Alle Berichte, die mit aifExpert erstellt werden (wie z. B. Auswertungen, Listen usw.) basieren auf gespeicherten Vorlagen. Diese können über verschiedene Berichtsgeneratoren erstellt und mit Daten befüllt werden. Die Vorlagen für Ausdrucke und Schreiben werden deshalb im folgenden (und auch in Kommunikation mit dem xpecto Kundensupport) als Berichte bezeichnet. Jeder Bericht besteht aus einem Layout, einer Datenbankabfrage sowie einigen Konfigurationsparametern.

Im Menü-Reiter "Aktionen" kann über die Schaltfläche "Aktionen" der Berichtsdesigner gestartet werden. Dabei öffnet sich der Dialog des Berichtsdesigners. Dieser ist folgendermaßen aufgebaut:

  • Links werden die Berichtsgruppen und die darunterliegenden Berichte angezeigt
  • Oben ist die Symbolleiste mit unterschiedlichen Funktionsaufrufen
  • In der Mitte ist der Bearbeitungsraum für die entsprechenden Berichte

Die Symbolleiste enthält folgende Funktionen:

Symbol Beschreibung
Speichern
Berichtsgruppen neu anlegen
Berichte neu anlegen
Adressmuster neu anlegen
Textbausteine neu anlegen
Individuelle Schreiben neu anlegen
Datensatz löschen
Bericht importieren
Bericht exportieren

Berichtsgruppen

Berichte werden über Namen unterschieden und thematisch in Gruppen verwaltet. Klicken Sie auf das Symbol um eine neue Berichtsgruppe anzulegen.

Geben Sie den Namen für die neue Gruppe an und bestätigen Sie mit OK. Die neue Gruppe wird dann in der Maske unter der Berichte-Ansicht angezeigt.

Neuanlage eines Berichts

Um einen neuen Bericht anzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche Gleichzeitig können Sie durch anklicken der Checkbox neue Gruppe anlegen auch eine neue Gruppe erzeugen.

Ein neuer Bericht kann entweder als ein leerer Bericht, Kopie eines bestehenden Berichts, tabellarischer Bericht oder aus einer xpecto Vorlage erstellt werden. In jedem Fall muss der Name für den neuen Bericht, die Gruppe in die der Bericht eingegliedert werden soll und die Datenbasis angegeben werden. Bei Auswahl einer Datenbasis wird automatisch eine entsprechende Datenbankabfrage generiert und im Bericht hinterlegt.

Die Art des Berichts kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Durch Klick auf OK wird der Bericht angelegt.

Bearbeiten des Berichts

Unter dem Reiter Allgemein können der Name, die Gruppe und Adressverwendung Melde oder Post des Berichts geändert werden. Wenn z.B für ein Bericht die Adressverwendung Post gewählt wird werden aus dem Bericht erzeugte Ausdrucke an die Post-Adresse des Kunden versandt.

Unter dem Reiter Entwurf wird das Layout des Berichts erstellt. Sie können hier z.B. aus der vorher gewählten Datenbasis Felder einfügen. Dieser Entwurf kann als Bericht erzeugt und für mehrere Datensätze als Vorlage dienen (siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Die Funktionsweise des Word-Editors ist angelehnt an die Grundfunktionen von Microsoft-Word.

ActiveReports sind Komponenten für Forms- und Webanwendungen um Daten in Dokumente und in web basierte Formate anzuzeigen. Hilfe zur Bedienung des Layout-Editors, um ein ActiveReports-Bericht zu erstellen, erhalten Sie im Internet unter der Adresse http://activereports.grapecity.com, oder über den xpecto Kundensupport.

Unter dem Reiter Abfrage kann die, dem Bericht zugrunde liegende Datenbankabfrage bearbeitet werden. Benutzer benötigen hierzu Kenntnisse der SQL Programmierung.

Das Eingabefeld Filter Field-IDs schränkt die abzufragenden Daten der SQL-Abfrage über den in der Software aktuell selektierten Datensatz automatisch ein. Die Eintragung in diesem Feld beeinflusst auch die Archivierung des Berichts. Die möglichen Angaben in diesem Feld können von xpecto Kundensupport erfragen, da diese eine Eigenentwicklung seitens xpecto sind.

Im oberen Bereich des Reiters Abfrage gibt es einen Button Testen um die oben eingetragene Abfrage inklusive der im Feld Filter Field-IDs eingetragenen Einschränkungen für den aktuell im Hauptfenster selektierten Datensatz zu testen. Im Fenster darunter wird Ihnen dann die ausgeführte SQL-Abfrage samt Ergebnis angezeigt.

Unter dem Reiter Zusatzdaten kann jeweils ein anderen Bericht als Kopfzeile bzw. Fußzeile, Briefpapier ausgewählt werden. So kann auf einfache Weise ein einheitlicher Briefkopf für mehrere Berichte verwendet werden. Änderungen am Briefkopf müssen dann zentral an einer Stelle durchgeführt werden, und nicht in jedem einzelnen Bericht. Als Kopf- / Fußzeile oder Briefpapier können nur Berichte verwendet werden die bereits kategorisiert sind, im Reiter Kategorien Feldgruppe Unterbericht kann diese Kategorisierung/Festlegung durchgeführt werden.

Mit den Optionen unter Allgemeiner Bericht kann festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen der Bericht unter Favoriten im der Hauptmaske der Applikation gelistet werden soll. Siehe Handbuch Bearbeiten → Berichte erzeugen). Dies ist sinnvoll für häufig verwendete Berichte, da diese dann direkt von der Hauptmaske aus gedruckt werden können.

Unter der Feldgruppe Unterbericht kann festgelegt werden, dass es sich bei dem Bericht um eine Kopfzeile Fußzeile oder Briefpapier handelt. Der Bericht kann dann in anderen Berichten als Kopf- /Fußzeile bzw. als Briefpapier ausgewählt werden.

Die Optionen unter der Feldgruppe Beleg geben die Möglichkeit ein Bericht als Beleg zu archivieren, dazu muss ein Belegtyp angegeben werden.

Die Optionen unter Spezieller Bericht sind für Berechnungen vorgesehen (siehe Berechnungen → Berechnungen und Transaktionen Bereich Druck und Ausgabe).

In der Feldgruppe Erweiterte Berechtigung Drucksystem können die Optionen gewählt wie z.B. Verwendung für Massendruck. Dann wird der Bericht in der Kampagnen unter Feldgruppe Aktion wählen zu Auswahl stehen siehe Handbuch Bearbeiten → Kampagnen).

Unter dem Reiter Versandoptionen werden die Parameter für die Online-Zustellung von Ausdrucken, Archiv-Einstellungen und Exportformat definiert. z.B. eBrief Sofortdruck , damit wird die Ausgabedatei zum Versandzentrum geschickt und für den Versand vorbereitet.