. Voraussetzungen für die automatisierte Werte-Befüllung sind:

  • Für Bbk 10390: korrekte Vertrags- und Anlegerdaten aus xpectoPro
  • Für Bbk 10391: Schnittstelle zu Buchhaltungsdaten
  • Für Bbk 10392: Schnittstelle zu Buchhaltungsdaten

Beispiel: Es wurde zur Bbk10390 die Planung "TRI1" hinterlegt. Zur Planung wurde der Posten "Inhaber private Haushalte" vom Typ "Art_Inhaber_Geschlossen" hinterlegt.


4. Meldungen - Allgemein

Nachdem nun die Definition der Stammdaten und möglichen Meldungsarten und Planungen definiert ist, kann die tatsächliche Meldung erfolgen. Dabei erlaubt der aifExpert die Meldung von mehreren Produkten bzw. mehreren Vordrucken innerhalb einer einzigen Meldung. Die Anlage der Meldung erfolgt mithilfe der Schaltfläche "Neu" im Menü-Reiter. Anschließend müssen im Reiter "Allgemein" die Felder der zwei Bereiche "Allgemein" und "Bbk Melder" befüllt werden. Essenzielle Felder sind dabei:

  • Bereich "Allgemein"
    • Gesellschaft
    • Periode
  • Bereich "Bbk Melder"
    • Alle Angaben

Der Bereich "Datei" zeigt den Speicherort sowie die aktuelle Dateinummer an. Durch die beiden Checkboxen kann bestimmt werden ob eine Test- oder Korrekturmeldung erzeugt werden soll.


5. Meldungen - Bestandteile

Nachdem der Meldungskopf definiert wurde, kann im Reiter "Bestandteile" definiert werden, welche Planungen innerhalb dieser Meldung gemeldet werden sollen. Durch diese Funktion ist es möglich innerhalb einer Bundesbank-Meldung unterschiedliche Vordrucke für unterschiedliche Produkte zu melden. Zu beachten ist in diesem Bereich auch das Auswahlfeld "Erstmeldung". Sollte das Produkt zum ersten Mal der Bundesbank gemeldet werden, so ist dieses Feld für die jeweilige Planung in der entsprechenden Meldung zu aktivieren.

Beispiel: In der Meldung 2017M03 für die Bundesbank wurden die Planungen Bbk10390 und Bbk10391 des Produktes "IIF" hinterlegt. Das heißt, dass innerhalb dieser Meldung die beiden Vordrucke 10390 und 10391 für das Produkt "IIF" erstellt werden.


6. Meldungen - Ausfüllen

Nachdem die Bestandteile der Meldung definiert worden sind, werden die zu meldenden Posten automatisch durch die Verbindung Meldungsart > Planung > Bestandteile (Meldung) erstellt und können nun mit den entsprechenden Werten befüllt werden. Die Schaltfläche "Werte abfragen" ermöglicht dabei die automatisierte Befüllung der Posten mit den entsprechenden Werten. Voraussetzend ist aber dafür die Hinterlegung der Datenherkunft beim entsprechenden Posten (siehe 3. Planungen) (dafür ist eine xpectoPro-Schnittstelle erforderlich). Nachdem die entsprechenden Werte mit den dazugehörigen Daten ausgefüllt worden sind, müssen die Daten gespeichert werden. Entweder über die Betätigung der Schaltfläche "Speichern", das Tastaturkürzel "STRG+S" oder durch den Speichern-Dialog (sollte die Oberfläche / Auswahl gewechselt werden oder das Programm geschlossen werden).

Zur bedienerfreundlichen Erstellung der Meldungen wurde der Menü-Reiter "Aktionen" mit den entsprechenden Funktionen dem Prozess der Meldungserstellung nachempfunden. Folgende Funktionen sind im Bereich "Ausfüllen" wichtig:

Funktion Beschreibung
Daten in nächsten Zeitraum kopieren Kopiert die gesamte Meldung in die nächste Meldeperiode
Posten / Aufbau aktualisieren Überprüft den aktuellen Aufbau und ergänzt ggf. neue Posten (xpectoPro-Schnittstelle vorausgesetzt)
Werte aus Vorperiode kopieren Kopiert die Werte aus der vorherigen Meldung und setzt diese in die aktuelle Meldung ein
Werte abfragen Aktualisiert die Werte anhand von Schnittstelle/n (xpectoPro- oder BuHa-Schnittstelle vorausgesetzt)
Fondsvermögen berechnen Berechnet auf Basis der eingegebenen Werte und Posten den Wert für den Posten "Fondsvermögen"
Datei erzeugen Erzeugt die Meldungs-Datei


7. Aktion - Erzeugung der Datei/en

Nachdem jegliche Posten mit Werten versehen wurden, ist die Meldung als vollständig zu betrachten. Nun kann die Meldung als Datei erzeugt werden. Dabei nutzt der aifExpert das von der Bundesbank fest vorgeschriebene Schema. Um die Meldung zu erstellen muss die entsprechende Meldung ausgewählt und anschließend die Schaltfläche "Datei erzeugen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Dabei legt der aifExpert die Meldung als .xml-Datei auf dem hinterlegten Dateipfad (Reiter "Allgemein" - Bereich "Datei" - Feld "Datei") ab und zeigt diese Datei im Reiter "Allgemein" im Bereich "Dateien" an. Sollte kein spezifischer Dateipfad hinterlegt sein, erfolgt die Ablage automatisch im eingestellten Archiv-Pfad des aifExpert.


8. Aktion - Freigabe

Nachdem die Datei erstellt worden ist, kann diese nun weiter verarbeitet werden. Bevor die Datei durch die direkte Schnittstelle an die Bundesbank übertragen werden kann, muss diese noch freigegeben werden. Dazu muss die Schaltfläche "Datei freigeben" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Grundsätzlich gilt: Ohne Freigabe kann kein Hochladen erfolgen. Die Freigabe kann um ein Vier-Augen-Prinzip erweitert werden. Durch diese Einstellung (SecondSetofEyesReporting muss in den Software-Einstellungen aktiviert sein) kann der Ersteller der Datei diese nicht freigeben, sondern nur ein anderer Anwender. Sobald die Freigabe erfolgt ist, setzt aifExpert die Freigabe-Details (Wer hat wann freigegeben) in die Datei-Informationen und ermöglicht nun die Meldung hochzuladen.


9. Aktion - Hochladen

Um die Meldung nun hochzuladen muss die Schaltfläche "Meldung hochladen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. aifExpert nutzt dabei die hinterlegten Zugangsdaten um eine direkte Verbindung zum ExtraNet-Portal der Bundesbank herzustellen und die Datei dort hochzuladen. Sobald das hochladen erfolgreich ist, wird ein Vermerk in den Datei-Informationen gesetzt. So ist ab dann eine Dateinummer der Bundesbank in der ersten Spalte in den Datei-Informationen vorhanden.


10. Aktion - Prüfung anhand Bericht (vor oder nach Versand der Meldung)

Um eine Gegenprüfung der hinterlegten Daten und der Meldung zu ermöglichen, steht ein standardisierter Bericht zur Verfügung. Um den Bericht anzeigen zu können, muss in der linken Liste die entsprechende Meldung ausgewählt sein. Dieser Bericht wird in der Berichtsvorschau geöffnet und kann in unterschiedliche Formate gespeichert und gedruckt werden. Um den Bericht "Bundesbankmeldung" nutzen zu können müssen im Berichts-Editor im Fenster "Neuen Bericht erstellen" im Reiter "xpecto Vorlagen" der Bericht "Bundesbankmeldung" ausgewählt und heruntergeladen werden.

Beispiel: Der hier vorgestellte Bericht repräsentiert die Meldung für März 2017 (2017M03). Hier wurden die Bestandteile Bbk 10390 und Bbk 10391 des Produktes "IIF" ausgewählt und deren Posten mit Beispielwerten befüllt.


11. Aktion - Prüfung anhand Datei (vor oder nach Versand der Meldung)

Um eine Gegenprüfung der hinterlegten Daten und der Meldung zu ermöglichen, kann auch die Datei im Klartext betrachtet werden. Dazu muss die entsprechende Datei im Bereich "Dateien" im Meldungskopf ausgewählt und die Schaltfläche "Meldung anzeigen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Dabei öffnet sich die entsprechende .xml-Datei mit dem entsprechenden Programm zur Anzeige von .xml-Dateien.


12. Aktion - Nachrichten abholen & anzeigen

Rückmeldungen der Bundesbank können durch die Schaltfläche "Nachrichten abholen" im Menü-Reiter "Aktionen" abgeholt werden. Diese werden dann den entsprechenden Meldedateien zugeordnet und innerhalb der Datei-Informationen im Bereich "Dateien" mithilfe eines Brief-Icons kenntlich gemacht.

Die Anzeige der Nachricht erfolgt dann entweder über einen Doppelklick auf das Icon oder über die Schaltfläche "Nachricht anzeigen" im Menü-Reiter "Aktionen".


13. Aktion - Meldung annullieren

Zur Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit aller getätigten Eingaben können einmal erstellte Dateien in aifExpert nicht endgültig gelöscht werden. Damit diese jedoch nicht aus Versehen weiter verwendet werden können die annulliert werden. Damit können diese weder freigegeben noch hochgeladen werden. Durch die Betätigung der Schaltfläche "Meldung annullieren" im Menü-Reiter "Aktionen" wird die Meldung annulliert und die entsprechenden Informationen werden in die Datei-Informationen gesetzt.


14. Aktion - Löschen

Die Löschung von Datensätzen und Einträgen erfolgt nach einem standardisierten Schema. Dabei stellt dieses sicher, dass nur Datensätze gelöscht werden können, die nicht mehr von anderen Einträgen referenziert werden. D.h. Eine Löschung einer Meldung kann nur erfolgen, wenn die darunterliegenen Pläne (Formulare - Bereich "Bestandteile") gelöscht wurden. Die Schaltfläche "Löschen" im Menü bezieht sich dabei immer auf den ausgewählten Eintrag in der linken Liste. Innerhalb der einzelnen Detailreiter (wie z.B. Reiter "Bestandteile") erfolgt das Löschen und Neuanlegen durch die integrierten Schaltflächen.


15. Meldung der nächsten Periode

Um eine benutzerfreundliche und effiziente Lösung im Meldewesen anbieten zu können, können durch die Betätigung der Schaltfläche "Daten in nächsten Zeitraum kopieren" bereits erstellte Meldungen mit allen hinterlegten Informationen kopiert werden. Dies kann entweder durch eine neue Periode, eine Nachmeldung oder eine Änderungsmeldung notwendig werden. Um die Daten in eine neue Periode zu kopieren muss der sich öffnende Dialog nur bejaht werden - aifExpert schlägt automatisch die nächste Periode vor. Bei einer Nachmeldung oder Änderungsmeldung (d.h. eine zusätzliche Meldung in der selben Periode) muss im Dialog der entsprechende Zeitraum im Format YYYY M MM eingegeben werden. Dabei erstellt der aifExpert eine zusätzliche Meldung für diese Periode. Zur Unterscheidung wird dabei jedoch eine neue Dateinummer gesetzt (fortlaufende Nummer, die bei 1 beginnt). Das bedeutet, dass je Periode beliebig viele Meldungen möglich sind.


16. Korrekturmeldung

Zur Abgabe einer Korrekturmeldung muss die Checkbox im Reiter "Allgemein" im Bereich "Datei" angeklickt werden. Nach der Betätigung der Schaltfläche "Datei erzeugen" im Menü-Reiter "Aktionen" erstellt aifExpert die Datei mit dem zusätzlichen Anhang " _ korrektur" im Datei-Namen.


17. Testmeldung

Zur Abgabe einer Testmeldung muss die Checkbox im Reiter "Allgemein" im Bereich "Datei" angeklickt werden. Nach der Betätigung der Schaltfläche "Datei erzeugen" im Menü-Reiter "Aktionen" erstellt aifExpert die Datei mit dem vorangehenden Wort "TEST _ " im Datei-Namen.


Bundesbank-Meldung-AWS

1. Registrierung ExtraNet & Zugangsdaten

aifExpert nutzt zur Übermittlung der Melde-Dateien eine direkte Schnittstelle zur Bundesbank. D.h. der gesamte Prozess von der Erstellung bis hin zur Abgabe ist im aifExpert abgedeckt. Damit diese direkte Schnittstelle ordentlich verwendet werden kann ist eine vorherige Resistrierung für das ExtraNet bei der Bundesbank sowie Freischaltung für dieses Fachverfahren notwendig.

Nach erfolgreicher Registrierung und Freischaltung erhalten Sie von der Bundesbank Ihre persönlichen Zugangsdaten. Diese Zugangsdaten Zugangsdaten müssen im Dialog im Menü-Reiter "Stammdaten" > Schaltfläche "ExtraNet Bundesbank" eingegeben werden. Neben der Konto-ID muss auch das Passwort hinterlegt werden. Um diese zu prüfen kann die Schaltfläche "Anmeldung testen" im Dialog betätigt werden. aifExpert prüft damit ob ein Login auf dem ExtraNet möglich ist. Hierbei sollten die Zugangszeiten des ExtraNet beachtet werden. Denn eine Anmeldung außerhalb dieser Zugangszeiten ist nicht möglich.

Hier finden Sie weitere Informationen: https://www.bundesbank.de/de/service/extranet


2. Meldungsarten

Nachdem die Stammdaten korrekt und vollständig hinterlegt wurden, beginnt nun der Prozess zur Erstellung der Meldung.

Im ersten Schritt müssen die jeweiligen Meldungsarten erstellt und definiert werden. Das sind in diesem Fall die einzelnen Vordrucke der Bundesbank. Die Erstellung der Meldungsart kann durch die Betätigung der Schaltfläche "Neu" erfolgen. Im Reiter "Allgemein" kann diese benannt und mit einem Intervall und einer Fristigkeit versehen werden.

Um eine sofortige und anwenderfreundliche Benutzung des aifExpert zu ermöglichen, sind die wichtigsten Meldungsarten und deren Aufbau bei der Installation bereits hinterlegt.

Folgende Meldungsarten sind bereits hinterlegt bzw. implementiert:

  • AWS_K3: Meldung von „Vermögen von Inländern im Ausland“
  • AWS_K4: Meldung von „Vermögen von Ausländern im Inland“
  • AWS_Fehl_K3: Meldung, wenn für die Vorjahre K3-Meldungen abgegeben wurden und nun die Meldepflicht erlischt
  • AWS_Fehl_K4: Meldung, wenn für die Vorjahre K4-Meldungen abgegeben wurden und nun die Meldepflicht erlischt


3. Planungen

Nachdem die jeweiligen Meldungsarten definiert sind, erfolgt die Zuordnung der Produkte (Fonds) zur jeweiligen Meldungsart. Bedeutet, dass nun die Definition erfolgt, welche Produkte mit welchen Vordrucken überhaupt gemeldet werden können. Um ein Produkt (in diesem Fall eine "Planung") einer Meldungsart zuweisen zu können, muss die jeweilige Meldungsart ausgewählt und anschließend im Menü-Reiter die Schaltfläche "Neu" > "Planungen" betätigt werden. Anschließend öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des jeweiligen Produktes. Nachdem das jeweilige Produkt ausgewählt wurde, wird dieses als Planung innerhalb der jeweiligen Meldungsart in der linken Liste angezeigt.


4. Meldungen - Meldungskopf

Nachdem nun die Definition der Stammdaten, Meldungsarten und Planungen definiert ist, kann die Erstellung der AWS-Meldung erfolgen. Dabei erlaubt der aifExpert die Meldung von mehreren Fonds, d.h. mehreren AWS-Meldungen. Der hierarchische Aufbau der Liste ist nach dem Schema Meldungskopf und darunterliegend die einzelnen Meldungen aufgebaut. Zuerst erfolgt die Anlage des Meldungskopfes mithilfe der Schaltfläche "Neu" im Menü-Reiter. Im Meldungskopf wird neben der Periode auch die Gesellschaft definiert. Daneben findet sich der Bereich "Bbk Melder", welcher die Kontaktdaten des Melders enthält. Der Bereich "Datei" zeigt den Speicherort sowie die aktuelle Dateinummer an. Durch die Checkbox kann bestimmt werden ob eine Testmeldung erzeugt werden soll. Im unteren Bereich findet sich der Up-/Download-Bereich für die Kommunikation zur Bundesbank.


5. Meldungen - Meldung - Allgemein

Nachdem der Meldungskopf definiert wurde, kann mithilfe der Schaltfläche "Neu" im Menü-Reiter nun eine dazugehörige Meldung hinterlegt werden. Die Art der Meldung kann im Bereich "Allgemein" > Feld "Plan" definiert werden. Hier werden nun die vorher definierten Planungen aus den Meldungsarten angezeigt.

  • Im Bereich "Allgemein" finden sich allgemeine Angaben zur Meldung.
  • Im Bereich "Meldepflichtiger" werden spezifische Informationen zum Meldepflichtigen abgefragt.
  • Der Bereich "Konzern" muss durch die Betätigung der Checkbox neben dem Namen aktiviert werden. Diese Angaben sind notwendig, falls der Meldepflichtige zu einem deutschen Konzern gehört.
  • Der Bereich "Fehlmeldung" wird aktiviert sobald ein Fehl-Vordruck auswählt wird (AWS_Fehl_K3 & AWS_Fehl_K4) und enthält nur Angaben, die für diese relevant sind.


6. Meldungen - Meldung - Details

Im Reiter "Details" kann eine beliebige Anzahl an Firmen-Beteiligungen angelegt und mit den notwendigen Informationen versehen werden.

  • Im Bereich "Allgemein" müssen allgemeine Angaben zu dieser spezifischen Beteiligung hinterlegt werden.
  • Im Bereich "Beteiligung" kann die Art der Beteiligung ausgewählt werden.
  • "unmittelbar"
  • "mittelbar": Der Bereich "Unmittelbare Firma" wird aktiv und muss entsprechend gepflegt werden.
  • "unmittelbar-bsnotiert": Die darunterliegenden Felder (Anteil, Börsenwert, ISIN) werden aktiviert und müssen gepflegt werden.
  • Der Bereich "Firma" beinhaltet allgemeine Informationen zur Beteiligung.
  • Innerhalb der Reiter "Bilanz", "Aktiva" und "Passiva" im unteren Bereich können die entsprechenden Informationen zur Bilanz hinterlegt werden.
    • Im Reiter "Bilanz" muss ein Stichtag sowie Währung hinterlegt werden. Die auswählbaren Währungen werden aus den Stammdaten "Produkt" > Reiter "Währungen" abgeleitet. Zusätzlich können hier eine allgemeine Erläuterung, Angaben zur Vorabausschüttung und zur Rechnungslegung hinterlegt werden.
    • In den Reitern "Aktiva" und "Passiva" können Bilanzkennzahlen (absolute Werte) sowie die entfallenden Anteile auf den Meldepflichtigen oder das beteiligte Unternehmen im Ausland gepflegt werden. Hinterlegte Validatoren prüfen die Plausibilität der gemachten Angaben.

Zur Anlage/Löschung einer Beteiligung muss das entsprechende Icon oben links (neben dem Bereich "Allgemein) betätigt werden.

Zur Speicherung kann entweder die Schaltfläche "Speichern" betätigt, das Tastaturkürzel "STRG+S" verwendet oder der Speichern-Dialog bejaht werden (sollte die Oberfläche / Auswahl gewechselt werden oder das Programm geschlossen werden).


7. Meldungen - Meldung - Abgang

Im Reiter "Abgang" kann eine beliebige Anzahl an abgegangenen Firmen-Beteiligungen (K3: Beteiligungen, die nicht mehr gemeldet werden. K4: Nicht mehr gemeldete inländische Unternehmen aus dem Vorjahr) angelegt und mit den notwendigen Informationen versehen werden. Zur Anlage/Löschung einer abgegangenen Beteiligung muss das entsprechende Icon oben links (neben dem Bereich "Allgemein) betätigt werden. Zusätzlich müssen im Bereich "Abgang" allgemeine Angaben zu dieser spezifischen abgegangenen Beteiligung hinterlegt werden.

Zur Speicherung kann entweder die Schaltfläche "Speichern" betätigt, das Tastaturkürzel "STRG+S" verwendet oder der Speichern-Dialog bejaht werden (sollte die Oberfläche / Auswahl gewechselt werden oder das Programm geschlossen werden).


8. Aktion - Erzeugung der Datei/en

Nachdem die Meldung in den Details und Abgängen finalisiert wurde, ist die Meldung als vollständig zu betrachten. Nun können die Meldungen als xml. Dateien erzeugt werden. Dabei nutzt der aifExpert das von der Bundesbank fest vorgeschriebene Schema. Um eine einzelne Meldungen zu erstellen, muss die entsprechende Meldung ausgewählt und anschließend die Schaltfläche "Dateien erzeugen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Für eine Mehrfacherzeugung muss der Meldungskopf ausgewählt werden. Dabei legt aifExpert die Meldungen als .xml-Dateien auf dem Exports-Pfad (siehe Einstellungen) in spezielle Meldungsordner ab. Zusätzlich wird der Pfad im Meldungskopf - Reiter "Allgemein" - Bereich "Datei" - Feld "Datei" hinterlegt. Nach der Erstellung der Datei können diese nun im nächsten Schritt an die Bundesbank hochgeladen werden (siehe 9. Aktion - Freigabe & Hochladen der Datei/en).


9. Aktion - Freigabe

Nachdem die Datei erstellt worden ist, kann diese nun weiter verarbeitet werden. Bevor die Datei durch die direkte Schnittstelle an die Bundesbank übertragen werden kann, muss diese noch freigegeben werden. Dazu muss die Schaltfläche "Datei freigeben" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Grundsätzlich gilt: Ohne Freigabe kann kein Hochladen erfolgen. Die Freigabe kann um ein Vier-Augen-Prinzip erweitert werden. Durch diese Einstellung (SecondSetofEyesReporting muss in den Software-Einstellungen aktiviert sein) kann der Ersteller der Datei diese nicht freigeben, sondern nur ein anderer Anwender. Sobald die Freigabe erfolgt ist, setzt aifExpert die Freigabe-Details (Wer hat wann freigegeben) in die Datei-Informationen und ermöglicht nun die Meldung hochzuladen.


10. Aktion - Hochladen

Um die Meldung nun hochzuladen muss die Schaltfläche "Meldung hochladen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. aifExpert nutzt dabei die hinterlegten Zugangsdaten um eine direkte Verbindung zum ExtraNet-Portal der Bundesbank herzustellen und die Datei dort hochzuladen.


11. Aktion - Prüfung anhand Bericht (vor oder nach Versand der Meldung)

Um eine Gegenprüfung der hinterlegten Daten und der Meldung zu ermöglichen, steht ein standardisierter Bericht zur Verfügung. Um den Bericht anzeigen zu können, muss in der linken Liste die entsprechende Meldung ausgewählt sein. Dieser Bericht wird in der Berichtsvorschau geöffnet und kann in unterschiedliche Formate gespeichert und gedruckt werden. Um den Bericht "AWS-Meldung" nutzen zu können müssen im Berichts-Editor im Fenster "Neuen Bericht erstellen" im Reiter "xpecto Vorlagen" der Bericht "AWS-Meldung" ausgewählt und heruntergeladen werden.


12. Aktion - Prüfung anhand Datei (vor oder nach Versand der Meldung)

Um eine Gegenprüfung der hinterlegten Daten und der Meldung zu ermöglichen, kann auch die Datei im Klartext betrachtet werden. Dazu muss die entsprechende Datei im Bereich "Dateien" im Meldungskopf ausgewählt und die Schaltfläche "Meldung anzeigen" im Menü-Reiter "Aktionen" betätigt werden. Dabei öffnet sich die entsprechende .xml-Datei mit dem entsprechenden Programm zur Anzeige von .xml-Dateien.


13. Aktion - Nachrichten ablegen & anzeigen

Aktuell stellt die Bundesbank die Rückmeldungen entweder postalisch oder per E-Mail zur Verfügung. Das bedeutet, dass Rückmeldungen nicht im ExtraNet zur Verfügung gestellt werden und dementsprechend von aifExpert nicht abholt werden können.

Um eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten, können mithilfe der Schaltfläche "Nachrichten ablegen" im Menü-Reiter "Aktionen" die entsprechende Rückmeldung im Archiv abgelegt werden. Diese werden dann den entsprechenden Meldedateien zugeordnet und innerhalb der Datei-Informationen im Bereich "Dateien" mithilfe eines Brief-Icons kenntlich gemacht.

Die Anzeige der hinterlegten Datei erfolgt dann entweder über einen Doppelklick auf das Icon oder über die Schaltfläche "Nachricht anzeigen" im Menü-Reiter "Aktionen".


14. Aktion - Meldung annullieren

Zur Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit aller getätigten Eingaben können einmal erstellte Dateien in aifExpert nicht endgültig gelöscht werden. Damit diese jedoch nicht aus Versehen weiter verwendet werden, können diese annulliert werden. Damit können diese weder freigegeben, noch hochgeladen werden. Durch die Betätigung der Schaltfläche "Meldung annullieren" im Menü-Reiter "Aktionen" wird die Meldung annulliert und die entsprechenden Informationen werden in die Datei-Informationen gesetzt.


15. Aktion - Löschen

Die Löschung von Datensätzen und Einträgen erfolgt nach einem standardisierten Schema. Dabei stellt dieses sicher, dass nur Datensätze gelöscht werden können, die nicht mehr von anderen Einträgen referenziert werden. D.h. Eine Löschung eines Meldungskopfes kann nur erfolgen, wenn die darunterliegenen Meldungen gelöscht wurden. Die Schaltfläche "Löschen" im Menü bezieht sich dabei immer auf den ausgewählten Eintrag in der linken Liste. Innerhalb der einzelnen Detailreiter (wie z.B. Reiter "Details") erfolgt das Löschen und Neuanlegen durch die integrierten Schaltflächen.


16. Meldung der nächsten Periode

Um eine benutzerfreundliche und effiziente Lösung im Meldewesen anbieten zu können, können durch die Betätigung der Schaltfläche "Daten in nächsten Zeitraum kopieren" bereits erstellte Meldungen mit allen hinterlegten Informationen kopiert werden. Dies kann entweder durch eine neue Periode, eine Nachmeldung oder eine Änderungsmeldung notwendig werden. Um die Daten in eine neue Periode zu kopieren muss der sich öffnende Dialog nur bejaht werden - aifExpert schlägt automatisch die nächste Periode vor. Bei einer Nachmeldung oder Änderungsmeldung (d.h. eine zusätzliche Meldung in der selben Periode) muss im Dialog der entsprechende Zeitraum im Format YYYY eingegeben werden. Dabei erstellt der aifExpert eine zusätzliche Meldung für diese Periode.


17. Testmeldung

Zur Abgabe einer Testmeldung muss die Checkbox im Reiter "Allgemein" im Bereich "Datei" angeklickt werden. Nach der Betätigung der Schaltfläche "Datei erzeugen" im Menü-Reiter "Aktionen" erstellt aifExpert die Datei mit dem vorangehenden Wort "TEST _ " im Datei-Namen.


BaFin-Meldung

1. Registrierung MVP-Portal

aifExpert ermöglicht eine softwaregestütze und strukturierte Erstellung von AIFM- und AIF-Meldedateien. Aktuell gibt es keine direkte Schnittstelle zur BaFin zur Übermittlung der Melde-Dateien. Damit AIFM- und AIF-Meldungen an die BaFin übermittelt werden können ist eine vorherige Registrierung sowie Freischaltung für dieses Fachverfahren im MVP-Portal notwendig. Anschließend können in diesem Portal die entsprechenden Melde-Dateien hochgeladen werden.

Hier finden Sie weitere Informationen: https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Service/MVPportal/MVPportal_node.html


2. Meldungsarten

Für die ordentliche Erstellung der AIFM- und AIF-Meldungen müssen zuerst die Stammdaten hinterlegt werden. Nachdem die Stammdaten korrekt und vollständig hinterlegt wurden, beginnt nun der Prozess zur Erstellung der Meldung.

Im ersten Schritt muss die Meldungsart erstellt und definiert werden. Die Erstellung der Meldungsart kann durch die Betätigung der Schaltfläche "Neu" im Menü-Reiter erfolgen. Im Reiter "Allgemein" kann diese benannt und mit einem Intervall und einer Fristigkeit versehen werden.

Um eine sofortige und anwenderfreundliche Benutzung des aifExpert zu ermöglichen, ist die Meldungsart "EsmaAIF" bei der Installation bereits hinterlegt.


3. Planungen

Nachdem die Meldungsart definiert ist, erfolgt die Zuordnung der Produkte. Bedeutet, dass nun die Definition erfolgt, welche Produkte (Fonds) anhand der BaFin/Esma-Meldung überhaupt gemeldet werden können. Um ein Produkt (in diesem Fall eine "Planung") der Meldungsart "EsmaAIF" zuweisen zu können, muss die Meldungsart ausgewählt und anschließend die Schaltfläche "Neu" > "Planungen" betätigt werden. Anschließend öffnet sich ein Fenster zur Auswahl des jeweiligen Produktes. Nachdem ein Produkt ausgewählt wurde, wird dieses als Planung innerhalb der Meldungsart "EsmaAIF" in der linken Liste angezeigt.


4. Meldungen - Allgemein

Nachdem nun die Definition der Stammdaten, Meldungsarten und Planungen definiert ist, kann die Erstellung der AIFM- und der AIF-Meldung erfolgen. In Reiter "Allgemein" werden die Daten für die AIFM-Meldung erhoben. Im nachfolgenden Reiter "Bestandteile" erlaubt der aifExpert die Meldung von mehreren Produkten, d.h. mehreren AIF-Meldungen (siehe 4. Meldungen - Bestandteile). Die Anlage der Meldung erfolgt mithilfe der Schaltfläche "Neu" im Menü-Reiter. Anschließend müssen im Reiter "Allgemein" die Felder befüllt werden. Dabei sind folgende Felder essenziell:

  • Bereich "General"
    • Gesellschaft (ist zu meldender AIFM)
    • Periode

Der Bereich "File" zeigt den Speicherort sowie die aktuelle Dateinummer an. Durch die Checkbox kann bestimmt werden ob eine Test- erzeugt werden soll.

Der Bereich "Filetransfer" zeigt erzeugte Dateien mit den entsprechenden Datei-Informationen an.


5. Meldungen - AIFM

Nachdem nun die Definition der Stammdaten, Meldungsarten und Planungen definiert ist, kann die Erstellung der AIFM- und der AIF-Meldung erfolgen. Im Reiter "AIFM" werden die Daten für die AIFM-Meldung erhoben. Im nachfolgenden Reiter "AIF" erlaubt der aifExpert die Meldung von mehreren Produkten, d.h. mehreren AIF-Meldu